Meetings verlaufen oft wenig produktiv. Das liegt in vielen Fällen auch daran, dass es keine Tagesordnung gibt. Die Teilnehmer hangeln sich dann relativ planlos von einem Punkt zum nächsten, was schnell dazu führen kann, dass das Treffen unnötig lange dauert. Eine Tagesordnung kann das verhindern. Sie hilft dabei, das Meeting effizienter zu gestalten. In diesem Artikel erfährst du, wie man eine Tagesordnung schreibt und was man dabei beachten sollte.
Was ist eine Tagesordnung – und wofür braucht man sie?
Eine Tagesordnung ist eine Übersicht, aus der hervorgeht, was bei einem Treffen besprochen werden soll. Sie besteht aus einer Reihe von Tagesordnungspunkten, hinter denen sich verschiedene Themen verbergen.
Typisch sind Tagesordnungen bei politischen Versammlungen, etwa im Parlament oder bei Sitzungen von Ausschüssen. Auch größere Zusammenkünfte von Firmen und Organisationen gehen üblicherweise mit einer Tagesordnung einher. Ebenso geeignet ist eine solche Agenda jedoch auch zur Strukturierung von kleineren Treffen mit nur wenigen Teilnehmern, wie sie im beruflichen Alltag für viele Arbeitnehmer an der Tagesordnung sind.
Vorteile: So profitieren Meetings von einer Tagesordnung
So manch ein Arbeitnehmer stöhnt auf, wenn mal wieder ein Meeting ansteht. Im kleineren oder größeren Kollegenkreis werden dann Dinge besprochen, die einen womöglich nur am Rande tangieren oder deren Besprechung sich hinzieht wie Kaugummi. Viele Meetings verlaufen relativ ziellos und dümpeln scheinbar ewig vor sich hin. Von solchen unstrukturierten Treffen hat natürlich niemand etwas. Sie sind meist das Ergebnis einer mangelnden Planung.
Um Meetings effizienter zu gestalten, sollten sie eine Tagesordnung haben, die vorher an die Teilnehmer verschickt wird. Sie geben dem Treffen eine klare Struktur und helfen den Beteiligten dabei, sich auf den Austausch vorzubereiten. Wer weiß, was auf ihn zukommt, muss im Meeting nicht erst lange überlegen, was er zum Thema beizutragen hat. Die Gelegenheit, sich vorzubereiten, hilft auch, wenn Entscheidungen getroffen werden müssen.
Demjenigen, der ein Meeting plant, hilft eine Tagesordnung auch dabei, zu überlegen, wer daran teilnehmen sollte. Allzu oft werden zu regelmäßigen Treffen ganz automatisch immer dieselben Mitarbeiter eingeladen – auch dann, wenn sie von der jeweiligen Agenda nicht wirklich betroffen sind oder etwas beizutragen haben. Diese Zeitverschwendung für die Beschäftigten mindert die Produktivität und kann mit einer Tagesordnung und einer daran orientierten Teilnehmerplanung vermieden werden.
Nicht zuletzt kann eine Tagesordnung das Risiko verringern, dass ein Meeting planlos abläuft und sich unnötig in die Länge zieht. Damit ist eine Tagesordnung ein wertvolles Instrument bei der Planung von Meetings, das sich auch für kleinere Treffen lohnt, auch wenn das in vielen Firmen nicht üblich ist.
Was gehört auf die Tagesordnung?
Wer eine Tagesordnung schreiben möchte, sollte nicht einfach alles aufschreiben, was ihm in den Sinn kommt, sondern durchdacht vorgehen. Welche Themen sollten bei der Tagesordnung berücksichtigt werden? Eine sinnvolle Tagesordnung enthält nur Aspekte, die für den Moment wirklich wichtig sind. Sie ist so schlank wie möglich, sollte aber natürlich trotzdem nichts Wichtiges missen.
Ist die Tagesordnung zu vollgepackt, kann das entweder dazu führen, dass die Teilnehmer sich wegen einer knappen Zeitvorgabe durch die Themen hetzen müssen. Das wird den Themen womöglich nicht gerecht. Oder das Meeting zieht sich ewig hin, womöglich viel länger, als eigentlich angedacht war. Das ist für die Beteiligten nicht nur frustrierend, es kann ihnen auch an anderer Stelle ihres Arbeitstags Zeitprobleme bescheren und sie in ihrer Arbeit behindern.
Eine Tagesordnung sollte möglichst aussagekräftig sein. Es sollte sofort ersichtlich sein, welche Themen besprochen werden sollen, welche Ziele das Meeting hat und um welche Zuständigkeiten es dabei gehen wird.
Wer eine Tagesordnung schreiben muss, sollte also überlegen, was bei einem bestimmten Treffen erreicht werden soll. Meetings sollten nie ein Selbstzweck sein, was besonders bei regelmäßigen Terminen eine Gefahr ist. Solche Meetings kosten die Beteiligten unnötig Zeit, ohne wirklich einen nennenswerten positiven Effekt zu haben.
Bei der Planung einer Tagesordnung steht die Frage im Vordergrund, was zu diesem Zeitpunkt besprochen werden muss oder sollte. Es kann sinnvoll sein, auch die Teilnehmer um Input zu bitten: Was finden sie wichtig? Worüber sollte ihrer Meinung nach gesprochen werden? Das heißt nicht, dass jeder Vorschlag in die Tagesordnung aufgenommen werden sollte, aber es ist dadurch wahrscheinlicher, dass alle relevanten Themen bedacht werden.
Wie legt man die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte fest?
Wenn klar ist, welche Themen auf der Tagesordnung stehen sollen, stellt sich die Frage, wie man diese Tagesordnungspunkte am besten ordnet. Am besten ist es, sich dabei von der Wichtigkeit der jeweiligen Themen leiten zu lassen. Das heißt, dass der wichtigste Tagesordnungspunkt an erster Stelle im Meeting stehen sollte. Darauf folgt dann das zweitwichtigste Thema und so weiter.
Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass die wichtigsten Themen tatsächlich behandelt werden und noch genügend Zeit für ihre Erörterung bleibt. Stünden wichtige Aspekte hingegen ganz am Ende der Tagesordnung, bestünde das Risiko, dass sie durch Zeitmangel am Ende nicht mehr besprochen werden können – oder nur noch halbherzig, weil die Teilnehmer unruhig werden, weil das Meeting schon zu lange dauert und sie noch viel zu tun haben.
Wenn es mehrere Themen gibt, die ähnlich wichtig sind, kann es sinnvoll sein, die Tagesordnung möglichst abwechslungsreich zu gestalten. Dadurch können sich die Beteiligten womöglich besser konzentrieren. Ebenso kann es sinnvoll sein, thematisch zusammenhängende Tagesordnungspunkte auch nacheinander zu besprechen – die Teilnehmer sind dann ohnehin schon voll im Thema drin.
Antrag zur Tagesordnung: Was ist das?
Wenn ein Teilnehmer eines Meetings ein bestimmtes Thema besprochen haben möchte, kann er das in vielen Fällen einfach dem Sitzungsleiter mitteilen – am besten im Vorfeld, damit die Tagesordnung entsprechend angepasst werden kann. Bei kleineren, internen Meetings ist es aber meist auch kein Problem, am Anfang eines Treffens den Wunsch zu äußern, bestimmte Dinge zu besprechen.
Ist der Rahmen des Meetings formeller – zum Beispiel bei der Sitzung eines politischen Gremiums –, kann hingegen ein Antrag zur Tagesordnung nötig sein, wenn eine bestimmte Thematik noch als Tagesordnungspunkt ergänzt werden soll. Das kann auch bei Jahreshauptversammlungen von Vereinen oder Eigentümerversammlungen erforderlich sein. Wie genau ein Antrag zur Tagesordnung gestellt werden kann, hängt von den Regelungen im Einzelfall ab.
Bildnachweis: Syda Productions / Shutterstock.com