Timeboxing-Methode: Wie sie funktioniert und was sie bringt

Zeit ist kostbar – und für viele Menschen ein rares Gut. Umso wichtiger ist es, die vorhandene Zeit so gut wie möglich zu nutzen. Dabei kann dir Timeboxing helfen. Bei dieser Methode planst du deinen Tag in kleinen Zeiteinheiten. Dadurch stellst du sicher, dass alle wichtigen Vorhaben auch in einem vollen Kalender Platz finden. Warum sich die Timeboxing-Methode lohnen kann und wie du sie nutzen kannst.

Was ist Timeboxing und wie funktioniert es?

Timeboxing, auch Time-Boxing, ist eine Zeitmanagement-Methode. Die Idee dahinter ist simpel: Der Tag wird im Vorfeld detailliert geplant. Einzelne Zeitfenster werden ganz konkret für eine bestimmte Tätigkeit reserviert. Das soll die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass bestimmte Aufgaben tatsächlich erledigt werden. Außerdem kann es Stress reduzieren, wenn To-dos nicht nur vage Vorhaben sind, sondern damit ein realistischer Zeitplan verbunden ist. Nicht zuletzt zwingt die Timeboxing-Methode Anwender dazu, Prioritäten zu setzen – der Tag hat schließlich nur eine begrenzte Anzahl an Stunden.

Wie funktioniert Timeboxing? Wer Timeboxing nutzen möchte, kann spezielle Timeboxing-Vorlagen herunterladen. Timeboxing-Vorlagen können direkt auf dem PC ausgefüllt oder ausgedruckt werden. Zwingend erforderlich sind solche Hilfsmittel aber nicht: Du kannst auch einfach deinen Standard-Kalender am Computer oder in Form einer App auf deinem Smartphone nutzen. Auch ein analoger Kalender kann sich für die Timeboxing-Methode eignen.

In deinen Kalender trägst du nun deine Vorhaben in Zeitblöcken ein. Dazu musst du wissen, was du an einem Tag (in einer Woche, in einem Monat) erledigen möchtest. Somit ist es essenziell, dass du dir vorab überlegst, welche Dinge du in dem betreffenden Zeitraum unterbringen möchtest oder musst.

Überlege dir, wie viel Zeit eine Aufgabe realistisch in Anspruch nimmt. Plane unbedingt Puffer ein, damit du nicht schon zu Tagesbeginn ins Hintertreffen gerätst. Wenn du etwas mehr Zeit einplanst, als dir erforderlich scheint, hast du weniger Druck. Außerdem ist es wahrscheinlicher, dass du alle Aufgaben so schaffst wie geplant.

Wenn du deine To-dos in deinen Kalender einträgst, kannst du verschiedene Gestaltungs- und Formatierungsoptionen nutzen. Du kannst zum Beispiel mit Farben, Symbolen, Markierungen oder Kursivtext arbeiten. Dadurch sorgst du für mehr Übersichtlichkeit und bringst Struktur in deinen Tagesplan.

Vorteile von Timeboxing: Darum kann es sich lohnen, die Timeboxing-Methode zu nutzen

Es gibt viele Zeitmanagement-Methoden. Wer einen vollen Alltag hat, fragt sich zu Recht: Lohnt es sich, auf eine bestimmte Methode zu setzen, um meine Zeit sinnvoller zu nutzen? Oder verplempere ich am Ende Zeit für etwas, das mich nicht wirklich voranbringt? Das muss jeder selbst beurteilen. Die Timeboxing-Methode bringt jedoch einige Vorteile mit sich, die du kennen solltest:

• Timeboxing ist denkbar simpel. Das Prinzip ist leicht zu verstehen, außerdem brauchst du nur wenige Hilfsmittel. Selbst wenn du keinen Kalender auf dem PC, auf dem Handy oder in gedruckter Form zur Hand hast, kannst du mit einem Blatt Papier und einem Stift sofort loslegen.
• Es ist grundsätzlich sinnvoll, dir am Anfang eines Tages oder einer Woche zu überlegen, was du erledigen möchtest. Timeboxing zwingt dich dazu, dich damit auseinanderzusetzen.
• Wer die Timeboxing-Methode nutzt, wird immer wieder mit seiner endlichen Zeit konfrontiert. Es wird oft schnell klar, dass nicht ansatzweise alles Platz im Kalender findet, was wünschenswert wäre. Dann ist es essenziell, Prioritäten zu setzen. Mit Timeboxing passiert das automatisch.
• Timeboxing kann dafür sorgen, dass wirklich wichtige Dinge auch tatsächlich erledigt werden. Das bringt dich voran und gibt dir ein gutes Gefühl. Es kann auch motivieren, Dinge zu erreichen.
• Wenn der Tag (oder die Woche) strukturiert ist, kann dir das Sicherheit geben und Stress verringern. Es ist schließlich schon alles Wichtige eingeplant – du musst deinen Plan nur noch ausführen. Wenn du dich daran hältst, schaffst du, was du dir vorgenommen hast. Durch eine realistische Zeitplanung gerätst du außerdem nicht so leicht in Zeitnot.
• Timeboxing kann für die Konzentration hilfreich sein. Du weißt, dass du dich nur eine begrenzte Zeit mit einer Aufgabe befassen wirst. Das macht es oft leichter, sich darauf zu fokussieren und andere Dinge für den Moment auszublenden.
• Wenn du Timeboxing betreibst, kannst du damit Multitasking verringern. Bei der Methode entfällt auf eine Zeiteinheit immer nur eine Aufgabe. Du sorgst also dafür, dass deine To-dos nacheinander abgearbeitet werden.

In welchen Bereichen kann Timeboxing genutzt werden?

Die Timeboxing-Methode kann sich für alle eignen, die etwas mehr Struktur in ihre Tage oder Wochen bringen wollen. Mit der Zeitmanagement-Strategie ist es möglich, Aufgaben realistisch zu planen, damit sie tatsächlich erledigt werden.

Das ist im Job nützlich: Hier gibt es oft viele verschiedene To-dos, über die man den Überblick behalten und die man rechtzeitig einplanen muss. Timeboxing stellt sicher, dass für alles Wichtige Zeit ist. Weil du bei der Timeboxing-Methode gezwungen wirst, dir im Vorfeld über deine Prioritäten klar zu werden, werden die wichtigsten Aufgaben eher abgearbeitet. Außerdem musst du dir Gedanken darüber machen, wie viel Zeit eine bestimmte Aufgabe mutmaßlich in Anspruch nehmen wird. Dadurch fällt schnell auf, wenn der vage Zeitplan, den du vielleicht im Kopf hattest, nicht umsetzbar ist.

Auch für Studierende kann Timeboxing ein spannender Ansatz sein. Egal, ob du für Klausuren lernen musst oder deine Abschlussarbeit bevorsteht – mit Timeboxing kannst du detailliert planen. Diese Planung kann sich bei Bedarf auch über mehrere Wochen oder sogar Monate erstrecken. Das hat im Studium den Vorteil, dass du absehen kannst, ob du rechtzeitig fertig wirst. Zu wissen, dass die Zeit reicht, kann sehr beruhigend sein und deinen Stress verringern.

Nicht zuletzt kann Timeboxing auch im privaten Alltag ein nützliches Tool sein. Vielen Menschen bleibt in ihrer Freizeit wenig Zeit. Oft müssen etliche Verpflichtungen untergebracht werden, man würde gern etwas mit dem Partner oder Freunden unternehmen und Hobbys hat man ja eigentlich auch noch. Statt die freie Zeit auf sich zukommen zu lassen, kann es sinnvoll sein, sie im Vorfeld zu verplanen. Das kann verhindern, dass du am Ende Dinge tust, die nicht gewinnbringend für dich sind – zum Beispiel stundenlang am Handy hängen.

So nutzt du die Timeboxing-Methode optimal in Job und Privatleben

Es ist sinnvoll, seine Tage zu planen. Ansonsten ist die Gefahr groß, dass diese sich mit Dingen füllen, in die man nicht viel Zeit investieren wollte, die einem eigentlich gar nicht so wichtig sind – und für die manchmal eigentlich gar keine Zeit ist. Daher ist es empfehlenswert, eine Methode wie Timeboxing zu nutzen. Das gilt sowohl beruflich als auch privat, wenn du sicherstellen möchtest, dass du dich auf die wichtigen Dinge fokussierst.

Die Timeboxing-Methode ist auch deshalb attraktiv, weil sie einfach umzusetzen ist. Du kannst eigentlich sofort loslegen, selbst wenn du nur ein Blatt Papier zur Hand hast. Dennoch ist es lohnenswert, sich Gedanken über die Umsetzung von Timeboxing zu machen. Hier findest du Tipps, um Timeboxing erfolgreich anzuwenden.

Aufgaben sichten, Prioritäten setzen

Wenn du mit Timeboxing loslegen möchtest, besteht der erste Schritt darin, dir einen Überblick über deine Aufgaben zu verschaffen. Es kann hilfreich sein, dir dafür einen Zettel zu nehmen, um alles aus deinem Kopf zu bekommen. So hast du einen Überblick und kannst die To-dos ordnen. Wahrscheinlich hast du mehr Aufgaben als realistisch in deinen Tag passen. Plane das ein, was besonders wichtig ist. Dazu gehört auch, zu akzeptieren, dass für manche Dinge an manchen Tagen kein Platz ist.

Tipp: Oft ist es sinnvoll, mit Aufgaben zu beginnen, welche die höchste Priorität haben. Wenn nämlich später doch etwas dazwischenkommt, hast du das Essenzielle schon geschafft.

Realistisch planen

Wenn du die Timeboxing-Methode nutzt, solltest du realistisch planen. Überlege, wie viel Zeit eine Aufgabe wahrscheinlich beanspruchen wird. Verteile deine Zeit lieber zu großzügig als zu geizig. So gerätst du weniger in Stress. Es kann sich lohnen, später abzugleichen, inwieweit die eigene Zeitplanung realistisch war. Durch diese Erfahrungswerte kannst du künftig besser planen.

Timeboxing als Versprechen an sich selbst

Timeboxing kann nur funktionieren, wenn du deinen Zeitplan als bindend betrachtest. Wenn du ihn hingegen als Option oder Vorschlag siehst, hältst du dich wahrscheinlich nicht daran. Die Zeitplanung mit Timeboxing sollte für dich vielmehr ein Versprechen sein, deine Zeit auch tatsächlich so aufzuwenden wie geplant. Besonders in deiner Freizeit ist es wichtig, dass du eine gewisse Disziplin mitbringst, wenn du bei deinen Vorhaben vorankommen möchtest.

Eine Aufgabe pro Timeslot

Halte es übersichtlich, wenn du Zeitblöcke verplanst. Im besten Fall teilst du einem Timeslot eine einzelne Aufgabe zu. Das sorgt für Klarheit, denn du weißt ganz genau, was du machen wirst. Es ermöglicht dir auch eine bessere Zeitplanung. Größere Aufgaben solltest du aus diesem Grund in kleinere Teilschritte zerlegen.

Pausen machen

Pausen sind wichtig, egal, ob du deinen Arbeitstag oder einen freien Sonntag planen möchtest. Besonders an Tagen, an denen deine Konzentration gefragt ist, sind Phasen der Erholung unerlässlich. Wenn du nach spätestens einer Stunde eine kurze Pause einlegst, in der du mal aufstehst, dich streckst oder dich mit anderen Dingen beschäftigst, bist du anschließend wieder leistungsfähiger. Ohne Pausen wirst du dich hingegen immer schlechter fokussieren können und bist wahrscheinlich auch gestresster.

Kurze Zeitblöcke

Es ist sinnvoll, die Zeitblöcke beim Timeboxing eher kurz zu wählen. 60 oder 90 Minuten sind für viele Aufgaben eine realistische Obergrenze. So kannst du dich während dieser Zeit voll fokussieren und bleibst eher motiviert. Spätestens nach diesem Zeitraum solltest du ohnehin eine Pause machen. Außerdem wäre dein Tag (oder deine Woche) weniger übersichtlich, wenn du in stundenlangen Blöcken planen würdest.

Den Zeitplan anpassen

Ein guter Timeboxing-Plan ist realistisch. Hundertprozentig wissen kannst du aber nie, wie dein Tag oder deine Woche verlaufen wird. Deshalb: Bleibe flexibel. Es kann immer wieder erforderlich sein, deinen Tagesplan anzupassen. Wenn du von vornherein großzügig geplant hast, bringen dich Hindernisse und Probleme nicht so leicht aus dem Zeitplan. Wenn aber klar ist, dass sich etwas Wichtiges verzögert, bring deine Tagesplanung auf den aktuellen Stand.

Timeboxing als Ergänzung zu anderen Zeitmanagement-Methoden

Für viel beschäftigte Menschen ist Zeit oft ein chronisch knappes Gut. Wer das Gefühl hat, dass es ihm an allen Ecken und Enden an Zeit mangelt, kann von Zeitmanagement-Methoden profitieren. Sie geben dir zwar nicht mehr Zeit, aber du kannst deine Zeit mit einem passenden Ansatz effektiver nutzen. In diesem Sinne kannst du die Timeboxing-Methode natürlich auch mit anderen Zeitmanagement-Ansätzen kombinieren.

Dafür kann sich zum Beispiel die Pomodoro-Technik eignen, die für mehr Konzentration sorgen kann. So geht’s: Du legst für eine Aufgabe eine bestimmte Zeit fest. Der Erfinder der Pomodoro-Technik, der Italiener Francesco Cirillo, entschied sich für Intervalle von 25 Minuten. Du kannst aber auch andere Zeitabschnitte wählen, solange sie nicht zu lang sind. Mehr als 45 Minuten am Stück sollten es besser nicht sein, weil die Konzentrationsfähigkeit spätestens dann schwindet.

Wenn du dir eine Aufgabe ausgesucht und eine Zeit dafür festgelegt hast, legst du los. Du stellst dir dabei einen digitalen oder analogen Wecker auf diese Zeit. Natürlich kannst du auch auf die Uhr schauen, es kann aber hilfreich sein, zu sehen, wie die Zeit verrinnt. Wenn der Zeitabschnitt vorüber ist, machst du eine kurze Pause, etwa fünf Minuten. Anschließend fängst du wieder von vorne an. Nach spätestens vier solcher Blöcke solltest du eine längere Pause von 15 bis 20 Minuten einlegen. Das gibt deinem Gehirn Zeit, sich zu regenerieren, sodass du anschließend wieder konzentrierter ans Werk gehen kannst.

Klarer Blick für Prioritäten mit dem Eisenhower-Prinzip

Um herauszufinden, die du deinen Tag oder deine Woche am besten planst, möchtest du vielleicht auf das Eisenhower-Prinzip setzen. Dieser Ansatz geht auf den ehemaligen US-Präsidenten zurück, der in einer Rede Probleme in zwei Kategorien geteilt hat: dringend und wichtig.

Wenn du das Eisenhower-Prinzip nutzt, verschaffst du dir zunächst einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben. Diese teilst du anschließend in eine von vier Kategorien in einer Matrix ein:

• Wichtig und dringend
• Wichtig, aber nicht dringend
• Dringend, aber nicht wichtig
• Weder wichtig noch dringend

Wo eine Aufgabe landet, bestimmt darüber, wie du damit umgehst. Oberste Priorität haben Aufgaben, die wichtig und dringend sind – diese Dinge solltest du sofort erledigen. Was nicht dringend, aber wichtig ist, terminierst du. Ist eine Aufgabe dringend, aber nicht wichtig, könntest du sie zumindest als Führungskraft an andere delegieren. Und was weder wichtig noch dringend ist, kannst du gleich von deinem Plan streichen – es ist deine Zeit nicht wert.

Ergänzend zu Timeboxing könnte sich auch Eat the Frog anbieten. Mit der Eat-the-Frog-Methode erledigst du das Unangenehmste (Wichtigste, Komplexeste, Beängstigendste, …) zuerst. Das sorgt für ein gutes Gefühl, kann befreiend sein und dich für deine nächsten Aufgaben motivieren. Außerdem hilft es dir dabei, in wichtigen Dingen voranzukommen.

Fazit: Zeit effektiver nutzen mit Timeboxing

• Timeboxing kann eine nützliche Methode sein, um mehr von seiner Zeit zu haben. Einzelne Aufgaben werden dabei einem bestimmten Zeitabschnitt zugeordnet. Auf diese Weise können Tage oder Wochen geplant werden.
• Je nachdem, was damit erreicht werden soll, kann die Timeboxing-Methode individuell ausgestaltet werden. Das geht zum Beispiel mit einem digitalen Kalender, aber auch mit einer Variante in Papierform.
• Die Timeboxing-Methode kann viele Vorteile mit sich bringen. Sie zwingt dich dazu, Prioritäten zu setzen, und sorgt für realistische Vorstellungen davon, was du schaffen kannst.
• Der Ansatz eignet sich für den Job, aber auch für deine private Zeitplanung – zum Beispiel am Wochenende oder bei bestimmten Vorhaben.
• Timeboxing kann für den größtmöglichen Effekt mit anderen Zeitmanagement-Methoden kombiniert werden. Anbieten können sich zum Beispiel die Pomodoro-Technik oder das Eisenhower-Prinzip.

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