Eine Bewerbungsabsage zu erhalten, ist für Bewerber nie erfreulich. Noch ärgerlicher ist es, eine unfreundliche Ablehnung zu erhalten – oder gar nie wieder etwas vom betreffenden Unternehmen zu hören. Wer Absagen verfassen muss, findet in diesem Beitrag Vorschläge und Tipps für eine gelungene Formulierung. Auch kostenlose Muster stellen wir dir bereit, die dir Orientierung bieten.
Absage auf eine Bewerbung verfassen: Warum der richtige Ton so wichtig ist
Jobzusagen sind eine positive Angelegenheit. Unschöner ist es hingegen, Bewerbern absagen zu müssen. Einerseits überbringt wohl niemand gerne schlechte Nachrichten. Andererseits sollte die Formulierung wohlbedacht sein, weil man diesbezüglich einiges falsch machen kann. Im schlimmsten Fall stößt man den Bewerber damit vor den Kopf und gibt ihm das Gefühl, nicht gut genug zu sein – was zwar manchmal tatsächlich der Fall ist, in anderen Fällen aber nicht stimmt. Denn geeignete Bewerber gibt es meist viele, aber nur einer kann den Job auch bekommen. Das führt unweigerlich dazu, dass qualifizierte Bewerber eine Absage erhalten.
Bei der Formulierung einer Absage kommt es darauf an, den richtigen Ton zu treffen. Die Absage sollte höflich und wertschätzend sein. Inhaltsleere Phrasen bringen hingegen keinen Bewerber weiter. Je besser er einschätzen kann, woran es lag, dass er leer ausgegangen ist, desto besser nimmt ein Kandidat die Absage meist auch auf.
Die Absage begründen?
Für Bewerber ist eine standardisierte Absage, die keinerlei Begründung enthält, nicht hilfreich. Sie wissen nicht, woran es lag, dass sie den Job nicht bekommen haben. Sie wissen auch nicht, was sie bei der nächsten Bewerbung besser machen könnten. Außerdem bleibt eine solche Absage häufig schlecht in Erinnerung – was aus Marketing-Sicht für das Unternehmen, das die Absage verschickt, wenig positiv ist. Es verringert auch die Wahrscheinlichkeit, dass qualifizierte Bewerber sich später noch einmal auf eine freie Stelle im Unternehmen bewerben.
Die Alternative zu unpersönlichen Standard-Schreiben ist eine Begründung der Absage. Der Bewerber kann dann besser nachvollziehen, warum es dieses Mal nicht gereicht hat für eine Zusage. Oft sind es nur Nuancen, die den Unterschied machen. Drückt die Absage das aus, fühlen sich viele Bewerber besser – und nehmen die schlechte Nachricht meist weniger persönlich.
Eine individuelle Absage mit Begründung ist jedoch für Arbeitgeber riskant – nämlich dann, wenn der Grund für die Absage mit Sachverhalten zusammenhängt, die als Diskriminierung aufgefasst werden könnten. Dann nämlich droht dem Unternehmen eine Klage. Solche Gründe wären etwa das Alter oder Geschlecht des Kandidaten, aber auch die Herkunft oder optische Spezifika. Eine inhaltliche Begründung, die sich etwa an den objektiven Fähigkeiten und Qualifikationen des Bewerbers bemisst, ist hingegen eine Möglichkeit, Bewerbern eine ehrliche Rückmeldung zu geben.
Sollte der Bewerber bereits eine erste Bewerbungsrunde hinter sich gebracht haben, ist eine individuelle Absage unbedingt empfehlenswert. Ein Standardschreiben voller nichtssagender Floskeln könnte als respektlos aufgefasst werden. Auch telefonisch kannst du dem Bewerber erläutern, warum er die Stelle nicht bekommen hat.
So ist eine Absage aufgebaut
Eine Absage folgt einem grundlegenden Aufbau. Zunächst steht dort die Anrede des Bewerbers, im ersten Satz gefolgt vom Dank für die Bewerbung und das Interesse an der Stelle. Dann wird die eigentliche Botschaft übermittelt: Der Bewerber wird für den Job nicht berücksichtigt.
Optional kann diese Absage begründet werden. Auch ist es möglich, sie um einen Kommentar zu ergänzen, der dem Bewerber widerspiegelt, dass er nicht als generell ungeeignet angesehen wird.
Im letzten Abschnitt solltest du dem Kandidaten noch einmal für sein Interesse danken. Es ist üblich und eine Frage der Höflichkeit, dem Bewerber außerdem alles Gute und viel Erfolg zu wünschen. Schließlich folgt die Grußformel, ergänzt um den Namen und die Unterschrift des Verfassers.
Muster für eine Absage bei einer Bewerbung
Im folgenden Abschnitt findest du einige Muster für Absagen für eine Bewerbung. Sie sind als Anregung zu verstehen und sollten unbedingt individuell der jeweiligen Situation angepasst werden.
Muster 1
Sehr geehrter Herr [Name],
vielen Dank für Ihre Bewerbung auf die Stelle als [Position] und das Vertrauen, dass Sie [Unternehmensbezeichnung] damit entgegengebracht haben. Wir haben Ihre Unterlagen eingehend geprüft. Leider müssen wir Ihnen jedoch mitteilen, dass wir Sie für die Besetzung der Stelle nicht berücksichtigen können. Bitte verstehen Sie dies nicht als Bewertung Ihrer fachlichen und persönlichen Fähigkeiten. Es sind oft nur feine Unterschiede, die bei der Personalentscheidung den Ausschlag geben. Trotz Ihrer ansprechenden Bewerbungsunterlagen haben wir uns entschieden, einem Kandidaten den Vorzug zu geben, der bereits langjährige Erfahrung im Bereich [Bereich] hat.
Wir bedauern, dass wir Ihnen keine positivere Nachricht überbringen können. Auf Ihrem weiteren Weg wünschen wir Ihnen alles Gute und viel Erfolg.
Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname]
Muster 2
Sehr geehrter Herr [Name],
haben Sie vielen Dank für Ihr Interesse, unser Unternehmen als [Position] zu verstärken. Aufgrund der Vielzahl an vielversprechenden Bewerbungen ist uns die Auswahl nicht leichtgefallen. Leider müssen wir Ihnen jedoch mitteilen, dass wir Sie nicht in die engere Auswahl nehmen konnten. Andere Kandidaten entsprachen genauer dem Profil, nach dem wir bei der Besetzung der Stelle suchen.
Ihre Bewerbung fanden wir dennoch sehr interessant und Ihr Profil vielversprechend. Wir würden uns deshalb freuen, wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt erneut mit Ihrer Bewerbung auf eine geeignete Position in unserem Hause auf uns zukommen würden. Auf Ihrem weiteren beruflichen und persönlichen Weg wünschen wir Ihnen darüber hinaus viel Erfolg.
Freundliche Grüße
[Vorname Nachname]
Muster 3
Sehr geehrte Frau [Name],
wir bedanken uns für Ihre Bewerbung als [Jobbezeichnung] in unserer Firma. Ihre Unterlagen haben wir mit großem Interesse gelesen. Leider müssen wir Ihnen jedoch mitteilen, dass wir uns für einen anderen Kandidaten entschieden haben. Trotz Ihrer vielversprechenden Qualifikationen hat dieser Bewerber noch besser zu unserem Anforderungsprofil gepasst.
Es tut uns leid, dass wir Ihnen keine bessere Nachricht überbringen können. Bei Ihrer weiteren Suche nach einer geeigneten Position wünschen wir Ihnen viel Erfolg und alles Gute. Sollten Sie noch einmal eine freie Stelle bei unserem Unternehmen entdecken, die für Sie interessant ist, freuen wir uns auf eine weitere Bewerbung zu einem späteren Zeitpunkt.
Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname]