Zeitmanagement: So wirst du zum erfolgreichen Zeitmanager

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Zeitmanagement

Vielen Menschen fällt es schwer, alles zu schaffen, was sie sich vorgenommen hatten. Es gibt schließlich so viel zu tun, aber nie genug Zeit. Wenn du auch zu denjenigen gehörst, deren To-Do-Liste regelmäßig überquillt, kannst du mit den folgenden Tipps lernen, wie du deine Zeit besser einteilst.

Für viele ist Stress ein permanenter Begleiter

Das Projekt muss geplant werden, die Präsentation muss bis zum Nachmittag fertig sein, du musst dich dringend mit deinem Kollegen absprechen und dann steht auch noch das lästige Team-Meeting an. Schon beim Gedanken an das, was du an einem Arbeitstag zu erledigen hast, schwirrt dir der Kopf – und du hast keine Ahnung, wie das jemals alles klappen soll. Wenn dann noch private Verpflichtungen oder schlicht Freizeitstress hinzukommt, weißt du bald gar nicht mehr, wo dir der Kopf steht.

Dabei sind Zeitprobleme häufig hausgemacht. Sie sind ein Resultat davon, dass wir unsere Aufgaben nicht durchdacht priorisieren oder uns zu viel aufladen. Das Ergebnis: Du fühlst dich gestresst, erschöpft und musst aufpassen, dass aus dem Dauerstress kein Burnout wird.

Der Tag hat immer 24 Stunden. Daran gibt es nichts zu rütteln, auch wenn du dir manchmal wünschen magst, noch ein paar mehr Stunden dranzuhängen, um alles zu schaffen. Die Frage ist nicht, wie du mehr Zeit freischaufeln kannst. Die Frage ist vielmehr, wie du die vorhandene Zeit optimal nutzt. Das bedeutet auch, dass du nachrangige Tätigkeiten auch nachrangig behandeln musst. Wir haben Tipps für dich zusammengestellt, die dir helfen, deine Zeit bestmöglich zu nutzen.

Wie du deine Zeit erfolgreich managest

Ein guter Manager ist ein Organisator. Er plant, was wann und wie zu tun ist. Mit einem umsichtigen Vorgehen stellt er sicher, dass alles Wichtige rechtzeitig erledigt wird. Er löst auch komplexe Sachverhalte, bringt innovative Ideen ein und vermittelt, wenn nötig, zwischen unterschiedlichen Sichtweisen. Das Management-Prinzip lässt sich auch auf den Umgang mit deiner Zeit übertragen. Sieh es als deine Aufgabe an, zu einem guten Zeitmanager zu werden.

Doch wie wirst du zum erfolgreichen Zeitmanager? Zunächst einmal musst du dafür fast immer Prioritäten setzen. Nur in Ausnahmefällen wird es überhaupt möglich sein, alles auf der Liste abzuhaken – zumindest theoretisch, denn in der Praxis kommt doch häufig etwas dazwischen. Deshalb musst du abwägen, was wirklich wichtig ist. Dabei kann dir das Eisenhower-Prinzip helfen. Damit kannst du Tätigkeiten in wichtig und dringend einteilen. Demnach solltest du zuerst die wichtigen Dinge erledigen.

Diesen Rat hat das Eisenhower-Prinzip dazu, was du in welcher Reihenfolge erledigen solltest:

  1. wichtig / dringend
  2. wichtig / nicht dringend
  3. dringend / nicht wichtig
  4. nicht dringend / nicht wichtig

Was weder dringend noch wichtig ist, solltest du gar nicht erledigen, sondern direkt in den tatsächlichen oder gedanklichen Papierkorb verschieben. Solche Tätigkeiten würden dir nur unnötig Zeit rauben, die dir dann an anderer Stelle fehlt.

Selbstdisziplin ist wichtig

Wenn du deine Aufgaben in ihre Dringlichkeit und Wichtigkeit eingeteilt hast, ist es wichtig, dass du auch danach handelst. Denn nur, weil dir das richtige Vorgehen theoretisch klar ist, heißt das noch nicht, dass du dich auch daran hältst. Schließlich sind es gerade die wichtigen und umfangreichen Aufgaben, die wir gerne vor uns herschieben. Diese Tätigkeiten sind es auch, die uns den größten Stress bereiten, selbst wenn wir damit noch gar nicht angefangen haben.

Wenn du eine wichtige Aufgabe zumindest begonnen hast, fühlst du dich meist gleich besser. Die Last auf deinen Schultern verringert sich. Du kannst mit einem besseren Gefühl und mehr Konzentration an die Arbeit gehen.

Halte deine To-Do-Listen übersichtlich

Analog zum eben beschriebenen Vorgehen solltest du auch deine To-Do-Listen gestalten. Es ist verlockend, solche Listen zu überfrachten – schließlich gibt es immer noch irgendetwas zu tun, selbst, wenn das Wichtige und Dringende eigentlich schon erledigt ist. Damit stellst du dir jedoch selbst ein Bein.

Wenn du an einem Arbeitstag gleich mehrere wichtige Aufgaben abhaken konntest, hast du vermutlich dein Soll erfüllt. Stehen nun aber noch unwichtigere Dinge auf deiner To-Do-Liste, fühlst du dich nicht, als hättest du alles erledigt. Diese unwichtigen Dinge sorgen dann dafür, dass du dich nicht gut fühlst, sondern nach wie vor Stress empfindest. Schreibe deshalb nur auf, was wirklich relevant ist. Plane deine Zeit außerdem realistisch. Puffer sind wichtig, um zu vermeiden, dass du ins Hintertreffen gerätst.

Ungeliebte Aufgaben angehen

Ein großes Problem sind aufwändige, anspruchsvolle oder monotone Tätigkeiten. Wichtige Aufgaben, die sich so beschreiben lassen, schieben wir besonders häufig vor uns her. Das schlechte Gewissen wird zwar immer größer, aber getan ist auch nach Tagen noch gar nichts. Das ändert sich oft erst, wenn die Deadline bevorsteht. Spätestens jetzt bricht bei vielen Arbeitnehmern Hektik aus. Das Ergebnis: Du erledigst die Aufgabe nicht nur im Stress, sondern oft auch schlechter, als du könntest.

Fange deshalb rechtzeitig mit wichtigen Aufgaben an. Ein Trick ist, die Tätigkeit nur für kurze Zeit verbindlich einzuplanen. Das geht natürlich nur, wenn sie noch nicht unmittelbar fällig ist. Befasse dich für 15 Minuten damit. In dieser Zeit ist zumindest der Anfang gemacht – und die Abneigung, die Aufgabe zu beginnen, ganz nebenbei überwunden. Schließlich hast du schon begonnen. Oft stellen wir dann fest, dass wir noch mehr Zeit damit verbringen, wenn wir einmal begonnen haben. Die gefürchtete Aufgabe verliert ihren Schrecken.

Die Gefahr von Multitasking

Wer eine viel zu volle To-Do-Liste hat, neigt oft dazu, mehrere Dinge auf einmal anzugehen. Dadurch geht es aber nicht schneller. Im Gegenteil: Oft brauchen wir mit einem solchen Vorgehen länger als nötig. Du nutzt deine Zeit besser, wenn du dich auf eine einzige Aufgabe konzentrierst. Sorge dafür, dass du nicht abgelenkt wirst. Arbeite dich nach und nach von wichtigen zu weniger wichtigen Dingen voran.

Große Aufgaben in Etappen aufteilen

Umfangreiche Tätigkeiten verlieren ihren Schrecken, wenn du sie in einzelne Aufgaben aufteilst. Überlege, welche Etappen sinnvoll sind. Bis wann musst du sie jeweils erledigt haben, um im Zeitplan zu sein? Mit diesem Tipp beugst du Resignation vor. Wenn du die einzelnen Etappen fristgerecht angehst, ist das flaue Gefühl in deiner Magengrube bald Geschichte.