Kommunikationsfähigkeit verbessern: Warum es wichtig ist & wie es geht

In der modernen Arbeitswelt ist Kommunikationsstärke eine essenzielle Fähigkeit. Sie ist nötig, um gut mit anderen zusammenarbeiten zu können, und damit ein wichtiger Faktor für die für Arbeitgeber so wichtige Teamfähigkeit. Ebenso hilfreich sind gute Kommunikationsfähigkeiten für Tätigkeiten, die Beschäftigte abseits der Teamarbeit eigenständig erledigen – irgendeine Art von Absprache oder Austausch ist schließlich fast immer erforderlich. Wie kann man seine Kommunikationsfähigkeit verbessern? Hier findest du Tipps.

Was ist Kommunikationsfähigkeit und welche Rolle spielt sie im Berufsalltag?

Wo Menschen miteinander zu tun haben, kommunizieren sie. Das geht verbal, indem man direkt mit jemandem spricht. Auch nonverbal wird kommuniziert, und zwar durch Mimik, Gestik, Körperhaltung, Tonfall oder Berührungen.

Kommunikationsstäke besitzt jemand, der gut kommunizieren kann. Er drückt sich klar und verständlich aus, was dem Austausch von Informationen zugutekommt, aber auch hilft, Missverständnisse zu vermeiden. Er ist gut darin, zu entziffern, was andere sagen wollen – das setzt das nötige Maß an Empathie voraus. Und es gelingt ihm, sich auf andere einzustellen. Dadurch kann er seine Kommunikation so anpassen, wie es zur Situation und seinem Gegenüber passt. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit einer reibungslosen Kommunikation und hilft, gute Beziehungen zu anderen zu entwickeln und zu pflegen.

Im Berufsalltag spielt Kommunikationsfähigkeit eine wichtige Rolle. Im Job muss ständig kommuniziert werden. Ein Arbeitnehmer muss sich zum Beispiel mit den Kollegen im Team absprechen, um zu klären, wer welche Aufgabe übernimmt. Oder er muss mit dem Vorgesetzten besprechen, wie genau eine bestimmte Tätigkeit erledigt werden soll. Im Job muss man vielleicht E-Mails an Kunden schreiben, mit Geschäftspartnern telefonieren oder seine Zuhörer bei einem Vortrag über einen Sachverhalt informieren. Bei all diesen Dingen helfen gute Kommunikationsfähigkeiten.

Gute Kommunikation ist die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Team. Sie ist wichtig für eine hohe Produktivität und gute Leistungen auf individueller Basis. Essenziell ist Kommunikationsstärke außerdem für Führungskräfte, die nach unten und oben effektiv kommunizieren müssen. Würde es ihnen an Kommunikationsfähigkeit mangeln, wäre das noch problematischer als bei Beschäftigten ohne Führungsverantwortung.

Kommunikationsstärke: Was ist wichtig für effektive Kommunikation?

Was bedeutet es genau, wenn jemand kommunikationsstark ist? Kommunikationsfähigkeit ist ein übergeordnetes Persönlichkeitsmerkmal, das verschiedene Fähigkeiten und Kompetenzen umfasst. Dazu gehören insbesondere die folgenden Aspekte:

• Klare, prägnante Ausdrucksweise: Kommunikationsfähige Menschen können sich gut ausdrücken. Sie sind dazu in der Lage, Informationen leicht verständlich zu kommunizieren, und stellen sich dabei auf ihr Gegenüber ein. Eine gewisse Eloquenz ist darüber hinaus hilfreich, damit andere verstehen, was man ausdrücken möchte.
• Fähigkeit, aufmerksam zuzuhören: Wer kommunikationsfähig ist, kann sich nicht nur gut ausdrücken. Er besitzt auch die Fähigkeit, anderen aufmerksam zuzuhören. Dadurch kann er besser verstehen, was andere sagen wollen, und kann besser auf andere eingehen.
• Empathie: Ohne Empathie ist eine effektive Kommunikation nicht möglich. Wer gut mit anderen kommunizieren möchte, muss sich in sie hineinversetzen können. Das ermöglicht es nicht nur, Kompromisse zu finden und Konflikte zu vermeiden. Es sorgt auch für ein besseres Verständnis und macht es leichter, anderen so zu begegnen, wie es im Einzelfall sinnvoll ist.
• Offenheit: Kommunikationsfähigkeit bedeutet auch, sich überhaupt mitzuteilen. Ein Chef, der gut kommunizieren kann, gibt seinen Mitarbeitern zum Beispiel bestimmte Informationen, die sie brauchen, um ihre Arbeit gut zu machen. Es kommt also nicht nur darauf an, wie etwas gesagt wird, sondern welche Informationen überhaupt übermittelt werden.
• Unterstützende Körpersprache: Auch die Körpersprache sendet Kommunikationssignale aus. Sie sollte deshalb das unterstreichen, was man sagt und denkt. Unterstützende Mimik und Gestik kann helfen, bestimmte Dinge zu verdeutlichen und Konflikte zu vermeiden.

Wer effektiv mit anderen kommunizieren möchte, muss sich auf sie einstellen können. Je nach Situation und Gesprächspartner kann ein ganz unterschiedlicher Ansatz sinnvoll sein. Man wählt dann vielleicht unterschiedliche Worte, gibt sich resoluter oder kompromissbereiter, ist zurückhaltender oder direkter. Man ist abhängig von den Umständen ironisch oder verzichtet auf Humor, lächelt mehr oder weniger oder formuliert vorsichtiger oder wird deutlicher.

Mehr Kommunikationsfähigkeit lernen: Wie kann man kommunikativer werden?

Jeder kann eine gute Kommunikationsfähigkeit lernen, um davon im Beruf und im Privatleben zu profitieren. Die folgenden Ansätze helfen dir dabei, deine Kommunikationsfähigkeit zu trainieren.

Jede Gelegenheit nutzen

Kommunikationsstärke ist meist das Ergebnis von intensiver Kommunikation mit allen möglichen Menschen. Learning by doing lautet deshalb das Stichwort: Nutze jede Gelegenheit, um ganz bewusst mit anderen zu kommunizieren. Wenn dir zum Beispiel Smalltalk schwerfällt und du dich trotzdem immer wieder darin versuchst, wirst du wahrscheinlich automatisch besser darin werden. So ist es auch mit anderen Kommunikations-Skills.

Zuhören statt reden

Viele Menschen reden lieber und hören weniger gern zu. Wenn der andere spricht, hören sie oft gar nicht genau hin, sondern hängen eigenen Gedanken nach und überlegen, was sie als Nächstes sagen wollen. Kommunikationsfähigkeit bedeutet jedoch, ein guter Zuhörer zu sein. Nur dann kannst du verstehen, was andere wollen und wie sie ticken. Höre also ganz bewusst öfter mal einfach zu, statt auf deinen eigenen Einsatz zu warten. 

Auf Bedürfnisse anderer eingehen

Kommunikationsstark zu sein, sollte nicht bedeuten, sich über die Wünsche anderer hinwegzusetzen, weil man sie an die Wand reden kann. Im Sinne guter Beziehungen ist es besser, auch die Bedürfnisse anderer zu achten, statt sich immer selbst durchsetzen zu wollen. Höre also genau hin, was andere sich wünschen, oder frage direkt nach und berücksichtige diese Aspekte.

Nachdenken vor dem Reden

Um möglichst klar kommunizieren zu können, hilft es, sich zu überlegen, was man eigentlich sagen möchte. Rede nicht sofort darauf los, sondern ordne deine Gedanken. Wie kannst du das, was dich bewegt, am besten so ausdrücken, dass dein Gegenüber es versteht? Es macht nichts, wenn dadurch im Gespräch kurze Pausen entstehen.

Mehr erfahren durch gezielte Fragen

Stelle im Gespräch öfter mal Fragen, um mehr zu erfahren. Du kannst durch gezieltes Nachfragen zum Beispiel herausfinden, was andere bewegt oder welche Vorstellungen sie haben. Auch Informationen kannst du durch Rückfragen manchmal leichter in Erfahrung bringen. Du kannst auch nachfragen, ob du etwas richtig verstanden hast.

Andere um Feedback bitten

Wie steht es um deine Kommunikationsfähigkeit? Du kannst deine Kommunikationsfähigkeit testen, indem du andere um eine ehrliche Einschätzung bittest. Das funktioniert aber nur, wenn es Menschen gibt, die dir eine offene, im Zweifel auch kritische Rückmeldung geben. Ermuntere andere deshalb, bei ihrem Feedback kein Blatt vor den Mund zu nehmen – du kannst deine Kommunikationsfähigkeit nur trainieren, wenn du weißt, wo du ansetzen musst.

Konstruktiv statt konfrontativ

Im Austausch mit anderen solltest du immer konstruktiv denken und handeln. Dein Ziel sollte es sein, gut mit anderen zu kommunizieren und sich gemeinsam auf tragfähige Lösungen zu verständigen. Trittst du hingegen konfrontativ auf, kann das dazu führen, dass die Fronten von vornherein verhärtet sind. Konflikte werden dann wahrscheinlicher – und ein gutes Ergebnis unwahrscheinlicher.

Kommunikationsfähigkeit verbessern und regelmäßig trainieren

Du bist nicht zwingend auf dich allein gestellt, wenn du deine Kommunikationsfähigkeit trainieren möchtest. Du kannst auch einen Kurs machen, um dich zu verbessern. So bekommst du direkt Feedback und individuelle Tipps. Durch praktische Übungen kannst du dein Wissen in die Tat umsetzen – und es anschließend auch im Alltag anwenden.

Effektiv kommunizieren im digitalen Zeitalter: Was wichtig ist

Kommunikation ist schon von Angesicht zu Angesicht oft schwierig. Menschen reden aneinander vorbei, drücken sich unklar aus oder senden nonverbale Signale aus, welche die Kommunikation mit anderen erschweren. Noch komplizierter wird das Ganze, wenn über digitale Kanäle kommuniziert wird – zum Beispiel über E-Mails, Textnachrichten oder soziale Netzwerke. Formulierungen können beim Empfänger anders ankommen, als sie gemeint sind, außerdem fehlen nonverbale Signale, die helfen, das Gesagte einzuordnen. Bei digitaler Kommunikation ist Kommunikationsstärke damit besonders gefragt.

Wer mit anderen auf digitalen Wegen kommuniziert, sollte besonders darauf achten, wie er sich ausdrückt. Gerade in der Kommunikation mit Menschen, die man nicht oder nicht gut kennt, können sich bei digitaler Kommunikation leicht Missverständnisse ergeben. Formulierungen können falsch interpretiert werden, was nicht nur Absprachen erschwert, sondern auch Beziehungen belasten kann.

Um das zu verhindern, ist es grundsätzlich ratsam, die eigenen Worte noch einmal zu überprüfen, bevor man eine Nachricht verschickt. Auch Emojis können hilfreich sein: Mit einem Smiley zum Beispiel kann man verdeutlichen, dass ein Satz nicht böse gemeint ist. Allerdings bieten sich Emojis nicht immer an – je seriöser und formeller die Kommunikation, desto mehr spricht gegen die Verwendung der Symbole.

Klare Kommunikation in Videocalls

Wer schriftlich kommuniziert, sollte darauf achten, sich so klar und präzise wie möglich auszudrücken. Auch dazu ist es wichtig, eigene Nachrichten noch einmal zu lesen, bevor man sie abschickt. Sätze können gegebenenfalls so verändert werden, dass sie leichter lesbar sind – sie können zum Beispiel kürzer ausfallen oder aktiver formuliert werden. 

Eine weitere Form der digitalen Kommunikation sind Videocalls, die in vielen Unternehmen zum Berufsalltag gehören. Hier erfolgt der Austausch zwar nicht schriftlich, aber durch die fehlende räumliche Nähe kann es trotzdem schwieriger sein, einzuschätzen, wie andere etwas meinen oder was sie denken. Auch hier hilft eine möglichst klare Ausdrucksweise, ebenso gezielte Rückfragen bei Unklarheiten. Im Sinne eines guten Miteinanders ist es zudem wichtig, anderen nicht ins Wort zu fallen. 

Hindernisse, die einer guten Kommunikation im Weg stehen können

Bestimmte Dinge können hinderlich für eine gute Kommunikation sein. Das können zum Beispiel mangelnde Sprachkenntnisse sein, durch die Unterhaltungen erschwert oder unmöglich gemacht können. Wenn mindestens ein Beteiligter die Sprache nicht gut spricht, können sich zudem eher Missverständnisse ergeben, weil jemand zum Beispiel aus Unwissenheit ein unpassendes Wort benutzt.

Auch kulturelle Unterschiede können die Kommunikation erschweren. Das gilt für das gesprochene Wort ebenso wie für nonverbale Signale. Wenn sich die Gesprächspartner mit kulturellen Eigenheiten nicht auskennen, können schnell Missverständnisse entstehen. Es kann auch sein, dass jemand sich durch eine Geste oder Formulierung vor den Kopf gestoßen fühlt, ohne dass das der anderen Person bewusst ist.

Für eine gute Kommunikation kann es auch hinderlich sein, wenn jemand Vorurteile gegenüber Menschen oder Umständen hat. Er geht dann womöglich nicht offen an eine Unterhaltung heran, sondern unterstellt seinem Gesprächspartner böse Absichten, vielleicht mag er ihn auch nicht – und sucht im Sinne einer selbsterfüllenden Prophezeiung förmlich nach Belegen dafür, dass diese Einschätzung zutrifft. Es kann unter solchen Umständen schwer sein, gemeinsame Lösungen zu finden. Zudem kann die Beziehung der Beteiligten von vornherein belastet sein.

Problematisch für eine effektive Kommunikation ist auch, wenn sich jemand nicht klar ausdrückt. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn sich jemand in Schachtelsätzen verirrt oder wenn er nicht dazu in der Lage ist, prägnant zu formulieren. Die andere Person versteht die Botschaft dann womöglich nicht oder interpretiert sie falsch.

Fazit: Kommunikationsstärke als Schlüsselkompetenz

• Gut kommunizieren zu können, ist eine Kernkompetenz im Arbeitsleben. Kommunikationsfähigkeit hilft im Beruf, klare Absprachen zu treffen und Aufgaben optimal erledigen zu können.
• Kommunikationsfähigkeit ist auch für die Zusammenarbeit im Team unerlässlich: Je effektiver die Beteiligten miteinander kommunizieren, desto besser sind meist auch die Ergebnisse.
• Kommunikationsstärke umfasst verschiedene Kompetenzen, darunter Empathie und die Fähigkeit, aufmerksam zuzuhören.
• Jeder kann Kommunikationsfähigkeit lernen – mit gezieltem Training kann die Fähigkeit gestärkt werden.
• Bestimmte Hindernisse können einer guten Kommunikation im Weg stehen. Das können zum Beispiel mangelnde Sprachkenntnisse, aber auch kulturelle Unterschiede sein.

Bildnachweis: F8 studio / Shutterstock.com