Das Großraumbüro ist passé – im Trend liegt stattdessen das Open Space Büro. Wie unterscheidet es sich vom klassischen Großraumbüro? Welche Vor- und Nachteile hat das Bürokonzept? Und was ist bei der Planung wichtig, um das Modell gewinnbringend einzuführen? In diesem Beitrag erfährst du mehr über das Open-Space-Büro.
Open Space Office: Definition
Klären wir zunächst, was ein Open-Space-Büro eigentlich ist. Man spricht auch vom Open-Space-Office, also übersetzt: dem Büro der offenen Flächen. Hinter dem Begriff verbirgt sich ein innovatives Bürokonzept, auf das immer mehr Firmen von Start-ups bis zu großen Konzernen setzen.
Typisch für Open Space Büros sind großflächige Büroräume, die in mehrere Bereiche unterteilt sind. Eine große Zahl an Mitarbeitern wird in einem oft riesigen offenen Raum untergebracht, wobei die verschiedenen Bereiche typischerweise durch Pflanzen oder Raumtrenner zumindest ein Stück weit voneinander abgegrenzt sind. Meist gibt es verschiedene Arten von Arbeitsplätzen in einem Open Space Büro. Klassische Bildschirmarbeitsplätze, die etwa an größeren Tischen nebeneinander oder sich gegenüberliegend angesiedelt sind, werden durch Bereiche ergänzt, die für Besprechungen, Telefonate oder konzentriertes Arbeiten bei maximaler Ruhe vorgesehen sind.
Open Space Büro: Wo liegt der Unterschied zum Großraumbüro?
Was unterscheidet ein Open SpaceBüro von einem Großraumbüro? Die kurze Antwort: der Begriff. Letztlich ist ein Open Space Büro nichts anderes als ein Großraumbüro in neuem Gewand. Weil das Großraumbüro vielfach in die Kritik geraten und bei vielen Beschäftigten überaus unbeliebt war, gebrauchen Firmen heute lieber einen moderneren Begriff dafür.
Das Open-Space-Büro verpasst dem Großraumbüro nicht nur sprachlich einen neuen Anstrich, es ist in vielen Fällen auch als Optimierung des herkömmlichen Großraumbüros zu verstehen. Solche Büros können zum Beispiel intelligenter gestaltet sein, es kann mehr unterschiedliche Arbeitsbereiche geben und die Beschäftigten können besser vor Lärm geschützt sein. So soll das Open-Space-Büro ein Spiegel der modernen Arbeitswelt sein; für Unternehmen ist es ein Instrument, um auf die Anforderungen von „New Work“ zu reagieren.
Merkmale von Open-Space-Büros
Der Begriff Open-Space-Büro lässt vielfältige Interpretationen zu. Wie das Bürokonzept in der Praxis aussieht, kann sich von Unternehmen zu Unternehmen zum Teil stark voneinander unterscheiden. Manchmal handelt es sich um enorme Flächen, auf denen Hunderte Mitarbeiter Platz finden. In anderen Fällen sitzt sogar die ganze Firma in einem großen Raum zusammen, was dann auch ein Sinnbild für flache Hierarchien und einen modernen Führungsstil ist.
In der Regel sind Open-Space-Büros räumlich in verschiedene Bereiche gegliedert. Den Kern bilden die regulären Arbeitsplätze der Mitarbeiter, in der Regel PC-Arbeitsplätze. Oft gibt es hierfür Gruppentische, die sich fünf, zehn oder auch 20 Mitarbeiter miteinander teilen. Manchmal werden diese Arbeitsplätze geteilt: Es gibt dann keine festen Arbeitsplätze, sondern die Beschäftigten setzen sich immer so, wie es gerade am besten passt – oder nehmen den Platz, der noch frei ist.
Neben den klassischen Bereichen mit Büroarbeitsplätzen gibt es in Open-Space-Büros zusätzliche Bereiche für bestimmte Zwecke. Es gibt dann zum Beispiel Areale, in denen sich die Mitarbeiter im Team besprechen können oder wo Gespräche mit Kunden geführt werden können. Andere Bereiche sind vielleicht für Telefonate vorgesehen. Und für die Mitarbeiter, die sich besonders konzentrieren müssen, gibt es normalerweise Ruhebereiche, in denen nicht laut geredet wird. Ergänzend kann es Flächen geben, in denen Sofas und Sessel stehen. Auch hier kann gearbeitet werden, ebenso können diese bequemen Sitzmöglichkeiten in Pausen genutzt werden.
Die verschiedenen Bereiche eines Open-Space-Büros sind durch ihre räumliche Anordnung und Hilfsmittel wie Regale, Sideboards, Pflanzen oder andere Raumtrenner voneinander abgegrenzt. So können zum Beispiel Abteilungen oder Teams voneinander getrennt werden. Das soll auch dafür sorgen, dass es in Open-Space-Büros nicht zu laut und hektisch wird.
Open Space Büro: Vorteile & Nachteile des Konzepts
Open-Space-Büros haben viele Fans – vor allem auf Management-Ebene. Während die Verfechter des modernen Bürokonzepts viele Vorteile anführen, halten Kritiker dagegen: Sie sehen das Open Space Büro nicht selten als kaum verbessertes Großraumbüro. Welche positiven und negativen Aspekte mit Open-Space-Büros verbunden sein können, erfährst du hier.
Diese Vorteile können Open-Space-Büros haben
Open-Space-Büros sind bei vielen Arbeitgebern beliebt. Dann werden oft allerhand Vorzüge des Bürokonzepts vorgebracht, zum Beispiel eine verbesserte Kommunikation, mehr Flexibilität und ein verstärkter Austausch auch mit Kollegen aus anderen Abteilungen. Offene Büroflächen können für mehr Berührungspunkte zwischen den Mitarbeitern sorgen, außerdem sind die Wege kürzer, was Absprachen erleichtern kann.
Tatsächlich gibt es aber noch einen gewichtigen Vorteil, der aus Firmensicht für die Einführung eines Open-Space-Büros spricht: die effiziente Raumnutzung, die das Modell ermöglicht. Wenn alle (oder viele) Mitarbeiter in einem großen Raum untergebracht werden können, beansprucht das wesentlich weniger Platz, als es bei kleineren Einzel-, Zweier- oder Kleingruppenbüros erforderlich wäre. Dadurch sinken die Betriebskosten und das Unternehmen lässt sich wirtschaftlicher führen. Auch nicht ganz unpraktisch aus Sicht von Arbeitgebern: Die Mitarbeiter können in Open-Space-Büros besser kontrolliert werden.
Mitarbeiter sollen dank Open-Space-Büros bei ihrer Arbeit flexibel sein. Dieser Gedanke kann durch Desk-Sharing fortgeführt werden. Bei diesem Konzept sollen die Beschäftigten immer genau den Arbeitsplatz wählen können, der zu ihrer aktuellen Aufgabe am besten passt. Zumindest in der Theorie kann das die Produktivität steigern und sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken. Nicht nur einige wenige, sondern viele oder sogar alle Kollegen in unmittelbarer Reichweite zu haben, kann auch dafür sorgen, dass der Gemeinschaftssinn gestärkt wird und sich das Betriebsklima in der Folge verbessert. Und für extrovertierte Mitarbeiter, die sich über jeden Kontakt mit ihren Kollegen freuen, kann die Arbeit im Open-Space-Büro auch einfach mehr Spaß machen.
Diese Nachteile können Open-Space-Büros haben
Verbesserte Kommunikation, intelligente Raumnutzung, modernes Arbeitsumfeld – die Vorteile, die mit Open-Space-Büros verbunden sein können, klingen erstmal gut. Bei genauerer Betrachtung hat das Bürokonzept allerdings einige Schwachstellen. Ob und welche Nachteile damit verbunden sind, hängt in hohem Maße davon ab, wie Open-Space-Büros im Einzelfall geplant und organisiert werden.
Dass viele Arbeitnehmer kein gutes Bild von Großraumbüros haben, liegt meist an den Arbeitsbedingungen, die damit einhergehen. Es ist in großen Räumen mit vielen Menschen naturgemäß laut, man kann auch nicht einfach die Tür schließen, wenn man sich konzentrieren muss. Um einen herum geht es oft hektisch zu, was einen ebenfalls von der Arbeit ablenken kann. Überall unterhalten sich Kollegen, führen Telefonate oder bedienen Geräte. Diese Probleme kann es auch im Open-Space-Büro geben. Darunter leidet zwangsläufig die Produktivität, wenn es keine ausreichenden Ruhezonen gibt. Die Beschäftigten sind womöglich auch gestresster, unzufriedener und öfter krank.
Apropos krank: Infektionskrankheiten können sich in offenen Räumen leichter verbreiten. Dadurch kann es sein, dass regelmäßig regelrechte Krankheitswellen durch das Open-Space-Büro rollen. Das ist auch für Arbeitgeber ein Nachteil. Für Mitarbeiter kann es zudem belastend sein, dass in Open-Space-Büros oft jeder sehen kann, was sie machen. Dadurch können sie sich kontrolliert fühlen, vielleicht versuchen sie auch, besonders beschäftigt auszusehen.
Studien deuten darauf hin, dass die verbesserte Kommunikation, die gemeinhin mit Open-Space-Büros in Verbindung gebracht wird, nicht unbedingt auch in der Praxis beobachtet werden kann. So schreiben Beschäftigte häufig eher Nachrichten an ihre Kollegen, statt persönlich mit ihnen zu sprechen.
Problematisch kann auch Desk-Sharing sein: Oft sind die besten Plätze heißbegehrt und entsprechend schnell belegt. Das kann für Konflikte und Frust sorgen, aber auch dafür, dass Mitarbeiter unter suboptimalen Bedingungen arbeiten müssen. Unter diesen Umständen kann die Mitarbeiterzufriedenheit sinken, außerdem ist es umständlich, immer wieder mit Sack und Pack umziehen zu müssen. Nicht zuletzt legen Studien nahe, dass es für die Kommunikation innerhalb von Teams hinderlich ist, wenn nicht alle Mitglieder im selben Bereich angesiedelt sind.
Open-Space-Büro richtig planen: Tipps für eine gelungene Umsetzung von offenen Büroflächen
Ob ein Open-Space-Büro für Arbeitnehmer und Arbeitgeber unterm Strich vorteilhaft ist oder eher mit Nachteilen einhergeht, hängt in hohem Maße von der Planung der offenen Büroflächen ab. Mit einer umsichtigen Konzeption können viele Probleme vermieden werden, die mit schlecht geplanten Open-Space-Büros einhergehen können.
Wichtig ist, dass Arbeitgeber genau prüfen, ob ein Open-Space-Büro im Einzelfall wirklich sinnvoll ist. Hier sollten nicht ausschließlich wirtschaftliche Überlegungen im Vordergrund stehen, sondern die Frage, ob die Mitarbeiter ihren Job in der geplanten Arbeitsumgebung gut erledigen können.
Für manche Tätigkeiten sind Open-Space-Büros geeigneter als andere. Wenn sich Mitarbeiter zum Beispiel eng absprechen müssen – mit ihren unmittelbaren Kollegen und denen aus anderen Abteilungen –, dann kann ein gut geplantes Open-Space-Büro Vorteile bieten. Durch den damit verbundenen Lärmpegel kann es für die Mitarbeiter allerdings schwieriger sein, sich auf ihre Arbeit zu fokussieren. Bei überwiegend individuell ausgeführten Tätigkeiten, die eine hohe Konzentration erfordern, kann ein Open-Space-Büro daher kontraproduktiv sein. Die Mitarbeiter wären womöglich schneller, wenn sie in kleineren Büros sitzen würden, falls sie sich in offenen Raumflächen nicht ausreichend von anderen abgrenzen können.
Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigen
Arbeitgeber sollten deshalb im Detail überlegen, welche Anforderungen ihre Beschäftigten im Arbeitsalltag haben. Dabei sollten die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Je enger sie in die Planung eingebunden werden, desto eher lässt sich ein tragfähiges Bürokonzept auf die Beine stellen.
Bei der Planung ist es essenziell, dass verschiedene Zonen geschaffen werden, die hinreichend voneinander abgetrennt sind – visuell, aber auch akustisch. Besprechungsbereiche sollte es ebenso geben wie Ruhebereiche, in denen die Bedingungen für konzentriertes Arbeiten gegeben sind. Die Mitarbeiter sollten möglichst abwechslungsreiche Bereiche nutzen können. Auch Arbeitsplatzergonomie spielt eine wichtige Rolle.
Nicht zuletzt kommt es auch darauf an, wie das Konzept Open-Space-Büro in der Praxis umgesetzt wird. Dabei spielen auch Regeln im Umgang miteinander eine wichtige Rolle. So sollten Kollegen aufeinander Rücksicht nehmen und sich beispielsweise nicht zu laut mit anderen unterhalten. Sie sollten ihre Kollegen nicht stören, wenn diese sich gerade in eine Aufgabe vertieft haben. Rücksichtnahme kann auch bedeuten, kein stark riechendes Essen am Arbeitsplatz zu verzehren oder zuhause zu bleiben, wenn man erkältet ist. Auf Desk-Sharing sollte nach Möglichkeit verzichtet werden, um Kommunikationshindernisse und Frust zu vermeiden.
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