E-Mails werden immer mehr zum Mittel der Wahl, wenn es um berufliche Kommunikation geht. Das mag in manchen Fällen praktisch sein – es kann jedoch auch dafür sorgen, dass wir den Überblick über die Flut an Nachrichten verlieren. Mit diesen Tipps wirkst du dem entgegen.
E-Mails mögen ein bequemer Weg sein, beruflich zu kommunizieren – ganz egal, ob mit einem Projektpartner, einem Kunden oder den Kollegen. Immer häufiger setzen wir unsere Nachrichten auf digitalem Weg ab, anstatt dafür zum Telefonhörer zu greifen.
Die Flut an E-Mails, die viele Arbeitnehmer jeden Tag empfangen, kann jedoch auch zur echten Belastungsprobe werden – nämlich dann, wenn wir für die Bearbeitung nicht nur viel mehr Zeit investieren, als uns lieb ist, sondern wir auch den Überblick über unser E-Mail-Postfach verlieren.
Viele Arbeitnehmer sind durch die Vielzahl an digitalen Nachrichten gestresst, worunter wiederum ihre Produktivität im Job leidet. Mit diesen simplen Tipps bringst du Ordnung in das E-Mail-Chaos.
1. Ordner anlegen
Eine der wichtigsten Regeln im Umgang mit geschäftlichen E-Mails lautet: Lege Ordner an. So kannst du E-Mails sinnvoll ordnen. Hast du dagegen keine Ordner, wird dein Posteingang zu einem unübersichtlichen Chaos und du wirst dich vermutlich schwertun, eine spezielle Mail zu finden. Noch dazu verlierst du den Überblick darüber, welche E-Mail welche Wichtigkeit hat und bis wann du sie beantworten oder etwas bearbeiten solltest.
Setze dir deshalb das Ziel, so wenige E-Mails wie möglich – manche Experten raten, gar keine – im Posteingang zu belassen. Verschiebe die Nachrichten in spezielle Ordner, die du in jedem guten E-Mail-Programm gezielt anlegen kannst.
Welche Ordnerstruktur dabei sinnvoll ist, hängt von deiner Tätigkeit und Arbeitsweise ab. Möglich ist es zum Beispiel, dass du einen Ordner für bestimmte Projekte oder inhaltliche Schwerpunkte anlegst. Alle zugehörigen E-Mails verschiebst du dann in den betreffenden Ordner. Denkbar ist auch, dass du Ordner für verschiedene typische Aufgaben aus deinem Berufsalltag einrichtest. Oft ist es auch sinnvoll, E-Mails in einen „Zu-beantworten“-Ordner zu verschieben.
Die Ordner kannst du in eine für dich sinnvolle Reihenfolge bringen, im besten Fall in absteigender Relevanz. Wichtig ist, dass du konsequent eintreffende E-Mails in den passenden Ordner sortierst – wirst du nachlässig, macht sich auch das Chaos in deinem Postfach früher oder später wieder breit.
2. Konsequent löschen
Wenn du eine E-Mail gelesen und gegebenenfalls bearbeitet hast und du sie nicht mehr benötigst, solltest du sie konsequent löschen. Bei Spam oder irrelevanten Nachrichten machst du das am besten sofort. Anderes muss natürlich zuerst bearbeitet werden.
Wenn du zu denjenigen gehörst, die sich davor scheuen, E-Mails (und andere Dokumente) zu löschen, dann überlege dir vor dem Verschieben in den Papierkorb, ob du diese E-Mail tatsächlich noch benötigst. Ist das wahrscheinlich? Und wenn ja, wofür? Wichtige E-Mails, die aktuell nicht relevant sind, aber möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt noch hilfreich sind, kannst du hingegen archivieren.
Wenn du mit viel Spam zu kämpfen hast, stelle sicher, dass du einen guten Spamfilter hast. Du kannst E-Mails als unerwünschte Werbung markieren, falls dein Filter diese nicht als solche erfasst. Künftige E-Mails dieses Absenders landen dann direkt im Spam-Ordner und werden automatisch nach einer gewissen Zeit gelöscht.
Wenn du unerwünschte Newsletter oder Werbung erhältst, ist es auch möglich, dich aus diesem Verteiler löschen zu lassen. Oft findet sich ein entsprechender Link am Ende der E-Mail. Diese Abmeldung ist zwar etwas zeitaufwendig, spart dir aber wiederum Zeit, wenn du künftig keine solchen Nachrichten mehr erhältst – und folglich insgesamt weniger E-Mails zu sichten hast.
3. Wichtige Mails archivieren
Es ist nicht realistisch, alle gelesenen, bearbeiteten oder beantworteten E-Mails restlos in den Papierkorb zu verschieben. Bei manchen Nachrichten ist es wahrscheinlich oder zumindest gut möglich, dass du früher oder später noch einmal darauf zurückgreifen musst oder sie noch einmal hilfreich für dich sind.
Solche Nachrichten solltest du besser nicht löschen. Eine Alternative, mit der du dennoch dein Postfach übersichtlich hältst, ist das Archivieren. So bleibt dir die E-Mail erhalten, aber du hast sie nicht mehr ständig auf dem Bildschirm.
4. Sofort bearbeiten, was wenig Zeit kostet
Manche E-Mails resultieren in einem höheren Zeitaufwand – ganz egal, ob für die Beantwortung oder die Bearbeitung einer damit verbundenen Aufgabe. Andere Nachrichten lassen sich in aller Kürze beantworten. Solche E-Mails bearbeitest du am besten sofort – aber nur, wenn sich die betreffende Nachricht wirklich schnell, also in wenigen Minuten, beantworten lässt. So hast du diese Nachrichten schon einmal erledigt, kannst sie anschließend löschen und behältst den Überblick über dein Postfach.
5. E-Mails automatisch filtern
Es kann zeitaufwendig sein, im Posteingang eintreffende E-Mails in passende Ordner zu sortieren. Eine Möglichkeit, dir das Einordnen von E-Mails in verschiedene Ordner zu erleichtern, besteht darin, ein Filtersystem einzurichten. So kannst du etwa E-Mails von einem bestimmten Absender automatisch in einen bestimmten Ordner verschieben. Auch anhand von bestimmten Wörtern im Betreff der Nachricht kannst du Regeln für den Umgang mit eintreffenden E-Mails festlegen.
Erleichtern kannst du dir den Umgang mit der E-Mail-Flut auch durch die automatische Beantwortung von bestimmten E-Mails mit einem von dir erstellten Text.
Bei der Erstellung von Filterregeln für E-Mails solltest du jedoch zurückhaltend sein und die Regeln in der Anwendung testen. Wenn ein Filtersystem falsch angewendet wird, stellt es keine Arbeitserleichterung dar, sondern kann sogar in Mehrarbeit resultieren – nämlich dann, wenn die E-Mails in falschen Ordnern landen und du doch wieder jede einzelne Nachricht von Hand sortieren musst.
Auch ist in diesem Fall die Gefahr groß, dass du wichtige Nachrichten übersiehst, weil sie nicht an der richtigen Stelle zu finden sind. In manchen Fällen sind Filterregeln beispielsweise zu allgemein und werden dann auf zu viele Nachrichten angewendet. Falls mehrere Filterregeln für eine E-Mail in Frage kommen, ist es wichtig, in welcher Rangfolge diese Regeln angewendet werden.
Falls du lieber zunächst einmal alle E-Mails im Posteingang haben möchtest, kannst du auch Regeln dafür einrichten, wie mit E-Mails verfahren werden soll, die du bereits bearbeitet hast. So minderst du das Risiko, dass Nachrichten in Ordnern verschwinden und du sie dort zu spät entdeckst.
Feste Zeiten für die Bearbeitung von E-Mails
Die Zahl der E-Mails, die ein durchschnittlicher Arbeitnehmer jeden Tag erhält und selbst verschickt, steigt stetig an. Wann immer ein Hinweiston oder ein aufpoppendes Fenster uns darüber informiert, dass eine neue Nachricht in unserem Posteingang gelandet ist, ist die Verlockung groß, die E-Mail direkt zu lesen. Das reißt uns jedoch aus der Tätigkeit heraus, der wir eigentlich gerade nachgehen – mit dem Resultat, dass unsere Konzentration leidet und wir länger für diese Aufgabe benötigen.
Wer jede E-Mail sofort liest, wenn sie eintrifft, wendet dafür häufig auf den Arbeitstag hochgerechnet mehr Zeit auf, als wenn er sich dafür feste Zeiten setzt. Besonders bei einer großen Flut von E-Mails ist es sinnvoll, sich etwa nur zwei oder drei Mal am Tag darum zu kümmern. So kannst du beispielsweise jeden Tag um 11, 14 und 17 Uhr Nachrichten bearbeiten. Setze dir dafür einen fixen Zeitrahmen, damit du nicht länger damit beschäftigt bist, als du eigentlich vorgesehen hattest.
Zwischendrin hast du Zeit für andere wichtige Aufgaben – und wirst nicht durch eine eintreffende E-Mail wieder aus diesen Tätigkeiten herausgerissen.