E-Mail-Bewerbung: Mit diesen Tipps zum Erfolg

E-Mail-Bewerbungen sind für viele Bewerber und Unternehmen schon länger das Mittel der Wahl. Postalische Bewerbungen kommen nur noch vergleichsweise selten vor. Mit den neuen digitalen Möglichkeiten, die zu dieser Entwicklung geführt haben, gehen jedoch auch neue Risiken einher. Welches Vorgehen bei E-Mail-Bewerbungen empfehlenswert ist und was du vermeiden solltest, erfährst du in diesem Beitrag. Wir geben dir Tipps, damit deine E-Mail-Bewerbung überzeugt.

E-Mail-Bewerbungen sind längst zum Standard geworden

Es ist noch gar nicht so lange her, da war es Standard, die eigenen Bewerbungsunterlagen auszudrucken und in eine ordentliche Bewerbungsmappe zu sortieren. Auf dem Postweg fand die Bewerbung dann zu ihrem Empfänger, dem möglichen Arbeitgeber. Das ist inzwischen weitgehend überholt. E-Mail-Bewerbungen sind zum neuen Standard geworden. Auch andere digitale Optionen sind beliebt, insbesondere die Online-Bewerbung über ein Bewerbungsformular auf einer Webseite.

Die digitale Art, Bewerbungen zu verschicken, ist einerseits schnell und bequem. Außerdem sparen Bewerber dabei Bewerbungskosten, die sonst für Druck, Bewerbungsmappe und Versand angefallen wären. Nur Vorteile also? Nicht ganz. Denn gleichzeitig besteht die Gefahr, mit E-Mail-Bewerbungen nachlässiger umzugehen als mit gedruckten Bewerbungsunterlagen oder bestimmte Gepflogenheiten rund um den Versand deiner Bewerbung nicht zu beachten. Mit unseren Tipps weißt du, worauf es beim Versand deiner Bewerbung per Mail ankommt.

Tipps für eine erfolgreiche E-Mail-Bewerbung

Eine E-Mail-Bewerbung muss zunächst einmal denselben Kriterien entsprechen wie eine gedruckte Bewerbung auch. In Form und Umfang unterscheiden sich beide nicht voneinander. Das bedeutet, dass deine Bewerbung auch bei einem digitalen Versand in jedem Fall vollständig sein sollte. In den meisten Fällen bedeutet das, dass die Bewerbung Anschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnisse und weitere relevante Nachweise enthalten sollte.

Deine Bewerbung muss auf den Punkt gebracht sein. Warum eignest du dich für den Job? Inwiefern stellt die angestrebte Position den logischen nächsten Schritt für dich dar? Was hat das Unternehmen davon, dich einzustellen – und warum möchtest du dort arbeiten? Diese Fragen sollten in deiner Bewerbung beantwortet werden.

Deine Bewerbung sollte außerdem fehlerfrei sein. Gerade Bewerbungen per Mail werden oft schneller und weniger durchdacht abgeschickt als es bei einer gedruckten Bewerbung der Fall wäre. Achte auf mögliche inhaltliche Fehler ebenso wie auf Rechtschreib-, Grammatik- und orthografische Fehler. Nicht nur deine eigentlichen Bewerbungsunterlagen sollten keine Fehler enthalten, auch deine E-Mail an sich, ihr Betreff und die Bezeichnung deiner angehängten Bewerbungs-Datei müssen fehlerfrei sein.

Bewerbung per E-Mail: der Betreff

Wenn es um den Betreff deiner Bewerbungs-E-Mail geht, solltest du nicht einfach schnell irgendetwas notieren oder gar die Betreffzeile frei lassen. Denke immer daran: Der Betreff entscheidet darüber, ob deine Bewerbung richtig eingeordnet und entsprechend an den Zuständigen weitergeleitet wird. Entsprechend aussagekräftig sollte der Betreff der Mail sein.

Dazu eignet sich derselbe Betreff wie in deinem Bewerbungsschreiben auch. Erwähne, dass du dich bewirbst und für welche Stelle. Falls in der Stellenausschreibung eine Chiffre angegeben ist, solltest du auch das im Betreff nennen. So könnte der Betreff deiner Mail aussehen: „Bewerbung als Marketing-Leiter“.

Die Größe deiner Mail

Bei E-Mail-Bewerbungen haben Bewerber immer wieder das Problem, dass ihre Bewerbungsunterlagen eine größere Dateigröße haben als es üblich ist. Du solltest alle Unterlagen in ein PDF-Dokument zusammenfassen. Word eignet sich dafür nicht, weil es nicht professionell genug aussieht und verändert werden kann. Versende keine einzelnen Dokumente als separate Anhänge.

Viele Unternehmen geben in der Stellenausschreibung an, wie groß die E-Mail maximal sein darf. Falls du keine Angaben dazu findest, ist es empfehlenswert, wenn deine Anhänge nicht größer als 5 MB sind.

Beim Einscannen von Nachweisen kannst du mit den richtigen Einstellungen schon dafür sorgen, dass einerseits die Qualität gut, aber die Größe des Scans nicht zu groß ist. Auch nachträglich lassen sich PDF-Dokumente komprimieren, das Ergebnis ist aber oft qualitativ etwas schlechter.

Falls du sehr viele Anhänge hast, frage dich, ob diese wirklich alle relevant sind. Die meisten Personalverantwortlichen empfinden es nicht als positiv, wenn die Bewerbung sehr lang ist – damit haben sie mehr Arbeit und der Bewerber suggeriert, dass er relevante Unterlagen nicht von weniger wichtigen Dokumenten unterscheiden kann.

Welche E-Mail-Adressen sich zum Versand deiner Bewerbung eignen

Es ist wichtig, dass du nur seriöse E-Mail-Adressen verwendest, um deine Bewerbung zu verschicken. In manchen Branchen mag man noch darüber hinwegsehen, wenn deine E-Mail-Adresse eine Spaß-Adresse ist. Mit anzüglichen Wortspielen oder Ähnlichem katapultierst du dich jedoch womöglich auch dort ins Aus.

Das liegt nicht nur an der E-Mail-Adresse an sich, sondern auch daran, dass sich Entscheidungsträger durch vermeintlich witzige Adressen nicht ernstgenommen fühlen könnten. Du vermittelst auf diese Weise leicht das Bild, dass dir ein professionelles Auftreten nicht so wichtig ist – und damit auch der Job nicht.

Geeignete E-Mail-Adressen sind vor allem solche, die nur deinen Namen oder deinen Namen und wenige Ziffern enthalten. Optimal sind Adressen wie ines.musterfrau@muster.de. Achte auch darauf, welchen E-Mail-Provider du nutzt. Oft ist das zweitrangig, aber in manchen Bereichen kannst du in ein Fettnäpfchen treten, wenn du zum Beispiel Anbieter wie Gmail von Google nutzt – in diesem Fall, wenn du dich im Bereich Datenschutz bewirbst.

Achte außerdem darauf, nur E-Mail-Adressen zu verwenden, die du auch in einiger Zeit noch nutzen wirst. Wenn es dieses Mal mit der Bewerbung nicht klappt, aber das Unternehmen deine Daten speichert, verpasst du schlimmstenfalls eine zweite Chance. Mail-Adressen, die dir deine Universität zur Verfügung stellt, sind deshalb nicht die beste Wahl.

Anschreiben: In die Mail einfügen oder in die Bewerbungsunterlagen?

Die Frage, wohin bei einer E-Mail-Bewerbung das Anschreiben gehört, kommt immer wieder auf. Die zwei Varianten: Entweder, das Anschreiben ist wie üblich die erste Seite deiner Bewerbungsunterlagen. Dann ist es Teil des PDF-Dokuments. Oder du kopierst das Anschreiben in das eigentliche Textfeld der E-Mail hinein. Dann solltest du es aus deinen Bewerbungsunterlagen entfernen.

Für das Anschreiben in der Mail spricht, dass du damit schon die Chance hast, Aufmerksamkeit zu erregen. Außerdem wird deine Bewerbungs-Datei dadurch kleiner. Andererseits hast du weniger Optionen bei der Formatierung deines Anschreibens in der Mail. Es kann auch sein, dass diese Formatierung beim Empfänger deiner Mail anders angezeigt wird.

Das größte Risiko besteht jedoch darin, dass dein Anschreiben untergeht. Oft wird nur der Anhang ausgedruckt oder weitergeleitet. Wenn dein Anschreiben aus diesen Gründen am Ende fehlt, kann das das Aus für deine Bewerbung bedeuten.

Was schreibe ich in das Textfeld der Mail?

Hier hast du zwei Optionen: Du verwendest entweder dein Anschreiben oder formulierst ein paar kurze Sätze, die deine Bewerbung einordnen. Letztere Variante ist sinnvoller. Dazu redest du den Ansprechpartner namentlich korrekt an. Erkläre in aller Kürze, für welche Stelle du dich bewirbst. Du kannst ausdrücken, dass du dich auf eine Rückmeldung freust. Verabschiede dich mit einer höflichen Grußformel von deinem Ansprechpartner, etwa „freundliche Grüße“ oder „mit freundlichen Grüßen“.

Du solltest in der E-Mail auf Abkürzungen wie „MFG“ oder „VG“ ebenso verzichten wie auf Smileys. Das ist zwar in der geschäftlichen Kommunikation nicht unüblich, hinterlässt jedoch keinen sonderlich seriösen Eindruck. Für Bewerbungen eignet sich deshalb beides nicht.

Ist es sinnvoll, eine Lesebestätigung anzufordern?

Nach dem Versand der E-Mail-Bewerbung beginnt die bange Zeit des Wartens auf eine Rückmeldung. Vor allem, wenn sie länger nichts vom möglichen Arbeitgeber hören, fragen sich manche Bewerber, ob ihre Mail überhaupt angekommen ist. Die Lösung scheint so einfach zu sein: Wenn du eine Lesebestätigung anforderst, weißt du sofort, dass deine Bewerbung ihren Empfänger erreicht hat.

Das ist jedoch nur bedingt empfehlenswert. Viele Experten raten davon ab. Denn die Lesebestätigung bedeutet Arbeit für den Personaler, auch wenn es sich nur um einen Klick handelt. Du wirst damit leicht als Bewerber wahrgenommen, der Arbeit macht. Außerdem kannst du davon ausgehen, dass deine E-Mail angekommen ist, wenn sie nicht als unzustellbar zu dir zurückgekommen ist. Du hast auch die Möglichkeit, die Bewerbung als Blindkopie auch zu dir zu schicken. Dazu trägst du deine E-Mail-Adresse im BCC-Feld der E-Mail ein.

Teste den Versand deiner Bewerbung vorher

Bevor du deine Bewerbung per Mail verschickst, kannst du testen, wie sie bei ihrem Empfänger ankommt. Dazu sendest du deine Bewerbung einfach – inklusive entsprechendem Anhang – zunächst an dich.

Dabei fällt dir leichter auf, wenn es noch Verbesserungsbedarf gibt. Du kannst deine Bewerbung auch an Freunde schicken und sie um ihre Meinung bitten. Außenstehende haben oft einen ganz anderen Eindruck von einer Bewerbung als man selbst. Ihre Tipps können sehr nützlich sein.