Bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses hast du Anspruch auf die Erteilung eines maschinenschriftlichen Arbeitszeugnisses (§ 109 (1) GewO). Dieses wird ausdrücklich auf Verlangen ausgestellt. Du hast die Wahl zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Zeugnis. Im Gegensatz zu einem einfachen Zeugnis enthält das qualifizierte Zeugnis eine Leistungs-, Verhaltens- und Führungsbeurteilung. Hast du dich für die Erteilung des qualifizierten Arbeitszeugnisses entschieden, ist später keine Änderung in ein einfaches Zeugnis mehr möglich, beispielsweise, weil die Beurteilung ungünstig ausgefallen ist. Mit der Ausstellung des qualifizierten Zeugnisses hat der Arbeitgeber seine Pflicht erfüllt.
Zeitpunkt der Anspruchsentstehung
Der Anspruch auf Aushändigung eines Endzeugnisses entsteht am Tag des Ausscheidens. Dabei ist es unerheblich, ob du selbst oder dein Arbeitgeber gekündigt hat.
Ein Zwischenzeugnis kann erteilt werden:
- bei Vorgesetztenwechsel
- bei Versetzungen innerhalb des eigenen Unternehmens
- bei Arbeitsunterbrechungen (Elternzeit, Wehrdienst)
- zur Vorlage bei Weiterbildungsmaßnahmen, z.B. Aufstiegsfortbildungen
- zwecks Bewerbung bei Veränderungen betrieblicher Art, wenn eine Kündigung in Aussicht steht
Das Zwischenzeugnis sollte der Vorgesetzte erstellen, der zum Zeitpunkt der Beschäftigung dein direkter Weisungsberechtigter war.
Und natürlich hast du Anspruch auf ein Ausbildungszeugnis bei Beendigung oder Abbruch der Ausbildung.
Einzuhaltende Formalien
Der Gesetzgeber verlangt die Ausstellung des Zeugnisses auf dem Briefbogen des Unternehmens, sofern Firmenpapier im Unternehmen gebräuchlich ist. Um die Firma eindeutig identifizieren zu können, müssen der Name des Unternehmens, die Rechtsform, gegebenenfalls die Eintragung ins Handelsregister sowie die vertretungsberechtigten Personen wie Geschäftsführung und/oder Vorstand genannt sein.
Ein Zeugnis ist wie eine Urkunde aufzubewahren. Ein Verlust wird nur erstattet, sofern du unverschuldet das Zeugnis verloren hast und dies nachweisen kannst. Allerdings ist das Nachfordern einer Kopie oftmals erschwert, da im Laufe der Jahre viele innerbetriebliche Veränderungen erfolgt sein können.
Qualifiziertes Arbeitszeugnis: Aufbau, Inhalt und Formulierungsbeispiele
Überschrift
Das Adressfeld bleibt frei, da mit dem Zeugnis ein urkundliches Dokument erstellt wird. Mittig ist die Art des Zeugnisses aufgeführt, also ob es sich um ein Ausbildungszeugnis, Zwischenzeugnis oder das Endzeugnis handelt. Im letzten Fall steht als Überschrift das Wort „Zeugnis“ oder „Arbeitszeugnis“.
Einleitung
Das Zeugnis beginnt mit einer Einleitung: die persönlichen Daten des Arbeitnehmers, Name, Geburtsdatum und Geburtsort, die Position innerhalb des Unternehmens sowie Beschäftigungsbeginn und Beschäftigungsende. Eingang finden Arbeitsunterbrechungen, wie zum Beispiel Elternzeit, Krankheits- oder Urlaubszeiten sind jedoch nicht zu erwähnen. Die ausführlichen Daten sind notwendig, um Verwechselungen auszuschließen. Gerade bei Eheschließungen ist dies sinnvoll. Anschließend folgt eine Kurzbeschreibung des Unternehmens unter Nennung des Firmennamens und der Dienstleistungen beziehungsweise Produkte, die es erbringt.
Tätigkeitsbeschreibung
Nun folgt die ausführliche Beschreibung aller Tätigkeiten, die du in deiner Firma ausgeübt hast. Sollten sich die Tätigkeiten bei langjähriger Betriebszugehörigkeit verändert haben, sind diese kompakt, aber lückenlos unter Angabe der Abteilungen, der jeweiligen Orte und der Zeiträume aufzuführen. Bei Fusionen ist es wichtig anzugeben, unter welchem Namen das Unternehmen vormals firmierte.
In der Tätigkeitsbeschreibung werden ferner eventuelle Beförderungen, Handlungsvollmachten und Kompetenzen genannt.
Leistungsbeurteilung
Ohne gesonderte Überschrift folgt gleich im Anschluss die Beurteilung der einzelnen Leistungen. Der Leistungsteil ist wie folgt aufgebaut:
Leistungsbereitschaft / Arbeitsleistung: Engagement / Motivation / Eigeninitiative
Arbeitsbefähigung / Belastbarkeit: belastbar / ausdauernd / flexibel / analytisches Denken
Fachkenntnisse / Weiterbildung: fundierte / umfassende / ausbaufähige Fachkenntnisse
Arbeitsweise / Arbeitsstil: selbstständig / nach Anweisung / gewissenhaft
Arbeitserfolg / Arbeitsergebnisse: hervorragende / durchschnittliche Ergebnisse / Qualität der Arbeit
Konkrete herausragende Erfolge: Im Bereich … erzielte … überdurchschnittliche Ergebnisse, die zu einer Umsatzsteigerung in unserem Unternehmen führten.
Leistungszusammenfassung: stets zu unserer vollsten Zufriedenheit / zu unserer vollen Zufriedenheit
Führungsleistung
Eine Beurteilung wird nur erteilt, wenn du eine Position mit Führungsverantwortung inne hattest. Beispiel: XY erzielte mit seinem Team stets hervorragende Leistungen, wobei er die Fähigkeiten und Fertigkeiten der einzelnen Teammitglieder einzuschätzen wusste und dementsprechend förderte.
Sozialverhalten
Im nächsten Abschnitt erfolgt die Beurteilung des Sozialverhaltens.
Verhalten gegenüber internen Mitarbeitern: Das Verhalten von XY gegenüber Vorgesetzten und Kollegen war durchgängig einwandfrei.
Verhalten gegenüber Externen: Im Kontakt mit unseren Geschäftspartnern und Kunden trat XY jederzeit vorbildlich auf.
Die Beurteilung des Sozialverhaltens gegenüber internen und externen Personen kann auch in einem Satz zusammengefasst werden: Das Verhalten von XY gegenüber Vorgesetzten, Mitarbeitern und Kunden war durchgängig einwandfrei.
Ferner können an dieser Stelle weitere Verhaltensweisen wie: vertrauenswürdig, verantwortungsbewusst, zuverlässig usw. angeführt werden.
Schlussformel
Mit der Schlussformel, genannt auch Dankes-, Bedauerns- und Zukunftswünsche-Formel, schließt ein Zeugnis ab. Allerdings hat der Arbeitnehmer nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts keinen Anspruch auf die Schlussformel, die die Zusammenfassung der Zeugnisnote darstellt.
„XY verlässt uns mit dem heutigen Tag aufgrund struktureller Maßnahmen in unserem Hause im gegenseitigen Einvernehmen. Wir bedauern sein Ausscheiden sehr, da wir mit XY einen sehr guten Mitarbeiter verlieren. Wir danken XY für seine stets vorbildliche Mitarbeit. Für die Zukunft wünschen wir ihm privat alles Gute und beruflich weiter viel Erfolg.“
Unterschriften und Datum
Am Schluss unterzeichnet der Aussteller das Zeugnis und versieht es mit Ort und Ausstellungsdatum. Der Name des Unterzeichners wird maschinenschriftlich wiederholt, zusammen mit der Bezeichnung seines Ranges im Unternehmen und seiner Kompetenz, beispielsweise: i. V., ppa., Geschäftsführer, Vorstand. Wende dich für die Zeugnisunterschriften an die ranghöchsten Vorgesetzten, mit denen du zuletzt zusammengearbeitet hast.
Weiterhin ist darauf zu achten, dass das Beendigungsdatum und das Ausstellungsdatum identisch sind bzw. nicht weit auseinanderliegen. In Zeiten von Fusionen oder Filialauflösungen kann es durchaus vorkommen, dass einige Tage zwischen dem Ende des Arbeitsverhältnisses und der Zeugnisausstellung liegen. Liegt das Ausstellungsdatum jedoch einige Wochen oder Monate zurück, kann dies ein Hinweis auf einen Rechtsstreit und damit auf ein unfriedliches Ende sein, was sich negativ auf die Gesamtnote im Zeugnis auswirkt.
Beispiel für ein qualifiziertes Zeugnis
Einleitung:
Herr Vorname XY, geboren am 11. Januar 1975 in Bonn, war vom 01. Oktober 2006 bis zum 31. Dezember 2016 in der Rechtsabteilung unseres Energieunternehmens beschäftigt. Wir sind ein Konzern für Umweltdienstleistungen und bieten unseren Partnern umweltverträgliche Energiesparlösungen an.
Tätigkeitsbeschreibung:
Die Aufgaben von Herrn XY umfassten in der Rechtsabteilung (Aufzählung):
- Erstellung von Verträgen
- Prüfung neuer Vertragsangelegenheiten
- Beratung in allen anfallenden Rechtsfragen
Fließtext: Er erstellte selbstständig Verträge im jeweils abgesprochenen Rahmen. Außerdem oblag ihm die Prüfung neuer Vertragsangelegenheiten sowie die Beratung in allen anfallenden Rechtsfragen, die den Konzern betreffen.
Leistungsbeurteilung:
Herr XY hat sich innerhalb kurzer Zeit mit den ihm gestellten Aufgaben und notwendigen Kenntnissen seines Bereiches vertraut gemacht. Er war sehr engagiert und zeigte sich äußerst belastbar, auch bei hohem Arbeitsaufkommen. Die ihm übertragenen Aufgaben erledigte er selbstständig und immer gewissenhaft.
Erfolg:
Für die Rechtsabteilung entwickelte er ein standardisiertes Prüfungsverfahren zur Vertragsgestaltung, welches den Mitarbeitern eine hohe Zeitersparnis brachte.
Leistungszusammenfassung:
Herr XY lieferte stets eine hohe Arbeitsqualität. Er verfügt über fundierte Fachkenntnisse, die er stets zu unserer vollsten Zufriedenheit einsetzte.
Sozialverhalten:
Gegenüber Vorgesetzten und Kollegen verhielt sich Herr XY jederzeit vorbildlich.
Schlussformel:
Herr XY scheidet per 31. Dezember 2016 auf eigenen Wunsch aus unserem Hause aus. Wir bedauern sein Ausscheiden sehr, da wir mit Herrn XY einen unserer besten Mitarbeiter verlieren. Wir danken ihm für die stets sehr gute Mitarbeit. Für die Zukunft wünschen ihm privat alles Gute und beruflich weiterhin viel Erfolg.
Bonn, 31. Dezember 2016
Unterschrift
Vorname / Name
Geschäftsführer
Schlusshinweise
Auch die Länge des Zeugnisses hat eine Aussagekraft. Bis zu zwei Jahren Beschäftigungszeit reicht eine Seite aus. Bei darüber hinausgehenden Beschäftigungszeiten dürfen es anderthalb bis zwei Seiten sein. Um diese Länge zu erreichen, darf auch mal geschummelt werden, entweder durch einen größeren Schriftgrad oder Zeilenabstand.
Eine Wertsteigerung erfährt der Mitarbeiter mit einer sehr detaillierten Tätigkeitsbeschreibung. Gleiches gilt für die Beurteilung selbst. Je mehr der Wert der guten Note betont wird, desto besser fällt sie aus. Dennoch ist dies eine kleine Gratwanderung. Zu viele Superlative an jeder Stelle im Zeugnis wirken unglaubhaft. Der Zeugnisinhalt sollte sich mit den Stationen im Lebenslauf decken sowie einen Aufstieg oder einen stringenten Karriereweg erkennen lassen. Es gilt: je einfacher die beschriebene Leistung dargestellt wird, desto niedriger die Note.
Das qualifizierte Zeugnis ist das Zeugnis, was üblicherweise bei einer Bewerbung vorgelegt wird. Das einfache Zeugnis stellt einen neuen Arbeitgeber vor die Frage, warum er keinen Einblick in deine Leistungs- und Verhaltensbeurteilung erlangen soll. Eine Ausnahme besteht, wenn nur die Erteilung eines einfachen Zeugnisses sinnvoll ist.