Egal, ob im Job oder im privaten Bereich: Viele Menschen haben jeden Tag eine Fülle an Aufgaben, die sie erledigen müssen. Womit fängt man an? Was ist wirklich wichtig und was kann notfalls verschoben werden? Wer das weiß, der kann mehr erreichen. Ein nützliches Hilfsmittel, um sich über die eigenen Prioritäten im Klaren zu werden und entsprechend zu planen, ist die Eisenhower-Matrix. Hier erfährst du, was dahintersteckt und wie du das Eisenhower-Prinzip im Alltag nutzen kannst.
Eisenhower-Matrix: Was ist das Eisenhower-Prinzip?
Die Eisenhower-Matrix ist ein Instrument aus dem Bereich Zeitmanagement. Das zugehörige Eisenhower-Prinzip geht auf ein Zitat des gleichnamigen früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück. Mithilfe der Eisenhower-Matrix kannst du auf einfache Art und Weise Prioritäten setzen und sehen, was wichtig und eilig ist und was weniger. Das hilft dabei, zu planen, was wann erledigt werden sollte.
Das Grundprinzip der Eisenhower-Matrix ist denkbar simpel: Die Aufgaben (eines Tages, einer Woche, eines Monats, …) werden dabei in einer Matrix eingetragen. Dafür stehen vier Kategorien zur Verfügung:
- wichtig und dringend
- wichtig, aber nicht dringend
- dringend, aber nicht wichtig
- weder wichtig noch dringend
Je nachdem, wo eine Aufgabe auf der Eisenhower-Matrix einzustufen ist, lassen sich daraus Handlungsempfehlungen ableiten. Im nächsten Abschnitt erfährst du mehr darüber.
So funktioniert die Eisenhower-Matrix
Eine Eisenhower-Matrix hat die Form einer Tabelle. In dieser Matrix werden wichtige, dringende Aufgaben eingetragen, aber auch dringende, unwichtige To-dos – kurzum, alles, was grob auf deinem Plan steht, gehört in die Eisenhower-Matrix. Du als Anwender stufst ein, was wichtig und dringend ist, was wichtig, aber nicht dringend, was unwichtig, aber dringend, und was in keine der genannten Kategorien fällt und damit weder wichtig noch dringend ist.
Nachdem alle Aufgaben in der Eisenhower-Matrix eingetragen sind, geht es darum, daraus konkrete Handlungen abzuleiten. Was du wann tun solltest, hängt davon ab, ob es sich um A-Aufgaben, B-Aufgaben, C-Aufgaben oder unwichtige, nicht dringende Aufgaben handelt:
- A-Aufgaben sind Dinge, die wichtig und dringend sind. Diese Sachen solltest du sofort selbst erledigen.
- B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend. Solche Aufgaben solltest du planen, damit sie rechtzeitig erledigt werden, und zwar von dir selbst.
- Was dringend, aber nicht wichtig ist, fällt in die Kategorie C-Aufgaben. Solche Aufgaben kannst du, wo möglich, an andere delegieren, damit sie dir nicht unnötig Zeit rauben.
Ist eine Aufgabe weder wichtig noch dringend, gehört sie in den Papierkorb. Es kann sein, dass solche Aufgaben später doch noch wichtig werden. Das ist kein Problem, denn dann werden sie einfach neu auf der Eisenhower-Matrix einsortiert. Im Bereich Papierkorb kann außerdem noch weiter differenziert werden: Manche Dinge sind wirklich „Müll“ und können weg – vom Schreibtisch und aus den Gedanken. Anderes gehört auf den Stapel, nämlich die Dinge, die gerade keine Relevanz haben. Wenn gerade nichts zu tun ist, kann man sich um solche Aufgaben kümmern. Und dann gibt es noch die Ablage: Was darauf landet, wird nach einer gewissen Zeit noch einmal kontrolliert, ob es wirklich wegkann. Ist das der Fall, wird die Aufgabe endgültig entsorgt.
Eisenhower-Matrix: Beispiele
Wie eine Eisenhower-Matrix genutzt werden kann, zeigen dir zwei praktische Beispiele. Nehmen wir für das erste Beispiel an, dass eine Arbeitnehmerin ihren Tag plant. Es steht ein wichtiges Kundengespräch an, auf das sie sich noch abschließend vorbereiten muss. Sie muss außerdem mit dem Chef etwas klären, sich mit Kollegen besprechen und einen Gesprächstermin für ein weiteres Kundengespräch festlegen. Und sie muss bestimmte E-Mails abarbeiten und an einem Bericht weiterschreiben.
Nun teilt sie die Aufgaben auf der Eisenhower-Matrix ein:
- Die Vorbereitung auf das Kundengespräch ist wichtig und dringend, also eine A-Aufgabe.
- Das Gespräch mit dem Chef ist ebenfalls wichtig und dringend, allerdings etwas weniger dringend als die Vorbereitung auf das Kundengespräch. Auch das ist also eine A-Aufgabe, die die Beschäftigte allerdings später im Tag einplant.
- Auch die Festlegung eines Termins mit Kunden ist wichtig und dringend.
- Die Besprechung mit den Kollegen ist wichtig, aber nicht dringend – es handelt sich damit um eine B-Aufgabe.
- Das Verfassen des Berichts ist wichtig, aber nicht sonderlich dringend, und fällt damit ebenfalls in die Kategorie B-Aufgabe.
- Das Abarbeiten von E-Mails ist dringend, aber nur mäßig wichtig, also eine C-Aufgabe.
Beim zweiten Beispiel geht es darum, wie jemand seinen freien Tag plant. Er möchte (oder muss) mit seinen Eltern telefonieren, einkaufen, ein Hemd für einen wichtigen Termin waschen, Zeitung lesen und Sport machen. Die Eisenhower-Matrix könnte dann zum Beispiel so aussehen:
- Das Hemd zu waschen ist wichtig und dringend, muss also möglichst rasch erledigt werden.
- Das Telefonat mit den Eltern ist wichtig und dringend, weil die Person sich schon längst bei den Eltern melden wollte. Es ist allerdings nicht so wichtig wie das saubere Hemd.
- Sport zu machen ist für den Betroffenen sehr wichtig – und insofern dringend, als dass er sich vorgenommen hat, an diesem Tag Sport zu machen.
- Der Einkauf ist dringend, aber nur mäßig wichtig.
- Zeitung lesen ist weder sonderlich wichtig noch strenggenommen dringend – diese Tätigkeit hat damit die niedrigste Priorität an diesem Tag.
Vorteile & Nachteile der Zeitmanagement-Matrix nach Eisenhower
Das Eisenhower-Prinzip steht für eine simple Zeitmanagement-Methode, die sich auf alle Aufgaben anwenden lässt. Welche Vor- und Nachteile hat es, Aufgaben mit der Eisenhower-Matrix zu planen? Hier findest du die wichtigsten Argumente für und gegen das Modell im Überblick.
Vorteile der Eisenhower-Matrix
- Dank der Eisenhower-Matrix kannst du auf einen Blick sehen, was zu tun ist, und diese Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge bringen. Das ist für die Planung nützlich.
- Wenn du das Eisenhower-Prinzip nutzt, bist du gezwungen, dir über deine Prioritäten im Klaren zu werden. Wenn du das kontinuierlich machst, setzt du dich automatisch immer wieder mit den Dingen auseinander, die (dir) wirklich wichtig sind. Das kann es wahrscheinlicher machen, dass du deine Ziele erreichst.
- Außerdem musst du dir bewusst machen, welche Aufgaben in einem bestimmten Zeitraum anstehen. Das verschafft dir Überblick.
- Ohne Priorisierung und Planung von Aufgaben könnte es passieren, dass du einfach irgendwo anfängst oder dich von dem leiten lässt, was gerade drängt. Dadurch könnten wirklich wichtige Dinge untergehen, die du mit der Eisenhower-Matrix auf dem Schirm hast.
- Als Führungskraft solltest du, wo möglich, delegieren. Du konzentrierst dich dadurch auf die essenziellen Aufgaben, von denen wirklich etwas abhängt, statt dich im Klein-Klein des Alltags zu verheddern. Mit der Eisenhower-Matrix siehst du, welche Aufgaben du anderen übertragen kannst.
- Wenn Beschäftigte ihre Aufgaben mit der Eisenhower-Matrix planen, kann dadurch die Produktivität im Unternehmen steigen und Abläufe können effizienter gestaltet werden.
- Das Eisenhower-Prinzip ist sehr leicht anzuwenden; es sind keine Vorkenntnisse nötig.
Nachteile der Eisenhower-Matrix
- Manchmal ist es gar nicht so leicht, klar zu beurteilen, wie wichtig oder dringend etwas ist. Diese Einordnung ist letztlich subjektiv – und kann falsch sein.
- Die Eisenhower-Matrix zeigt dir nicht auf, wie du Aufgaben planen solltest, die in dieselbe Kategorie fallen, weil sie etwa in der Matrix als wichtig und dringend eingestuft sind. Womit du anfängst, ist damit ein Stück weit willkürlich.
- Manche Aufgaben, die für den Moment nicht sonderlich wichtig oder dringend sind, können bei der Anwendung der Eisenhower-Matrix hinten runterfallen. Das heißt nicht, dass sie gar keine Relevanz haben.
So wendest du die Eisenhower-Matrix erfolgreich an
Wenn du das Eisenhower-Prinzip für deine Planung nutzen möchtest, kannst du dafür eine Eisenhower-Matrix-Vorlage verwenden. Du findest die Eisenhower-Matrix für Excel oder als PDF-Vorlage zum Ausdrucken vielfach im Internet. Es gibt auch die Eisenhower-Matrix auf Englisch. So kompliziert musst du es im Zweifel aber gar nicht machen – du kannst auch einfach mit wenigen Strichen eine entsprechende Matrix selbst auf ein Blatt Papier aufzeichnen.
Wenn du die Eisenhower-Matrix vorliegen hast, überlegst du, welche Aufgaben im entsprechenden Zeitraum zu erledigen sind. Sammele einfach erstmal alles, bevor du es in die passenden Felder der Eisenhower-Matrix einträgst. Wie stuft man Aufgaben richtig ein? Dass etwas wichtig ist, erkennst du daran, dass viel davon abhängt, oder dass es wichtig ist, um bestimmte Ziele zu erreichen. Ein Hinweis auf die Wichtigkeit einer Aufgabe kann auch sein, dass andere Menschen darauf angewiesen sind, dass du ihnen zuarbeitest.
Was ist dringend? Das sind die Dinge, die mit einer bestimmten Frist verbunden sind. Oder die grundlegend sind, um weitere (vielleicht auch wichtigere) Aufgaben zu erledigen. Oder auch Tätigkeiten, von denen die Arbeit anderer abhängt. Wichtig bei der Einordnung ist, dass du wirklich immer wieder neu überlegst, was wie wichtig und dringend ist. Eine Aufgabe kann an einem Tag wichtig und an einem anderen unwichtig sein, sie kann mal dringend und mal weniger dringend sein.
Es ist sinnvoll, zwischendurch Resümee zu ziehen: Wie gut klappt die Aufgabenplanung mit der Eisenhower-Matrix? Hilft dir das Tool? Gibt es etwas, das du an der Umsetzung oder deiner gedanklichen Herangehensweise verbessern könntest? Wenn du dir solche Fragen stellst, kannst du mögliche Schwachstellen ausmerzen und das volle Potenzial des Eisenhower-Prinzips nutzen.
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