Arbeitszeugnis: Anspruch, Formulierungen, Fristen

Das Arbeitszeugnis liefert Informationen darüber, wie gut sich ein Arbeitnehmer in seinem Job gemacht hat. Bei Bewerbungen spielen Arbeitsbescheinigungen deshalb eine nicht zu unterschätzende Rolle. Doch was muss im Arbeitszeugnis stehen? Wer hat überhaupt Anspruch darauf? Wie entschlüssele ich die Formulierungen – und kann ich das Arbeitszeugnis auch anfechten? Diese und weitere Antworten rund um das Thema Arbeitszeugnis, liefern wir in diesem Artikel.

Arbeitszeugnis: Was versteht man drunter?

Ein Arbeitszeugnis wird meist am Ende eines Beschäftigungsverhältnisses vom Arbeitgeber ausgestellt. Darin geht der Arbeitgeber nicht nur auf die Eckdaten der Zusammenarbeit ein, sondern bewertet meistens auch Leistung und Verhalten seines ehemaligen Mitarbeiters – sofern es sich um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis handelt. Für Unternehmen, die nach neuem Personal suchen, sind Arbeitszeugnisse deshalb ein wichtiges Kriterium.

Arbeitszeugnis anfordern: der Anspruch

Voraussetzung für einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis ist ein (ehemals) bestehendes Arbeitsverhältnis. Das legen das Bürgerliche Gesetzbuch und die Gewerbeordnung fest. Außerdem steht dort, dass das Arbeitszeugnis schriftlich ausgestellt werden muss.

Folgende Arbeitnehmer haben einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis:

• Beschäftigte in Vollzeit
• Beschäftigte in Teilzeit und mit Minijob
• Auszubildende
• Praktikanten
• Volontäre
• Trainees
• Leiharbeiter

Kein Anspruch auf ein Arbeitszeugnis besteht dagegen, wenn du freier Mitarbeiter bist oder warst. Als freier Mitarbeiter kannst du statt eines Arbeitszeugnisses aber Referenzen angeben, die in der Regel die gleiche Aussagekraft haben.

Welche Informationen enthält das Arbeitszeugnis?

Das Arbeitszeugnis dient nicht nur als Nachweis darüber, dass ein Arbeitnehmer eine bestimmte Position tatsächlich innehatte. Interessant sind Arbeitszeugnisse aus Sicht von Personalverantwortlichen vor allem deshalb, weil solche Zeugnisse meist eine Leistungsbeurteilung enthalten.

Das Arbeitszeugnis muss grundsätzlich wohlwollend formuliert und wahr sein. Es darf nicht zum Nachteil des Arbeitnehmers sein oder ihn sogar auf seinem weiteren beruflichen Weg behindern.

Dennoch hat der Arbeitgeber einen gewissen Spielraum und muss natürlich kein sehr gutes Zeugnis für einen Mitarbeiter ausstellen, mit dem er überhaupt nicht zufrieden war. Die Leistungsbeurteilung des Arbeitgebers muss allerdings auf objektiv nachvollziehbaren Kriterien beruhen.

Qualifiziertes und einfaches Arbeitszeugnis: die Unterschiede

Wenn es um den Inhalt eines Arbeitszeugnisses geht, müssen zwei unterschiedliche Varianten unterschieden werden: das einfache Arbeitszeugnis und das qualifizierte Arbeitszeugnis. Hinzu kommt das Zwischenzeugnis, das in beide Kategorien fallen kann.

Das einfache Arbeitszeugnis

Ein einfaches Zeugnis ist die Basis-Variante eines Arbeitszeugnisses. In der Praxis kommt es selten vor, dass ein Arbeitgeber ein solches Zeugnis ausstellt – weil es schlicht nicht sonderlich aussagekräftig ist und für künftige Arbeitgeber keinen echten Mehrwert hat.

Im einfachen Zeugnis legt der Arbeitgeber dar, wann du bei ihm gearbeitet hast und in welcher Position und Abteilung du eingesetzt warst. Auch die Tätigkeiten, denen du nachgegangen bist, werden kurz beschrieben.

Somit erfährt ein interessierter Arbeitgeber zwar, was du gemacht hast, aber nicht, ob der Arbeitgeber mit dir zufrieden war. Die Leistungsbeurteilung fehlt hier ebenso wie die Beurteilung deines Sozialverhaltens.

Das qualifizierte Arbeitszeugnis

Wenn es um Arbeitszeugnisse geht, ist meist von einem qualifizierten Arbeitszeugnis die Rede. Es steht dem scheidenden Mitarbeiter frei, ein solches Zeugnis zu verlangen. Die meisten Arbeitgeber stellen es aber auch ohne Aufforderung in dieser Variante aus.

Das qualifizierte Zeugnis enthält alle Informationen, die auch im einfachen Zeugnis stehen. Es geht jedoch noch einen Schritt weiter, da hier auch die Leistung des ehemaligen Mitarbeiters und sein Verhalten gegenüber anderen beurteilt wird. Ein möglicher künftiger Arbeitgeber kann daraus wichtige Schlüsse ziehen.

Das Zwischenzeugnis

Es steht Arbeitnehmern frei, auch vor dem Ende eines Beschäftigungsverhältnisses ein Zeugnis anzufordern. Das ist als Zwischenzeugnis bekannt. Einen gesetzlichen Anspruch darauf hast du jedoch nicht – es hängt von der Zustimmung deines Chefs ab.

Jedoch kann er ein Zwischenzeugnis nicht ohne gute Begründung ablehnen. Arbeitsgerichte haben in der Vergangenheit geurteilt, dass bestimmte Sachverhalte den Wunsch nach einem Zwischenzeugnis begründen und der Arbeitgeber diesen dann auch nachkommen muss.

Ein solches berechtigtes Interesse an einem Zwischenzeugnis kann in folgenden Fällen bestehen:

• Wechsel innerhalb des Unternehmens (Abteilung wird umstrukturiert)
• neuer Vorgesetzter übernimmt die Leitung
• das Aufgabengebiet verändert sich stark
• bevorstehende Elternzeit
• Beförderung
• ein über mehrere Jahre bestehendes Arbeitsverhältnis ohne derartige Leistungsbeurteilung
• bevorstehendes Sabbatical oder eine andere unbezahlte Auszeit

Der typische Aufbau eines Arbeitszeugnisses

Qualifiziertes und einfaches Arbeitszeugnis folgen einem typischen Aufbau:

1. Überschrift: Gleich zu Beginn des Dokuments muss klar werden, ob es sich um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, ein einfaches Arbeitszeugnis oder um ein Zwischenzeugnis handelt.
2. Stammdaten: Danach folgt schon der eigentliche Text des Arbeitszeugnisses. Hier geht es mit den Stammdaten des ehemaligen Arbeitnehmers los.
3. Tätigkeitsbeschreibung: Den inhaltlichen Einstieg in das Arbeitszeugnis markieren die formalen Details der Zusammenarbeit. Von wann bis wann war der Arbeitnehmer bei diesem Unternehmen tätig? Was war seine Stellenbezeichnung und in welcher Abteilung hat er gearbeitet? Anschließend folgt eine Beschreibung der Tätigkeiten. Auch besondere Projekte und Erfolge können an dieser Stelle genannt werden.
4. Leistung und Sozialverhalten: Vorausgesetzt es handelt sich um ein qualifiziertes Zeugnis, beschreibt der Arbeitgeber nun die Leistung des Arbeitnehmers. Inwiefern hat er die Anforderungen des Arbeitgebers erfüllt? Wo lagen seine Stärken? Danach geht es um dessen Sozialverhalten. Wie hat er sich gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern verhalten?
5. Grund für Beendigung: Mit Zustimmung oder auf Wunsch des Arbeitnehmers kann auch begründet werden, warum das Beschäftigungsverhältnis endet. Das bietet sich besonders dann an, wenn der Arbeitnehmer gekündigt hat oder die Kündigung betriebsbedingt ausgesprochen wurde.
6. Schlussformel: Den letzten inhaltlichen Punkt des Arbeitszeugnisses bildet die Schlussformel. Der Arbeitgeber kann darin sein Bedauern über das Ausscheiden des Mitarbeiters aus dem Betrieb ausdrücken und ihm für seine Zukunft alles Gute und weiterhin Erfolg wünschen.
7. Unterschrift und Datum: Das Arbeitszeugnis endet mit der Grußformel und Unterschrift des Verfassers. Du solltest unbedingt darauf achten, dass dein Arbeitszeugnis die Unterschrift deines Arbeitgebers enthält. Fehlt diese, kann das negativ interpretiert werden. Auch das Datum muss aktuell sein und zu den im Arbeitszeugnis genannten Daten passen.

Geheimcodes im Arbeitszeugnis

Ein Zeugnis muss nicht nur wahre Informationen enthalten, sondern auch wohlwollend formuliert sein. Das stellt für Arbeitgeber mitunter einen Spagat dar, der bei manchen Beurteilungen schwierig zu bewältigen sein kann.

Deshalb hat sich eine ganze Reihe von mehr oder weniger offensichtlichen Geheimcodes entwickelt, die aus Sicht von Arbeitgebern einen Ausweg aus solchen Situationen bieten.

Grundsätzlich klingen die meisten Formulierungen in einem Arbeitszeugnis positiv – Grund dafür ist die Zeugnissprache der Personaler. Bei genauerem Hinsehen fällt dann jedoch oft auf, dass noch Luft nach oben gewesen wäre. So kann eine mangelhafte Bewertung sich zunächst gar nicht schlecht lesen, weil der Vergleich zu einer sehr guten Beurteilung fehlt.

Es sind feine Nuancen, die bei Arbeitszeugnissen den Unterschied machen. Schon ein einziges fehlendes Wort kann aus einer sehr guten Bewertung eine mittelmäßige Bewertung machen.

Arbeitszeugnis: Vorsicht bei fehlenden Informationen

Ein Arbeitszeugnis gibt nicht nur Aufschluss über die Dinge, die darin angesprochen werden. Was nicht thematisiert wird, hat häufig eine mindestens ebenso große Aussagekraft. Arbeitgeber umgehen mitunter Aspekte, bei denen sie nichts Positives zum Arbeitnehmer zu sagen haben, indem sie diese einfach weglassen.

Fehlt zum Beispiel ein Satz, der das Verhalten des Mitarbeiters gegenüber anderen Personen einstuft, ist das für Personaler ein Alarmzeichen.

Ebenso kommt es vor, dass Arbeitgeber durch den Aufbau der Sätze eine Botschaft an künftige Arbeitgeber senden. So kann es sein, dass zuerst das Verhalten gegenüber Kollegen und erst danach das Verhalten gegenüber Vorgesetzten beschrieben wird. Das legt nahe, dass das Verhältnis zum Vorgesetzten problematisch war. Denn normalerweise wird der an erster Stelle genannt.

Arbeitszeugnis Formulierungen

Die Formulierungen in einem Arbeitszeugnis zu entschlüsseln, ist für viele Arbeitnehmer schwierig. Schließlich klingt alles nicht schlecht – der Teufel liegt aber im Detail.

War der Arbeitgeber mit dem Mitarbeiter rundum zufrieden und kann diesen deshalb wärmstens empfehlen, spiegelt sich das meistens in überschwänglichen Formulierungen wieder.

Tendenziell negativ ist alles aufzufassen, was Formulierungen wie „bemüht“, „interessiert“, „im Rahmen seiner Fähigkeiten“ oder „weitgehend“ enthält. Das deutet darauf hin, dass das Ergebnis zu wünschen übrig ließ.

Ein Alarmsignal ist es außerdem, wenn Selbstverständliches im Arbeitszeugnis erwähnt wird. Wenn der Mitarbeiter „pünktlich“ war oder ein Assistent „den Umgang mit Word beherrschte“, spricht das nicht für ihn. Solche Dinge werden vorausgesetzt. Wer sie extra betont, hat sonst nichts Gutes über den Arbeitnehmer zu sagen – das ist zumindest die Interpretation von Personalverantwortlichen.

Arbeitszeugnis: die Bedeutung der Schlussformel

Auch die Schlussformel ist für die Gesamtbeurteilung wichtig. Das Bedauern über die Kündigung des Mitarbeiters auszudrücken, ist ebenso wenig verpflichtend, wie ihm alles Gute zu wünschen.

Umso aussagekräftiger sind die letzten Sätze jedoch für Personaler. Als Arbeitnehmer kannst du eine fehlende Abschlussformel nicht einklagen. Fehlt sie oder ist sie weniger positiv, kann das jedoch die Aussichten auf einen neuen Job verschlechtern.

Arbeitszeugnis einklagen: geht das?

Die meisten Arbeitgeber stellen ein Arbeitszeugnis aus, wenn ein Beschäftigungsverhältnis endet. Was aber ist, wenn das einmal nicht der Fall ist – und du vergeblich auf die Leistungsbeurteilung wartest?

Im ersten Schritt empfiehlt es sich, den Arbeitgeber erneut um das Zeugnis zu bitten. Wenn das keinen Erfolg hat, bleibt dir nur noch die Möglichkeit, das Zeugnis einzuklagen.

Meist reicht schon ein Schreiben vom Anwalt, um den ehemaligen Arbeitgeber zum Verfassen eines Arbeitszeugnisses zu bewegen. Ist auch dieser Schritt nicht erfolgreich, steht dir der Gang zum Arbeitsgericht offen.

Falls du auf das Zeugnis angewiesen bist, weil du dich für eine neue Position bewerben möchtest, kannst du gegebenenfalls eine einstweilige Verfügung erwirken.

Stellt das Gericht fest, dass der Arbeitgeber unverzüglich handeln muss, macht er sich unter Umständen schadensersatzpflichtig, wenn er nicht umgehend ein Zeugnis ausstellt.

Arbeitszeugnis: Frist beachten

Vorsicht: Deinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis kannst du verlieren, wenn du zu lange wartest, bis du das Zeugnis anforderst. Auf der sicheren Seite bist du, wenn du das Zeugnis innerhalb von sechs Monaten,nachdem du das Unternehmen verlassen hast, anforderst.

Der Anspruch erlischt nach den Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs nach drei Jahren.

Arbeitszeugnis anfechten: Diese Optionen hast du

Wie gut oder schlecht ein Arbeitszeugnis ausfällt, wirkt sich maßgeblich auf deine Chancen bei einer Bewerbung aus. Schlechte Zeugnisse sind deshalb nicht nur ein Ärgernis, sondern können dir die Jobsuche auch stark erschweren. Was also tun, wenn du ein schlechtes Arbeitszeugnis erhalten hast? Zunächst einmal musst du ein solches Zeugnis in vielen Fällen nicht akzeptieren.

Die Frage, was ein schlechtes Arbeitszeugnis ist, ist jedoch ein Stück weit Interpretationssache. Aufgrund der vordergründig positiven Wortwahl sind negative Beurteilungen schwer zu erkennen. Offene Kritik darf der Arbeitgeber schließlich nicht äußern.

Ein sehr kurzer Text mag zwar positiv formuliert sein, kann jedoch auch ein schlechtes Licht auf dich als Bewerber werfen, weil dem ehemaligen Arbeitgeber anscheinend nicht mehr positive Dinge zu dir eingefallen sind.

Arbeitszeugnis anfechten: Frist zur Nachbesserung

Wenn du dich zu Unrecht schlecht bewertet fühlst oder das Zeugnis anderweitig Schwachpunkte enthält, fordere deinen früheren Arbeitgeber auf, nachzubessern. Das solltest du möglichst zeitnah machen, nachdem du das Zeugnis erhalten hast. Setze dem Unternehmen dazu eine konkrete Frist zur Nachbesserung.

Verstreicht diese, kannst du einen Anwalt einschalten oder dich an das zuständige Arbeitsgericht wenden. Lass dich dazu am besten von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht beraten. Stell dich außerdem darauf ein, dass du begründen können musst, warum die Formulierungen in deinem Arbeitszeugnis zu schlecht sind oder Behauptungen nicht der Wahrheit entsprechen.

Arbeitszeugnis verloren: was tun?

Tatsächlich gehen Arbeitszeugnisse öfter verloren, als man denkt. Umfragen unter Personalern zufolge fehlt in jeder zehnten Bewerbung ein oder gleich mehrere Arbeitszeugnisse.

Dabei ist der Umgang mit einem verlorenen Arbeitszeugnis ganz einfach: Geht es auf dem Postweg verloren, muss dein Arbeitgeber dir erneut ein Arbeitszeugnis ausstellen – das muss er schon allein wegen seiner Fürsorgepflicht dir als Arbeitnehmer gegenüber.

Solltest du das Zeugnis selbst verloren haben, kannst du deinen ehemaligen Arbeitgeber um eine Zweitausfertigung bitten. Allerdings gibt es keine Regelungen dazu, wie lange dein Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis aufbewahren muss.

Daher gilt: Sobald du bemerkst, dass dein Arbeitszeugnis verloren gegangen ist, solltest du so schnell wie möglich deinen ehemaligen Arbeitgeber kontaktieren und um eine Ersatzausfertigung bitten. Je schneller du bist, umso besser stehen deine Chancen, eine Kopie des ursprünglichen Arbeitszeugnisses zu bekommen.