Abmahnung: In diesen Fällen droht die gelbe Karte im Job

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Abmahnung

„So geht es nicht weiter“. Das ist die simple Botschaft, die eine Abmahnung dem betroffenen Arbeitnehmer aussendet. Der Arbeitgeber hat ihm auf diese Weise rückgemeldet, dass er ein bestimmtes Verhalten nicht länger toleriert. Reagiert der Arbeitnehmer nicht auf diese Aufforderung, riskiert er die Kündigung durch den Arbeitgeber. Wann eine Abmahnung droht und wie man sich dagegen wehren kann, erklärt der folgende Text.

Das steckt hinter der Abmahnung

Eine Abmahnung ist ein arbeitsrechtlicher Schritt, der meistens vom Arbeitgeber ausgeht. Zwar können auch Arbeitnehmer in bestimmten Fällen ein pflichtwidriges Verhalten ihres Arbeitgebers abmahnen; in diesem Text steht jedoch die Abmahnung durch den Arbeitgeber im Fokus.

Einer rechtmäßigen Abmahnung geht immer eine Pflichtverletzung des Arbeitnehmers voraus. Durch sein Verhalten verstößt er gegen die Verpflichtungen, die sich aus seinem Arbeitsvertrag ergeben. Eine Abmahnung kann für sich stehen, ist aber in vielen Fällen ein erster Schritt zur ordentlichen oder fristlosen Kündigung.

Mit einer Abmahnung erhält der Arbeitnehmer die Möglichkeit, sein pflichtwidriges Verhalten zu ändern um die Kündigung abzuwenden.

Diese Funktionen hat eine Abmahnung

Eine Abmahnung erfüllt bestimmte Funktionen. Einerseits dokumentiert sie den Pflichtverstoß im Detail. Es handelt sich dabei gleichermaßen um eine Rückmeldung an den Arbeitnehmer, dass sein Verhalten nicht in Ordnung ist. Zugleich ist eine Abmahnung eine Warnung vor weiteren arbeitsrechtlichen Schritten wie der Kündigung, wenn der Angestellte sein Verhalten nicht ändert.

Aus Sicht des Arbeitgebers kann eine Abmahnung ein erster Schritt zur verhaltensbedingten Kündigung sein. Dieser Schritt kann strategisch sein, wenn der Arbeitgeber die Kündigung aussprechen möchte. In anderen Fällen ist der Arbeitgeber an einer weiteren Zusammenarbeit interessiert, sofern der Arbeitnehmer sein Verhalten ändert.

In diesen Fällen ist eine Abmahnung möglich

Eine Abmahnung droht bei schweren Pflichtverstößen des Arbeitnehmers gegen die Regelungen des Arbeitsvertrags. Der Verstoß ist dabei nicht durch die Persönlichkeit des Mitarbeiters bedingt, sondern geht aus dessen Verhalten hervor. Der Betroffene muss dieses Verhalten steuern können.

Beispiele, bei denen eine Abmahnung denkbar ist, sind etwa privates Surfen im Internet oder privates Telefonieren während der Arbeitszeit. Auch häufiges Zuspätkommen ohne guten Grund kann Anlass für eine Abmahnung sein. Ebenso verhält es sich, wenn Mitarbeiter sich krankmelden, aber gar nicht krank sind, oder wenn sie sich eigenmächtig beurlauben. Auch Alkoholkonsum am Arbeitsplatz, Beleidigungen oder Diebstahl rechtfertigen eine Abmahnung. Die private Nutzung des Dienstwagens kann ebenfalls eine Abmahnung nach sich ziehen.

Krankheiten sind hingegen kein Grund für eine Abmahnung. Diese hängen in der Regel nicht mit dem Verhalten des Arbeitnehmers zusammen. Anders stellt es sich dar, wenn der Mitarbeiter sich während einer Krankschreibung nicht so verhält, dass es seiner Genesung förderlich ist.

Auch mündliche Abmahnung möglich

Eine Abmahnung kann auch mündlich erfolgen. Dies kommt jedoch vergleichsweise selten vor, was damit zusammenhängt, dass der Arbeitgeber dann keinen Nachweis darüber hat. Die meisten Arbeitgeber lassen ihren Mitarbeitern eine Abmahnung deshalb schriftlich zukommen.

Eine Frist, innerhalb derer ein Arbeitgeber auf eine Pflichtverletzung eines Mitarbeiters reagieren muss, gibt es nicht. Der Arbeitgeber kann die Abmahnung auch nach Wochen oder gar Monaten aussprechen. Das Signal an den Arbeitnehmer ist faktisch jedoch deutlicher und die Warnung eindringlicher, wenn der Arbeitgeber zeitnah reagiert.

Milderes Mittel: die Ermahnung

Arbeitgebern stehen bei pflichtwidrigem Verhalten eines Arbeitnehmers auch andere Mittel als die Abmahnung zur Verfügung. Ein milderes Mittel ist die Ermahnung. Auch hier prangert der Arbeitgeber eine Pflichtverletzung des Angestellten an und fordert ihn dazu auf, dieses Verhalten zu unterlassen.

Im Vergleich zu einer Abmahnung ist die Ermahnung jedoch weit weniger schwerwiegend. Eine akute Warnung vor einer drohenden Kündigung geht damit, anders als bei einer Abmahnung, nicht einher.

Eine Ermahnung kann schriftlich oder mündlich zugehen. Entscheidet sich der Arbeitgeber für eine mündliche Rüge, ist dies meist noch milder aufzufassen als ein schriftlicher Hinweis. Schriftliche Ermahnungen können der Personalakte angehängt werden.

Das muss in der Abmahnung enthalten sein

Eine Abmahnung muss bestimmte Kriterien erfüllen, um rechtlich Bestand zu haben. Dazu gehört die klare und detaillierte Nennung des beanstandeten Verhaltens. An welchem Datum, zu welcher Uhrzeit und gegebenenfalls wo hat sich der Mitarbeiter pflichtwidrig verhalten? Eine pauschale Formulierung à la „Der Mitarbeiter kam häufig zu spät“ reicht nicht aus.

Eine Abmahnung enthält nicht nur eine Rüge des betreffenden Verhaltens, sondern fordert den Arbeitnehmer auch auf, sein pflichtverletzendes Verhalten zu unterlassen.

Zugleich werden in einer Abmahnung weitere Konsequenzen angedroht, falls der Angestellte sich nicht anders verhält.

Kommt es zu einer Kündigung und geht der Arbeitnehmer dagegen vor, muss der Arbeitgeber beweisen können, dass der Mitarbeiter die Abmahnung tatsächlich erhalten hat. Deshalb ist es üblich, dass Angestellte gebeten werden, den Erhalt mit ihrer Unterschrift zu quittieren. Vorsicht ist jedoch bei Formulierungen geboten, die besagen, dass der Mitarbeiter mit seiner Unterschrift auch den Inhalt – und damit die Rechtmäßigkeit der Abmahnung – bestätigt. Einen entsprechenden Passus muss der Arbeitnehmer nicht unterschreiben. Eine Abmahnung wird üblicherweise in der Personalakte des betreffenden Mitarbeiters hinterlegt.

Nach der Abmahnung droht die Kündigung

Reagiert der Arbeitnehmer auf eine Abmahnung nicht, droht ihm die verhaltensbedingte Kündigung. Anders als bei einer personenbedingten oder betriebsbedingten Kündigung ist vor einer entsprechenden ordentlichen Kündigung eine Abmahnung erforderlich. Damit eine Kündigung rechtmäßig ist, muss der Arbeitnehmer nicht zuvor mehrfach abgemahnt worden sein. Es reicht eine einzige Wiederholung des beanstandeten Verhaltens.

Es ist hingegen nicht erlaubt, einem Arbeitnehmer nach einer Abmahnung zu kündigen, wenn er sich nicht noch einmal pflichtwidrig verhält. Wegen dem bereits in der Abmahnung angeprangerten Verhalten darf ihm nicht mehr gekündigt werden. Handelt es sich um einen schwerwiegenden Verstoß, kann der Arbeitgeber deshalb statt einer Abmahnung auch unmittelbar die fristlose Kündigung aussprechen.

Für eine rechtmäßige Kündigung muss der Mitarbeiter sein pflichtverletzendes Verhalten innerhalb eines relativ kurzen Zeitraums wiederholen. Hat sich der Angestellte hingegen nach einer Abmahnung über Jahre hinweg untadelig verhalten, kann ihm nicht ohne erneute Abmahnung verhaltensbedingt gekündigt werden. Üblicherweise beträgt die Zeitspanne, innerhalb derer der Arbeitgeber nach einer Abmahnung kündigen kann, zwei bis drei Jahre. Danach gilt die Abmahnung aufgrund der verstrichenen Zeit nicht mehr aussagekräftig.

Fristlose Kündigung ohne vorherige Abmahnung

Viele Arbeitnehmer sind der Meinung, dass einer verhaltensbedingten Kündigung zwangsläufig eine Abmahnung vorausgehen muss. Das stimmt nicht. Gibt es Grund zur fristlosen Kündigung, ist eine vorherige Abmahnung nicht erforderlich. Eine solche außerordentliche Kündigung ist besonders bei krassem Fehlverhalten des Angestellten oder einem zerrütteten Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber denkbar. Auch, wenn es unwahrscheinlich ist, dass der Arbeitnehmer sein pflichtverletzendes Verhalten ändert, kann eine fristlose Kündigung eine Option sein.

Sperre beim Arbeitslosengeld

Wem aufgrund seines Verhaltens gekündigt wird, der muss mit einer Sperre beim Arbeitslosengeld rechnen. Dies liegt daran, dass das Arbeitsamt davon ausgeht, dass der Arbeitnehmer eine solche Kündigung selbst verschuldet hat. Wer der Meinung ist, dass die Abmahnung oder verhaltensbedingte Kündigung nicht rechtmäßig war, sollte deshalb juristische Schritte prüfen, um die Sperre zu umgehen.

So kannst du dich gegen eine Abmahnung wehren

Nicht immer handelt ein Arbeitgeber rechtmäßig, wenn er eine Kündigung ausspricht. Dies hängt in manchen Fällen mit einem Mangel an Kenntnissen zusammen. In anderen Fällen sucht der Arbeitgeber nach Gründen, um die Kündigung des Mitarbeiters mittelfristig aussprechen zu können.

Wenn du der Meinung bist, dass eine Abmahnung nicht gerechtfertigt war, hast du unterschiedliche Möglichkeiten, dagegen vorzugehen. So kannst du einerseits Widerspruch gegen die Abmahnung einlegen. Eine Frist dafür gibt es nicht; du kannst auch nach Wochen noch derart auf eine Abmahnung reagieren. Mit einer solchen Gegendarstellung des betreffenden Sachverhalts forderst du den Arbeitgeber gleichzeitig auf, die Abmahnung aus deiner Personalakte zu entfernen. Der Arbeitgeber muss dieser Forderung nicht nachkommen. Auch, wenn du die Unterstützung des Betriebsrats hast, kann der Arbeitgeber dazu nicht gezwungen werden.

Hält der Arbeitgeber an seiner Einschätzung und damit der Abmahnung fest, kannst du auch Klage dagegen vor dem Arbeitsgericht einreichen. Gibt das Gericht dir recht, muss der Arbeitgeber die Abmahnung zurücknehmen.

Bemängelt der Arbeitgeber in der Abmahnung mehrere Sachverhalte und sind nicht alle davon zutreffend, darf er die Abmahnung in dieser Form nicht aufrechterhalten. Stattdessen muss er eine neue Abmahnung formulieren, die die unrechtmäßig angeprangerten Sachverhalte nicht mehr enthält.

Das gehört in eine Gegendarstellung zur Abmahnung

Wenn du dich entscheidest, einer Abmahnung zu widersprechen, musst du dich an bestimmte formelle Kriterien halten, damit deine Gegendarstellung rechtlich haltbar ist. So gehören Ort, Datum und dein vollständiger Name in den Widerspruch. Schildere den Sachverhalt so detailliert wie nötig und stelle den Vorwürfen des Arbeitgebers deine eigene Sichtweise entgegen. Fordere den Arbeitgeber auf, die nicht gerechtfertigte Abmahnung schnellstmöglich aus deiner Personalakte zu entfernen, und bitte um eine Bestätigung. Das Schreiben endet mit einer persönlichen Unterschrift.

Was, wenn es nach einer als unrechtmäßig empfundenen Abmahnung zur Kündigung kommt?

Gegen eine als unrechtmäßig empfundene Kündigung können sich Mitarbeiter mithilfe einer Kündigungsschutzklage wehren. Der Arbeitgeber muss vor Gericht beweisen, dass er triftige Gründe für die Kündigung hatte. Auch eine Abmahnung muss er nachweisen können. Im Kündigungsschutzprozess kann der betroffene (Ex-)Mitarbeiter aussagen, dass die Abmahnung unrechtmäßig war. Es ist nicht zwingend notwendig, dass dieser der Abmahnung schon vorher widersprochen hat. Einen Zwang, auf eine Abmahnung zu reagieren, gibt es nicht.