Personalgespräch: Das musst du wissen

Wenn ein Personalgespräch ansteht, ist gründliche Vorbereitung das A und O. Was du dabei beachten solltest, ob du den Gesprächswunsch ablehnen kannst und welche Rechte du hast, erfährst du hier.

Für viele Angestellte ist ein Personalgespräch kein Grund zur Freude. Oft wird ein solcher Termin auf Initiative des Vorgesetzten gefunden – und der Mitarbeiter weiß nicht oder nur ansatzweise, was ihn erwartet. Entsprechend groß sind die Sorgen, die sich viele Arbeitnehmer vor einem Personalgespräch machen. Dabei ist es wichtig, zu wissen, was dein Chef darf und was nicht. Außerdem solltest du immer gut vorbereitet in einen solchen Gesprächstermin gehen – dann drohen dir keine unangenehmen Überraschungen. Die folgenden Aspekte zum Thema Personalgespräch solltest du kennen.

Wenn der Chef zum Personalgespräch lädt

In vielen Unternehmen und Betrieben sind regelmäßige Personalgespräche Standard. Sie finden dann in bestimmten Intervallen statt. Meist geht es darum, dem Mitarbeiter seinen gegenwärtigen Leistungsstand mitzuteilen. Andere Arbeitgeber laden nur zum persönlichen Gespräch zwischen Mitarbeiter und Chef, wenn etwas Besonderes vorgefallen ist oder über die Leistung des Mitarbeiters geredet werden soll. Es kann dabei um organisatorische Fragen ebenso gehen wie um Probleme am Arbeitsplatz, etwa mit Kollegen oder dem Chef selbst.

Muss ich zum Personalgespräch gehen?

Grundsätzlich ja. Das gilt etwa, wenn der Vorgesetzte dabei über dein Verhalten oder deine Leistung im Job sprechen möchte. Für diesen Zwang, den Termin wahrzunehmen, muss es jedoch einen sachlichen Grund für das Personalgespräch geben. Außerdem muss der Termin innerhalb deiner regulären Arbeitszeiten angesetzt sein. Wenn dein Chef dich also bittet, nach der Arbeit zum Gespräch dazubleiben, bist du dazu normalerweise nicht gezwungen. Genauso wenig musst du dir unsachliche Gespräche gefallen lassen.

Was kann mir passieren, wenn ich nicht zum Personalgespräch gehe?

Das kommt darauf an. War der Wunsch deines Chefs nach einem Gespräch nachvollziehbar und bezog sich auf einen Gesprächstermin innerhalb deiner Arbeitszeiten? Dann kann er dich für deine Weigerung sogar abmahnen. Weigerst du dich standhaft, droht dir deshalb im schlimmsten Fall sogar die Kündigung.

Wer ist beim Personalgespräch dabei?

Auch diese Frage beschäftigt viele Mitarbeiter vor einem Personalgespräch. Normalerweise sind nur dein Chef und du anwesend. Gibt es einen Grund dafür, können auch weitere Personen beim Gespräch dabei sein. Das wäre etwa denkbar, wenn es Konflikte im Team gibt – und der Inhalt des Gesprächs mehrere Personen betrifft. Ein Recht auf anwaltlichen Beistand hast du übrigens nicht.

Ausnahmen kann es geben, wenn dein Chef ebenfalls mit einem Anwalt zum Gespräch erscheint. Die Chancengleichheit gebietet es, dass du in einem solchen Fall ebenfalls mit Unterstützung kommen darfst. Wenn es in deinem Unternehmen einen Betriebsrat gibt, ist jedoch in vielen Fällen der Wunsch legitim, ein Mitglied des Betriebsrats hinzuzuziehen. Einen eindeutigen gesetzlichen Anspruch gibt es jedoch auch hierauf nicht. Ausnahmen können in bestimmten Fällen bestehen – etwa bei Leistungsbeurteilungen und Fragen rund ums Gehalt.

Wie bereite ich mich auf das Personalgespräch vor?

Erfrage vor dem Gespräch, worum es dabei geht. So wirst du nicht erst beim Termin überrascht. Du kannst dich vielmehr darauf vorbereiten – zum Beispiel auf mögliche Fragen oder Kommentare deines Chefs. Außerdem kannst du dir zurechtlegen, was dir in der betreffenden Sache wichtig ist.

Vor allem bei Routinegesprächen solltest du dir im Vorfeld überlegen, wie es um deine Leistung am Arbeitsplatz bestellt ist. Was kannst du in eigener Sache vorbringen? Welche Erfolge und Leistungen kannst du vorbringen? Selbst, wenn es vordergründig nicht um deine Leistung geht, ist es gut, solche Argumente im Kopf zu haben. Falls sie doch förderlich sind, brauchst du nicht lange nachzudenken. Vergegenwärtige dir auch deine Aufgabenbeschreibung laut Stellenausschreibung. Wie sieht es in Bezug auf deine Ziele aus? Was möchtest du künftig erreichen? Solche Fragen solltest du vor dem Gespräch klären.

Dein Chef muss dir außerdem zeitlichen Vorlauf vor dem Personalgespräch geben. Er sollte dich möglichst früh über das Gespräch informieren – und nicht etwa an Ort und Stelle ins Büro zitieren. Bitte den Vorgesetzen in solchen Fällen um einen gesonderten Termin.

Tipps zum Verhalten im Gespräch

Im Gespräch selbst ist es wichtig, sachlich zu bleiben. Emotionen sind hier fehl am Platz – selbst, wenn du dich von deinem Vorgesetzten angegriffen fühlst. Bleibe höflich und lasse dich nicht aus der Fassung bringen. Höre deinem Gesprächspartner zu und sei stets aufmerksam. Du kannst dir auch notierte Gedanken und Fragen zum Gesprächstermin mitbringen. Viele Arbeitnehmer fühlen sich durch einen solchen „Spickzettel“ sicherer und gehen mit weniger Furcht in das Gespräch.

Wenn es um ein Feedback-Gespräch geht, höre dir an, was dein Arbeitgeber über deine Leistung zu sagen hat. Aber auch du hast die Gelegenheit, Rückmeldung zu geben. Jetzt ist der Zeitpunkt, anzusprechen, welche organisatorischen Abläufe dich an einem (noch) effektiveren Arbeiten hindern. Du kannst deinem Chef im Personalgespräch auch mögliche Konflikte rückmelden – lösungsorientiert natürlich.

Du solltest im Verlauf des Gesprächs Notizen machen. Es ist hingegen nicht erlaubt, das Gespräch heimlich aufzunehmen. Damit würdest du gegen das Persönlichkeitsrecht der anwesenden Personen verstoßen. Dein Chef könnte dir deswegen kündigen – im schlimmsten Fall sogar fristlos.

Diese Fehler solltest du im Personalgespräch vermeiden

Bestimmte Dinge sind in einem Personalgespräch nicht förderlich. Dazu zählt unsachliches Verhalten. Selbst, wenn dein Chef aufbrausend wird, solltest du dich nicht auf diese Ebene einlassen. Das trägt nur dazu bei, dass eine angespannte Situation eskaliert. Außerdem solltest du dich davor hüten, andere im Gespräch schlecht zu machen. Das kann etwa deine Kollegen betreffen. Selbst, wenn du Grund zur Beschwerde hast, kommt es nie gut, wenn du andere vorschiebst. Gibt es wirklich Grund zur Kommunikation über ein bestimmtes Problem, solltest du das nicht nur mit deinem Chef, sondern auch der betreffenden Person besprechen.

Wenn du aus bestimmten Gründen im Job gefrustet bist, ist die Gefahr groß, dass sich das in einem Personalgespräch entlädt. Oft braucht es dafür nur den kleinsten Anlass. Mache dir jedoch unbedingt bewusst, was tatsächlich etwas ist, das du mit deinem Vorgesetzten besprechen kannst und solltest. Oft spielen viele Faktoren in Unzufriedenheit hinein. Liegt es tatsächlich an den Umständen, an Strukturen – oder an dir selbst? Private Probleme etwa haben im Personalgespräch nichts verloren.