In vielen Firmen ist es üblich, dass Meetings protokolliert werden. Das erledigen meist die Teilnehmer im Wechsel, oder es sind Freiwillige gefragt. Viele Arbeitnehmer übernehmen diese Aufgabe nur ungern – schließlich bedeutet sie mehr Arbeit und erfordert ein konzentriertes Zuhören über den gesamten Verlauf der Besprechung.
Wenn du als Protokollant vorgesehen bist, ist es wichtig, zu wissen, worauf es beim Protokollieren ankommt. Welche Informationen müssen in einem Protokoll enthalten sein? Wie schreibe ich Diskussion und Ergebnisse richtig auf? Das und mehr erfährst du in diesem Beitrag. Mit unserer kostenlosen Vorlage bist du außerdem gewappnet – und hast Punkte, an denen du dich beim Erstellen des Protokolls orientieren kannst.
Die Vorteile eines Protokolls
Muss das sein? Diese Frage stellen sich meist vor allem diejenigen, die mit dem Erstellen eines Protokolls beauftragt worden sind. Tatsächlich ist das Protokollieren von Meetings in manchen Unternehmen eher eine Formalität denn ein wirklicher Gewinn. Richtig gemacht, hat ein Protokoll jedoch einige entscheidende Vorteile.
So kann jeder Teilnehmer jederzeit nachlesen, was im Meeting besprochen worden ist. Das ist auch praktisch für Kollegen, die abwesend waren. Sie erfahren die wichtigsten Aspekte und Ergebnisse dank des Protokolls trotzdem. Im Protokoll kann jeder außerdem nachlesen, welche Ergebnisse das Meeting zustande gebracht hat, welche weiteren Aufgaben vorgesehen sind und wer für deren fristgerechte Umsetzung verantwortlich ist. Auch zur Vorbereitung auf das nächste Treffen ist ein Protokoll sehr nützlich. So ist man gleich wieder auf dem aktuellen Stand und kann direkt ins Thema einsteigen.
Was steht in einem Protokoll?
Beim Wort „Protokoll“ denken viele womöglich an seitenlange Ausführungen, wie sie für Mitschriften in einem Gericht oder bei der Polizei typisch sind. Darum geht es bei einem Protokoll bei einem Meeting aber in der Regel nicht. Hier sind nur die wichtigsten Punkte enthalten.
Fragen, die das Protokoll klärt, sind unter anderem:
- Welche Entscheidungen wurden getroffen?
- Auf welches Vorgehen haben sich die Teilnehmer geeinigt?
- Was sind die nächsten Schritte?
- Wer übernimmt welche Aufgaben?
- Wann kommt man wieder zusammen, um erneut über das Thema zu reden?
- Gegebenenfalls auch: Welche Diskussionen gab es, wie kam die Entscheidung zustande?
Verschiedene Varianten des Protokolls: Ergebnisprotokoll und Verlaufsprotokoll
Wenn du ein Protokoll verfassen musst, ist es wichtig zu wissen, um welche Art von Protokoll es sich dabei handeln soll. In den meisten Fällen geht es wahrscheinlich um ein sogenanntes Ergebnisprotokoll. Hier wird, wie der Name schon sagt, dokumentiert, welche Beschlüsse gefasst worden sind und wie die nächsten Schritte aussehen.
Demgegenüber steht das Verlaufsprotokoll. Diese Variante ist detaillierter, je nach Dauer des Treffens kann sie ein Ergebnisprotokoll in der Länge deutlich übertreffen. Hier interessiert nicht nur, was bei dem Meeting herausgekommen ist, sondern auch der Weg dorthin. Deshalb werden hier auch Diskussionen und verschiedene Vorschläge dokumentiert – selbst, wenn sie am Ende keine Mehrheit gefunden haben. Das Verlaufsprotokoll ist chronologisch verfasst, während beim Ergebnisprotokoll die Beschlüsse im Vordergrund stehen.
Das richtige Vorgehen beim Protokoll schreiben
Wie gut – und nützlich – dein Protokoll wird, hängt vom richtigen Vorgehen ab. Dazu ist eine gründliche Vorbereitung wichtig. Mache dich mit der Tagesordnung vertraut. Welche Punkte sollen besprochen werden? Was scheint besonders wichtig? Falls du nicht im Detail mit diesen Themen vertraut bist, kannst du dich vor dem Meeting noch auf den aktuellen Stand bringen. Außerdem erleichtert eine solche Vorbereitung es dir, im Treffen die wichtigsten Informationen herauszufiltern und dann zu notieren. Kläre vorab auch, was für eine Art Protokoll gewünscht ist.
Im eigentlichen Meeting solltest du das Wichtigste mitschreiben. Stichpunkte reichen – ausformulieren kannst du später. Viele machen den Fehler, zu viel aufzuschreiben. Dadurch können sie schlechter zuhören. Es geht jedoch nur um die relevantesten Informationen.
Nach dem Meeting ist die Arbeit noch nicht erledigt. Schreibe dein Protokoll ins Reine und prüfe alle Notizen. Streiche, was dir im Nachhinein unnötig erscheint, oder füge bei Bedarf weitere Informationen an. Nach der Digitalisierung des Protokolls schickst du es an die Teilnehmer beziehungsweise alle relevanten Personen.
Tipps für das Protokollieren
Es gibt einige Tipps, mit denen dir das Protokollieren leichter fallen wird. Wichtig ist zum Beispiel, dass du genau zuhörst. Frage notfalls direkt nach, falls dir etwas entgangen oder unklar ist. Schließlich sollen alle Informationen in deinem Protokoll stimmen. Damit du nicht vor lauter Mitschreiben den Kern vergisst, ist es wichtig, dass du nur das Nötigste herausfilterst. Lange Diskussionen sind in den meisten Fällen nicht relevant – jedenfalls nicht in voller Länge.
Ob du als Arbeitsmittel Stift und Zettel oder einen Laptop wählst, ist deinen Vorlieben überlassen. Wenn du ein Papier wählst, lasse bei jedem Tagesordnungspunkt genug Platz. Oft kommt die Diskussion später noch einmal auf einen bestimmten Punkt zurück, den du dann problemlos ergänzen kannst. Viele Menschen können auf einem PC schneller mitschreiben. Außerdem ist das Protokoll dann schon digital – die anschließende Digitalisierung entfällt somit. Du kannst Änderungen oder neue Ergebnisse außerdem leichter integrieren. Vor allem für die ausführlicheren Verlaufsprotokolle ist ein Laptop meist praktischer. Nutze dafür am besten eine Protokoll-Vorlage, wie du sie weiter unten findest. Für ein Ergebnisprotokoll reichen meist auch Zettel und Stift vollkommen aus.
Gibt es bestimmte Namen oder Bezeichnungen, die häufig genannt werden? Überlege dir vorher entsprechende Abkürzungen. So sparst du bei der Mitschrift Zeit.
Der Aufbau eines Protokolls
Ein Protokoll kann sich in seinen Rubriken unterscheiden. Der grundsätzliche Aufbau ist aber immer ähnlich. Oben auf dem Dokument findet sich ein sogenannter Protokollkopf. Hier sind alle wissenswerten Informationen rund um das Meeting, das Thema und die Teilnehmer enthalten. Datum, Ort, Beginn, Ende, der Name des Moderators und dein Name als Protokollant gehören hier ebenfalls hin.
Dann werden die einzelnen Tagesordnungspunkte aufgelistet, oft abgekürzt als TOP samt entsprechender Nummer. Die wichtigsten Aspekte rund um den Tagesordnungspunkt werden festgehalten – von den Ergebnissen bis zu weiteren Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Wenn das weitere Vorgehen noch in der Schwebe hängt, wird auch das notiert. Es geht immer um den Status quo.
Wie geht es bei einem Thema weiter? Üblicherweise wird im Protokoll auch auf nächste Schritte und das nächste Treffen, bei dem das Thema weiter besprochen wird, verwiesen.
An das Ende des Protokolls gehört deine Unterschrift. Auch die Unterschrift des Moderators ist wichtig. Der Moderator bekräftigt damit, dass deine Angaben der Wahrheit entsprechen. So gibt es später keine Diskussionen, falls du etwas falsch verstanden haben solltest.
Ergebnisprotokolle sind meist eher kurz. Die wichtigsten Punkte – nämlich die Ergebnisse – finden sich an prominenter Stelle. Demgegenüber können Verlaufsprotokolle auch ausführlicher sein. Hier schreibst du den Verlauf der Diskussion bis hin zu den Ergebnissen chronologisch auf.
Kostenlose Vorlage für ein Protokoll
Hier findest du eine kostenlose Vorlage, die dir zeigt, wie man ein Protokoll schreibt. Natürlich kannst du diese Vorlage beliebig um Punkte ergänzen, die in deinem Fall wichtig sind. Lade sie einfach herunter und passe sie an die spezifischen Gegebenheiten der jeweiligen Situation an.
Protokoll der Arbeitsgruppe XY
Datum: 10. März 2019
Ort: Besprechungszimmer 11
Beginn: 09:30 Uhr
Ende: 10:15 Uhr
Thema: XY
Teilnehmer: Monica Mustermann, Max Muster, Monica Muster, Max Mustermann
Abwesend: Maximilian Muster
Moderator: Max Muster
Protokollant: Max Mustermann
Tagesordnungspunkt 1: XY
Problemstellung:
Diskussion:
Ergebnis:
Aufgaben:
Verantwortlich:
Termin:
Tagesordnungspunkt 2: XY
Problemstellung:
Diskussion:
Ergebnis:
Aufgaben:
Verantwortlich:
Termin:
Tagesordnungspunkt 3: XY
Problemstellung:
Diskussion:
Ergebnis:
Aufgaben:
Verantwortlich:
Termin:
Tagesordnungspunkt 4: XY
Problemstellung:
Diskussion:
Ergebnis:
Aufgaben:
Verantwortlich:
Termin:
Tagesordnungspunkt 5: XY
Problemstellung:
Diskussion:
Ergebnis:
Aufgaben:
Verantwortlich:
Termin: