Deadline: So klappt es mit der Abgabefrist

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Ein Kalender mit einer ,markierten Deadline

„Ich arbeite erst dann richtig gut, wenn die Deadline ganz knapp vor mir liegt.“ Diese Einschätzung mag bei manchen Menschen zutreffen. Andere lähmt eine drohende Deadline jedoch derart, dass gar nichts mehr klappt. Warum wir häufig Probleme haben, uns schon vor dem Ende der Abgabefrist ausreichend zu motivieren, und welche Tipps und Tricks dagegen helfen können, verraten wir hier.

Deadline: das Wesen der Galgenfrist

Noch zwei Wochen Zeit für das Projekt? Einigen kommt diese Zeitspanne recht lang vor. Daher lehnen sie sich erst einmal zurück, statt mit der Arbeit zu beginnen. Doch kurz vor Ende der Deadline bricht Panik aus und es wird unter Hochdruck gearbeitet.

Auf der anderen Seite kann das auch positive Folgen haben – solange die Panik sich noch als „normaler“ Zeitdruck äußert. Einige Arbeitnehmer (und auch Schüler und Studenten) arbeiten tatsächlich besser und sind produktiver, wenn eine Deadline sich mit großen Schritten nähert.

Nur warum ist das so? Aus welchem Grund arbeiten wir nicht schon von Beginn an konzentriert und effektiv an einer Aufgabe? Schließlich könnten wir uns doch auch darüber freuen, dass wir vor der Deadline fertig geworden sind, statt einfach nur glücklich darüber zu sein, dass wir die Präsentation doch noch pünktlich abgegeben haben?

Deadlines und das Parkinsonsche Gesetz

Eine Erklärung dafür, warum sich einige von uns gerne etwas länger Zeit lassen, lieferte Cyril Northcote Parkinson. Er beobachtete zum Beispiel, dass die Erledigung einer Aufgabe länger dauern kann, wenn mehr Menschen daran beteiligt sind.

Eigentlich würde man jedoch das genaue Gegenteil erwarten: Wo es mehr helfende Hände gibt, ist die Arbeit schneller getan. Parkinson vertrat allerdings die Ansicht, dass das in vielen Fällen nicht so ist. Seine Beobachtungen machte Parkinson ursprünglich in Verwaltungsbehörden. Nachdem er ein Buch über seine Studien veröffentlicht hatte, erhielt er jedoch viele Zuschriften aus der Wirtschaft. Der Tenor: Die meisten Unternehmenslenker konnten ihm zustimmen.

Und so lässt sich das Parkinsonsche Gesetz auch heute noch gut auf solche Zusammenhänge und Deadlines übertragen. Es besagt nämlich, vereinfacht ausgedrückt: Je mehr Zeit wir zur Verfügung haben, umso länger brauchen wir, um eine Aufgabe zu erledigen. Der bestimmende Faktor ist also gar nicht die Menge an Arbeit, sondern eher die Menge an Zeit, die uns bleibt, um die Arbeit zu erledigen.

Im Umkehrschluss sollten wir uns daher über Deadlines freuen. Denn ohne den festen Termin, zu dem die Arbeit erledigt sein muss, würden sich einige von uns vielleicht noch länger Zeit lassen.

Deadline: Warum wir sie nicht einhalten

Auf der anderen Seite gibt es auch diejenigen Beschäftigten, die trotz festgelegtem Abgabetermin mit der rechtzeitigen Erledigung ihrer Aufgabe Probleme haben und so daran scheitern, die Deadline einzuhalten.

Auch in diesen Fällen dürfte das Parkinsonsche Gesetz eine Rolle spielen. Allerdings tragen noch weitere Faktoren dazu bei, dass die Deadline verpasst wird. Zum Beispiel:

  • Falsche Planung: Unter Umständen scheitern wir daran, dass wir die benötigte Zeit einfach falsch eingeschätzt haben. Wir hatten zwar fest eingeplant, die Aufgabe bis zur Deadline fertigzustellen. Sie war aber doch umfangreicher als gedacht.
  • Keine Prioritäten: Wer außerdem Probleme damit hat, die richtigen oder überhaupt Prioritäten zu setzen, kann schnell unter Zeitdruck geraten. Denn so verzettelt man sich leicht und bearbeitet Teilaufgaben, die für den Gesamterfolg nicht allzu oder sogar überhaupt nicht wichtig sind.
  • Zu viel Klein-Klein: Auch zu viel Perfektionismus kann dazu führen, dass du die Deadline verpasst. In diesem Fall feilst du vermutlich zu viel an kleinen Dingen. Die sind dann am Ende zwar perfekt, das Projekt aber trotzdem nicht fertig.
  • Zu viel Ablenkung: Ein „Klassiker“, wenn es darum geht, dass wir Termine nicht einhalten können: die sozialen Netzwerke. Statt die vor uns liegende Aufgabe zu bearbeiten, schauen wir in den Facebook-Feed oder lesen die neusten Kommentare auf Twitter. Das kostet eine Menge Zeit – und die fehlt uns später.
  • Zu viel Multitasking: Wer viele Projekte gleichzeitig bearbeiten muss, verliert schnell den Überblick. Multitasking ist tatsächlich keine Methode, um schneller ans Ziel zu gelangen, sondern eher ein sicherer Weg, sich zu verzetteln. Das gilt übrigens nicht nur für Männer.

Tipps und Strategien: So gehst du mit Deadlines um

Da wir nun einen Überblick darüber haben, warum es bei manchen mit der Einhaltung der Deadline nicht klappt, können wir uns möglichen Lösungen widmen. Es gibt nämlich eine ganze Reihe effektiver Strategien, die dir dabei helfen können, in Zukunft Fristen einzuhalten. Zum Beispiel:

1. Situation analysieren

Woran liegt es bei dir, dass du regelmäßig Probleme mit Deadlines hast? Gibt es bestimmte Situationen, in denen du besonders dazu neigst, Aufgaben auf die lange Bank zu schieben? Oder sind es eher bestimmte Projekte, die du immer wieder vertagst? Außerdem solltest du analysieren, was du stattdessen machst. Hast du dir vielleicht schon ganze Vermeidungsstrategien angeeignet oder verbringst du die Zeit einfach lieber mit Social Media?

Je genauer du über dein Verhalten Bescheid weißt, umso besser kannst du dagegen vorgehen. Der erste Schritt, um künftig Deadlines einzuhalten, ist also, so viele Informationen wie möglich zu sammeln.

2. Methoden nutzen

Kommst du zu dem Ergebnis, dass es nicht an deiner Motivation oder den Aufgaben liegt, sondern eher daran, dass du dazu neigst, dich schnell zu verzetteln, können dir bestimmte Zeitmanagement-Methoden helfen.

Zu nennen ist hier zum Beispiel die Eisenhower-Matrix. Denn dieses Tool kann dir dabei helfen, deine Prioritäten besser zu setzen. Und damit deine Aufgaben zielgerichteter und vor allem schneller zu erledigen.

Vereinfacht gesagt hast du mit diesem Tool ein Hilfsmittel an der Hand, mit dem du jede Aufgabe nach verschiedenen Kategorien einteilen kannst:

  1. Wichtig und dringend
  2. Unwichtig und dringend
  3. Nicht wichtig aber dringend
  4. Nicht wichtig und nicht dringend

Nachdem du die einzelnen Teilaufgaben jeweils einer Kategorie zugeordnet hast, verrät dir die Methode außerdem, wie du weiter verfahren solltest: Welche Aufgaben du selbst erledigen solltest, welche du abgeben kannst und vor allem, wann du den jeweiligen Arbeitsschritt angehen sollst.

Neben der Eisenhower-Matrix gibt es noch weitere nützliche Zeitmanagement-Tools, die eine echte Hilfe dabei sein können, eine Deadline einzuhalten. Zum Beispiel:

  • Pomodoro-Technik
  • Pareto-Prinzip
  • SMART-Methode
  • Getting Things Done
  • Eat the Frog

3. Puffer einplanen

Ebenfalls wichtig: Bei so gut wie jedem Projekt kommt es zu Problemen oder Verzögerungen, für die man selbst nichts kann. Damit du die Deadline trotzdem einhalten kannst, solltest du diese potenziellen Verzögerungen schon zu Beginn einkalkulieren. Und das auch dann, wenn du dir eigentlich vollkommen sicher bist, dass alles wie geplant funktionieren wird.

Glaubst du nicht? Dann solltest du dich mit dem sogenannten Hofstadterschen Gesetz beschäftigen. Das besagt nämlich, dass Dinge häufig doppelt so lange dauern wie ursprünglich geplant. Wenn du ganz sicher gehen willst, solltest du also die eingeplante Zeit für den Vorgang verdoppeln – sofern das möglich ist.

Das hat noch einen weiteren Vorteil: Wer so plant, hat gute Chancen, deutlich vor dem Ende der Deadline fertig zu sein. Und das wiederum verleiht der Motivation einen echten Schub, den man im günstigsten Fall direkt für das nächste Projekt nutzen kann.

4. Zwischenschritte einplanen

Was es außerdem leichter macht, eine große Aufgabe anzugehen, ist folgender Trick: Statt sich permanent das scheinbar unüberwindbare Projekt vor Augen zu führen, solltest du das große Gesamtvorhaben in mehrere kleine Einzelvorhaben aufteilen.

Definiere also Zwischenschritte, die du zu einer bestimmten Deadline erreicht haben möchtest. Behalte dabei das Hofstadtersche Gesetz im Hinterkopf. Hast du einen kleinen Meilenstein erreicht, kannst du diesen abhaken. Das wiederum gibt dir einen Motivationsschub und zeigt dir außerdem, dass du in der Lage bist, Deadlines einzuhalten.

Warum sollte das also nicht auch mit der Deadline für das gesamte, große Projekt klappen?

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