Es gibt viele Termine im Berufsleben, deren Verabredung man den Teilnehmern schriftlich bestätigt. Doch wie formuliert man eine Terminbestätigung richtig? Welche Informationen müssen enthalten sein? Das erfährst du in diesem Text – inklusive kostenloser Muster, die dir beim Erstellen einer Terminbestätigung helfen.
- Ist eine schriftliche Terminbestätigung nötig?
- Auf welchem Weg verschicke ich eine Terminbestätigung?
- Neutral oder persönlich? Über den richtigen Ton bei einer Terminbestätigung
- Welche Informationen enthält eine Terminbestätigung?
- Wie eine Terminbestätigung aufgebaut ist
- Muster für eine Terminbestätigung: E-Mail-Variante
- Muster für eine Terminbestätigung: postalische Variante
Ist eine schriftliche Terminbestätigung nötig?
Es kommt darauf an. Nicht jedes Treffen muss den Teilnehmern schriftlich bestätigt werden. Wenn es etwa um ein fixes Meeting geht, das jede Woche mit denselben Teilnehmern stattfindet, ist eine solche Terminbestätigung meist überflüssig. Dasselbe gilt für informelle Treffen unter Kollegen. Anders kann es bei offizielleren Anlässen sein, zu denen wichtige Personen eingeladen werden. Auch bei Terminen mit Kunden, die nicht regelmäßig im Hause sind, ist eine Terminbestätigung sinnvoll. Dasselbe gilt für Bewerbungsgespräche.
Mit einer Terminbestätigung machst du den Termin offiziell. Sie sorgt dafür, dass der Termin wie geplant durchgeführt werden kann. Missverständnissen wird so vorgebeugt.
Oft hat eine solche Bestätigung noch eine andere Funktion: Sie unterstreicht das Image deines Unternehmens. Mit einer Terminbestätigung kann eine Marke gestärkt werden. Gerade bei einer repräsentativen Veranstaltung sollte deshalb nicht auf den Versand von Terminbestätigungen verzichtet werden. Damit vermittelst du dem Empfänger des Schreibens auch die Wertigkeit, die ihm dein Unternehmen entgegenbringt. Das dient der Kontaktpflege.
Auf welchem Weg verschicke ich eine Terminbestätigung?
Entscheidest du dich für eine schriftliche Terminbestätigung, versendest du diese in der Regel per E-Mail. Eine postalische Bestätigung ist für viele Termine nicht erforderlich, ein Versand per Fax nicht zeitgemäß.
Eine Ausnahme kann dann bestehen, wenn sehr hochrangige Personen an dem Termin teilnehmen werden. Gerade bei lange im Voraus geplanten Terminen kann es sich anbieten, die Bestätigung klassisch per Brief zu verschicken. Je offizieller und wichtiger der Anlass, desto eher sollte die Bestätigung postalisch erfolgen.
Neutral oder persönlich? Über den richtigen Ton bei einer Terminbestätigung
Im beruflichen Umfeld sind Terminbestätigungen meist eher nüchtern und neutral. Es geht ums Wesentliche: Wann, wo und mit wem findet das Treffen statt? Zur Imagepflege kann es sich jedoch auch anbieten, etwas persönlicher zu werden. So kannst du zum Beispiel deine Freude darüber ausdrücken, dass der Termin mit der betreffenden Person stattfindet. Auch kannst du die Frage klären, ob es bei einem längeren Termin Bewirtung geben wird. So lieferst du einen Mehrwert, der möglichst keine Fragen offenlässt.
Je wichtiger es dir ist, einen möglichst guten Eindruck zu hinterlassen, desto stärker solltest du jedes Wort genau unter die Lupe nehmen. Was drückt es aus? Welches Bild vermittelt das Schreiben? Wie kann man das noch optimieren?
Welche Informationen enthält eine Terminbestätigung?
Eine Terminbestätigung ist in der Regel ein kurzer Text. Es geht dabei darum, das bereits persönlich oder telefonisch vereinbarte Treffen noch einmal offiziell zu bestätigen. So hat der Empfänger des Schreibens alle wichtigen Informationen auf einen Blick parat. Bestimmte Informationen dürfen dabei in der Bestätigung nicht fehlen.
So sollte unbedingt enthalten sein, an welchem Tag, zu welcher Uhrzeit und an welchem Ort das vereinbarte Treffen stattfindet. Steht schon ein Raum für das Treffen fest, sollte dieser konkret genannt werden. Alternativ kann der Empfänger des Schreibens auch gebeten werden, sich bei seiner Ankunft am Empfang zu melden.
Auch eine voraussichtliche Dauer des Termins kann in der Terminbestätigung angegeben werden, soweit das möglich ist. Inhaltliche Angaben zum Treffen müssen nicht, aber können gemacht werden. Worum wird es gehen? Welche Themen sollen besprochen werden?
Gegebenenfalls kann auch angegeben werden, wer an dem Termin teilnehmen wird. In bestimmten Situationen empfiehlt es sich, zusätzlich eine Anfahrtsbeschreibung mitzuschicken – etwa bei Bewerbungen oder wenn die Gesprächsteilnehmer zum ersten Mal in einer Firma erscheinen werden. Enthalten sein kann auch die Bitte um eine rechtzeitige Absage, falls ein Teilnehmer den Termin doch nicht wahrnehmen kann.
Wie eine Terminbestätigung aufgebaut ist
Eine Terminbestätigung folgt einem bestimmten Aufbau. Verschickst du sie als E-Mail, braucht sie einen aussagekräftigen Betreff, etwa „Unser Treffen am [Datum]“ oder schlicht „Bestätigung des Termins am [Datum]“. Auch ein Brief hat einen Betreff.
Es folgt die persönliche Anrede. Im ersten Absatz kommst du zum Punkt: Wann findet der Termin statt? Alle Details sind wichtig. Auch die Gesprächspartner kannst du hier nennen, falls sie bereits feststehen und es dir relevant erscheint. Nenne die Örtlichkeit so genau wie möglich. Nun folgen – falls gewünscht – weitere Informationen zum geplanten Treffen.
Das Schreiben wird durch die Grußformel am Schluss abgerundet – typischerweise etwa „Wir verbleiben mit freundlichen Grüßen“ oder auch nur „mit freundlichen Grüßen“. Name und Unterschrift machen das Schreiben offiziell.
Wie du eine Terminbestätigung verfasst, zeigen dir auch die folgenden Muster. Sie können dir als Anregung dienen und sollten natürlich individuell an die jeweiligen Begebenheiten angepasst werden.
Muster für eine Terminbestätigung: E-Mail-Variante
Lieber Herr Muster,
schön, dass es klappt – am 13. März 2019 treffen wir uns wie soeben telefonisch besprochen im Hotel Schöner Blick zum persönlichen Kennenlernen. Mit dabei sein werden neben mir auch unsere pädagogischen Leiter, Herr Max Muster und Frau Sabine Mustermann. Für unseren Termin, bei dem wir auch [Thema] besprechen möchten, planen wir knapp zwei Stunden ein. Für das leibliche Wohl ist dabei gesorgt.
Anbei schicke ich Ihnen außerdem eine Anfahrtsbeschreibung. Ausreichend Parkplätze sind hinter dem Hotel vorhanden.
Wir freuen uns sehr, Sie kennenzulernen, und verbleiben
Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]
[Name Vorname]
Muster für eine Terminbestätigung: postalische Variante
[Vorname und Nachname des Absenders]
[Straße und Hausnummer]
[Postleitzahl und Ort]
[Vorname und Nachname des Empfängers]
[Straße und Hausnummer]
[Postleitzahl und Ort]
[optional: E-Mail-Adresse, Durchwahl]
Berlin, 6. Januar 2019
Bestätigung Ihres Termins am [Datum]
Sehr geehrte Frau Mustermann,
gerne bestätige ich Ihnen den telefonisch vereinbarten Termin zur Besprechung von [Zweck] am 2. Februar 2019. Wie besprochen findet der Termin in unseren Räumlichkeiten in der Musterstraße 1 in 12345 Musterstadt statt. Bitte melden Sie sich am Empfang. Ich hole Sie dann persönlich dort ab.
Neben Ihnen werden auch unsere Geschäftsführerin, Frau Muster, und der Leiter Controlling, Herr Mustermann, anwesend sein.
Falls Sie den Termin wider Erwarten nicht wahrnehmen können, bitten wir Sie höflich um eine kurze und rechtzeitige Mitteilung.
Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]
[Vorname und Nachname]