Pendlerpauschale: Die Kosten für den Arbeitsweg steuerlich absetzen

Zur Arbeit zu fahren kostet Geld, egal, ob du mit dem eigenen Auto oder dem öffentlichen Nahverkehr unterwegs bist. Über die Pendlerpauschale kannst du die Fahrtkosten steuerlich geltend machen. Wie hoch ist die Pendlerpauschale? Wer kann die Kilometerpauschale nutzen? Und gibt es Alternativen, um den Arbeitsweg von der Steuer abzusetzen? Hier erfährst du es.

Pendlerpauschale: Was ist das und was bringt sie?

Pendlerpauschale – davon haben wohl die meisten Menschen schon gehört. Offiziell heißt die Kilometerpauschale allerdings anders, nämlich Entfernungspauschale. Sie ist als steuerliche Erleichterung für Arbeitnehmer gedacht und zählt zu den Werbungskosten. Die gesetzliche Grundlage für die Pendlerpauschale findet sich in § 9 des Einkommenssteuergesetzes (EStG).

Wer seine Steuererklärung abgibt, kann über die Pauschale Kosten für den Arbeitsweg angeben. Das führt dazu, dass sich das zu versteuernde Einkommen insgesamt um den entsprechenden Betrag verringert. Du bekommst also nicht unbedingt vom Finanzamt Geld erstattet, musst aber weniger Steuern zahlen – was ein klarer Vorteil ist, zumal sich dein Steuersatz insgesamt mit etwas Glück reduzieren kann.

Wirklich profitieren können Beschäftigte allerdings nur von der Pendlerpauschale, wenn ihre Werbungskosten insgesamt mehr als 1.230 Euro für das entsprechende Steuerjahr betragen. Diesen Betrag setzt das Finanzamt als Arbeitnehmerpauschbetrag bei einer Einkommenssteuererklärung nämlich automatisch an. Somit wirken sich deine Fahrtkosten de facto erst aus, wenn deine Werbungskosten diese Summe übersteigen.

Höhe der Pendlerpauschale 2024

Wie viel Geld Arbeitnehmer pro Kilometer des Arbeitswegs geltend machen können, ist bundesweit einheitlich geregelt. So liegt die Höhe der Pendlerpauschale gegenwärtig bei 30 Cent pro Kilometer.

Es gibt seit dem Jahr 2021 allerdings eine Neuerung, denn inzwischen können Pendler mehr ansetzen, die längere Strecken zurücklegen. Beträgt die Fahrstrecke zwischen Zuhause und Arbeit mehr als 20 Kilometer, gilt aktuell eine erhöhte Kilometerpauschale von 38 Cent je Kilometer. Die Regelung gilt bis 2026.

Wichtig: Wenn du die Pendlerpauschale in deiner Steuererklärung nutzt, kannst du jeweils nur die einfache Wegstrecke geltend machen. Für einen Arbeitstag rechnest du also nur mit dem Hinweg (oder Rückweg); die übrige Fahrt bleibt außen vor.

Wer kann die Pendlerpauschale nutzen?

Grundsätzlich kann fast jeder, der zur Arbeit pendeln muss, die Pendlerpauschale nutzen. Das gilt für Arbeitnehmer ebenso wie für Selbständige. Das Verkehrsmittel, welches zum Pendeln genutzt wird, ist dabei zweitrangig. Du kannst die Pendlerpauschale nutzen, wenn du mit dem Auto ins Büro fährst oder mit Bus, Zug oder S-Bahn zur Arbeit unterwegs bist. Auch, wer zum Pendeln das Fahrrad nutzt, kann die Pendlerpauschale beanspruchen. Selbst für Strecken, die zu Fuß zurückgelegt werden, kann die Pauschale geltend gemacht werden.

Eine Einschränkung gibt es allerdings: Wer für das Pendeln zur Arbeit ein Flugzeug nutzt, muss auf die Pendlerpauschale verzichten. Ausgenommen von der Pauschale ist auch eine steuerfreie Sammelbeförderung, die durch den Arbeitgeber angeboten wird.

Individuelle Höhe der Pendlerpauschale berechnen

Von der Entfernungspauschale kann nur profitieren, wer seine Einkommenssteuererklärung abgibt. Dazu musst du wissen, wie viel Geld du ansetzen kannst. Wie berechnet man die individuelle Höhe der Pendlerpauschale?

Um die Pendlerpauschale zu berechnen, musst du die einfache Strecke zwischen deiner Wohn- und Arbeitsstätte mit der Zahl der Tage multiplizieren, an denen du gearbeitet hast. Die Formel zur Berechnung der Pendlerpauschale lautet demnach:

• Arbeitstage x 0,30 Euro x Kilometer (bei Fahrten bis 20 Kilometer)
• Arbeitstage x 0,30 Euro x 20 Kilometer = Pendlerpauschale für 20 Kilometer
  + Arbeitstage x 0,38 Euro x übrige Kilometer (bei Fahrten ab 20 Kilometern)

Oft führen viele Wege zum Ziel. Steuerlich geltend gemacht werden kann allerdings prinzipiell nur die kürzeste Strecke zur Arbeit – es sei denn, eine längere Strecke ist erwiesenermaßen verkehrstechnisch sinnvoller. Das könnte zum Beispiel der Fall sein, weil du auf der kürzeren Strecke immer im Stau stehen würdest, auf der längeren Strecke aber nicht.

Zwei Beispielrechnungen:

• Frank fährt an 240 Tagen pro Jahr ins Büro, welches 30 Kilometer entfernt von seinem Wohnort liegt. Dann rechnet er: 240 x 0,30 x 20 = 1.440 + 240 x 0,38 x 10 = 2.352 Euro. Frank kann diese 2.352 Euro steuerlich geltend machen.
• Sarahs Arbeitsstätte liegt 15 Kilometer von ihrem Zuhause entfernt. Sie pendelt 156 Tage im Jahr. Somit ergibt sich die folgende Rechnung: 156 x 0,30 x 15 = 702 Euro. Über die Pendlerpauschale kann Sarah 702 Euro von der Steuer absetzen.

Den Arbeitsweg bei der Steuer geltend machen: So geht es

Wie gibt man nun die Pendlerpauschale in der Steuererklärung an? Dafür brauchst du die Anlage N zur Einkommenssteuererklärung. Hier kannst du deine individuellen Abzüge bei den Werbungskosten eintragen. Das Gute an der Pauschale ist aus Sicht von Betroffenen, dass Einzelnachweise über die Fahrten nicht nötig sind.

Wichtig: Es gibt bei der Pendlerpauschale eine Obergrenze, die gegenwärtig bei 4.500 Euro im Jahr liegt. Dieser Betrag gilt für alle, die zum Pendeln zur Arbeit öffentliche Verkehrsmittel nutzen. Wer mit dem eigenen Auto zur Arbeit fährt, kann auch höhere Summen in der Steuererklärung angeben. Höhere Kosten müssen allerdings nachgewiesen werden.

Falls dein Arbeitgeber dir anteilig oder ganz ein Ticket für den öffentlichen Nahverkehr bezahlt oder anderweitig einen Zuschuss zu deinen Fahrtkosten leistet, musst du die entsprechenden Beträge bei der Angabe deiner Pendlerpauschale berücksichtigen.

Wenn du mit einer Fahrgemeinschaft zur Arbeit fährst, kannst du trotzdem den einfachen Arbeitsweg über die Pendlerpauschale ansetzen. Das gilt für jeden Mitfahrer. Umwege, die nötig sind, um Mitfahrer von zuhause abzuholen, können allerdings nicht berücksichtigt werden.

Lohnt sich die Pendlerpauschale immer?

Wer die Pendlerpauschale nutzt, bekommt das Geld für den Arbeitsweg über die Steuer zurück? Nicht ganz. Einerseits zahlt dir das Finanzamt nicht tatsächlich genau den Betrag zurück, den du bei der Berechnung der Pendlerpauschale ermittelt hast – diese Summe wirkt sich lediglich steuermindernd aus. Andererseits kann es sein, dass sich die Kilometerpauschale praktisch für dich gar nicht bemerkbar macht.

Das Finanzamt setzt standardmäßig 1.230 Euro als Werbungskosten an. Dieser Betrag wird also ohnehin berücksichtigt, egal, ob du ihn tatsächlich ausschöpfst oder nicht. Kommst du mit der Pendlerpauschale auf Werbungskosten, die diesen Arbeitnehmerpauschbetrag nicht überschreiten, ändert sich für dich durch die Angabe dieser Kosten nichts. Derselbe Wert wäre schließlich ohnehin angerechnet worden. Erst, wenn deine Werbungskosten über dem geltenden Pauschbetrag liegen, profitierst du unmittelbar von der Angabe deiner Fahrtkosten für die Arbeit.

Ob sich die Angabe deines Arbeitswegs in der Steuererklärung lohnt, rechnest du am besten individuell durch. Als Faustregel kannst du dir aber merken: Wenn du an 230 Tagen im Jahr mindestens 18 Kilometer zur Arbeit gependelt bist, übersteigt das den Betrag von 1.230 Euro. Wer nicht Vollzeit arbeitet und einen kurzen Arbeitsweg hat, profitiert hingegen meist nicht von der Pendlerpauschale.

Alternative zur Pendlerpauschale über die Steuererklärung: Die Lohnsteuer-Ermäßigung

Über deine Steuererklärung kannst du zwar sparen, indem du Kosten für deinen Arbeitsweg angibst. Allerdings nützt dir das erst lange, nachdem die Fahrtkosten für dich angefallen sind. Gibt es eine Möglichkeit, dass diese Kosten schon früher berücksichtigt werden? Ja, die gibt es: mit der Lohnsteuer-Ermäßigung.

Du kannst beim Finanzamt eine Lohnsteuer-Ermäßigung beantragen. Das führt dazu, dass deine Werbungskosten als Freibetrag bereits beim monatlichen Lohnsteuerabzug berücksichtigt werden. Somit musst du im Verlauf des Jahres weniger Lohnsteuer zahlen. Umgekehrt kannst du aber später über deine Steuererklärung weniger Geld fürs Pendeln vom Fiskus zurückbekommen.

Den Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung kannst du beim Finanzamt noch bis Ende November stellen. Der gesamte Freibetrag wird dann beim Gehalt für Dezember berücksichtigt. Beantragst du die Lohnsteuer-Ermäßigung früher, wird sie auf die verbleibenden Monate des Jahres verteilt. Allerdings ist diese Option nur möglich, wenn deine jährlichen Aufwendungen bei den Werbungskosten 1.600 Euro übersteigen.

Exkurs: Wie viel Pendeln ist zumutbar?

Viele Berufspendler legen jeden Tag weite Strecken zur Arbeit zurück. Oft kommt dann die Frage auf, wie viel Pendeln eigentlich zumutbar ist. Eine allgemeingültige Obergrenze gibt es hier allerdings nicht. Um zu beurteilen, ob ein Arbeitsweg noch zumutbar ist, werden deshalb die Vorgaben für Arbeitssuchende herangezogen, die in § 140 Absatz 4 Drittes Buch Sozialgesetzbuch (SGB III) zu finden sind.

Demnach dürfen die Pendelzeiten nicht unverhältnismäßig lang im Vergleich zur Arbeitszeit sein. Konkret heißt das: Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden sollte der Arbeitsweg nicht länger als zweieinhalb Stunden insgesamt sein. Sind die Arbeitstage kürzer als sechs Stunden, sollte der Arbeitsweg insgesamt nicht mehr als zwei Stunden in Anspruch nehmen. Allerdings kommt es auch auf die Region an. Sind in einer Region lange Pendelzeiten üblich, wirkt sich das auf die Strecken aus, die als noch zumutbar angesehen würden. Damit kommt es auf den Einzelfall an.

Praktisch ist die Frage nach zumutbaren Pendelzeiten nur relevant, wenn eine Versetzung an einen anderen Standort im Raum steht. Bei der Jobsuche stellt sich diese Frage weniger, weil es jedem Betroffenen freisteht, einen Job nicht anzunehmen, für den längeres Pendeln zur Arbeit nötig wäre. Bei einer Versetzung haben Beschäftigte oft wenig Mitspracherecht.

Wenn der Arbeitgeber eine Versetzung durchsetzen möchte, lohnt sich ein Blick in den Arbeitsvertrag. Wie der Arbeitsort dort eingegrenzt ist, kann sich auf die Befugnisse des Arbeitgebers bei Versetzungen auswirken. Wende dich im Zweifel an den Betriebsrat oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

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