Die Zeit, die wir für berufliche und private Dinge aufwenden können, ist naturgemäß begrenzt. Jeder Tag hat nur 24 Stunden, egal, wie lang unsere To-do-Listen sind. Deshalb ist es entscheidend, zu lernen, die richtigen Prioritäten zu setzen. Wie du dabei am besten vorgehst und welche Fehler du vermeiden solltest, erfährst du hier.
Prioritäten setzen: Bedeutung
Wer berufstätig ist, hat meist wenig Zeit. Neben einem Vollzeitjob, vielleicht mit regelmäßigen Überstunden, um die Karriere voranzutreiben, bleibt für Privates oft wenig Zeit. Für die Familie und den Haushalt geht nochmal ein großer Teil der verbleibenden Zeit ab. Und dann kommen für viele Menschen noch Hobbys dazu, sie möchten Sport treiben oder sich mit Freunden treffen. Kurzum: Es gibt zu viel zu tun und zu wenig Zeit.
Auch im Job selbst ist die Zeit oft knapp. Von kleineren, alltäglichen Aufgaben bis zu wichtigen Projekten ist bei vielen Arbeitnehmern im Berufsalltag immer viel zu tun. Von der übervollen To-do-Liste bleibt deshalb am Ende des Tages oft vieles unerledigt, weil schlicht nicht genug Zeit vorhanden war.
Wenn bei begrenzter Zeit viel zu tun ist, ist es unvermeidlich, Prioritäten zu setzen. Das bedeutet, bestimmte Aufgaben über andere zu priorisieren. Man sieht sie als wichtiger an und erledigt sie bevorzugt. Bleibt anschließend noch Zeit, kann man sich weiteren Tätigkeiten widmen, die ebenfalls wichtig sind, aber auf der Prioritätenliste weiter unten stehen.
Darum ist es so wichtig, Prioritäten zu setzen
Ach, wenn der Tag doch mehr als 24 Stunden hätte! Solche Gedanken haben wohl so manche Menschen, die chronisch in Zeitnot sind. Es gibt schließlich so viel zu tun, und dass die To-do-Liste bei den meisten Menschen nie ganz erledigt wird, kann frustrierend sein. Da ist es kein Wunder, dass Zeitmanagement-Methoden voll im Trend liegen. Es gibt unzählige Methoden, die die Lösung für die ewige Zeitknappheit versprechen. Mit ihnen soll es dir gelingen, endlich noch mehr in deinem Tag unterzubringen.
Die meisten Zeitmanagement-Methoden verkennen, dass die Zeit, die uns für bestimmte Dinge zur Verfügung steht, begrenzt ist. Ein Arbeitstag hat für die meisten Vollzeit-Erwerbstätigen nun mal nur acht bis neun Stunden. Und nach der Arbeit bleibt ebenfalls nur eine begrenzte Zahl an Stunden für private Erledigungen und Interessen übrig. Hinzu kommt, vor allem im beruflichen Kontext: Konzentration ist endlich.
Dass Arbeitnehmer in Vollzeit tatsächlich acht Stunden produktiv arbeiten, ist eine Illusion. Eine Studie, bei der Arbeitnehmer in Großbritannien befragt wurden, kam ganz im Gegenteil zu dem Ergebnis, dass die tatsächliche Arbeitszeit im Schnitt bei nicht einmal drei Stunden am Tag lag. Die restliche Zeit wird abgesessen, man plaudert mit den Kollegen oder braucht für Tätigkeiten unnötig lange, weil man sich nicht mehr konzentrieren kann.
Ohne Prioritäten riskierst du, dass die wichtigsten Dinge unerledigt bleiben
Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage nicht, wie man alles erledigen kann, was ansatzweise wichtig ist. Entscheidend ist vielmehr, dass das erledigt wird, was besonders wichtig ist. Und hier kommen Prioritäten ins Spiel. Viele Arbeitnehmer kommen morgens ins Büro und gehen relativ planlos an ihre Aufgaben heran. Erledigt wird, was gerade besonders drängend scheint, auch wenn es vielleicht gar nicht so wichtig ist, oder was einem als Erstes in den Sinn kommt. Bei so einer Vorgehensweise besteht die Gefahr, dass die wirklich wichtigen Dinge unerledigt bleiben oder unnötig lange aufgeschoben werden.
Wer bewusst Prioritäten setzt, erkennt an, dass er nicht für alles Zeit hat, was seine Aufmerksamkeit verdient hätte. Er weiß, dass seine Zeit begrenzt ist, und sucht deshalb ganz bewusst die Dinge heraus, die entscheidender sind als andere. Dadurch wird es wesentlich wahrscheinlicher, dass du dich nicht in kleinen Dingen verzettelst, die dich gar nicht wirklich voranbringen. Du kannst deine Zeit besser nutzen, schaffst von den wirklich wichtigen Aufgaben mehr und bist deshalb am Ende wahrscheinlich zufriedener. Im Job kann deine Leistung steigen, wenn du Prioritäten setzt, und im Privatleben findest du eher Zeit für das, worauf es wirklich ankommt – weil du sie dir ganz bewusst nimmst und dafür in anderen Bereichen Abstriche machst.
Wer Prioritäten setzt, hat meist auch weniger Stress. Er hat schließlich einen Fahrplan und läuft deshalb nicht Gefahr, sich in einem planlosen Vorgehen zu verzetteln und den Überblick zu verlieren. Auch das trägt zu einer größeren Zufriedenheit bei.
Prioritäten richtig setzen: So geht es
Du hast den Wert von Prioritäten erkannt und fragst dich nun, wie du Prioritäten richtig setzen kannst? Dabei ist wichtig: Was „richtig“ ist, kannst nur du im Einzelfall beantworten. Du musst selbst herausfinden, was dir beruflich oder privat am wichtigsten ist und welche Aspekte im Zweifelsfall nachrangig sind, obwohl sie deshalb nicht automatisch unwichtig sind.
Wie geht man am besten vor, wenn man Prioritäten setzen möchte? Im Beruf ist es hilfreich, dir Zeit zu nehmen, um eine Liste von all den Dingen zu machen, die du potenziell erledigen könntest (auch wenn es die knappe Zeit realistischerweise nicht zuließe). Schreibe alle wichtigeren und unwichtigeren Aufgaben auf. Anschließend kannst du sortieren, was essenziell ist und was weniger.
Als Arbeitnehmer hast du naturgemäß bestimmte Aufgaben, die dein Chef dir übertragen hat. Manche Dinge davon musst du täglich erledigen. Hinzu kommen spezielle Projekte und Tätigkeiten, die von zeitlich begrenzter Dauer sind. Entscheidend ist aber auch, welche Ziele du selbst im Beruf verfolgst. Mache dir klar, was du erreichen möchtest und was du dafür tun musst. Das zu wissen, ist essenziell, wenn du Prioritäten setzen möchtest. Es lohnt sich, dir einen abgespeckten Plan für das Jahr, einen für die nächsten drei Monate und den aktuellen Monat zu machen. Daraus kannst du Prioritäten für deine Woche und einzelne Tage ableiten. Außerdem behältst du immer einen Überblick über das, was dir wirklich wichtig ist.
So kannst du im Privatleben Prioritäten setzen
Prioritäten setzen lohnt sich nicht nur im Beruf, sondern auch in der Freizeit. Auch hier haben viele Menschen viel zu viele Dinge, die ihnen irgendwie wichtig sind, wobei sie für alles zusammen nicht ansatzweise genug Zeit haben. Wenn du nach einem langen Tag an der Arbeit nach Hause kommst und dich treiben lässt, hast du am Ende womöglich nicht das erledigt, was dir wirklich etwas bedeutet hat.
Um private Prioritäten zu setzen, musst du wissen, was dir wichtig ist. Vielleicht fallen dir Dinge wie deine Familie, Freunde und Hobbys ein. Aber der Haushalt muss natürlich auch irgendwie erledigt werden, bewegen sollte man sich auch hin und wieder und möglicherweise hast du noch bestimmte Verpflichtungen. Mache dir bewusst, dass es zwar schön wäre, wenn du für all das Zeit hättest, das aber bei den meisten Menschen einfach nicht der Realität entspricht. Du musst also bestimmte Dinge über andere priorisieren. Das kann eine Grundsatzentscheidung sein, aber du kannst es auch von Tag zu Tag neu entscheiden.
Du kannst zum Beispiel grundsätzlich der Meinung sein, dass dir deine Familie im Zweifel wichtiger ist als ein Hobby, und dir entsprechend Zeit für gemeinsame Aktivitäten nehmen. Du kannst aber an manchen Tagen auch entscheiden, dass heute mal der Haushalt Priorität hat, weil du dich sonst in all der Unordnung zuhause nicht mehr wohlfühlst. An diesen Tagen widmest du dich dann in deiner Freizeit zuerst dem Saugen, Wischen oder der Wäsche.
Warum deine To-do-Liste minimalistisch sein sollte
Es ist wichtig zu bedenken, dass sich Prioritäten im Laufe der Jahre ändern können. Es reicht also nicht, einmal zu überlegen, was dir besonders wichtig ist, und diese Dinge dann automatisch auf ewig zu priorisieren. Hinterfrage von Zeit zu Zeit, ob dir die vermeintlich wichtigsten Dinge wirklich am wichtigsten sind.
Wenn du im Job oder im Privatleben weißt, was dir wirklich am Herzen liegt, kannst du Tag für Tag Prioritäten setzen. Dabei ist es wichtig, dass du dir nicht zu viel vornimmst. Wie viele Dinge realistischerweise auf deine To-do-Liste passen, hängt davon ab, wie viel Zeit du hast und wie lange du dich konzentrieren kannst. Überfordere dich nicht, sondern schreibe nur so viel auf, wie du tatsächlich schaffen kannst. Dabei solltest du auch Puffer und Pausen einplanen.
Darüber hinaus ist es wichtig, dass du dich nicht über die Dinge ärgerst, die du nicht geschafft hast. Wenn du – wie im obigen Beispiel – deine Freizeit nach der Arbeit mal rein für den Haushalt nutzt, solltest du nicht den Dingen hinterhertrauern, die du stattdessen hättest machen können – zum Beispiel mit den Kindern spielen, Joggen gehen oder ein spannendes Buch lesen. Du machst dir damit nur schlechte Laune und schmälerst den Wert dessen, was du erledigt hast. Prioritäten setzen heißt auch, damit leben zu können, dass manche wichtigen Dinge für den Moment aufgeschoben werden müssen.
Prioritäten setzen: Methoden im Überblick
Es gibt viele Möglichkeiten, Prioritäten zu setzen und sich einen Überblick über die Dinge zu verschaffen, die man erledigen möchte oder muss. Hier stellen wir dir einige Ansätze vor.
Eine einfache To-do-Liste
Die simpelste Variante ist eine einfache To-do-Liste, für die du zum Beispiel ein Blatt Papier oder einen Kalender nutzen kannst. Alternativ kannst du auch entsprechende Apps zur Planung verwenden. Schreibe einfach einige ausgewählte Dinge für den Tag oder die Woche auf und achte darauf, nicht zu viel zu notieren. In manchen Fällen kann es hilfreich sein, verschiedene Farben für verschiedene Kategorien von Aufgaben zu verwenden.
Die Eisenhower-Methode
Die Eisenhower-Methode wird auch als Eisenhower-Matrix bezeichnet. Bei dem nach dem früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannten Ansatz werden Aufgaben in eine Matrix, die aus zwei Zeilen und zwei Spalten besteht, eingeteilt, und zwar nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit. Daraus lässt sich dann ableiten, welche Dinge man priorisieren sollte: Was wichtig und dringend ist, sollte man sofort erledigen. Was wichtig, aber nicht dringend ist, sollte eingeplant werden. Dringende, aber unwichtige Dinge delegierst du am besten, während du unwichtige und nicht dringende Aufgaben ignorieren kannst – sie gehören in den (gedanklichen) Papierkorb.
Die ABC-Methode
Daran angelehnt ist die ABC-Methode, bei der Aufgaben in drei Kategorien eingeteilt werden. A-Aufgaben sind dringend und wichtig. Diese Tätigkeiten bringen dich voran und sind von höchster Bedeutung. Entsprechend hoch sollte ihre Priorität sein. B-Aufgaben sind zwar wichtig, aber nicht dringend, weshalb ihre Priorität etwas geringer sein sollte. C-Aufgaben sind zwar dringend, aber nicht sonderlich wichtig. Solche Dinge gehören zwar oft dazu und nehmen manchmal auch relativ viel Zeit ein, bringen dich aber nicht wirklich voran. Und auch hier gilt: Was weder wichtig noch dringend ist, kannst und solltest du ignorieren – es würde dich nur unnötig Zeit kosten und von wichtigeren Dingen ablenken.
Die Ivy-Lee-Methode
Die Ivy-Lee-Methode ist ebenfalls nützlich, wenn es darum geht, Prioritäten festzulegen. Sie ist auch als Sechs-Aufgaben-Methode bekannt und schon mehr als 100 Jahre alt, aber trotzdem noch aktuell. Benannt wurde die Ivy-Lee-Methode nach ihrem Erfinder, dem US-amerikanischen Kommunikationsberater und Autor Ivy Lee. Lee half dem Unternehmer Charles Schwab dabei, die Abläufe in seinem Unternehmen effizienter zu gestalten. Dabei entwickelte er die folgende Herangehensweise:
Man legt sich auf maximal sechs Dinge fest, die man an einem bestimmten Tag schaffen möchte beziehungsweise muss. Anschließend versieht man die einzelnen Aufgaben mit verschiedenen Prioritäten. Danach erledigt man sie, und zwar in der Reihenfolge ihrer Prioritäten: Die Aufgabe mit der höchsten Priorität macht man zuerst, erst im Anschluss befasst man sich mit der Aufgabe mit der zweithöchsten Priorität und so weiter. Was am Ende des Tages nicht erledigt wurde, kommt auf die Liste für den nächsten Tag, wobei auch hier maximal sechs Aufgaben aufgeschrieben werden.
Diese Fehler solltest du vermeiden, wenn du Prioritäten festlegen möchtest
Prioritäten zu setzen im Leben ist wichtig, denn es hilft dir, den Blick auf das Wesentliche zu richten. Beim Festlegen von Prioritäten solltest du jedoch bestimmte Fehler vermeiden, weil sie sonst den positiven Effekt der Priorisierung mindern können:
- Ein Fehler wäre es, in Wahrheit gar keine Prioritäten zu setzen. Vielleicht glaubst du, dass du Dinge priorisiert hast, hast das aber nicht wirklich, weil du trotzdem alles für wichtig hältst. Damit hast du im Endeffekt keine Prioritäten festgelegt. Zehn Dinge mit Top-Priorität schaffen zu wollen ist zum Beispiel in vielen Fällen illusorisch.
- Ebenso problematisch ist es, sich an die gesetzten Prioritäten nicht zu halten. Vielleicht hast du dir eine ausgefeilte Liste gemacht, entscheidest dann aber doch aus dem Bauch heraus, was du wann erledigst. Dann hättest du dir die Mühe gleich sparen können.
- Ein Problem sind zu volle To-do-Listen. Viele Menschen finden kein Ende, wenn sie Aufgaben aufschreiben. Eine übervolle To-do-Liste kann dich entmutigen und dafür sorgen, dass du am Ende frustriert bist, weil du längst nicht alles geschafft hast. Prioritäten können nur einige wenige Dinge sein, denn es kann nicht alles oberste Priorität haben. Wenn du zu langen Listen neigst, mache ganz bewusst Abstriche. In diesem Fall kann sich die Ivy-Lee-Methode als Herangehensweise eignen, weil du dabei gezwungen bist, dich auf sechs Aufgaben zu beschränken.
- Hinderlich ist es auch, wenn Aufgaben unklar formuliert sind. Das erhöht das Risiko, dass du nicht weißt, wo du ansetzen sollst und wann die Aufgabe abgehakt werden kann. Sei also möglichst konkret, wenn du bei einzelnen Aufgaben eine Priorität setzt.
- Du solltest dich beim Festlegen von Prioritäten nicht davon leiten lassen, was andere Menschen für wichtig halten. Deine Prioritäten müssen deinen persönlichen Zielen entsprechen, weil sie dich sonst nicht voranbringen. Das setzt natürlich voraus, dass du dir über deine Ziele im Klaren bist.
- Besonders Führungskräfte sollten sich gut überlegen, was sie wirklich selbst erledigen müssen oder sollten. Wer nicht delegieren kann, hat wahrscheinlich zu viele Dinge auf der Liste, die eine hohe Priorität haben.
- Beim Abarbeiten von To-do-Listen ist eine gewisse Disziplin unerlässlich. Wenn du dich von allem ablenken lässt, nützt es dir nichts, dass du Prioritäten festgelegt hast. Lerne auch, Nein zu sagen, wenn andere dich mitten in einer wichtigen Aufgabe um einen Gefallen bitten.
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