Teamsitzung vorbereiten: Schritt für Schritt zu einem konstruktiven Meeting

Teamarbeit gehört für viele Arbeitnehmer zum Berufsalltag dazu. Wirklich gewinnbringend ist die Zusammenarbeit mit den Kollegen aber nur mit klaren Absprachen und einer sinnvollen Aufgabenteilung. Dafür bedarf es effektiver Teamsitzungen. Wie bei einer Teamsitzung der Ablauf sein sollte und was bei der Vorbereitung wichtig ist – hier erfährst du es.

Teamsitzungen: Unverzichtbar für eine gute Zusammenarbeit

Meetings sind aus dem Joballtag vieler Menschen nicht wegzudenken. Es gibt immer Dinge, die mit anderen abgesprochen und geregelt werden müssen. Das gilt bei der Zusammenarbeit im Team ganz besonders. Hier bedarf es enger Absprachen, damit sich die Kooperation wirklich lohnt. Ohne konstruktive Gespräche kann es passieren, dass die Kolleginnen und Kollegen aneinander vorbei arbeiten, dass Aufgaben doppelt erledigt werden oder aber unerledigt bleiben. Regelmäßige Teamsitzungen beugen dem vor.

Einfach ein Teammeeting anzusetzen, reicht aber bei Weitem nicht aus – eine Teamsitzung ist kein Selbstläufer. Gibt es weder eine Tagesordnung noch eine Struktur, kann es sein, dass das Meeting zeitlich aus dem Ruder läuft. Es ist womöglich auch schwer, die erhofften Ergebnisse dabei zu erzielen. Das ist ärgerlich und frustrierend für alle Beteiligten, zumal es mit einer soliden Planung vermeidbar wäre.

Wer für die Teamsitzung verantwortlich ist, sollte sich also im Vorfeld Gedanken über Ablauf und Inhalt machen. Dabei kann es zum Beispiel um folgende Fragestellungen gehen: Was wollen wir bei diesem speziellen Meeting erreichen? Wie kann das gelingen? Welche Teamsitzung-Methoden können helfen, das Meeting bestmöglich zu gestalten? Es lohnt sich, für solche Fragen etwas Zeit einzuplanen.

Wie du eine Teamsitzung Schritt für Schritt so planen kannst, dass sie den gewünschten Effekt hat, erfährst du in den weiteren Abschnitten. 

1. Schritt: Ziele definieren, Teamsitzung planen

Viel zu häufig sind Teamsitzungen zum Selbstläufer geworden. Das gilt besonders dann, wenn sich die Kolleginnen und Kollegen immer zu festen Zeiten in derselben Runde besprechen. Manchmal wird dann gar nicht mehr hinterfragt, was der Zweck eines bestimmten Treffens ist und ob es zum betreffenden Zeitpunkt überhaupt Redebedarf gibt. Es sollte immer vorher klar sein, welches Ziel mit der Sitzung verknüpft ist. Je konkreter das Ziel definiert ist, desto besser. Bei einer konkreten Definition ist es anschließend leichter, zu überprüfen, ob der Zweck erfüllt wurde.

Ausgehend vom Ziel einer Teamsitzung kann das Teammeeting in seinen Grundzügen geplant werden. Es kann dann zum Beispiel festgelegt werden, welche Kolleginnen und Kollegen dabei sein sollen. Hierbei ist es wichtig, den Personenkreis überschaubar zu halten. Es sollten nur diejenigen eingeladen werden, für die das Meeting unmittelbar relevant ist. Andere Kollegen sind womöglich am Schreibtisch besser aufgehoben – dort können sie sich Dingen widmen, die in diesem Fall wichtiger für sie sind. Wenn nur wenige Mitarbeiter teilnehmen, mindert das außerdem das Risiko, dass sich einzelne Kolleginnen und Kollegen dezent im Hintergrund halten und die anderen machen lassen.

Von der Zielsetzung einer Teamsitzung hängt ab, wie viel Zeit für die Besprechung eingeplant werden sollte. Hierfür gilt: Die Zeitplanung muss realistisch sein. Weder sollte zu wenig Zeit sein noch so viel, dass sich die Beteiligten in endlosen Details verlieren können. Je nach Zweck können für eine Teamsitzung zum Beispiel 15, 30 oder 45 Minuten eingeplant werden. 

2. Schritt: Eine Agenda erstellen

Damit eine Teamsitzung so gewinnbringend wie möglich ablaufen kann, ist es wichtig, dass sich die Beteiligten darauf vorbereiten können. Hierfür bedarf es einer Tagesordnung, die möglichst frühzeitig an die Teilnehmer verschickt werden sollte.

Eine Agenda sollte nur die nötigsten Punkte beinhalten und zum angesetzten Zeitrahmen passen. Wenn viele Aspekte in kurzer Zeit abgearbeitet werden müssen, bleibt für die einzelnen Tagesordnungspunkte kaum Zeit. In solchen Fällen ist es meist besser, sich bewusst auf wenige, aber wichtige Themen zu konzentrieren und die restlichen Aspekte zu vertagen oder anderweitig zu klären, soweit das möglich ist.

Wer eine Teamsitzung plant, sollte für die einzelnen Tagesordnungspunkte eine angemessene Zeitspanne festlegen. Diese Zeiten müssen nicht gegenüber den Teilnehmern kommuniziert werden, sie erleichtern aber die Planung.

Ist die Agenda fertig, wird sie an die Teilnehmer verschickt. Auch mögliche nötige Unterlagen und weitere Informationen sollten im Voraus bereitgestellt werden, sodass alle Beteiligten auf demselben Stand sind.

3. Schritt: Räumlichkeiten vorbereiten

Zur Vorbereitung von Teamsitzungen gehört es auch, sicherzustellen, dass der Raum für das Meeting bereit ist. Hierfür muss zunächst einmal überhaupt ein Raum gewählt werden. Manchmal reicht für die Teamsitzung ein Bereich in einem Open-Space-Büro, in dem die nötige Ruhe herrscht und wo die Beteiligten niemanden stören. Ansonsten braucht es einen Raum, der groß genug ist und über die nötige Ausstattung verfügt, soweit dieser Aspekt relevant ist. Nötig sein können etwa ein Beamer oder Flipcharts.

Wer eine Teamsitzung leitet, sollte sicherstellen, dass technisch alles einwandfrei funktioniert. Das gilt auch für den eigenen Laptop, Verbindungen zwischen Geräten und das Internet. Wer sich mit bestimmten Aspekten noch nicht auskennt, sollte sich unbedingt vorher damit vertraut machen. Sonst gehen womöglich wertvolle Minuten verloren, bis die Präsentation endlich über den Beamer zu sehen ist.

Auch die Sitzordnung ist eine Überlegung wert. Die Beteiligten sollten so sitzen, dass die Kommunikation gefördert wird. Alle Teilnehmer sollten sich ansehen und die anderen gut verstehen können. Das kann zum Beispiel gelingen, indem alle um einen Konferenztisch herum sitzen. Falls es sinnvoll scheint, kann auch schon konkret vorgegeben werden, wer wo sitzen soll.

4. Schritt: Die richtige Moderation

Die Vorbereitung der Teamsitzung ist abgeschlossen, das Meeting beginnt. Jetzt ist der Moderator gefragt: Er sollte einen möglichst guten Einstieg finden und muss dann die Teamsitzung gekonnt leiten. Mit einem kurzen Warm-up beginnt die Teamsitzung entspannt; alle Beteiligten können in das passende Mindset kommen. Dazu kann sich je nach Situation zum Beispiel ein lustiger Einstieg in die Teamsitzung eignen, aber auch ein kurzer Denkanstoß oder auch Smalltalk, der das Eis bricht und die Teilnehmer ins Gespräch miteinander bringt.

Die Aufgabe des Moderators besteht bei einer Teamsitzung darin, sicherzustellen, dass alle wichtigen Tagesordnungspunkte den nötigen Raum bekommen. Der Moderator überwacht außerdem den Austausch der Beteiligten, lenkt ihn in die gewünschten Bahnen und setzt Grenzen, wo der Ton zu harsch wird oder Kommentare inhaltlich nicht konstruktiv sind. Der Moderator ist bei einem Meeting außerdem dafür verantwortlich, möglichst alle Teilnehmer einzubinden. Jeder sollte das Gefühl haben, dass sein Input erwünscht ist und wertgeschätzt wird.

Teamsitzungen mit speziellen Methoden moderieren

Treten im Verlauf eines Teammeetings Konflikte auf, ist es der Moderator, der das frühzeitig erkennen und dann gegensteuern sollte. Es ist wichtig, dass der Austausch respektvoll und höflich verläuft, um Konflikte zu verhindern. Dazu gehört auch, dass die Teilnehmer abweichende Meinungen respektieren und Diskussionen im Ton sachlich bleiben.

Zur Moderation einer Teamsitzung können spezielle Methoden genutzt werden, wenn es sinnvoll erscheint. Je nachdem, was das Ziel eines Meetings ist, können das zum Beispiel Ansätze wie Brainstorming oder World Café sein.

Brainstorming ist besonders effektiv, wenn es darum geht, neue Ideen zu entwickeln. Bei einem World Café bewegen sich die Teilnehmer zwischen verschiedenen Stationen, wo sie sich jeweils in kleinen Gruppen austauschen. Dabei geht es entweder immer wieder um dieselben Fragestellungen oder um unterschiedliche Fragen. Die Gesprächsrunden an den einzelnen Stationen dauern üblicherweise 15 bis 30 Minuten. Bei einem Stationswechsel wechselt auch die personelle Zusammensetzung der Kleingruppen.

5. Schritt: Dokumentation & Nachbereitung

Als Letztes steht nach der Teamsitzung noch die Nachbereitung an. Dieser Punkt wird häufig vernachlässigt – das Meeting ist schließlich gelaufen, sodass viele Beschäftigte lieber direkt zur Tagesordnung übergehen. Es lohnt sich aber, sich noch etwas Zeit für die Nachbereitung zu nehmen.

Die Nachbereitung kann die sorgfältige Dokumentation dessen, was besprochen wurde, betreffen. Wer für das Protokoll verantwortlich ist, kümmert sich darum, Diskussion und Ergebnisse der Teamsitzung schriftlich festzuhalten. Das Protokoll sollte anschließend allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden. Es ist nützlich, damit alle Beteiligten auf demselben Stand sind, und erfüllt bei der Vorbereitung auf die nächste Zusammenkunft eine wichtige Funktion.

Wer das Meeting moderiert hat, kann sich abseits einer solchen Dokumentation noch etwas Zeit nehmen, die Teamsitzung Revue passieren zu lassen. Wie ist es gelaufen? Hat der Zeitplan hingehauen? Wie verlief der Austausch? Wie war der Ton? Und wie steht es um die Ergebnisse? Wer selbstkritisch über solche Dinge nachdenkt, kann daraus wertvolle Schlüsse ziehen.

Nach einem Meeting ist es darüber hinaus wichtig, die Fortschritte im Blick zu behalten. Wenn Übereinkünfte getroffen und Aufgaben verteilt wurden, muss regelmäßig überprüft werden, wie diese Punkte umgesetzt werden.

Tipps für eine gute Kommunikation beim Teammeeting

Teamsitzungen kosten Zeit. Diese Zeit kann gut investiert sein, aber nur, wenn der Austausch konstruktiv verläuft und die Zeit effektiv genutzt wird. Je besser die Beteiligten miteinander kommunizieren, desto schneller kann das Meeting abgehakt werden. Wenn die Kolleginnen und Kollegen sich schon lange kennen, kann das die Absprache erleichtern. Doch auch bei Kollegen, die weniger vertraut miteinander sind, kann eine gute Kommunikation gelingen. Ein paar simple Tipps tragen zu guten Absprachen bei.

Wer in einem Meeting das Wort hat, sollte sich möglichst klar und präzise ausdrücken. Auch eine einfache Sprache ist dazu wichtig. Wer seine Sätze leicht verständlich formuliert, statt Fachbegriffe zu nutzen oder sich in Schachtelsätzen zu verlieren, wird eher verstanden. Die anderen verstehen dann besser, was die Person sagen möchte, und Missverständnisse werden unwahrscheinlicher.

Zu einer guten Kommunikation gehört nicht nur, auf die eigene Wortwahl zu achten, wenn man spricht. Entscheidend ist auch, wie aufmerksam man zuhört. Viele Menschen hören nur halb hin, wenn andere reden, weil sie ihren eigenen Gedanken nachhängen. Ein wirklicher Austausch ist das dann aber nicht. Deshalb: Schenke einer Kollegin oder einem Kollegen, die beziehungsweise der das Wort hat, deine volle Aufmerksamkeit.

Wann immer etwas unklar ist, ist es wichtig, nachzuhaken. Eine kurze Rückfrage kann zu einer besseren Kommunikation im Team beitragen. Es kann auch nützlich sein, anderen Feedback zu geben oder andere um Feedback zu bitten. So bekommen die Beteiligten ein besseres Gespür dafür, wie gut andere sie verstehen. Und sie erfahren, was sie (noch) besser machen können. 

Virtuelle Teamsitzungen effektiv führen

In Zeiten von Homeoffice und internationalen Teams finden viele Teamsitzungen virtuell statt. Das ist eine Herausforderung, muss aber einer effektiven Kommunikation nicht im Weg stehen. Wer ein paar Aspekte berücksichtigt, kann sich trotz der Entfernung gut mit seinen Kolleginnen und Kollegen absprechen.

Das betrifft zum Beispiel die technischen Voraussetzungen. Jeder Teilnehmer sollte mit etwas zeitlichem Vorlauf überprüfen, ob die Technik einwandfrei funktioniert. Wer mit einem Programm noch nicht vertraut ist, sollte das im Vorfeld ändern, statt erst beim Meeting herumzuprobieren. Ton und Bild sollten gut funktionieren, damit die Teilnehmer sich gut verstehen.

Es ist bei virtuellen Teamsitzungen schwieriger, ein Wir-Gefühl zu erzeugen. Die Beteiligten befinden sich womöglich räumlich weit entfernt voneinander; jeder sitzt an seinem eigenen Schreibtisch (oder in Wohnzimmer, Küche & Co). Um die Interaktion zu fördern, können sich bestimmte Instrumente und Methoden anbieten. Bei virtuellen Meetings ist es besonders wichtig, dass der Teamleiter alle Teilnehmer einbindet und zu einem angeregten Austausch ermuntert.

Ein höflicher, respektvoller Umgang miteinander ist bei virtuellen Teammeetings noch wichtiger als bei Face-to-Face-Treffen. Weil sich die Beteiligten nicht gegenübersitzen, können sich eher Missverständnisse ergeben. Deshalb kann es sinnvoll sein, kritische Kommentare besonders vorsichtig zu formulieren.

Ebenso wichtig ist es, bei virtuellen Teamsitzungen aufmerksam zu sein, auch wenn man beispielsweise im Homeoffice sitzt. Wenn die Kollegen sich nicht richtig zuhören, erschwert das Absprachen und kann dazu führen, dass sich Meetings in die Länge ziehen.

Fazit: Gute Vorbereitung als Grundlage für gute Ergebnisse bei Teamsitzungen

• Teamsitzungen vorzubereiten, ist wichtig, damit sie effektiv und konstruktiv verlaufen können.
• Dazu gehört es, Ziele festzulegen, einen Zeitplan zu erstellen und zu entscheiden, wer am Meeting teilnehmen muss beziehungsweise sollte.
• Im Vorfeld sollte eine Agenda an die Teilnehmer verschickt werden, damit sie sich auf die Teamsitzung vorbereiten können.
• Wie gut das Meeting verläuft, hängt auch von der Moderation ab. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten eingebunden werden und gleichermaßen zu Wort kommen. Der Moderator sollte auf einen höflichen Ton achten und sicherstellen, dass sich die Beteiligten nicht in Details verlieren.
• Virtuelle Teamsitzungen sind eine besondere Herausforderung, weil es technische Probleme geben kann und der Austausch durch die mangelnde Nähe erschwert sein kann. Wie gut solche Meetings laufen, hängt auch davon ab, wie aufmerksam die Beteiligten bei der Sache sind.

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