Urlaubsantrag: Muster, Inhalt & Voraussetzungen

Jeder Arbeitnehmer hat ein Recht auf Urlaub. Mit einem Urlaubsantrag forderst du dieses Recht ein. Was du in Hinblick auf Inhalt, Voraussetzungen und Form beachten solltest, erfährst du in diesem Ratgeber. Außerdem stellen wir dir ein kostenloses Muster für einen Urlaubsantrag zur Orientierung bereit.

Muss ich einen Urlaubsantrag stellen?

Nicht in jedem Betrieb ist es üblich, einen formellen Urlaubsantrag zu stellen. Gerade bei kleineren Firmen ist es häufig vielmehr so, dass der Urlaubswunsch in einem Kalender eingetragen, als Notiz hinterlassen oder mündlich vorgetragen wird. Manchmal setzt der Arbeitgeber voraus, dass sich Kollegen, die nicht gleichzeitig fehlen sollten, mit ihrem Urlaub absprechen.

In anderen Unternehmen ist ein schriftlicher Urlaubsantrag üblich. Wer auf der sicheren Seite sein möchte, ist gut beraten, trotz anderer betrieblicher Gepflogenheiten einen solchen Antrag abzugeben.

Voraussetzungen für einen Urlaubsantrag

Grundsätzlich hat jeder Arbeitnehmer Recht auf Urlaub. Das geht aus dem Bundesurlaubsgesetz hervor (BUrlG). Das gilt auch für Minijobber oder Teilzeitkräfte. Dieser Anspruch besteht jedoch erst nach Ablauf der sogenannten Wartezeit in vollem Umfang. Erst nach sechs Monaten im neuen Job hast du den vollen Urlaubsanspruch. Es ist nach Absprache jedoch möglich, auch vorher schon einen (kurzen) Urlaub zu nehmen. Du kannst dann anteilig Urlaubstage geltend machen. Für jeden Monat, den du im Unternehmen arbeitest, steht dir ein Zwölftel des Jahresurlaubs zu.

Du solltest einen Urlaubsantrag mindestens 14 Tage vor dem gewünschten Urlaubsbeginn stellen, damit sich der Arbeitgeber auf deine Abwesenheit einstellen kann. Eine einheitliche gesetzliche Frist gibt es jedoch nicht, diese Frist hat sich jedoch vielerorts durchgesetzt. Oft gibt es allerdings in Unternehmen die Regelung, dass Urlaub zum Jahreswechsel festgelegt wird. Dann gelten entsprechend andere Fristen.

Wann muss der Arbeitgeber auf meinen Urlaubsantrag reagieren?

Es kommt auf die Form an, in der du um Urlaub bittest. In einem persönlichen Gespräch reagiert der Arbeitgeber meist sofort. Was er dann sagt, gilt – auch, wenn es nicht schriftlich festgehalten wird. Für etwaige spätere Streitigkeiten ist es dennoch sinnvoll, auch eine schriftliche Bestätigung anzufordern.

Wenn du deinen Urlaubsantrag schriftlich stellst, ist es sinnvoll, deinem Arbeitgeber zur Rückmeldung eine Frist von bis zu zehn Tagen einzuräumen. Eine gesetzliche Frist gibt es jedoch nicht. Es ist ein Mythos, dass der Urlaubsantrag als angenommen gilt, wenn sich der Arbeitgeber nicht zurückmeldet. Rechtlich benötigst du eine Genehmigung deines Chefs.

Darf der Arbeitgeber meinen Urlaubswunsch ablehnen?

Normalerweise sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, den Urlaubswünschen ihrer Mitarbeiter nachzukommen. Es gibt jedoch zwei Ausnahmen für diese Vorgabe aus dem BUrlG. Wenn andere wichtige Kollegen bereits in dem gewünschten Zeitraum Urlaub haben, kann der Arbeitgeber deinen Wunsch ablehnen. Selbiges gilt bei parallelen Urlaubsanträgen, wenn die andere Person aus sozialen Gründen bevorzugt wird – etwa, weil sie schulpflichtige Kinder hat und nur in den Ferien Urlaub machen kann.

Auch „dringende betriebliche Belange“ können deinem Urlaubswunsch im Weg stehen. Was genau darunter zu verstehen ist, darüber gibt es zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern jedoch immer wieder Streit. Ein Beispiel sind Beschäftigungen, bei denen der Bedarf an Arbeitskräften saisonal besonders hoch ist. Eine Urlaubssperre kann in manchen Fällen wirksam sein.

Eigenmächtig Urlaub nehmen?

Der Arbeitgeber hat deinen Urlaubswunsch abgelehnt – oder du hast noch gar nicht um Urlaub gebeten? Es ist keine Option, auf eigene Faust Urlaub zu nehmen und der Arbeit einfach fernzubleiben. Der Arbeitgeber muss Urlaub bewilligen. Nur dann darfst du ihn antreten. Wenn du eigenmächtig handelst, riskierst du eine fristlose Kündigung.

Darf mein Arbeitgeber meinen Urlaub widerrufen?

Das ist theoretisch möglich, aber nur in Ausnahmefällen eine tatsächliche Option. Es muss schon sehr gravierende Umstände geben, die diesen Schritt des Arbeitgebers bedingen. Einmal erteilter Urlaub oder gar ein Rückruf aus dem Urlaub sind nur sehr schwer oder gar nicht durchzusetzen. Es kommt auf die Umstände im Einzelfall an. Wenn du bereits einen Urlaub gebucht hast, den du nun nicht antreten kannst, kannst du die Stornokosten von deinem Arbeitgeber einfordern.

Ob es rechtens sein kann, einen Mitarbeiter aus dem Urlaub zurückzuholen, ist umstritten – selbst in betrieblichen Notfällen. Das Bundesarbeitsgericht hat eine Vereinbarung, nach der ein Beschäftigter bei Bedarf aus dem Urlaub zurückkommt, als unwirksam erklärt (Az. 9 AZR 405/99). Diese verstoße gegen zwingendes Urlaubsrecht.

Was ist mit Sonderurlaub?

Nicht jedes Ereignis ist planbar. In bestimmten Fällen kann dich der Arbeitgeber von deiner Arbeitspflicht befreien. Das ist als Sonderurlaub bekannt. Um regulären Urlaub handelt es sich dabei nicht. Vielmehr gibt es bestimmte Situationen, die einen entsprechenden Wunsch des Arbeitnehmers rechtfertigen können. Dazu zählen etwa Todesfälle in der Familie oder bei nahestehenden Personen oder die Erkrankung des eigenen Kindes, eine Hochzeit, ein Termin vor Gericht oder die Geburt des eigenen Kindes.

In der Regel ist ein solcher Sonderurlaub bezahlt, sofern sich seine Dauer auf das übliche Maß beschränkt. Wer darüber hinaus Urlaub braucht, kann oft nach Absprache unbezahlten Urlaub dranhängen – etwa, weil das eigene Kind länger erkrankt ist. Auf deinen regulären Urlaubsanspruch hat Sonderurlaub keine Auswirkungen.

Diese Informationen muss der Urlaubsantrag enthalten

Der Urlaubsantrag muss alle wichtigen Daten und natürlich deine Urlaubswünsche enthalten. Auch die Kontakt-Details deines Adressaten solltest du in den Antrag aufnehmen. Üblicherweise finden sich deine eigenen Angaben ganz oben auf der Seite. Nenne deinen Namen und deine Anschrift, gegebenenfalls – je nach Größe des Betriebs – kannst du auch eine Personalnummer angeben. Darunter folgen die Kontaktangaben deines Ansprechpartners im Unternehmen.

Wie jeder Brief enthält ein Urlaubsantrag die Angabe von Ort und Datum. Die Überschrift lautet üblicherweise schlicht ‚Urlaubsantrag‘. Im eigentlichen Schreiben beantragst du dann deinen Urlaub. Gib die Tage an, die du Urlaub haben möchtest, und bitte um eine Bestätigung des Antrags.

Zum Schluss folgt deine Unterschrift, ergänzt um die Unterschrift deines Arbeitgebers. Übrigens: Oft gibt es in Unternehmen entsprechende Vordrucke, die du einfach händisch ausfüllen kannst.

Muster für einen Urlaubsantrag

Vorname Nachname
Musterstraße 1
12345 Musterstadt
Personalnummer:

Unternehmen
Personalabteilung
Musterstraße 2
12345 Musterstadt

Ort, Datum

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],

hiermit beantrage ich Urlaub vom [Datum] bis zum [Datum]. Ich bitte Sie darum, mir eine kurze Bestätigung zukommen zu lassen.

Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname]

Unterschrift