Workflows sind nützlich, um Abläufe effizienter zu gestalten. Was genau sind Workflows und was zeichnet sie aus? Und wie und an welcher Stelle kann Workflow-Management dabei helfen, Prozesse zu optimieren? Hier erfährst du mehr.
Workflow Definition: Was sind Workflows?
In jedem Unternehmen ist der Arbeitsalltag von diversen Prozessen geprägt. Im besten Fall sind diese Prozesse und Abläufe bei der Arbeit so ausgestaltet, dass sie so effizient wie möglich abgewickelt werden. Dann ergibt sich ein Workflow, auf Deutsch auch Arbeitsfluss genannt. Der Duden definiert Workflows als Abwicklung arbeitsteiliger Vorgänge beziehungsweise Geschäftsprozesse in Unternehmen und Behörden mit dem Ziel größtmöglicher Effizienz. Es handelt sich um die Automatisierungen von Geschäftsprozessen, um sie effizienter zu gestalten. Ablaufpläne helfen dabei, die Arbeitsschritte eines Geschäftsprozesses zu visualisieren.
Durch Workflows werden Abläufe systematisch durchgeführt. Sie bestimmen, wo der Startpunkt für eine bestimmte Aufgabe liegt. Ein bestimmter Trigger löst einen Workflow aus, der dann nach einem mehr oder weniger festen Schema durchgeführt wird. Es ist von Anfang an klar, wann ein Ablauf beendet ist.
Workflows erfüllen dabei verschiedene Funktionen:
- Sie legen fest, was wie und bis wann getan werden muss, um einen Prozess abzuschließen. Workflows bestimmen über Arbeitsschritte und ihre Reihenfolge, wobei die zugehörigen Arbeitsschritte nacheinander oder parallel ablaufen können.
- Workflows determinieren, wer welche Rollen übernimmt.
- Sie geben Aufschluss darüber, welche Dokumente oder Hilfsmittel zur Erledigung bestimmter Abläufe wichtig sind und wo diese zu finden sind.
- Sie legen Verantwortlichkeiten, Zusammenhänge und Abhängigkeiten fest.
- Workflows geben an, welche Maßnahmen erforderlich sind, wenn ein Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde oder auch nicht erfolgreich beendet werden konnte.
Workflows können normativ oder adaptiv sein; man spricht auch von strukturierten (normativen) und semistrukturierten (adaptiven) Prozessen. Normative Workflows beziehen sich auf Prozesse, die vorher in Gänze definiert sind und die über ein festes Schema ablaufen. Bei adaptiven Workflows muss hingegen der Benutzer Teilaktivitäten aktivieren und damit Vorgänge bewusst auslösen, um ein optimales Vorgehen zu ermöglichen. Letztere Variante kann die bessere Lösung sein, wenn nicht zu hundert Prozent vorgesehen werden kann, wie Abläufe ablaufen werden, weil sich zum Beispiel zwischenzeitlich neue Informationen ergeben können.
Wie kann man einen Workflow erstellen? Grundlegende Schritte
Workflows werden vorwiegend in einem Arbeitskontext genutzt, sie können aber prinzipiell für jede Aufgabe – auch im privaten Bereich – erstellt werden. Wichtig ist dabei, dass drei grundlegende Aspekte geklärt werden:
- Was ist das Ziel, was soll erledigt werden?
- In welchen Schritten ist das Ziel erreichbar und wer ist verantwortlich für welchen Schritt?
- Wie lange werden die verschiedenen Schritte dauern – und wie lange dauert es damit insgesamt, bis das Gesamtprojekt erledigt ist?
Das Ziel eines Workflows muss unbedingt vorher feststehen, damit man eine Vision dafür entwickeln kann, wie dieses Ziel bestmöglich umgesetzt werden kann. Im nächsten Schritt muss definiert werden, welche Schritte nötig sind, um das Ziel möglichst effizient zu erreichen. Welche Reihenfolge macht bei den verschiedenen Arbeitsschritten am meisten Sinn? Es muss außerdem kritisch geprüft werden, ob alle Bestandteile des Workflows sinnvoll und optimal geregelt sind. Nicht zuletzt muss bei der Planung eines Workflows der zeitliche Rahmen für einen bestimmten Ablauf festgelegt werden, damit eine bessere Planung möglich ist.
Was ist Workflow-Management?
Im Zusammenhang mit Workflows geht es meist auch um Workflow-Management, zumindest in einem beruflichen Kontext. Dabei handelt es sich um die informationstechnische Unterstützung bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Workflow-Management umfasst alles, was den Prozess der Planung, Steuerung und Analyse von Workflows betrifft, und hat das Ziel, einen Workflow optimal zu gestalten.
Zugrundeliegende Workflows sorgen für ein besseres Verständnis dafür, wie bestimmte Abläufe möglichst effizient gesteuert werden können. Workflow-Management geht einen Schritt weiter, indem es eine genauere Planung der Workflows, deren Steuerung, Umsetzung, Management, Organisation, Kontrolle und Optimierung ermöglicht.
Weil die Automatisierung von Prozessen an vielen Stellen in Unternehmen immer mehr voranschreitet, steigt auch die Bedeutung von Workflows für verschiedenste Vorgänge in Unternehmen, bei denen es um Kommunikation und Koordination geht. Workflow-Management betrifft die operative Ebene; es geht dabei um die Steuerung von Arbeitsabläufen durch Einbeziehung aller, die an bestimmten Prozessen beteiligt sind, und die Nutzung passender elektronischer Lösungen. Die oft höhere Zahl an Bearbeitern von Workflows wird durch Workflow-Management koordiniert, außerdem ist es einfacher, den Verlauf von Prozessen und den Stand der Bearbeitung zu kontrollieren.
In welchen Bereichen kann Workflow-Management genutzt werden?
In vielen Bereichen von Unternehmen bieten sich Workflow-Management-Systeme an, die die Arbeit der Beschäftigten erleichtern können. Dabei nutzen Firmen eine spezielle Software, um das Workflow-Management zu unterstützen. Workflow-Management-Systeme können hilfreich sein, um Vorgänge in einer konsistenten Art und Weise zu bearbeiten, Durchlaufzeiten zu reduzieren und Prozesse transparenter zu gestalten.
Eine Automatisierung von Prozessen mithilfe von elektronischen Workflows ist zum Beispiel in den folgenden Bereichen möglich:
- Buchhaltung
- Warenwirtschaft
- Abläufe der Personalabteilung
- Organisation des Posteingangs
- Beschwerdemanagement
- Reklamationsmanagement
- Qualitätsmanagement
- Umgang mit Urlaubsanträgen
- Bewerbermanagement
Workflow-Management-Systeme können sehr nützlich sein, um Prozesse zu vereinfachen und optimal zu gestalten. Durch sie können diverse Geschäftsprozesse vollständig an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden.
Vorteile: Warum kann sich Workflow-Management lohnen?
Von Workflows bei standardisierten Abläufen können nicht nur große Unternehmen profitieren, sondern auch kleinere Firmen. Die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen, die früher einmal analog erledigt werden mussten, kann diese Abläufe enorm beschleunigen. Das sorgt dafür, dass die Produktivität im Unternehmen durch verkürzte Bearbeitungszeiten und vermiedene Wartezeiten erhöht werden kann.
Workflow-Management ermöglicht eine effizientere Planung und Steuerung von Workflows. Personelle Ressourcen können eingespart werden; die Mitarbeiter werden entlastet und können sich dank Workflowmanagement auf das Wesentliche konzentrieren. Ihnen bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben; ihre Leistungsfähigkeit steigt also an. Workflows können außerdem Fehler und suboptimale Vorgehensweisen reduzieren oder verhindern und dabei helfen, Schwachstellen aufzudecken.
Dank Workflow-Management herrscht Transparenz über den Projektstatus, den alle beteiligten Mitarbeiter jederzeit einsehen können. Sie können zum Beispiel auf einen Blick erkennen, wann die Fertigstellung eines Projekts geplant ist. Das heißt, dass alle Beteiligten alle relevanten Informationen in dem Moment haben, in dem sie sie brauchen. Das ist nicht zuletzt wichtig, um bei Bedarf schnelle Entscheidungen innerhalb eines Workflows treffen zu können – falls es Anpassungsbedarf geben sollte, kann schnell reagiert werden. Die größere Transparenz dank Workflow-Management ermöglicht außerdem eine bessere Kontrolle über die vielen verschiedenen Abläufe im Unternehmen.
Workflow-Management ist damit ein nützliches Instrument für eine effizientere und damit wirtschaftlichere Führung des Unternehmens. Geringere Bearbeitungszeiten, eine geringere personelle Bindung der Mitarbeiter bei bestimmten Abläufen dank automatisierter Prozesse – all das spart Geld, was sich auf den Erfolg eines Unternehmens spürbar auswirken kann.
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