Referenzen in der Bewerbung: Ein echter Mehrwert

Wer sich für einen Job bewirbt, ist für das Unternehmen, das er anschreibt, meistens ein Unbekannter. Das erschwert die Auswahl für den Personalverantwortlichen, denn auf dem Papier klingt vieles gut. Aussagekräftig sind jedoch die Beurteilungen von anderen, weshalb Arbeitszeugnisse einen wichtigen Stellenwert haben. Aufschlussreich sind auch Referenzschreiben, mit denen Dritte den Bewerber ausdrücklich weiterempfehlen. Noch kommen sie in Bewerbungen vergleichsweise selten zum Einsatz – dabei können sie eine Bewerbung enorm aufwerten.

Was ist eine Referenz?

Der Begriff Referenz ist dabei etwas missverständlich, denn gemeint sein kann zweierlei. Eine Referenz kann eine Art Empfehlungsschreiben meinen. Sie ähnelt in Struktur und Inhalt einem Arbeitszeugnis, ist aber weit weniger formell und außerdem komplett freiwillig ausgestellt. Mit einer Referenz kann jedoch auch gemeint sein, dass bestimmte Kontaktpersonen mit Namen und Kontaktmöglichkeiten im Lebenslauf angegeben werden. Meist werden mindestens zwei Kontakte genannt. Dort kann sich der interessierte Arbeitgeber nach dem Bewerber und seinen Kompetenzen erkundigen. Eine schriftliche Empfehlung von diesen Personen liegt der Bewerbung aber meist nicht zusätzlich bei.

In diesem Artikel geht es vor allem um das Referenzschreiben. Ein solches Schreiben ähnelt wiederum dem Empfehlungsschreiben, und oft werden beide Begriffe synonym verwendet. Das ist allerdings nicht ganz korrekt: Eine Referenz ist ein allgemeines Schreiben, das sich anders als das Empfehlungsschreiben nicht an einen spezifischen Empfänger richtet. Es bewertet die Leistung und die sozialen Kompetenzen eines Bewerbers in der Vergangenheit, während sich das Empfehlungsschreiben stärker auf die Eignung des Bewerbers für eine bestimmte Stelle, ein Stipendium oder einen Studienplatz fokussiert.

Wer kommt als Referenzgeber infrage?

Ein Referenzschreiben stellt die positiven Merkmale, besonderen Erfolge oder Kenntnisse des Bewerbers heraus. Es ist meist weniger nüchtern als ein Arbeitszeugnis und kann durchaus etwas emotional im Ton sein. Je überschwänglicher und dennoch glaubhaft das Lob, desto stärker profitierst du bei Bewerbungen von einer solchen Referenz. Auch wer die Referenz ausstellt spielt eine Rolle.

Als Referenzgeber kommen verschiedene Personen infrage. Es sollte sich dabei um jemanden handeln, der dich relativ gut kennt. Auch dessen Position und Reputation spielen eine Rolle. Während es wenig sinnvoll wäre, einen Kollegen derselben hierarchischen Ebene um eine Referenz zu bitten, kommen zum Beispiel Professoren, Kunden, Geschäftspartner, Lehrer, ehemalige Vorgesetzte oder hochrangige Personen, die du von einem Ehrenamt kennst, in Betracht. Familienmitglieder, Freunde oder Personen, die weder eine gehobene Stellung noch eine gewisse Reputation haben, eignen sich hingegen nicht als Referenzgeber.

Für wen eignen sich Referenzen in der Bewerbung?

Referenzen kommen prinzipiell für jede Bewerbung in Betracht. In anderen Ländern sind sie ohnehin weit verbreitet, zum Beispiel in den USA und in Großbritannien, wo von einem „Letter of Recommendation“ die Rede ist. Dort werden auch deutlich häufiger Referenzen im Lebenslauf angegeben als es bei Bewerbungen in Deutschland üblich ist.

Beide Arten von Referenzen sind jedoch auch hierzulande auf dem Vormarsch. Das liegt nicht nur daran, dass viele Trends aus dem angelsächsischen Bereich früher oder später hier ankommen. Es gibt auch mehr Menschen als früher, die nicht festangestellt sind, sondern als freie Mitarbeiter oder anderweitig freiberuflich tätig sind.

Solche Personen können keine klassischen Arbeitszeugnisse einfordern, sie haben darauf keinen Anspruch. Ganz weggelassen werden sollten Beurteilungen von Dritten aber nach Möglichkeit trotzdem nicht. Die Lösung: Referenzschreiben oder Empfehlungsschreiben. Zufriedene Kunden können zum Beispiel beschreiben, was sie an der Zusammenarbeit mit dem Bewerber schätzen. Wenn das Lob überzeugend ist, sind Referenzen ein hervorragender Ersatz für Arbeitszeugnisse.

Auch für junge Bewerber, die bisher noch keinen richtigen Job hatten, können sich Referenzen anbieten. Ein ehemaliger Lehrer kennt den Bewerber womöglich gut und weiß um seine Stärken. Damit können mangelnde Arbeitszeugnisse ein Stück weit ausgeglichen werden.

Referenzen werten darüber hinaus auch jede andere Bewerbung auf – wenn sie denn von einer Person stammen, die ehrlich überzeugt von den Fähigkeiten des Bewerbers ist und das auch glaubhaft ausdrücken kann.

Referenzen in der Bewerbung verwenden – ja oder nein?

Jetzt bist du womöglich überzeugt davon, dass Referenzen dir bei Bewerbungen behilflich sein können. Verwenden solltest du Referenzen aber nur unter bestimmten Voraussetzungen. Der Eindruck, den ein Referenzschreiben bei einem Entscheidungsträger hinterlässt, kann je nach dem Inhalt eines Schreibens stark variieren.

Einerseits sind Referenzschreiben sehr wertvoll. Warum, liegt auf der Hand: Eine neutrale Person empfiehlt dich explizit, bestätigt dein Können und deinen Wert – das kann dir Türen öffnen. Das gilt vor allem, weil es sich bei einer Referenz eben nicht um ein Arbeitszeugnis handelt, auf das du ohnehin Anspruch hast. Wer dir eine Referenz ausstellt, ist tatsächlich von dir überzeugt – oder sollte das zumindest sein.

Genau das ist nicht immer der Fall. Um Referenzschreiben solltest du deshalb nur Personen bitten, von denen du relativ sicher weißt, dass sie große Stücke auf dich halten. Referenzen sind typischerweise voll des Lobes. Wenn die ausstellende Person in Wahrheit gar nicht so überzeugt von dir ist, merkt man das dem Schreiben in vielen Fällen an. Dann klingt das Lob nicht glaubhaft. Ein zu zögerliches Lob kann einen negativen Eindruck beim Entscheidungsträger hinterlassen.

Wenn du keine geeigneten Personen kennst, die von dir und deinen Fähigkeiten überzeugt sind, solltest du besser darauf verzichten, Referenzen in deine Bewerbung zu integrieren. Pflicht ist es schließlich nicht. Nicht überzeugende Referenzen können sonst schnell zum Eigentor werden und deine Chancen auf die angestrebte Stelle schmälern statt verbessern.

Inhalt und Aufbau des Referenzschreibens

Für Referenzschreiben gibt es keine expliziten Vorgaben, was Inhalt und Struktur betrifft. Der Referenzgeber ist damit deutlicher freier in seinen Formulierungen als es etwa bei einem Arbeitszeugnis der Fall wäre. Arbeitszeugnisse müssen wohlwollend sein und enthalten eine nicht ganz so geheime Geheimsprache, die auf Formulierungs-Codes zur Leistungsbeurteilung setzt. Bei Referenzen ist das anders, geheime Codes gibt es nicht.

Dennoch sind Referenzen häufig ähnlich aufgebaut wie ein Anschreiben. Als formelles Schreiben sollten sie im oberen Bereich den Namen und die Adresse des Verfassers sowie Kontaktmöglichkeiten in Form einer Telefonnummer und E-Mail-Adresse enthalten. Auch Ort und Datum sollten vermerkt sein.

Eine Referenz braucht einen aussagekräftigen Betreff, zum Beispiel „Empfehlung für XY“. Es kann auch etwas weniger formell sein, etwa „Warum ich von XY überzeugt bin“. Im eigentlichen Text beschreibt der Referenzgeber in der Regel zunächst, woher er den Bewerber kennt – zum Beispiel durch Aufträge, einen früheren Job oder das Studium des Bewerbers. Dadurch kann der Empfänger des Schreibens die Empfehlung besser einordnen.

Was spricht besonders für den Bewerber?

Im Kern des Schreibens beschreibt der Referenzgeber den Bewerber ausführlich. Was gibt es Gutes über sie oder ihn zu sagen? Was sticht besonders hervor? Womit hat sich der Bewerber hervorgetan? Warum ist der Aussteller von ihr oder ihm überzeugt? Das umfasst meist sowohl formelle Qualifikationen und Kompetenzen als auch persönliche Merkmale des Bewerbers. Der Charakter des Bewerbers spielt schließlich eine wichtige Rolle für seine Eignung für eine Stelle.

Zum Schluss wird der Bewerber oft ausdrücklich empfohlen, etwa mit Formulierungen wie „Ich kann Herrn XY voll und ganz weiterempfehlen“. Dem Bewerber kann auch, ähnlich wie bei einem Arbeitszeugnis, „weiterhin viel Erfolg und alles Gute“ gewünscht werden. Der Referenzgeber vermerkt zudem meist, dass er für Rückfragen gerne zur Verfügung steht. Das Schreiben endet mit einer Grußformel und einer persönlichen Unterschrift.

Jemanden um eine Referenz für eine Bewerbung bitten: So gehst du am besten vor

Wenn du eine oder mehrere Referenzen anfragen möchtest, solltest du im Vorfeld gut überlegen, welche Personen dafür infrage kommen könnten. Es sollte sich um Personen handeln, mit denen du möglichst viel Kontakt hattest. Auch die Stellung der Referenzgeber spielt jedoch eine Rolle. Nimm mit diesen Personen früh genug Kontakt auf und schildere dein Anliegen: Was benötigst du und wofür möchtest du die Referenz verwenden? Du kannst etwa einem Professor zunächst eine E-Mail schreiben und darin um ein persönliches Treffen bitten, bei dem ihr alles Weitere besprecht.

Welcher Kontaktweg sich anbietet, hängt auch davon ab, wie die betreffende Person selbst kommuniziert. Ein persönliches Gespräch ist nicht zwingend nötig, wenn du dir eine Referenz ausstellen lassen möchtest. Anbieten solltest du es aber auf jeden Fall.

Liefere deinem Kontakt im Vorfeld so viele Informationen wie möglich. Vor allem Personen, die dich nicht gut kennen, tun sich sonst womöglich schwer damit, etwas über dich zu schreiben. Du kannst zum Beispiel einem Professor Details dazu geben, wo deine Schwerpunkte im Studium liegen, in welchen Fächern du besonders gut bist und was du nach dem Studium machen möchtest. Wenn du die diese Informationen weitergibst, hast du damit auch Einfluss auf den Inhalt der Referenz für deine Bewerbung.

Wie viele Referenzen sind sinnvoll?

Wenn du Referenzen in deine Bewerbung integrieren möchtest, fragst du dich wahrscheinlich, wie viele solcher Schreiben sinnvoll sind. Hier gilt wie auch bei Arbeitszeugnissen: Mehr als drei aktuelle Referenzen sollten es nicht sein. Dass du zu viele Referenzen hast, ist aber oft nicht das Problem. Vielmehr kann es schwierig sein, mehr als eine Referenz beizulegen – du brauchst schließlich Personen, die ehrlich von dir überzeugt sind und die darüber hinaus dazu bereit sind, dir eine solche Empfehlung auszustellen.

Referenzen können Arbeitszeugnisse sehr gut ergänzen. Es ist nicht schlimm, wenn du nur eine oder zwei Referenzen vorlegen kannst. Qualität zählt mehr als Quantität. Lieber eine einzige Referenz, bei der man deutlich merkt, dass der Aussteller dich ehrlich empfehlen kann, als drei halbherzige Schreiben, die weniger überzeugend klingen.

Möchtest du keine Referenzschreiben verwenden, sondern nur Referenzen im Lebenslauf angeben, sollten es allerdings mindestens zwei Kontakte sein. Sonst wirkt es, als hättest du keine anderen Fürsprecher. Zwei bis drei Referenzen sind ein guter Richtwert.

Wohin gehören Referenzschreiben in der Bewerbung?

Referenzschreiben gehören in den Anhang deiner Bewerbung. Ordne sämtliche Nachweise nach ihrer Priorität. Meist sind Arbeitszeugnisse – und damit auch Referenzen – an vorderer Stelle im Anhang gut aufgehoben. Angenommen, deine Bewerbung besteht aus Anschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnissen und Referenzen und weiteren Nachweisen:

Dann ist das Anschreiben das erste Dokument deiner Bewerbung, gefolgt vom Lebenslauf. Arbeitszeugnisse und Referenzen solltest du nach ihrer Aktualität ordnen. Es ist nicht schlimm, wenn das bedeutet, dass du zuerst ein Arbeitszeugnis, dann eine Referenz und dann wieder ein Arbeitszeugnis einsortierst. Die weiteren Nachweise kommen danach.

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