Umschulung Bürokauffrau/-mann: Ablauf, Kosten und Voraussetzungen

Wenn der gewählte Beruf nicht mehr der richtige ist, stellt sich die Frage: was jetzt? Viele Menschen, die sich beruflich verändern möchten, haben das Büromanagement als Alternative zu ihrem bisherigen Job ins Auge gefasst. Über eine Umschulung zur Bürokauffrau oder dem Bürokaufmann kannst du in diesem Bereich Fuß fassen. Hier erfährst du mehr über das Berufsbild, den Ablauf und die Voraussetzungen der Bürokauffrau-Umschulung und an wen du dich zwecks einer Kostenübernahme wenden kannst.

Berufsbild: Darum geht es im Büromanagement

So manch ein Arbeitnehmer möchte sich beruflich verändern. Viele Menschen sind mit ihrem gewählten Beruf schlicht nicht mehr glücklich, andere können ihren erlernten Beruf aus bestimmten Gründen nicht mehr ausüben. In solchen Fällen ist eine Umschulung oft eine gute Lösung, denn darüber kannst du einen neuen Beruf erlernen, ohne allzu viel Zeit in die Ausbildung stecken zu müssen. Außerdem sind häufig Förderungen möglich – etwa vom Arbeitsamt oder der Rentenversicherung –, wodurch diese Art der Weiterbildung günstiger wird.

Beliebt bei Umschülern ist das Büromanagement. Nicht wenige Arbeitnehmer, die etwas Neues erlernen möchten, interessieren sich für eine Umschulung zur Bürokauffrau beziehungsweise zum Bürokaufmann. Dabei solltest du wissen, dass es den Beruf Bürokauffrau so gar nicht mehr gibt. Inzwischen spricht man vielmehr von Kauffrauen (und -männern) für Büromanagement.

Was machen Kaufleute für Büromanagement?

Bevor du eine Umschulung in die Wege leiten und dich um eine mögliche Kostenübernahme kümmern kannst, solltest du sicher sein, dass das Büromanagement zu dir passt. Ein Grund, warum das Büromanagement aus Sicht vieler Umschüler (und Schulabgänger) so attraktiv ist, ist, dass Büromanager in nahezu jeder Firma gebraucht werden. Das sorgt nicht nur für gute Jobperspektiven, es macht den Beruf auch abwechslungsreich.

Büromanager kümmern sich um alle Facetten der Organisation im Unternehmen. Kauffrauen und -männer für Büromanagement organisieren Termine und Events, sie sind Ansprechpartner für Kunden, verfassen geschäftliche Korrespondenz, erstellen Kalkulationen und Präsentationen. Ebenso kümmern sie sich um Aufgaben des Rechnungswesens, sie sind häufig in die Beschaffung und Auftragsbearbeitung involviert oder befassen sich mit personellen Angelegenheiten.

Zu ihren wichtigsten Aufgaben gehört zudem die innerbetriebliche Kommunikation. Typischerweise vermitteln Kauffrauen für Büromanagement zwischen den verschiedenen Ebenen eines Unternehmens, aber auch Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern. Um ihre Aufgaben zu erfüllen, arbeiten Büromanager überwiegend am Computer und dem Telefon.

Umschulung Bürokauffrau/-mann: Welche Möglichkeiten gibt es?

Wenn du dich zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement umschulen lassen möchtest, hast du verschiedene Optionen. Zunächst musst du überlegen, bei welchem Anbieter du deine Umschulung zur Bürokauffrau machen möchtest. In erster Linie kommen dafür Berufsschulen, Berufsfachschulen, Berufskollegs oder Anbieter von Fernlehrgängen infrage. Es gibt sowohl staatliche als auch private Träger.

Grundsätzlich kannst du eine Bürokauffrau-Umschulung auch in einem Betrieb machen, allerdings ist nicht jeder Arbeitgeber dazu bereit. Falls du einen solchen Platz findest, kann sich diese Variante jedoch lohnen – du lernst dual, bekommst also entsprechend viel Praxis mit auf den Weg und erhältst noch dazu eine Vergütung, was bei den anderen Formen der Umschulung nicht der Fall ist. Im Gegenteil: Dort musst du Schulgeld zahlen, was gerade bei privaten Trägern oft nicht günstig ist.

Du kannst deine Umschulung zur Bürokauffrau oder dem Bürokaufmann in Vollzeit oder Teilzeit machen. In Vollzeit dauert die Umschulung in der Regel zwei Jahre; wer weniger Zeit aufwenden kann, braucht entsprechend länger.

Wenn du deine Umschulung zur Kauffrau oder dem Kaufmann für Büromanagement erfolgreich beendet hast, kannst du entweder direkt auf Jobsuche gehen oder dich zusätzlich weiterbilden. Du hast zum Beispiel die Möglichkeit, eine Fortbildung zu machen und dich zum Fachwirt für Büroorganisation, zum Wirtschaftsfachwirt oder dem Verwaltungsfachwirt weiterbilden zu lassen. Das kann dir zusätzliche Job-Möglichkeiten eröffnen.

Das lernst du bei einer Bürokauffrau-Umschulung

Bei einer Umschulung zur Bürokauffrau oder zum Bürokaufmann lernst du alles, was du später im Berufsalltag wissen musst. Das umfasst unter anderem Buchhaltung, Personalwirtschaft, kaufmännisches Rechnen, Büroorganisation und Elemente des Controllings. Du wirst außerdem mehr über Wirtschafts- und Sozialkunde, Aspekte der Betriebswirtschaftslehre und Volkswirtschaftslehre, Projektmanagement und die Bearbeitung von Aufträgen erfahren.

Angehende Kaufleute für Büromanagement erwerben juristisches Hintergrundwissen, sie befassen sich mit Einkauf und Logistik, lernen, worauf es bei Assistenz und Sekretariat ankommt und feilen an wichtigen Soft Skills, etwa der Kommunikationsfähigkeit.

Im Arbeitsalltag arbeiten Büromanager in erster Linie am PC. Dabei nutzen sie Programme, die du zumindest in ihren Grundzügen in einer Bürokauffrau-Umschulung kennenlernen wirst. Dazu können etwa kaufmännische Software und Tabellenkalkulationen zählen. In schulischen und überbetrieblichen Umschulungen gehört oft ein Praktikum zur Umschulung dazu. Dabei hast du die Gelegenheit, deine theoretischen Kenntnisse praktisch anzuwenden und zu vertiefen.

Bei manchen Umschulungen hast du die Möglichkeit, dich auf eine bestimmte Richtung zu spezialisieren. Das kann etwa Bereiche wie Büroorganisation, Bürowirtschaft oder Schreibtechniken betreffen. Ob sich solche Spezialisierungen lohnen, hängt davon ab, in welchem Bereich du später arbeiten möchtest.

Voraussetzungen für die Teilnahme an einer Umschulung im Bereich Büromanagement

Du kannst dich nur dann zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement umschulen lassen, wenn du die Voraussetzungen dafür erfüllst. Welche das im Detail sind, hängt von den spezifischen Vorgaben des jeweiligen Anbieters ab. Somit können sich die Voraussetzungen je nach Bildungseinrichtung voneinander unterscheiden.

In der Regel ist ein Bildungsabschluss die Voraussetzung für die Teilnahme an einer Bürokauffrau-Umschulung. Damit können ein Realschulabschluss oder Fachhochschulreife, aber auch ein Hauptschulabschluss gemeint sein. Du solltest dich außerdem mündlich und schriftlich gut auf Deutsch verständigen können, wenn du an einer Umschulung teilnehmen möchtest.

Bringst du wichtige Soft Skills für eine Tätigkeit als Büromanager mit?

Viele Menschen, die sich für eine Umschulung interessieren, fragen sich, ob sie dafür bestimmte Vorkenntnisse brauchen. Das ist in aller Regel nicht der Fall, denn dir geht es ja bei einer Umschulung gerade darum, einen ganz neuen Beruf zu erlernen. Es ist aber zweifellos vorteilhaft, wenn du schon in den gewählten Bereich hineingeschnuppert hast – zum Beispiel durch ein Praktikum. Entsprechende Erfahrungen geben dir ein besseres Gefühl dafür, ob der Beruf als Kauffrau/-mann für Büromanagement tatsächlich geeignet für dich ist.

Nicht zuletzt solltest du die passende Persönlichkeit für eine Tätigkeit im Büromanagement mitbringen. Büromanager sollten kommunikativ sein und müssen sich gut organisieren können. Kaufmännisches Denken, Verantwortungsbewusstsein, Stressresistenz – all das sind wichtige Eigenschaften, die angehende Büromanager mitbringen sollten. Viele Anbieter von Umschulungen setzen ein persönliches Gespräch vor der Zulassung voraus. Dort wird überprüft, ob die Umschulung zum Büromanager wirklich zu dir passt.

Förderung einer Umschulung zur Bürokauffrau: An wen kann man sich wenden?

Vor allem Menschen, die mit ihrem derzeitigen Beruf unzufrieden sind, überlegen oft lange, ob sie tatsächlich einen neuen Beruf ergreifen sollen. Eine Umschulung ist zwar ein guter Weg, um künftig etwas anderes zu machen. Sie kostet allerdings Zeit – und Geld. Findet sie in Vollzeit statt, stellt sich die Frage, wie man trotzdem seinen Lebensunterhalt sichern kann. Zeit für einen (Vollzeit-)Job bleibt dabei nämlich nicht mehr.

Die Kosten für die Umschulung zur Bürokauffrau/zum Bürokaufmann musst du nicht zwangsläufig alleine übernehmen. Möglicherweise kommt eine Förderung durch das Arbeitsamt oder die Rentenversicherung in Betracht. An die Rentenversicherung kannst du dich zwecks Kostenübernahme wenden, wenn du deinen Beruf aufgrund einer Berufsunfähigkeit nicht mehr ausüben kannst.

Jobcenter oder Arbeitsagentur sind der richtige Ansprechpartner, wenn du arbeitslos bist oder dir in deinem Beruf Arbeitslosigkeit droht. Eröffnet dir die Umschulung eine bessere berufliche Perspektive, ist es wahrscheinlich, dass das Arbeitsamt die Kosten für die Umschulung übernimmt. In diesem Fall kannst du auch weitere mögliche Kosten geltend machen, zum Beispiel Reisekosten, Kosten für Verpflegung und Kinderbetreuung. Auch Unterrichtsmaterialien kannst du dir vom Arbeitsamt finanzieren lassen.

Kostenübernahme durch das Arbeitsamt trotz Arbeitstätigkeit?

Falls du gegenwärtig einer Arbeitstätigkeit nachgehst, schließt das eine Kostenübernahme durch das Arbeitsamt nicht in jedem Fall aus. Wenn du einen Engpassberuf ergreifen möchtest, in dem dringend Fachkräfte gesucht werden, kann eine Förderung trotzdem möglich sein. Der Bereich Büromanagement gehört hierzu allerdings nicht, weshalb eine Förderung trotz Arbeitstätigkeit schwierig sein dürfte – es sei denn, du kannst nachweisen, dass du in deinem Beruf keine Zukunft hast.

Dabei müssen es nicht zwingend äußere Faktoren sein, die dir eine weitere Ausübung deines erlernten Berufs mittelfristig unmöglich machen. Möglicherweise bist du physisch oder psychisch stark durch deinen Job beeinträchtigt und willst deshalb die Richtung wechseln, bevor es zu einem Burnout kommt oder du berufsunfähig wirst. In solchen Fällen kann es sein, dass das Arbeitsamt die Kosten für eine Umschulung übernimmt.

Selbst, wenn du nicht sicher bist, ob deine Umschulung für eine Förderung durch Jobcenter oder Arbeitsagentur infrage kommst, solltest du mit dem Arbeitsamt sprechen. Falls du einen Bildungsgutschein für eine Umschulung beantragen möchtest, ist ein vorheriges persönliches Gespräch ohnehin die Voraussetzung dafür.

Auf das Treffen mit dem Sachbearbeiter solltest du dich gut vorbereiten. Bildungsgutscheine sind eine Ermessensleistung. Je stärker der Sachbearbeiter von der Sinnhaftigkeit deines Vorhabens überzeugt ist, desto eher wird er deinen Antrag bewilligen. Deshalb solltest du dir gute Argumente überlegen, warum eine Umschulung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement eine gute Möglichkeit für dich wäre.

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