Die Umgebung, in der wir arbeiten, beeinflusst, wie produktiv wir dabei sind. Je geringer die Ablenkung, desto leichter fällt es uns, konzentriert bei der Sache zu sein. Egal, ob du in einem Büro, einem Großraumbüro oder im Home Office arbeitest – die folgenden sieben Tipps helfen dir, die richtige Umgebung für den besten Fokus zu schaffen.
Warum ein ordentlicher Arbeitsplatz so wichtig ist
Es mag sie geben, die Menschen, die inmitten von Chaos konzentriert einer bestimmten Tätigkeit nachgehen und sich dabei am Trubel um sie herum gar nicht stören, es scheinbar nicht einmal bemerken. Das dürfte jedoch die absolute Ausnahme sein. Denn für die meisten Menschen wirkt sich eine unordentliche und unorganisierte Umgebung stark auf ihre Konzentrationsfähigkeit aus. Es fällt dir leichter, dich zu fokussieren, wenn du weder durch andere Menschen oder Geräusche noch durch zu viele herumliegende Gegenstände abgelenkt wirst.
In einer produktiven Umgebung bist du schneller und erzielst in vielen Fällen auch bessere Ergebnisse. Das hilft dir bei der Performance im Job – und somit auch bei deiner Karriere. Umgekehrt dauert es länger, wenn du zu viel Ablenkung um dich herum hast. Außerdem fällt dir deine Tätigkeit vermutlich schwerer. Je schlechter du dich konzentrieren kannst, desto mehr Pausen machst du, indem du zum Beispiel nebenher im Internet surfst, weil du deine eigentliche Aufgabe als anstrengend empfindest. Oft ist einem der Grund für die schlechte Konzentration dabei gar nicht wirklich bewusst.
Die gute Nachricht: Wie es auf deinem Schreibtisch aussiehst, hast du in den meisten Fällen in der Hand. Die folgenden Tipps helfen dir, einen produktiven Arbeitsort zu schaffen.
Denke minimalistisch
Je mehr Gegenstände sich auf deinem Schreibtisch befinden, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass du davon – auch unbewusst – abgelenkt wirst. Deshalb ist es wichtig, dass du nur Gegenstände in deiner unmittelbaren Nähe hast, die du wirklich benötigst. In der Regel betrifft das deinen Computer oder Laptop, ein Telefon und gegebenenfalls etwas zu schreiben. Es ist jedoch nicht nötig, diverse Stifte herumliegen zu haben oder lauter Unterlagen, die du akut gar nicht brauchst. Schmierzettel oder Unterlagen, die du von Zeit zu Zeit benötigst, solltest du außerhalb deiner unmittelbaren Reich- beziehungsweise Sichtweite unterbringen. Auch dein Handy sollte nicht auf deinem Schreibtisch liegen, wenn du dich konzentrieren musst. Schalte es darüber hinaus am besten in den Flugmodus oder gleich ganz aus.
Minimalistisches Denken empfiehlt sich nicht nur bezogen auf deinen Schreibtisch, sondern auch auf dein Arbeitsmittel selbst: deinen PC.
Ordnung auf dem Computer schaffen
Für deinen Computer gilt, was auch bei deinem Schreibtisch auch zutreffend ist: Unordnung lenkt ab. Gehörst du zu den Menschen, deren virtueller Schreibtisch aus lauter Symbolen – stellvertretend für Dokumente, Bilder oder andere Dateien – besteht? Oder hast du die unterschiedlichsten Programme installiert, die du zwar permanent als Icon im Blick hast, aber von denen du gar nicht weißt, wofür sie eigentlich da sind? Dann ist es Zeit, aufzuräumen. Sortiere deine Dokumente in einer durchdachten Ordnerstruktur, die es dir ermöglicht, schnell zu finden, wonach du suchst. Auf deinem Desktop selbst sollten sich nach Möglichkeit gar keine oder maximal einige wenige Dateien finden – nur jene, die du wirklich ständig brauchst. Lösche Dokumente, die du nicht mehr brauchst. Je aufgeräumter dein Computer ist, desto schneller läuft er meist auch – was dir wiederum beim produktiven Arbeiten hilft.
Wenn du Programme selbst heruntergeladen hast und sie nicht nutzt, deinstalliere sie wieder. Vorsicht ist jedoch angebracht, wenn es sich um einen PC deines Arbeitgebers und vorinstallierte Programme handelt. Es ist oft gar nicht möglich, ohne Berechtigung solche Programme zu löschen. Falls doch, frage vorher deinen Chef, ob er mit der Deinstallation einverstanden ist.
Gegenstände richtig anordnen
Gegenstände, die du regelmäßig für deine Arbeit benötigst, solltest du durchdacht anordnen – und zwar so, dass alles den Ort hat, der für dich besonders praktisch ist. Das kann etwa bedeuten, dass dein Telefon rechts von deinem PC steht, wenn du den Hörer mit der rechten Hand hältst. Abgesehen von deiner Tastatur und deiner Maus und dem PC selbst brauchst du oft unmittelbar keine weiteren Dinge auf deinem Schreibtisch. Wenn du jeden Tag ein Notizbuch benutzt, kann sich auch das auf deinem Schreibtisch befinden.
Hole dir Unterlagen nur dann heran, wenn du sie auch benötigst. Dafür ist es wichtig, dass du diese Unterlagen so organisierst, dass du sie sofort findest, etwa in Ordnern oder – temporär – in einer Ablage.
Persönliche Gegenstände können dich bei der Arbeit motivieren oder dir gute Laune machen. Auch gegen eine kleine Pflanze spricht theoretisch nichts. Halte die Zahl solcher Gegenstände jedoch so gering wie möglich. Wichtig ist bei allen Gegenständen, dass du ihnen einen festen Platz zuweist. Lege jeden Gegenstand wieder an diese Stelle zurück, nachdem du ihn benutzt hast.
Sortiere regelmäßig aus
Ein Grund für einen unaufgeräumten Arbeitsplatz sind Gegenstände und Unterlagen, die längst nicht mehr gebraucht werden, die sich aber dennoch auf deinem Schreibtisch oder im benachbarten Regal stapeln. Sie sind nur unnötiger Ballast. Sortiere deshalb regelmäßig aus, was nicht mehr benötigt wird. Alte Unterlagen, die noch einmal von Interesse sein könnten, solltest du zumindest ordentlich abheften, so dass sie nicht mehr im unmittelbaren Sichtfeld zu sehen sind. Nimm dir an einem ruhigen Tag Zeit, alle Unterlagen und Gegenstände kritisch zu begutachten. Das kostet zwar Zeit, hilft dir danach aber zu einem produktiveren Arbeiten. Wichtig ist, dass du diese Ordnung anschließend beibehältst.
Räume am Ende des Tages auf
Damit Unordnung gar nicht erst (wieder) entsteht, solltest du es dir zur Routine machen, am Ende des Arbeitstages deinen Schreibtisch aufzuräumen. Sortiere direkt aus, was weg kann. Nimm in den nächsten Arbeitstag nur das mit, was du auch tatsächlich noch einmal benutzen musst. Wirf abgearbeitete Notizen weg und hefte wichtige Unterlagen ab. Am nächsten Morgen kannst du dann gleich konzentriert mit deiner eigentlichen Arbeit loslegen, ohne dich erstmal durch deine hinterlassenen Unterlagen wühlen zu müssen.