Wer erfolgreich im Beruf sein möchte, der darf seine Zeit im Büro nicht nur absitzen. Er muss dafür sorgen, dass er seine Zeit dort möglichst effektiv nutzt. Mit diesen Tipps wirst du im Job produktiver.
Wer kennt das nicht: Zwar haben wir auf dem Papier nach einem Arbeitstag acht Stunden gearbeitet. Über die gesamte Zeitspanne produktiv waren wir aber vermutlich nicht. Wir haben uns mit kleinen Aufgaben zu lange aufgehalten und große, anstrengende Aufgaben vor uns hergeschoben. Dabei gibt es simple Angewohnheiten, die dich am Arbeitsplatz produktiver machen – und damit helfen, deine Performance im Job zu verbessern.
1. Verschaffe dir einen Überblick
Gerade wenn es mal wieder stressig ist, verlieren wir leicht den Überblick über all die Aufgaben, die wir zu bewältigen haben. Deshalb ist es umso wichtiger, dass du dir verdeutlichst, was erledigt werden muss und bis wann. Es ist daher eine gute Idee, dir eine Liste zu machen.
Das kannst du per Hand auf einem Zettel oder in einem Notizbuch erledigen. Auch ein entsprechendes Computer-Tool oder eine App kann hilfreich sein. Finde heraus, mit welchem System du am besten arbeiten kannst, und pflege dieses jeden Tag. Dann weißt du immer genau, welche Deadlines näher rücken und welches Projekt du als erstes angehen solltest.
2. Setze die richtigen Prioritäten
Wenn du weißt, was alles zu erledigen ist, solltest du im nächsten Schritt überlegen, welche Aufgaben davon wichtiger sind als andere. Nicht immer ist die Aufgabe, deren Fälligkeit am nächsten liegt, auch die wichtigste. Projekte und Tätigkeiten, die besonders wichtig sind, solltest du deshalb höher priorisieren – und darauf ein größeres Augenmerk legen.
3. Überprüfe deine Arbeitsweise
Gerade bei Aufgaben, die seit Jahren immer wieder anfallen, haben wir gewisse Routinen entwickelt. Wir wissen, wie wir diese Tätigkeit erledigen – und gehen meist jedes Mal gleich vor. Oft denken wir darüber gar nicht mehr nach, sondern handeln wie von selbst. Nicht immer ist die Methode, die wir im Laufe der Zeit entwickelt haben, jedoch auch die effektivste.
Deshalb solltest du bei jeder Aufgabe überlegen, ob du diese wirklich sinnvoll ausführst. Möglicherweise gibt es Wege, wie du dabei produktiver sein kannst. Nimm dir deshalb die Zeit, dein Vorgehen kritisch zu prüfen, bevor du die Tätigkeit angehst. Zwar kostet dies etwas Zeit, jedoch sparst du diese mit großer Wahrscheinlichkeit an anderer Stelle.
Neben deiner Vorgehensweise bei einer einzelnen Tätigkeit kann es auch aufschlussreich sein, zu prüfen, wie du deinen Arbeitstag verbringst. Hier hilft es, wenn du dir jeden Tag aufschreibst, was du in welchem Zeitraum gemacht hast – selbstverständlich inklusive jeder tatsächlichen oder gedanklichen Pause. Wenn du dies eine Woche lang machst, siehst du meist sofort, wo du ansetzen kannst, um deine Produktivität am Arbeitsplatz zu verbessern.
4. Zerlege große Aufgaben in Teilschritte
Wer eine größere Aufgabe zu erledigen hat, hat darauf nicht selten wenig Lust. Das liegt daran, dass wir dann schon vorher wissen, dass wir damit lange beschäftigt sein werden. Die Konsequenz davon ist, dass große Aufgaben oft vor uns liegen wie ein unüberwindbarer Berg. Sie bleiben nicht nur zu lange unerledigt, sondern verschaffen uns auch ein schlechtes Gewissen – schließlich wissen wir, dass wir längst damit angefangen haben sollten.
Der Trick ist dabei, große Aufgaben in Teilschritte und -aufgaben zu zerlegen. Mache dir dafür eine Liste und notiere, welche Arbeitsschritte bis zur Erfüllung der Aufgabe erledigt werden müssen. Setze dir für die einzelnen Teilaspekte Deadlines – selbst wenn das Projekt eigentlich erst in vier Monaten abgeschlossen sein muss. Mit dieser Methode verlierst du außerdem nie den Überblick darüber, was noch getan werden muss und wie viel Zeit du dafür noch hast.
5. Fang einfach an
Oft erledigen wir kleine, vergleichsweise unwichtige Tätigkeiten sofort – einfach, weil sie schnell und einfach gemacht sind. Andere, wichtigere Tätigkeiten schieben wir dagegen auf, weil sie wenig Spaß machen und kompliziert sind. Dabei sind es meist gerade diese Aufgaben, die wirklich entscheidend sind. Ein guter Weg, auch solche Tätigkeiten rechtzeitig anzugehen, ist simpel: Fang damit einfach an.
Es kann helfen, sich zu sagen: Ich mache das jetzt erstmal eine halbe Stunde lang. Oft ist damit der erste Schritt schon getan, und aus einer halben Stunde wird eine Stunde und dann sind es plötzlich zwei Stunden und ein guter Teil der Aufgabe ist schon geschafft. Wenn du dir den Druck nimmst, eine Aufgabe über Stunden am Stück erledigen zu müssen bis sie fertig ist, ist die Hürde viel niedriger, damit anzufangen.
6. Mache eine Pause, wenn du dich nicht mehr konzentrieren kannst
Bei aller Produktivität: Manchmal geht es gerade einfach nicht mehr. Die Konzentration ist aufgebraucht, du bist müde oder vom nagenden Hungergefühl abgelenkt. In solchen Situationen bringt es nichts, stoisch weiterzuarbeiten. Wenn du am Schreibtisch bleibst, ist die Gefahr groß, dass du dich mit anderen Dingen ablenkst – formell sitzt du dann zwar noch vor deinem Computer, aber produktiv bist du ganz bestimmt nicht mehr.
Wenn es also gerade nicht mehr geht, mache eine kurze Pause. Ganz besonders effektiv ist es, wenn du dabei einen kleinen Spaziergang machst oder zumindest an der frischen Luft bist. Dann hat dein Gehirn die Gelegenheit, etwas zu regenerieren – und danach kannst du mit neuer Energie wieder am Schreibtisch durchstarten.