Hier ein Stapel Dokumente, da eine Lose-Blätter-Sammlung, dort ein Foto der Kinder – viele Arbeitnehmer haben sich an ihrem Arbeitsplatz häuslich eingerichtet. Nur ein Genie beherrscht das Chaos, hat Albert Einstein gesagt. Einfacher wird die Arbeit durch einen unaufgeräumten Arbeitsplatz allerdings nicht. An einem sauberen Schreibtisch ohne unnötigen Klimbim können sich viele Menschen deutlich besser konzentrieren. Diese Idee steckt auch hinter der Clean-Desk-Policy. Hier erfährst du, was das bedeutet, wie du einen Clean Desk schaffen kannst und welche Vorteile das in deiner täglichen Arbeit haben kann.
Clean-Desk-Policy: Was ist das?
Hand aufs Herz: Wie sieht dein Schreibtisch im Büro aus? Wenn du zum Gros der Arbeitnehmer gehörst, tummeln sich dort Stifte, Unterlagen, Notizen, vielleicht auch Kabel und persönliche Gegenstände wie Fotos und Tassen. Viele Beschäftigte haben sich an ihrem Arbeitsplatz individuell eingerichtet – manchmal absichtlich, wie im Fall von Fotos und Postern, manchmal unfreiwillig, wie im Fall der Dokumentenberge und Notizen, die sich ständig zu vermehren scheinen.
Ein voller Schreibtisch ist in vielen Büros ein vollkommen normaler Anblick. In anderen Büros ist ein Schreibtisch mit vielen persönlichen Notizen, Unterlagen und Gegenständen hingegen unerwünscht. Clean-Desk-Policy, kurz CDP, lautet die Vorgabe, zu der manche Arbeitgeber ihre Mitarbeiter sogar im Arbeitsvertrag und mit entsprechenden Richtlinien verpflichten. Der Ansatz des Clean Desks ist so simpel wie seine Bezeichnung: Es geht darum, auf dem Schreibtisch nur das Allernötigste zu haben. Etwa die Tastatur, die Maus, die (aktuelle!) Kaffeetasse und ein Dokument, welches man gerade bearbeitet. Nach der Arbeit – beim Desk-Sharing auch beim Gang in die Pause – muss der Arbeitsplatz leer und auf die Standard-Ausstattung begrenzt sein.
Besonders Arbeitgeber, in denen sich Mitarbeiter Arbeitsplätze teilen, legen Wert auf einen Clean Desk. Auch dort, wo viele Besucher und Geschäftskontakte die Arbeitsbereiche einsehen können, gilt häufig eine Clean-Desk-Policy. Andere Arbeitgeber sind schlicht überzeugt, dass ein sauberer Schreibtisch die Produktivität ihrer Mitarbeiter steigert.
Welche Vorteile hat ein Clean Desk?
Clean Desks haben verschiedene Vorteile. So sind sie in Zeiten, in denen mehr Beschäftigte zeitweise im Home-Office arbeiten oder wo Mitarbeiter keinen festen Platz mehr haben eine Voraussetzung, damit Mitarbeiter den Platz flexibel mit anderen tauschen können. Ein sauberer, aufgeräumter Schreibtisch macht eine Übergabe problemlos möglich. Wer hingegen erstmal das Chaos des Kollegen beseitigen muss, verliert Zeit, in der er sich auch seiner Arbeit widmen könnte.
Auch optisch wirkt ein aufgeräumter Schreibtisch ansprechender. Kunden und Geschäftspartner, die durch die Räumlichkeiten laufen, haben oft eher ein positives Bild von einem Unternehmen, wenn es dort sauber und minimalistisch aussieht. Ein solcher Arbeitsplatz suggeriert, dass hier kompetente, leistungsfähige Mitarbeiter am Werk sind.
Das Thema Datenschutz kann ebenfalls ein Grund sein, aus dem sich Unternehmen für die Einführung einer Clean-Desk-Policy entscheiden. Herumliegende Unterlagen enthalten oft sensible persönliche Informationen, die eigentlich nicht für die Augen Dritter bestimmt sind. Als Bestandteil einer Lose-Blatt-Sammlung ist das Risiko jedoch oft groß, dass jemand die Daten sieht, der dazu nicht berechtigt ist – etwa Kollegen, Reinigungskräfte oder Besucher.
Ein chaotischer Schreibtisch als Produktivitätskiller
Nicht nur aus Arbeitgebersicht hat eine Clean-Desk-Policy Vorteile. Auch Arbeitnehmer können davon profitieren. Zwar sehen manche Forscher Zusammenhänge zwischen einer Umgebung voller Gegenstände und kreativen Ideen. Vielen Menschen fällt es jedoch leichter, sich auf ihre Arbeit zu fokussieren, wenn sie nicht durch viele Gegenstände in ihrer unmittelbaren Umgebung abgelenkt werden. Wer erst lange nach etwas suchen muss, braucht länger, bis er mit der eigentlichen Aufgabe anfangen kann. Herrscht um einen herum das Chaos, kann das zudem lähmend wirken und die Produktivität mindern.
To-Do-Listen und Notizen mögen praktisch sein und später noch gebraucht werden. Es kann aber kontraproduktiv sein, wenn sie permanent vor einem auf dem Schreibtisch liegen. Lange Listen und ein Stapel Dokumente erinnern nicht nur an alles, was noch nicht erledigt ist. Auch die Trennung zwischen Wichtigem und weniger Wichtigem fällt schwerer, weil alles durcheinandergerät. Oft ist es deshalb besser, immer nur vor sich liegen zu haben, was zur Erfüllung der Aufgabe gebraucht wird, die man gerade bearbeitet.
Clean-Desk-Policy in der Praxis
Manchmal halten Arbeitgeber ihre Mitarbeiter im Rahmen einer Clean-Desk-Policy lediglich dazu an, Ordnung zu halten. In anderen Fällen geben sie Richtlinien heraus, die die Ausgestaltung des Clean Desks spezifizieren. Dort steht dann, welche Gegenstände wann herumliegen dürfen und was sich auf dem Schreibtisch nach Dienstschluss noch befinden darf. In Clean-Desk-Richtlinien wird meist auch geregelt, wie die Umsetzung kontrolliert wird und was passiert, wenn sich Mitarbeiter nicht an die Clean-Desk-Policy halten.
In der Praxis sind Mitarbeiter dafür verantwortlich, ihren Arbeitsplatz sauber und aufgeräumt zu halten. Die Aufgabe von Arbeitgebern ist es wiederum, sicherzustellen, dass ihre Beschäftigten die Clean-Desk-Policy auch tatsächlich umsetzen können. So müssen sie etwa eine Möglichkeit anbieten, Stifte, Unterlagen und anderen Büromaterialien zu verstauen, damit sie nicht auf dem Schreibtisch liegen müssen. Oft geschieht das über Rollcontainer, die die Mitarbeiter bei Desk-Sharing auch mit an einen anderen Arbeitsplatz nehmen können.
Mitarbeiter sollten bei einer Clean-Desk-Policy wissen, wo sie ihre ausgedruckten Unterlagen verstauen können. Auch eine Vorgabe, was überhaupt ausgedruckt werden soll, ist sinnvoll. Oft bestehen Papierberge zu einem großen Teil aus Dokumenten, die eigentlich nicht oder nicht mehr benötigt werden. Es sollte Scanner geben, um Dokumente zu digitalisieren, und Aktenvernichter, damit Dokumente datenschutzkonform entsorgt werden können.
Clean-Desk-Policy: Tipps für Arbeitnehmer
Dein Arbeitgeber hat eine Clean-Desk-Policy eingeführt und du weißt nicht recht, wie du das am besten umsetzen sollst? Oder du sehnst dich schlicht nach etwas mehr Ordnung am Arbeitsplatz? Dann können dir die folgenden Tipps helfen, einen Clean Desk zu schaffen und zu bewahren.
Organisation und Struktur schaffen
Der erste Schritt hin zu einem dauerhaften Clean Desk lautet: Organisation. Überlege dir, was du wirklich benötigst. Meist sind das sehr viel weniger Dinge, als man auf dem Schreibtisch oder in dessen unmittelbarer Nähe hat.
Schaffe dir eine Struktur, in der du weißt, wo alles seinen Platz hat. Wenn dein Schreibtisch frei sein soll und der Arbeitgeber eine Clean-Desk-Richtlinie erlassen hat, steht dir wahrscheinlich ein Rollcontainer zur Verfügung. Dort kannst du Stifte, Schere, Kleber, Tacker, Papier und anderes Büromaterial verstauen. Aber Vorsicht: Die Ordnung auf dem Schreibtisch sollte nicht mit einem chaotischen Rollcontainer einhergehen. Die Versuchung kann gerade an hektischen Tagen groß sein, alles, was gerade nicht gebraucht wird, einfach in den Rollcontainer zu stopfen. Bei einem unaufgeräumten Rollcontainer wird es jedoch schwer, den Überblick zu behalten – und in Sekundenschnelle zu finden, wonach du gesucht hast.
Clean-Desktop-Policy für den Computer
Nicht nur auf deinem tatsächlichen Schreibtisch kann eine Clean-Desk-Policy für mehr Ordnung und Überblick sorgen, sondern auch auf dem digitalen Schreibtisch. Wenn ein Clean Desk gefragt ist, solltest du deshalb deinen PC nicht außer Acht lassen. Erstelle im Rahmen einer Clean-Desktop-Policy eine durchdachte Ordner-Struktur und halte dich daran, wenn du neue Dateien abspeicherst. Gib Dateien aussagekräftige Namen, damit du sie später wiederfindest. Müll dein Desktop nicht zu, sondern speichere dort nur das Nötigste.
Du solltest regelmäßig Dateien löschen, die nicht mehr benötigt werden. Eine schlanke, übersichtliche Struktur am PC erleichtert dir nicht nur die Arbeit. Sie kann auch dafür sorgen, dass dein Computer leistungsfähiger ist und Programme oder Websites schneller laden.
Muss das wirklich ausgedruckt werden?
Noch mehr als im eigenen Zuhause sammeln viele Menschen im Büro Unterlagen. Diese Unterlagen werden, wenn sie nicht mehr akut benötigt werden, in Ordnern abgeheftet und in Regalen verstaut. Mit der Konsequenz, dass wir uns oft jahrelang nicht mehr damit befassen, welche Unterlagen sich da eigentlich angesammelt haben. Wenn wir dann ein bestimmtes Dokument suchen, dauert die Suche oft ewig – schließlich haben wir zumindest gefühlt unendlich viele Blätter durchzusehen.
Um ein solches Szenario zu verhindern, hilft es, sich bei digitalen Unterlagen zu fragen, was davon wirklich ausgedruckt werden muss. Weniger zu drucken ist nicht nur gut für die Umwelt, es hält auch deinen Arbeitsplatz aufgeräumt und ordentlich.
Ausmisten, immer wieder
Eine Grundlage für einen Clean Desk ist Ausmisten. Mal ehrlich: Weißt du, wie viele Stifte du hast? Wie viele Schmierzettel, wie viele alte Unterlagen – und zu welchen Themen? Je weniger Sachen du hast, desto einfacher ist es, eine Clean-Desk-Policy umzusetzen und die neue Ordnung zu bewahren.
Schmeiß weg, was du nicht mehr benötigst. Brauchst du wirklich 20 Kugelschreiber? Damit könntest du über Jahre, wenn nicht Jahrzehnte Notizen anfertigen. Frag Kollegen, ob sie die Sachen gebrauchen können, oder entsorge sie direkt – vorausgesetzt, du wirfst nicht Firmeneigentum weg, nach dem noch einmal jemand fragen könnte. Mach es dir zur Gewohnheit, regelmäßig Büromaterialien, Notizen und Unterlagen auf den Prüfstand zu stellen und wegzuwerfen, was du nicht mehr brauchst. So verhinderst du, dass das Chaos überhandnimmt.
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