Die Arbeitswelt hat sich in den vergangenen Jahrzehnten verändert, und mit ihr der Arbeitsplatz. Immer mehr Firmen setzen auf Modern Workplaces. Was aber zeichnet Modern Workplaces aus? Welche Vorteile haben sie – und welche Nachteile? Und wie lässt sich das Büro der Zukunft umsetzen? In diesem Artikel erfährst du mehr.
Was ist ein Modern Workplace?
Modern Workplace – klingt erstmal gut (und vor allem zeitgemäß), aber was genau soll das sein? Gemeint ist ein moderner Arbeitsplatz in einer förderlichen Arbeitsumgebung. Dabei werden neue Technologien und digitale Möglichkeiten genutzt. Beschäftigte sind in ihrer Arbeit in flexible Strukturen eingebettet, bei denen die Zusammenarbeit mit anderen einen hohen Stellenwert hat. Moderne Arbeitsweisen und innovative Möglichkeiten sind dabei an die Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst und sollen ihnen zu einem produktiven Arbeiten verhelfen. Der Modern Workplace ermöglicht darüber hinaus ortsunabhängiges Arbeiten: Die Beschäftigten können zum Beispiel im Büro vor Ort arbeiten, aber auch im Home-Office oder von unterwegs aus.
Warum ist es überhaupt nötig, den Arbeitsplatz anzupassen? Das hängt mit den Veränderungen der Arbeitswelt in den vergangenen Jahren und Jahrzehnten zusammen. In dieser Zeit hat sich vieles getan: Das Arbeitsumfeld vieler Beschäftigter ist zunehmend komplex. Neue Technologien, darunter auch Künstliche Intelligenz, prägen die Arbeitswelt. Teams kommunizieren zunehmend digital miteinander, zumal die Beteiligten besonders in größeren Unternehmen häufig an verschiedenen Standorten in unterschiedlichen Ländern ansässig sind.
Für Arbeitgeber ist es essenziell, dass sie die digitale Transformation erfolgreich bewältigen, um zukunftsfähig zu bleiben. Dazu gehört es, die Voraussetzungen für ein Büro der Zukunft für ihre Mitarbeiter zu schaffen. Nicht zuletzt ergibt sich ein Anpassungsdruck beim Arbeitsplatz durch die Erwartungen der Mitarbeiter selbst. Vor allem viele jüngere Beschäftigte sind digital affin und möchten entsprechende Technologien auch im Job nutzen. Viele Arbeitnehmer haben auch darüber hinaus hohe Anforderungen an ihren Job; er soll etwa Sinn stiften, mit flexiblen Arbeitszeiten einhergehen oder mobiles Arbeiten ermöglichen. Hierauf müssen Arbeitgeber sich einstellen, wenn sie Fachkräfte anlocken und im Unternehmen halten wollen.
Welche Eigenschaften hat ein Modern Workplace?
Wie sieht ein Modern Workplace konkret aus? Entscheidend ist dabei, dass es sich um ein übergreifendes Konzept handelt, dass ganzheitlich gedacht werden muss. Es werden also nicht nur einzelne Arbeitsplätze modernisiert, sondern die gesamte Arbeitsumgebung mit ihren Strukturen ist betroffen. Alles, was sich darauf auswirkt, wie die Beschäftigten ihre Arbeit erledigen, gehört zu Modern Workplaces dazu.
Es geht dabei zum Beispiel um die Art und Weise der Kommunikation mit anderen, etwa zwischen Kollegen. Einen hohen Stellenwert bei Modern Workplaces haben Social-Collaboration-Tools, die mühelose digitale Kommunikation in Teams ermöglichen. Das vereinfacht Absprachen und die Zusammenarbeit im Team. Ein Chat zum Beispiel ist direkter als ein ewiges Hin und Her per Mail und kann so schnellere Ergebnisse zutage befördern. Eine Videokonferenz kann Teilnehmer an unterschiedlichen Orten zusammenführen. Ebenso ist es wichtig, dass Dokumente und andere Dateien mühelos mit anderen geteilt werden können.
Ortsunabhängiges Arbeiten
Typisch für den Modern Workplace sind außerdem Cloud-basierte Arbeitsplätze, die ein ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen. Viele Arbeitnehmer legen Wert darauf, soweit möglich im Home-Office arbeiten zu können. Das ist mit entsprechenden digitalen und technischen Lösungen kein Problem, ebenso wie mobiles Arbeiten. Die Mitarbeiter können dann zum Beispiel in einem Café arbeiten, wenn es ihre aktuellen Aufgaben zulassen, oder sich an einem schönen Tag mit dem Laptop nach draußen setzen.
Ortsunabhängiges Arbeiten setzt zunehmend komplexe Netzwerkstrukturen voraus. Dadurch rücken Themen wie Datenschutz und IT-Sicherheit in den Vordergrund. Ausreichende Sicherheit kann durch entsprechende technische Lösungen und Sicherheitsvorkehrungen gewährleistet werden. Ebenso wichtig ist es, die Mitarbeiter für diese Themen zu sensibilisieren – menschliche Fehler und Nachlässigkeit sind oft der Grund für IT-Risiken.
Typisch für Modern Workplaces sind außerdem flexible Arbeitszeiten, die ebenfalls weit oben auf der Wunschliste vieler Beschäftigter stehen. Wenn Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten mitbestimmen können, kommt das der Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben entgegen. Im Unternehmen selbst stehen Mitarbeitern in Modern Workplaces oft unterschiedliche Arbeitsplätze zur Verfügung. Sie können dann zum Beispiel je nach Aufgabe wählen, wo sie arbeiten möchten: in einem Großraumbüro, in einer Ruhezone, in einer Lounge im gemütlichen Sessel oder in einem Besprechungsraum.
Modern Workplaces setzen moderne Führung voraus
Der Modern Workplace erstreckt sich auch auf die grundlegende Haltung der Personen im Unternehmen – von der obersten Führungsetage über Führungskräfte bis zu den „einfachen“ Mitarbeitern. Es ist wichtig, dass Arbeitgeber voll hinter den nötigen Veränderungen stehen und diese als Chance begreifen, statt sie als Last zu sehen. Sind sie hingegen heimliche Bremser, kann der Modern Workplace wahrscheinlich nicht vollends zufriedenstellend umgesetzt werden.
Auch die Recruiting-Strategie von Unternehmen gehört zum Modern Workplace dazu: Immer mehr Firmen haben erkannt, dass Diversität ein großer Pluspunkt ist. Mitarbeiter unterschiedlichen Geschlechts, Alters und Hintergrunds können zusammen oft sehr gute Ideen entwickeln. Dadurch können heterogene Unternehmen erfolgreicher sein als Firmen, deren Belegschaft sehr homogen ist.
Auch die Art der Führung muss zum Modern Workplace passen. Statt von oben herab werden die Mitarbeiter an modernen Arbeitsplätzen mit Wertschätzung behandelt. Der Führungsstil ist häufig kooperativ, um die Mitarbeiter zu motivieren. Die Beschäftigten werden dabei stark eingebunden und es wird ihnen viel Freiraum eingeräumt. Sie können Verantwortung übernehmen und ihre Kreativität ausleben.
Vorteile und Nachteile von Modern Workplaces
Lohnt es sich für Firmen, einen Modern Workplace in ihrem Unternehmen zu realisieren? Ja, aber nur, wenn das Büro der Zukunft auf einem durchdachten Konzept fußt und mögliche Risiken bei der Planung bedacht werden. Welche Vor- und Nachteile Modern Workplaces haben können, siehst du hier im Überblick.
Vorteile vom Modern Workplace
- Ein Modern Workplace kann ein essenzielles Instrument sein, um das volle Potenzial einer Firma auszuschöpfen. Arbeitsprozesse können damit effizienter gestaltet werden, wodurch die Produktivität gesteigert werden kann.
- In einem Modern Workplace können die Mitarbeiter mühelos und schnell miteinander kommunizieren. Das beschleunigt Prozesse und kann für bessere Ergebnisse sorgen.
- Firmen, die sich fit für die Zukunft machen möchten, können von einem Modern Workplace enorm profitieren.
- Die Mitarbeiter sind womöglich zufriedener durch ihren modernen Arbeitsplatz mit seinen zeitgemäßen Strukturen und Möglichkeiten. Steigt die Mitarbeiterzufriedenheit, erhöht sich die Mitarbeiterbindung.
- Eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit wirkt sich auch positiv auf den Ruf einer Firma als Arbeitgeber aus. Dadurch kann sie bessere Bewerber anlocken.
- Wenn dank vermehrtem Arbeiten im Home-Office Pendelwege entfallen, schont das die Umwelt und dient dem Klimaschutz. Die Mitarbeiter haben dadurch außerdem mehr Freizeit, wodurch sie sich in ihrer Freizeit besser erholen können.
Nachteile vom Modern Workplace
- Wenn der Modern Workplace nicht gut geplant ist, kann er sogar hinderlich für den Erfolg eines Unternehmens sein.
- In diesem Fall verursacht die Umsetzung des Büros der Zukunft womöglich hohe Kosten, erzielt aber den erhofften Effekt nicht.
- Apropos Kosten: Den Arbeitsplatz an die Anforderungen der modernen Arbeitswelt anzupassen, kostet Geld.
- Ein Problem sind Modern Workplaces, die an den Bedürfnissen der Mitarbeiter vorbeigeplant werden. Letztlich ist entscheidend, dass die Mitarbeiter durch die modernen Strukturen ihre Arbeit so gut wie möglich erledigen können. Sie sollten deshalb in die Planung eng eingebunden werden, statt ihnen von oben ein vermeintlich gutes Konzept aufzustülpen.
- Gibt es beim Arbeiten im Home-Office oder von unterwegs aus doch mal technische Probleme, können die Beschäftigten schlimmstenfalls für einige Stunden gar nicht arbeiten.
Modern Workplace: Für welche Bereiche kommt er infrage?
Grundsätzlich lassen sich Modern Workplaces in allen möglichen Bereichen nutzen. Man spricht zwar auch vom Büro der Zukunft, was aber nicht heißt, dass nicht zum Beispiel auch handwerkliche Betriebe fit für die Zukunft gemacht werden könnten. In Büros sind die Möglichkeiten der Arbeitgeber zwar oft größer, dennoch lassen sich digitale Optionen und neue Technologien auch in anderen Bereichen gewinnbringend einsetzen.
Es macht auch keinen Unterschied, ob es sich um ein großes Unternehmen oder einen kleinen Familienbetrieb handelt. Für kleine Firmen fallen hohe Umsetzungskosten allerdings höher ins Gewicht, weshalb ein ausgefeiltes Konzept für den Modern Workplace entscheidend ist. Zugleich ist es wichtig, zu überlegen, welche Möglichkeiten wirklich essenziell oder zumindest nützlich sind und worauf man im Zweifel verzichten kann, um das Budget nicht zu sprengen.
Modern Workplace planen: Tipps für Arbeitgeber
Wer einen Modern Workplace in seinem Unternehmen umsetzen möchte, sollte nichts überstürzen. Es reicht nicht, einfach Instrumente zusammenzustückeln und auf das Beste zu hoffen – zum Beispiel, indem Desk-Sharing genutzt und moderne Collaboration-Tools installiert werden. Es braucht ein tragfähiges Gesamtkonzept, dessen Elemente sich optimal ergänzen.
Überlege also gut, was für deine Firma wirklich sinnvoll ist. Sprich auch möglichst frühzeitig mit deinen Beschäftigten: Welche Vorstellungen haben sie? Welche Wünsche? Was würde ihre Arbeit erleichtern? Diese Rückmeldungen solltest du unbedingt bei der Planung des Modern Workplaces berücksichtigen. Das beste Konzept nützt wenig, wenn es nicht zur Realität passt.
Es kann sinnvoll sein, sich bei der Erarbeitung eines Modern-Workplace-Konzepts Unterstützung von Experten zu holen. Achte darauf, dass es sich um unabhängige Fachleute handelt, die dich ehrlich beraten. Bei der Planung solltest du sorgfältig abwägen, welche Möglichkeiten wirklich sinnvoll für dein Unternehmen sind. Befasse dich auch mit den Vor- und Nachteilen der jeweiligen Optionen. So minderst du das Risiko, dass du dich für eine Variante entscheidest, die am Ende mehr Nachteile als Vorteile für die Firma hat.
Damit der Modern Workplace sein volles Potenzial entfalten kann, ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter auf allen Ebenen an Bord sind. Es ist nicht nur essenziell, dass die Verantwortlichen in den oberen Etagen voll hinter dem Büro der Zukunft stehen. Auch die Mitarbeiter sollten es als etwas Positives betrachten. Damit das der Fall ist, sollten ihre Bedürfnisse bei der Planung berücksichtigt werden. Außerdem ist es wichtig, transparent vorzugehen und mit den Beschäftigten darüber zu sprechen, warum man bestimmte Veränderungen beschlossen hat. Das kann die Akzeptanz von neuen Maßnahmen erhöhen.
Bildnachweis: Gorodenkoff / Shutterstock.com