Abmahnung im Arbeitsrecht: die gelbe Karte im Job

„So geht es nicht weiter“ – das ist die simple Botschaft einer Abmahnung. Der Arbeitgeber kommuniziert auf diesem Weg, dass er ein bestimmtes Verhalten nicht länger toleriert. Reagiert der Arbeitnehmer nicht auf diese Aufforderung, riskiert er die Kündigung durch den Arbeitgeber. Wann eine Abmahnung droht und wie du dich dagegen wehren kannst, erfährst du hier.

Das steckt hinter der Abmahnung

Eine Abmahnung ist ein arbeitsrechtlicher Schritt, der meistens vom Arbeitgeber ausgeht. Zwar können auch Arbeitnehmer in bestimmten Fällen ein pflichtwidriges Verhalten ihres Arbeitgebers abmahnen, jedoch kommt das deutlich seltener vor.

Einer rechtmäßigen Abmahnung geht immer eine Pflichtverletzung und damit ein Fehlverhalten des Arbeitnehmers voraus. Durch sein Verhalten verstößt er gegen die Verpflichtungen, die sich aus seinem Arbeitsvertrag ergeben. Eine Abmahnung kann für sich stehen, ist aber in vielen Fällen ein erster Schritt zur ordentlichen oder fristlosen Kündigung.

Mit einer Abmahnung erhält der Arbeitnehmer die Möglichkeit, sein pflichtwidriges Verhalten zu ändern und so die drohende Kündigung abzuwenden.

Diese Funktionen hat eine Abmahnung

Eine Abmahnung erfüllt bestimmte Funktionen:

1. Dokumentieren: Eine Abmahnung dokumentiert den Pflichtverstoß im Detail. Bei einer schriftlichen Abmahnung gibt es so später keine Zweifel oder Probleme bei einem Nachweis des Fehlverhaltens des Mitarbeiters.
2. Hinweisen: Eine Abmahnung ist gleichermaßen eine Rückmeldung an den Arbeitnehmer, dass sein Verhalten nicht in Ordnung ist und gegen die Vereinbarungen verstößt, die im Arbeitsvertrag festgehalten sind.
3. Warnen: Eine Abmahnung ist auch eine Warnung vor weiteren arbeitsrechtlichen Schritten wie der Kündigung, wenn der Angestellte sein Verhalten nicht ändert.

Abmahnungsgründe: In diesen Fällen ist eine Abmahnung möglich

Eine Abmahnung droht bei schweren Pflichtverstößen des Arbeitnehmers gegen die Regelungen des Arbeitsvertrags. Der Verstoß ist dabei nicht durch die Persönlichkeit des Mitarbeiters bedingt, sondern geht aus dessen Verhalten hervor. Der Betroffene muss dieses Verhalten steuern können.

Beispiele, bei denen eine Abmahnung denkbar ist, sind etwa

• privates Surfen im Internet
• privates Telefonieren während der Arbeitszeit
• häufiges Zuspätkommen ohne guten Grund
• krankmelden, ohne krank zu sein
• unentschuldigtes Fehlen
• ignorieren von Arbeitsanweisungen
• diskriminieren oder Mobbing von Kollegen

Krankheiten sind hingegen kein Grund für eine Abmahnung. Diese hängen in der Regel nicht mit dem Verhalten des Arbeitnehmers zusammen. Anders stellt es sich dar, wenn der Mitarbeiter sich während einer Krankschreibung nicht so verhält, dass es seiner Genesung förderlich ist.

Auch Bagatellen, zum Beispiel, wenn das Licht im Büro nicht ausgeschaltet wird, sind kein Grund für eine Abmahnung. Denn eine Abmahnung muss immer dem Gebot der Verhältnismäßigkeit folgen – schließlich kann sie ein Grund für eine Kündigung sein.

Milderes Mittel: die Ermahnung

Arbeitgebern stehen bei pflichtwidrigem Verhalten eines Arbeitnehmers auch andere Mittel als die Abmahnung zur Verfügung. Ein milderes Mittel ist die Ermahnung. Auch hier weist der Arbeitgeber auf eine Pflichtverletzung des Arbeitnehmers hin und fordert ihn dazu auf, dieses Verhalten zu unterlassen.

Im Vergleich zu einer Abmahnung ist die Ermahnung jedoch weit weniger schwerwiegend. Eine akute Warnung vor einer drohenden Kündigung geht damit, anders als bei einer Abmahnung, nicht einher.

Eine Ermahnung kann schriftlich oder mündlich zugehen. Entscheidet sich der Arbeitgeber für eine mündliche Rüge, ist dies meist noch milder aufzufassen als ein schriftlicher Hinweis. Schriftliche Ermahnungen können der Personalakte angehängt werden.

Abmahnung: Form und Inhalt

Eine Abmahnung muss bestimmte Kriterien erfüllen, um rechtlich Bestand zu haben:

1. Grund: In der Abmahnung muss ganz klar definiert sein, welches Verhalten beanstandet wird. Dazu gehört die klare und detaillierte Nennung des Sachverhalts. An welchem Datum, zu welcher Uhrzeit und gegebenenfalls wo hat sich der Mitarbeiter pflichtwidrig verhalten? Eine pauschale Formulierung wie beispielsweise „Der Mitarbeiter kam häufig zu spät“ reicht nicht aus. Vielmehr muss der Arbeitgeber schildern, welches Verhalten er künftig von seinem Arbeitnehmer erwartet.
2. Warnung: Eine Abmahnung enthält nicht nur eine Rüge des betreffenden Verhaltens, sondern fordert den Arbeitnehmer auch auf, sein pflichtverletzendes Verhalten zu unterlassen. Sollte der Arbeitnehmer allerdings weiterhin seine Pflichten aus dem Arbeitsvertrag verletzen, muss er mit weiteren Konsequenzen rechnen. Der Arbeitgeber sollte also darauf hinweisen, dass bei wiederholtem Fehlverhalten die Kündigung droht.

Es gibt keine Frist, innerhalb derer ein Arbeitgeber auf eine Pflichtverletzung eines Mitarbeiters reagieren muss. Jedoch sind Arbeitgeber angehalten, die Abmahnung zügig auszusprechen.

Vergeht nämlich zu viel Zeit zwischen dem Fehlverhalten und der Abmahnung könnte der Arbeitnehmer auf die Idee kommen, dass sein Verhalten in Ordnung ist – schließlich wird es toleriert.

Mündliche Abmahnung möglich

Übrigens kann eine Abmahnung auch mündlich erfolgen. Das Arbeitsrecht schreibt nicht vor, dass sie zwingend in Schriftform erteilt wird. Jedoch wird in den meisten Fällen die Abmahnung schriftlich sein. Das hat einen ganz einfachen Grund:

Kommt es zu einer Kündigung und geht der Arbeitnehmer dagegen vor, muss der Arbeitgeber beweisen können, dass der Mitarbeiter die Abmahnung tatsächlich erhalten hat. Deshalb ist es üblich, dass Angestellte gebeten werden, den Erhalt mit ihrer Unterschrift zu quittieren.

Vorsicht ist jedoch bei Formulierungen geboten, die besagen, dass der Mitarbeiter mit seiner Unterschrift auch den Inhalt – und damit die Rechtmäßigkeit der Abmahnung – bestätigt.

Einen entsprechenden Passus muss und sollte der Arbeitnehmer nicht unterschreiben.

Wann droht Kündigung nach Abmahnung?

Reagiert der Arbeitnehmer nicht auf eine Abmahnung, droht ihm die verhaltensbedingte Kündigung. Anders als bei einer personenbedingten oder betriebsbedingten Kündigung ist vor einer entsprechenden ordentlichen Kündigung eine Abmahnung erforderlich.

Damit eine Kündigung rechtmäßig ist, muss der Arbeitnehmer nicht mehrfach abgemahnt worden sein. Bei schweren Pflichtverletzungen reicht eine einzige Wiederholung des beanstandeten Verhaltens, um als Arbeitnehmer gekündigt zu werden.

Bei leichteren Verstößen wie beispielsweise häufigem Zuspätkommen, muss jedoch mehrmals abgemahnt werden. Bei leichteren Verstößen muss es sich zudem immer um dieselbe Art von Pflichtverstoß handeln, damit eine Kündigung möglich ist.

Es ist jedoch eine weit verbreitete Fehleinschätzung, dass Arbeitnehmer 3 Mal abgemahnt werden müssen, bevor ihnen gekündigt werden kann. Eine Kündigung hängt vom Einzelfall und der Schwere des Verstoßes ab.

Es ist hingegen nicht erlaubt, einem Arbeitnehmer nach einer Abmahnung zu kündigen, wenn er sich nicht noch einmal pflichtwidrig verhält. Wegen dem bereits in der Abmahnung angeprangerten Verhalten darf ihm nicht mehr gekündigt werden. Juristen sprechen in diesem Fall davon, dass das Fehlverhalten verbraucht ist.

Für eine rechtmäßige Kündigung muss der Mitarbeiter sein pflichtverletzendes Verhalten innerhalb eines relativ kurzen Zeitraums wiederholen. Hat sich der Angestellte hingegen nach einer Abmahnung über Jahre hinweg untadelig verhalten, kann ihm nicht ohne erneute Abmahnung verhaltensbedingt gekündigt werden.

Üblicherweise beträgt die Zeitspanne, innerhalb derer der Arbeitgeber nach einer Abmahnung kündigen kann, zwei bis drei Jahre. Danach gilt die Abmahnung aufgrund der verstrichenen Zeit nicht mehr als aussagekräftig.

Fristlose Kündigung ohne vorherige Abmahnung

Viele Arbeitnehmer sind der Meinung, dass einer verhaltensbedingten Kündigung zwangsläufig eine Abmahnung vorausgehen muss. Das stimmt nicht. Gibt es Grund zur fristlosen Kündigung, ist eine vorherige Abmahnung nicht erforderlich.

Eine solche außerordentliche Kündigung ist besonders bei schwerwiegenden Fehlverhalten des Angestellten oder einem zerrütteten Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber denkbar.

Bei einer fristlosen Kündigung muss es zudem unwahrscheinlich sein, dass der Arbeitnehmer sein pflichtverletzendes Verhalten ändert.

Sperre beim Arbeitslosengeld

Arbeitnehmer, die eine verhaltensbedingte Kündigung erhalten, müssen mit einer Sperre beim Arbeitslosengeld rechnen. Dies liegt daran, dass das Arbeitsamt davon ausgeht, dass der Arbeitnehmer eine solche Kündigung selbst verschuldet hat.

Wer der Meinung ist, dass die Abmahnung oder verhaltensbedingte Kündigung nicht rechtmäßig war, sollte deshalb juristische Schritte prüfen, um die Sperre zu vermeiden.

Rechte als Arbeitnehmer: So kannst du dich gegen eine Abmahnung wehren

Nicht immer handelt ein Arbeitgeber rechtmäßig, wenn er eine Abmahnung ausspricht. Wenn du der Meinung bist, dass eine Abmahnung nicht gerechtfertigt war, hast du unterschiedliche Möglichkeiten, dagegen vorzugehen. Diese Möglichkeiten solltest du auch nutzen, denn eine oder mehrere Abmahnungen können ernste Konsequenzen haben.

So gehst du vor:

1. Beweise sichern: Direkt nach Zugang der Abmahnung solltest du so viele Beweise wie möglich sammeln, dass die Abmahnung haltlos ist. Dazu bietet es sich an, Kollegen zu suchen, die bestätigen können, dass die Abmahnung so nicht richtig ist.
2. Gegendarstellung verlangen: Du kannst Widerspruch gegen die Abmahnung einlegen. Eine Frist dafür gibt es nicht – somit kannst du auch nach mehreren Wochen noch eine Gegendarstellung zu deiner Abmahnung verlangen. Diese Gegendarstellung kannst du selbst schreiben und darauf bestehen, dass sie ebenfalls in deiner Personalakte aufgehoben wird.
3. Betriebsrat einschalten: Sofern es im Unternehmen einen Betriebsrat gibt, solltest du hier nach Unterstützung suchen.
4. Klage einreichen: Hält der Arbeitgeber an seiner Einschätzung und damit der Abmahnung fest, kannst du auch vor dem Arbeitsgericht Klage dagegen einreichen. Gibt das Gericht dir recht, muss der Arbeitgeber die Abmahnung zurücknehmen.

Das gehört in eine Gegendarstellung zur Abmahnung

Wenn du dich entscheidest, einer Abmahnung zu widersprechen, musst du dich an bestimmte formale Kriterien halten, damit deine Gegendarstellung rechtlich haltbar ist.

So gehören Ort, Datum und dein vollständiger Name in den Widerspruch. Schildere den Sachverhalt so detailliert wie nötig und stelle den Vorwürfen des Arbeitgebers deine eigene Sichtweise entgegen.

Fordere den Arbeitgeber auf, die nicht gerechtfertigte Abmahnung schnellstmöglich aus deiner Personalakte zu entfernen, und bitte um eine Bestätigung. Das Schreiben endet mit einer persönlichen Unterschrift.