Abmahnung im Arbeitsrecht: Die gelbe Karte im Job

„So geht es nicht weiter“ – das ist die simple Botschaft einer Abmahnung. Der Arbeitgeber kommuniziert auf diesem Weg, dass er ein bestimmtes Verhalten nicht länger toleriert. Reagiert der Arbeitnehmer nicht auf diese Aufforderung, riskiert er die Kündigung durch den Arbeitgeber. Wann eine Abmahnung droht und wie du dich dagegen wehren kannst, erfährst du hier.

Das steckt hinter der Abmahnung

Eine Abmahnung ist ein arbeitsrechtlicher Schritt, der meistens vom Arbeitgeber ausgeht. Zwar können auch Arbeitnehmer in bestimmten Fällen ein pflichtwidriges Verhalten ihres Chefs abmahnen, jedoch kommt das deutlich seltener vor.

Einer rechtmäßigen Abmahnung geht immer eine Pflichtverletzung und damit ein Fehlverhalten des Arbeitnehmers voraus. Durch sein Betragen verstößt er gegen die Verpflichtungen, die sich aus seinem Arbeitsvertrag ergeben. Eine Abmahnung kann für sich stehen, ist aber in vielen Fällen die Vorstufe zur ordentlichen oder fristlosen Kündigung.

Mit einer Abmahnung erhält der Arbeitnehmer die Möglichkeit, sein Verhalten zu ändern und so die drohende Kündigung abzuwenden. Es ist zudem üblich, dass der Arbeitgeber eine erteilte Abmahnung zur Personalakte des betreffenden Mitarbeiters nimmt.

Diese Funktionen hat eine Abmahnung

Eine Abmahnung erfüllt bestimmte Funktionen:

1. Dokumentationsfunktion: Eine Abmahnung dokumentiert den Pflichtverstoß im Detail. Bei einer schriftlichen Abmahnung gibt es so später keine Zweifel oder Probleme bei einem Nachweis des Fehlverhaltens.
2. Hinweisfunktion: Eine Abmahnung ist gleichermaßen eine Rückmeldung an den Arbeitnehmer, dass sein Verhalten nicht in Ordnung ist und gegen die Vereinbarungen verstößt, die im Arbeitsvertrag festgehalten sind.
3. Warnfunktion: Eine Abmahnung ist auch eine Warnung vor weiteren arbeitsrechtlichen Schritten wie die Kündigung, wenn beim Angestellten keine Verhaltensänderung eintritt.

Abmahnungsgründe: In diesen Fällen ist eine Abmahnung möglich

Eine Abmahnung droht bei schweren Pflichtverstößen des Arbeitnehmers gegen die Regelungen des Arbeitsvertrags. Der Verstoß ist dabei nicht durch die Persönlichkeit des Mitarbeiters bedingt, sondern geht aus dessen Verhalten hervor.

Beispiele, bei denen eine Abmahnung denkbar ist, sind etwa

• privates Surfen im Internet
• privates Telefonieren während der Arbeitszeit
• häufiges Zuspätkommen, ohne guten Grund
• krankmelden, ohne krank zu sein
• unentschuldigtes Fehlen
• schlechte Arbeitsleistungen oder Arbeitsverweigerung
• Ignorieren von Arbeitsanweisungen
• Diskriminierung oder Mobbing von Kollegen
• sexuelle Belästigung
• unerlaubter Alkohol- oder Drogenkonsum am Arbeitsplatz

Krankheiten sind hingegen kein Grund für eine Abmahnung. Diese hängen in der Regel nicht mit dem Verhalten des Arbeitnehmers zusammen. Anders stellt es sich dar, wenn der Mitarbeiter sich während einer Krankschreibung nicht so verhält, dass es seiner Genesung förderlich ist.

Auch Bagatellen, zum Beispiel, wenn das Licht im Büro nicht ausgeschaltet wird, sind kein Grund für eine Abmahnung. Denn eine Abmahnung muss immer dem Gebot der Verhältnismäßigkeit folgen – schließlich kann sie als Begründung für eine Kündigung dienen.

Eine Abmahnung ist außerdem nicht gerechtfertigt, wenn sie unwahre Tatsachenbehauptungen enthält oder eine Handlung des Arbeitnehmers als Fehlverhalten einstuft, obwohl sie erlaubt war. Für Beschäftigte im öffentlichen Dienst gilt darüber hinaus: Eine Abmahnung setzt eine vorherige Anhörung zum Sachverhalt voraus.

Milderes Mittel: Ermahnung statt Abmahnung

Arbeitgebern stehen bei pflichtwidrigem Verhalten eines Arbeitnehmers auch andere Mittel als die Abmahnung zur Verfügung. Ein milderes Mittel ist die Ermahnung. Auch hier weist der Arbeitgeber auf eine Pflichtverletzung des Arbeitnehmers hin und fordert ihn dazu auf, dieses Verhalten zu unterlassen.

Im Vergleich zu einer Abmahnung ist die Ermahnung jedoch weit weniger schwerwiegend. Eine akute Warnung vor einer drohenden Kündigung geht damit, anders als bei einer Abmahnung, nicht einher.

Arbeitnehmer können schriftlich oder mündlich ermahnt werden. Entscheidet sich der Arbeitgeber für eine mündliche Rüge, ist dies meist noch milder aufzufassen als ein schriftlicher Hinweis. Schriftliche Ermahnungen können der Personalakte angehängt werden.

Abmahnung: Form und Inhalt

Eine Abmahnung muss bestimmte Kriterien erfüllen, um rechtlich Bestand zu haben:

1. Grund: In der Abmahnung muss klar definiert sein, welches Verhalten beanstandet wird. Dazu gehört die detaillierte Nennung des Sachverhalts. An welchem Datum, zu welcher Uhrzeit und gegebenenfalls wo hat sich der Mitarbeiter pflichtwidrig verhalten? Eine pauschale Formulierung wie „Der Mitarbeiter kam häufig zu spät“ reicht in einer Abmahnung nicht aus. Zudem muss der Arbeitgeber schildern, welche Verhaltensweisen er künftig von seinem Arbeitnehmer erwartet.
2. Warnung: Eine Abmahnung enthält nicht nur eine Rüge, sondern fordert den Arbeitnehmer auch auf, sein pflichtverletzendes Verhalten zu unterlassen. Sollte der Arbeitnehmer allerdings weiterhin seine Pflichten aus dem Arbeitsvertrag verletzen, muss er mit weiteren Konsequenzen rechnen. Der Arbeitgeber sollte also in der Abmahnung darauf hinweisen, dass bei wiederholtem Fehlverhalten die Kündigung droht.

Es gibt keine Frist, innerhalb derer ein Arbeitgeber auf eine Pflichtverletzung eines Beschäftigten reagieren muss. Jedoch sind Arbeitgeber angehalten, die Abmahnung zügig auszusprechen. Vergeht nämlich zu viel Zeit zwischen dem Fehlverhalten und der Abmahnung könnte der Arbeitnehmer auf die Idee kommen, dass sein Verhalten in Ordnung ist – schließlich wird es toleriert.

Mündliche Abmahnung möglich

Übrigens kann eine Abmahnung auch mündlich ausgesprochen werden. Das Arbeitsrecht schreibt nicht vor, dass sie zwingend in Schriftform erfolgen muss. Jedoch ist die Abmahnung in den meisten Fällen schriftlich. Das hat einen ganz einfachen Grund:

Kommt es zu einer Kündigung und geht der Arbeitnehmer dagegen vor, muss der Arbeitgeber beweisen können, dass der Mitarbeiter die Abmahnung tatsächlich erhalten hat. Deshalb ist es üblich, dass Angestellte gebeten werden, den Erhalt der Abmahnung mit ihrer Unterschrift zu quittieren.

Vorsicht ist jedoch bei Formulierungen geboten, die besagen, dass der Mitarbeiter mit seiner Unterschrift auch den Inhalt – und damit die Rechtmäßigkeit der Abmahnung – bestätigt. Einen entsprechenden Passus muss und sollte der Arbeitnehmer nicht unterschreiben.

Abmahnung erhalten: Wie du dich verhalten solltest

Wenn du eine Abmahnung erhalten hast, solltest du Ruhe bewahren. Viele Arbeitnehmer sind wie vor den Kopf geschlagen, wenn ihnen eine Abmahnung übermittelt wird. Oft ist der Wunsch groß, sich zu rechtfertigen oder zu verteidigen. Genau das solltest du aber zunächst nicht tun, sondern die Abmahnung und die angeprangerten Punkte genau prüfen.

Relevant ist zum Beispiel, ob die Abmahnung aus deiner Sicht gerechtfertigt ist. Wenn ja, ist eine Entschuldigung die beste Reaktionsmöglichkeit, um der Abmahnung zu begegnen. Mache dem Arbeitgeber deutlich, dass du dein Verhalten ändern wirst. Natürlich solltest du dich von nun an auch tatsächlich korrekt verhalten. So kannst du eine mögliche Kündigung abwenden.

Oft werden Mitarbeiter im Zuge einer Abmahnung aufgefordert, zu dem darin genannten Sachverhalt Stellung zu nehmen. Meist ist das mit einer Fristsetzung von einigen Tagen verbunden. Zu dieser Stellungnahme bist du allerdings nicht verpflichtet und kannst deshalb selbst entscheiden, ob du der Bitte nachkommst. Wenn du reagierst, sollte das wohlüberlegt geschehen.

Wie viele Abmahnungen bis zur Kündigung?

Reagiert der Arbeitnehmer nicht auf eine Abmahnung, droht ihm die verhaltensbedingte Kündigung. Anders als bei einer personenbedingten oder betriebsbedingten Kündigung ist vor einer entsprechenden ordentlichen Kündigung eine Abmahnung erforderlich.

Damit eine Kündigung rechtmäßig ist, muss der Arbeitnehmer nicht mehrfach abgemahnt worden sein. Bei schweren Pflichtverletzungen reicht ein Wiederholungsfall, um als Arbeitnehmer gekündigt zu werden. Bei leichteren Verstößen wie beispielsweise häufigem Zuspätkommen, muss jedoch mehrmals abgemahnt werden. Es muss sich zudem immer um dieselbe Art von Pflichtverstoß handeln, damit eine Kündigung möglich ist.

Dass Arbeitnehmer drei Abmahnungen bekommen müssen, bevor ihnen gekündigt werden kann, ist allerdings eine weit verbreitete Fehleinschätzung. Eine Kündigung hängt vom Einzelfall und der Schwere des Verstoßes ab.

Es ist hingegen nicht erlaubt, einem Arbeitnehmer nach einer Abmahnung zu kündigen, wenn er sich nicht noch einmal pflichtwidrig verhält. Wegen dem bereits in der Abmahnung angeprangerten Verhalten darf ihm nicht mehr gekündigt werden. Juristen sprechen in diesem Fall davon, dass das Fehlverhalten verbraucht ist.

Für eine rechtmäßige Kündigung muss der Mitarbeiter sein pflichtverletzendes Verhalten innerhalb eines relativ kurzen Zeitraums wiederholen. Hat sich der Angestellte hingegen nach einer Abmahnung über Jahre hinweg untadelig verhalten, kann ihm nicht ohne erneute Abmahnung verhaltensbedingt gekündigt werden.

Üblicherweise beträgt die Zeitspanne, innerhalb derer ein Arbeitgeber nach einer Abmahnung kündigen kann, zwei bis drei Jahre. Danach gilt die Abmahnung aufgrund der verstrichenen Zeit nicht mehr als aussagekräftig.

Auch sehr viele Abmahnungen können dazu führen, dass eine Kündigung nicht ohne weiteres möglich ist. Arbeitsgerichte haben oft Urteile zugunsten von gekündigten Arbeitnehmern gefällt: Bei sehr vielen Abmahnungen, so der Tenor der Richter, hätten die Beschäftigten nicht mehr mit einer tatsächlichen Kündigung rechnen können. Der Arbeitgeber hatte seine Drohungen bislang schließlich nie wahrgemacht. 

Fristlose Kündigung ohne Abmahnung

Viele Arbeitnehmer sind der Meinung, dass einer verhaltensbedingten Kündigung zwangsläufig eine Abmahnung vorausgehen muss. Das stimmt nicht. Wenn Gründe für eine außerordentliche und fristlose Kündigung gemäß § 314 Abs. 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) vorliegen, ist eine vorherige Abmahnung nicht erforderlich.

Eine solche außerordentliche Kündigung ist besonders bei schwerwiegenden Fehlverhalten des Angestellten oder einem zerrütteten Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber denkbar. Bei einer fristlosen Kündigung muss es zudem unwahrscheinlich sein, dass der Arbeitnehmer sein pflichtverletzendes Verhalten ändert.

Sperre beim Arbeitslosengeld

Arbeitnehmer, die eine verhaltensbedingte Kündigung erhalten, müssen mit einer Sperre beim Arbeitslosengeld rechnen. Dies liegt daran, dass das Arbeitsamt davon ausgeht, dass der Arbeitnehmer eine solche Kündigung selbst verschuldet hat.

Wer der Meinung ist, dass die Abmahnung oder verhaltensbedingte Kündigung nicht zulässig war, sollte deshalb juristische Schritte prüfen, um die Sperre zu vermeiden.

Rechte als Arbeitnehmer: So kannst du dich gegen eine Abmahnung wehren

Nicht immer handelt ein Arbeitgeber rechtmäßig, wenn er eine Abmahnung ausspricht. Wenn du der Meinung bist, dass eine Abmahnung nicht gerechtfertigt war, hast du unterschiedliche Möglichkeiten, dagegen vorzugehen:

1. Klärendes Gespräch: Möglicherweise ist es sinnvoll, das Gespräch mit deinem Vorgesetzten zu suchen. Gegebenenfalls kann die Angelegenheit beigelegt werden, indem du dich für dein Fehlverhalten entschuldigst. Voraussetzung ist, dass die Abmahnung nicht vollkommen unberechtigt ist. Bei einer Abmahnung, die prinzipiell begründet ist, aber kleinlich und übertrieben erscheint, kann dieses Vorgehen helfen, die Sache zu klären.
2. Beweise sichern: Nach Zugang der Abmahnung solltest du so viele Beweise wie möglich sammeln, dass die Abmahnung haltlos ist. Dazu bietet es sich an, Kollegen zu suchen, die bestätigen können, dass die Abmahnung so nicht richtig ist. Du kannst auch Gesprächsprotokolle von wichtigen Unterhaltungen erstellen und von den Gesprächspartnern unterschreiben lassen. E-Mails können ebenfalls nützlich sein, um deine Argumente zu untermauern.
3. Gegendarstellung verlangen: Du kannst Widerspruch gegen die Abmahnung einlegen. Eine Frist dafür gibt es nicht – somit kannst du auch nach mehreren Wochen noch eine Gegendarstellung zu deiner Abmahnung verlangen. Diese kannst du selbst schreiben und darauf bestehen, dass sie ebenfalls in deiner Personalakte aufgehoben wird.
4. Betriebsrat oder Personalrat einschalten: Sofern es im Unternehmen einen Personal- oder Betriebsrat gibt, solltest du hier nach Unterstützung suchen. Der Betriebsrat kann dich beraten, aber auch in deinem Namen intervenieren, indem er mit dem Arbeitgeber spricht und ihn etwa auffordert, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen.
5. Klage einreichen: Hält der Arbeitgeber an der Abmahnung fest, kannst du vor dem Arbeitsgericht Klage dagegen einreichen. Gibt das Gericht dir recht, muss dein Chef die Abmahnung zurücknehmen.

Den Arbeitgeber auffordern, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen

Wenn du Grund zur Annahme hast, dass die Abmahnung ungerechtfertigt ist, kannst du deinen Arbeitgeber auffordern, sie aus deiner Personalakte zu entfernen. Eine rechtswidrige Abmahnung, die in deiner Akte vermerkt ist, beeinträchtigt das Persönlichkeitsrecht eines Arbeitnehmers. In diesem Fall hast du das Recht, vom Arbeitgeber die Rücknahme der Abmahnung zu verlangen.

Diese Option besteht nicht nur, wenn die Abmahnung nach dem Arbeitsrecht gänzlich ungerechtfertigt ist. Auch, wenn nur Teile berechtigt sind, muss die Abmahnung nach einer Aufforderung durch den Arbeitnehmer aus dessen Personalakte genommen werden. Ein teilweiser Erhalt einer Abmahnung ist nicht möglich. Stattdessen kann der Arbeitgeber eine neue, veränderte Abmahnung aussprechen.

Auch eine begründete Abmahnung muss nicht auf ewig in deiner Personalakte verbleiben. Nach einiger Zeit – meist mehreren Jahren – kann die Abmahnung bedeutungslos geworden sein, weil du das darin beanstandete Verhalten nicht wieder gezeigt hast. Den Arbeitgeber zur Entfernung der Abmahnung aus deiner Akte auffordern kannst du jedoch nur, wenn das Arbeitsverhältnis noch besteht.

Gegendarstellung zur Abmahnung: Eine gute Idee?

Die Gegendarstellung hat den Zweck, deine eigene Sichtweise und Einschätzung des Sachverhalts zu dokumentieren. In ihr nennst du Gründe für das Fehlverhalten oder schilderst, warum es sich deiner Meinung nach nicht um einen Pflichtverstoß gehandelt hat. Die Abmahnung muss allerdings nicht zurückgenommen werden.

Bevor du eine Gegendarstellung schreibst, solltest du abwägen, ob das überhaupt sinnvoll ist. Es kommt dabei in erster Linie darauf an, wie sich das Arbeitsverhältnis in Zukunft gestaltet. Ist es wahrscheinlich, dass dein Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis weiterführen möchte? Mitunter ist eine Abmahnung nur der erste Schritt zur Kündigung. In diesem Fall kann es taktisch klüger sein, auf die Abmahnung nicht mit einer Gegendarstellung zu reagieren.

Stellt ein Gericht im Rahmen eines Kündigungsschutzprozesses fest, dass schon die Abmahnung nicht rechtens war, hast du umso bessere Aussichten darauf, dass das Gericht zu deinen Gunsten entscheidet. Mit einer Gegendarstellung würdest du den Arbeitgeber auf die Mängel der Abmahnung hinweisen. Das könnte dazu führen, dass er dich vielleicht noch einmal in einer wirksameren Art und Weise abmahnt, bevor er das Arbeitsverhältnis kündigt.

Wenn du eine Gegendarstellung zur Abmahnung verfassen möchtest, solltest du dich von einem Fachanwalt beraten lassen. Die genaue Formulierung kann bei späteren Streitigkeiten entscheidend sein. Außerdem ist es wichtig, den Arbeitgeber nicht durch eine zu harsche Formulierung vor den Kopf zu stoßen, wenn du weiter für ihn tätig sein möchtest. Auch mit einem Schreiben von deinem Anwalt solltest du vorsichtig sein – das kann bereits als Angriff gewertet werden. Dass dir ein Anwalt bei der Erstellung von Dokumenten geholfen hat, muss nicht offensichtlich sein.

Das gehört in eine Gegendarstellung zur Abmahnung

Wenn du dich entscheidest, einer Abmahnung zu widersprechen, musst du dich an bestimmte formale Kriterien halten, damit deine Gegendarstellung rechtlich haltbar ist.

So gehören Ort, Datum und dein vollständiger Name in den Widerspruch. Schildere den Sachverhalt so detailliert wie nötig und stelle den Vorwürfen des Arbeitgebers deinen eigenen Standpunkt entgegen. Fordere ihn auf, die nicht gerechtfertigte Abmahnung schnellstmöglich aus deiner Personalakte zu entfernen, und bitte um eine Bestätigung. Das Schreiben endet mit einer persönlichen Unterschrift.

Arbeitgeber per Klage zur Entfernung der Abmahnung bewegen

So mancher Arbeitgeber stellt sich stur, wenn ein Mitarbeiter eine Abmahnung beanstandet und ihn dazu auffordert, sie aus seiner Personalakte zu entfernen. Dann bleibt dir oft nur eine Abmahnungsentfernungsklage, um dein Recht durchzusetzen. Eine solche Klage muss zeitnah auf die Abmahnung erfolgen und kommt in der Regel nur infrage, wenn dir die Abmahnung schriftlich vorliegt.

Eine Abmahnungsentfernungsklage ist ein drastisches Mittel. Sie sollte deshalb nur im Notfall eingesetzt werden, wenn die Vorwürfe der Abmahnung absolut inakzeptabel für dich sind. Wenn du weiter für deinen Arbeitgeber tätig sein möchtest, kann eine gerichtliche Auseinandersetzung das Verhältnis nachhaltig beschädigen und eine weitere Zusammenarbeit unwahrscheinlicher machen. Viele Arbeitgeber nehmen Mitarbeitern rechtliche Schritte gegen sie übel, selbst, wenn diese einen guten Grund dazu haben.

Weniger kritisch wird diese Vorgehensweise mitunter gesehen, wenn du im öffentlichen Dienst tätig bist oder für einen Großkonzern arbeitest.