Nur noch Routine statt Zeit für Ideen – Wie du als Chef aus der Mikromanagement-Falle herauskommst

Verwalten statt gestalten – so erleben viele Chefs ihren Arbeitsalltag. Ein Faktor ist hier oft der Wunsch, bis ins kleinste Detail mitreden zu wollen. So vermeidest du zeitraubendes Mikromanagement.

Chef sein, das klingt erstmal toll. Es klingt nach Verantwortung und einer Position, in der du neue Ideen nicht nur vorschlagen, sondern auch selbst umsetzen kannst. Vielen Vorgesetzten fehlt für innovative Gedanken jedoch schlicht die Zeit. Ihr Alltag ist so zeitraubend, dass sie ihre ganze Zeit auf laufende Prozesse verwenden.

Oft ist das jedoch nicht nur der Fülle der Aufgaben geschuldet, sondern auch einem ausgeprägten Kontrollwunsch, der bis in niedrigste Ebenen hinabreicht. Wenn du nur noch mit Mikromanagement beschäftigt bist, raubst du dir selbst deine gestalterische Kraft – und demotivierst möglicherweise deine Mitarbeiter.

Was bedeutet Mikromanagement?

Mikromanagement bezeichnet dabei zunächst einmal ein Handeln im Mikroumfeld. Übertragen auf die Arbeitswelt heißt das, dass sich jemand mit kleinsten Details auch auf untersten Ebenen beschäftigt.

Wenn du als Chef Mikromanagement betreibst, bedeutet das, dass du Probleme damit hast, Aufgaben zu delegieren und dich in diese auch nicht einzumischen. Du erledigst Dinge, die nicht zu deiner Hierarchiestufe gehören, oder du kontrollierst stark, was untergeordnete Kollegen machen. Viele Chefs sind hiervon betroffen. Auch Steve Jobs, der verstorbene Mitgründer und langjährige CEO von Apple Inc., soll Mikromanagement betrieben haben.

Mikromanagement betreiben vor allem Menschen, die Probleme damit haben, andere eine Aufgabe eigenständig erledigen zu lassen – ganz nach dem Motto „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“. Wenn du auch dazugehörst, dann erkundigst du dich vielleicht häufig bei deinen Mitarbeitern, wie ihre jeweiligen Projekte und Aufgaben laufen, oder du lässt dir sehr häufig Bericht erstatten. Falls nötig, mischt du dich ein, auch wenn es nicht deinen Aufgabenbereich betrifft oder eigentlich ein untergeordneter Chef zuständig wäre.

Die Folge von ausgeprägtem Mikromanagement ist, dass dir kaum oder gar keine Zeit mehr bleibt für Gestalterisches. Du beschäftigst dich einen Großteil deiner Zeit mit der Aufrechterhaltung des Tagesgeschäfts.

Negative Folgen für Mitarbeiter durch Mikromanagement

Mikromanagement sorgt nicht nur dafür, dass du dich nur noch mit operativen Tätigkeiten beschäftigst. Auch auf deine Mitarbeiter wirkt sich dieses Verhalten aus. Möglicherweise verlieren sie nicht nur den Spaß an ihrer Arbeit, wenn du ständig auf ihre Finger schaust. Sie haben auch nicht das Gefühl, dass du ihrer Arbeit Vertrauen schenkst. Das demotiviert.

Außerdem machst du dich unentbehrlich für bestimmte Aufgaben, wenn du immer wieder eingreifst. Das ist problematisch, wenn es sich nicht um Tätigkeiten handelt, die zu deiner Jobbeschreibung gehören. Dein Ziel als Chef sollte es ganz im Gegenteil sein, eigenständige und qualifizierte Mitarbeiter zu fördern. Das tust du nicht mit Mikromanagement.

So vermeidest du Mikromanagement

Vielen Chefs ist möglicherweise das Ausmaß gar nicht bewusst, in dem sie Mikromanagement betreiben. Der erste Schritt, dieses zu vermeiden und dich auf deine ureigenen Aufgaben zu konzentrieren, besteht darin, die Situation zu analysieren. Hast du ein Problem damit, Tätigkeiten zu delegieren – und die betreffende Person die Aufgabe dann auch ohne deine Einmischung ausführen zu lassen?

Wenn dir der Überblick über deine täglichen Aufgaben fehlt, kannst du eine Liste mit den Dingen anlegst, die du in einer Woche erledigst oder in die du in irgendeiner Art und Weise eingebunden bist. Das gibt dir ein Verständnis davon, welche dieser Tätigkeiten zu deiner Jobbeschreibung gehören und wo du tätig wirst, obwohl dein Tätigkeitsbereich eigentlich gar nicht berührt ist.

Setze Prioritäten

Im Arbeitsalltag ist es wichtig, unterscheiden zu können, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und welche noch warten können – und natürlich danach zu handeln. Das fällt nicht nur vielen Arbeitnehmern, sondern auch vielen Chefs schwer.

Um Prioritäten setzen zu können, musst du zunächst einmal einen Überblick über deine Aufgaben haben. Nur dann kannst du planvoll und zielführend handeln. So stellst du auch schnell fest, wenn du mehr Dinge erledigen willst, als es zeitlich überhaupt möglich ist. Wenn du vermeiden willst, dass die wichtigen Aufgaben darunter leiden, musst du in einer solchen Situation zwangsläufig „kürzen“ – meist betrifft dies Tätigkeiten, für die du ohnehin gar nicht zuständig bist.

Übertrage Aufgaben

Was du nicht selbst erledigen musst, das solltest du delegieren. Vielen Chefs fällt das schwer; vor allem dann, wenn sie noch nicht so lange in ihrer Position sind und sie es gewohnt sind, überall mitzumischen. Viele Chefs sind der Meinung, niemand sei so qualifiziert für bestimmte Aufgaben wie sie. Auch wenn du viel Erfahrung haben magst – deine Mitarbeiter sind vermutlich auch nicht ohne jegliche Kompetenzen zu ihrem Job gekommen. Daran solltest du dich erinnern, falls du Probleme damit hast, Aufgaben zu übertragen.

In übertragene Aufgaben solltest du dich nicht einmischen – selbst, wenn du der Meinung bist, dass das zu einem besseren Ergebnis führen würde. Akzeptiere, dass deine Mitarbeiter möglicherweise anders vorgehen als du es tun würdest. Auch mit gelegentlichen Fehlern musst du rechnen. Dies gehört dazu, und aus Fehlern lernen deine Mitarbeiter. Noch dazu gewinnen sie durch dein Vertrauen in ihre Arbeit an Selbstvertrauen, und vermutlich werden sie dadurch auch motivierter für ihren Job. Möglicherweise überraschen sie dich sogar mit Ideen, die dir noch gar nicht gekommen sind – und die zu einem besseren Ergebnis beitragen. Nur, wenn du ihnen eine eigenverantwortliche Arbeitsweise ermöglichst, können deine Mitarbeiter beweisen, wie gut sie sind.

Entscheide nicht über die Köpfe anderer hinweg

Eine Gefahr von Mikromanagement liegt auch darin, dass es zu Situationen kommen kann, in denen du über die Köpfe anderer Entscheidungsträger hinweg entscheidest. Das ist dann der Fall, wenn du niedrigere Hierarchiestufen nicht beachtest, denen eigentlich die betreffende Entscheidung obliegt.

Das sorgt nicht nur für Missmut bei den Betroffenen, sondern kann im schlimmsten Fall sogar dazu führen, dass du fähige Mitarbeiter verlierst, weil diese durch deine Vorgehensweise demotiviert worden sind. Hüte dich deshalb davor, in andere Kompetenzbereiche einzugreifen.

Vertraue deinen Mitarbeitern

Einer der wichtigsten Aspekte im Zusammenhang mit Mikromanagement ist das Vertrauen, das du deinen Mitarbeitern schenkst – oder eben auch nicht. Natürlich gibt es Fälle, in denen die Kompetenz eines speziellen Kollegen durchaus angezweifelt werden kann. Das ist etwa der Fall, wenn du schon dezidiert negative Erfahrungen mit diesem Mitarbeiter gemacht hast, etwa, weil dieser ein Projekt nicht zufriedenstellend durchgeführt hat. Auch neue Mitarbeiter müssen zunächst angeleitet werden.

Im Normalfall aber hast du Mitarbeiter, die ihre Arbeit kompetent erledigen. Deshalb solltest du ihnen auch das nötige Vertrauen schenken. Hierzu gehört, dass du sie nicht permanent und bei jedem Arbeitsschritt kontrollierst. Falls du Anlass zur Kritik hast, solltest du stattdessen darüber nachdenken, dich von dem betreffenden Mitarbeiter zu trennen – und nicht, auf Dauer seine Arbeit mitzuerledigen.

Du musst nicht alles wissen

Wenn du Aufgaben erfolgreich an andere delegieren möchtest, bedeutet das auch, dass du dich aus dieser Tätigkeit heraushältst. Viele Chefs verlangen jedoch, dass sie bei E-Mails in Kopie gesetzt werden. Selbst, wenn du nur passiv mitliest: Das allein bedeutet ein höheres Arbeitspensum für dich. Und das Risiko ist groß, dass dir etwas missfällt und du dich doch einmischt. Lasse dich deshalb nur noch in CC setzen, wenn es um wirklich wichtige Punkte geht.

Akzeptiere, dass deine primäre Aufgabe Führung ist

Gerade Chefs, die lange Zeit praktisch tätig waren oder die in anderer Hinsicht Experten auf ihrem Gebiet sind, fällt es oft schwer, Verantwortung abzugeben. Die Tätigkeit als Führungskraft hat oft mit ihrem vorherigen Aufgabengebiet nicht mehr viel zu tun. Als Chef muss dir jedoch klar sein, dass deine Aufgabe vor allem die gute Führung deiner Mitarbeiter ist. Diese Prämisse musst du akzeptieren, wenn du als Führungskraft erfolgreich sein möchtest.