Dinge, die uns keinen Spaß machen, schieben wir gerne auf. Im Job kann das jedoch zum Problem werden. So gehst du effektiv dagegen an.
„Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen“ lautet ein geflügeltes Wort. Bloß: Viele von uns haben genau damit so ihre Probleme. Ungeliebte oder langwierige Tätigkeiten schieben wir auf und widmen uns lieber angenehmeren Dingen. Diese Prokrastination kann jedoch zum Problem werden, wenn sie etwa deine Leistung bei der Arbeit beeinträchtigt. So bekommst du die Aufschieberitis in den Griff.
Wir alle schieben Dinge auf
Egal, ob es um das Korrekturlesen der Bachelorarbeit geht oder den Fensterputz: Wir alle schieben Dinge auf, auf die wir gerade keine Lust haben. Das ist zunächst einmal normal und an sich nicht besorgniserregend – wenn wir alles noch rechtzeitig erledigen. Prokrastination ist ein verbreitetes Phänomen. Laut einer Emnid-Umfrage hält jeder vierte Deutsche „Dinge aufschieben“ für sein größtes Laster – noch vor „keinen Sport treiben“, Rauchen oder zu viel essen.
Prokrastination kann harmlos sein, weil wir das unangenehme Telefonat einen Tag später als eigentlich geplant erledigen oder die Steuererklärung am 31. Mai abgeben statt wie vorgesehen Ende April. In anderen Fällen hat die Aufschieberitis gravierendere Folgen, nämlich dann, wenn wir die leidigen Aufgaben nicht so gut erledigen, wie es eigentlich möglich wäre. In anderen Fällen erzeugen wir dadurch an sich völlig unnötigen Stress, unter dem unsere Leistung ebenfalls leidet. In solchen Fällen ist es Zeit, die Aufschieberitis in den Griff zu bekommen – mit diesen Tipps klappt es.
1. Finde die Ursachen für deine Prokrastination heraus
Wenn du aufhören möchtest, Dinge aufzuschieben, musst du zunächst herausfinden, warum du das tust. Oft haben wir schlicht keine Lust, Aufgaben zu erledigen. In anderen Fällen scheint die Aufgabe so groß, dass wir uns davon einschüchtern lassen – und gar nicht erst anfangen. Möglicherweise ist uns die Aufgabe so wichtig, dass wir Angst haben, zu scheitern. In einigen Fällen stecken psychologische Probleme dahinter, etwa, wenn wir der Meinung sind, die Aufgabe nicht zufriedenstellend erledigen zu können.
Egal, was die Ursache für deine Prokrastination ist: Bevor du dagegen angehen kannst, musst du wissen, was dahintersteckt. Vielleicht entdeckst du dabei, dass du generell unzufrieden mit deinem Job bist und lieber etwas anderes machen würdest. Dann wäre es nicht sinnvoll, die Tätigkeiten starr durchzuziehen. Besser, du überdenkst grundsätzlich deine beruflichen Entscheidungen. Wenn es sich aber schlicht um Faulheit handelt, reicht oft schon eine Mischung aus Disziplin und Anreizen, um Aufgaben zu erledigen.
2. Räume deinen Schreibtisch auf
Die Umgebung, in der wir arbeiten, hat größeren Einfluss auf unsere Leistung, als wir vielleicht glauben. Wenn äußerlich Chaos herrscht, ist es sehr schwer, einen klaren Kopf zu bewahren. Deshalb solltest du deinen Schreibtisch aufräumen, wichtige Unterlagen richtig abheften und alles sinnvoll ordnen. Dasselbe gilt für deinen Computer!
3. Organisiere dich
Wenn du eine wichtige Aufgabe erledigen musst, ist es sinnvoll, dir einen Plan zu machen. Das gilt insbesondere bei zeitlich aufwendigen Dingen, die nicht in einer Stunde getan sind. Wer in solchen Fällen gut organisiert ist, tut sich meist leichter.
Du kannst dir eine simple Liste auf einem Blatt Papier anlegen oder eine App oder ein Computerprogramm benutzen, wenn du deine To-Do-Listen lieber digital verwaltest.
Wichtig ist, dass du eine Möglichkeit für dich findest, wie du den Überblick über deine Aufgaben und die zugehörigen Teilaufgaben behältst. Pflege die entsprechende Liste täglich, damit sie immer aktuell ist.
4. Mache dir einen detaillierten Zeitplan
Gerade große Aufgaben, für die du viel Zeit investieren musst, können einschüchternd sein. Sie wirken weniger schlimm, wenn du die zugehörigen Aufgaben in mehrere Teile aufteilst. Wenn du zum Beispiel einen Bericht verfassen musst, könnte der erste Schritt sein, die nötigen Informationen dafür zusammenzutragen. Prüfe sie im zweiten Schritt auf ihre Korrektheit. Je nachdem, wie lang der Bericht ist, könnte jedes Kapitel einen weiteren Schritt darstellen. Schließlich steht noch das Korrekturlesen an. Lege für jeden Schritt eine spezifische Zeitspanne fest.
Anstatt zu wissen, dass du für das Verfassen des Berichts zwei Wochen Zeit hast, kannst du dir mehrere Deadlines setzen. So stellst du nicht nur sicher, dass du alles rechtzeitig erledigt hast, sondern hast auch ein besseres Gefühl dabei, weil du weißt, dass du im Zeitplan bist und du einen Überblick über die verbleibenden Aufgaben hast. Somit reduzierst du auch deinen Stress.
5. Setze Prioritäten
Im Arbeitsalltag gibt es oft viele verschiedene Aufgaben, die mehr oder weniger parallel zu erledigen sind. Das kann Stress auslösen und dazu führen, dass wir zu viel gleichzeitig machen. Die Gefahr ist dann, dass wir uns auf nichts so richtig konzentrieren.
Wenn das bei dir der Fall ist: Setze Prioritäten. Natürlich ist es verlockend, mal eben deine E-Mails zu checken, wenn du eigentlich eine Präsentation vorbereiten solltest. Es lenkt dich jedoch von der in diesem Moment wichtigeren Tätigkeit ab.
Mache dir klar, was zu welchem Zeitpunkt wirklich wichtig ist – und erledige das zuerst. Danach kannst du dich den weniger bedeutenden Dingen widmen. Wenn die unangenehmen Dinge getan sind, fühlst du dich außerdem meist direkt besser.
6. Eine Aufgabe nach der anderen
Multitasking ist in unserem beruflichen Alltag längst normal geworden. Hier ein paar Zeilen für den Bericht, dort schnell auf die Mail geantwortet, die auf dem Computerbildschirm aufpoppt, und dann noch ein kurzer Anruf vom Kollegen, der wissen möchte, wie der Stand der Planung bei der Abschiedsfeier für die Kollegin ist.
Zwar sind wir in der Lage, erstaunlich viele Dinge nebeneinander zu erledigen. Oft sorgt das jedoch dafür, dass wir Aufgaben weniger gut erledigen. Ebenso dauert es oft insgesamt länger, weil wir nicht konzentriert eine Aufgabe bearbeiten. Effektiver ist es, wenn du Aufgaben nach deiner Prioritätenliste abarbeitest – und dich dabei möglichst wenig von anderen Dingen oder deinen Kollegen ablenken lässt.
7. Belohne dich für getane Arbeit
Viele Menschen erledigen ungeliebte Aufgaben eher, wenn sie dafür belohnt werden. Eine Belohnung mag das Lob vom Chef sein, der von deiner Arbeit beeindruckt ist – im besten Fall nimmt das sogar die Form einer Gehaltserhöhung an. Aber selbst, wenn es niemanden gibt, der dir bildlich gesehen auf die Schulter klopft, kannst du dich dennoch belohnen und damit für die Arbeit motivieren.
Wie die Belohnung aussieht, ist ganz dir überlassen. Vielleicht freust dich über einen Tag im Spa, wenn du ein wichtiges Projekt abgeschlossen hast. Bei kleineren Aufgaben kann es schon reichen, dir einen Schokoriegel zu gönnen – den du selbstverständlich erst essen darfst, wenn du fertig bist.
8. Fange einfach an!
Der letzte Tipp ist vielleicht der wichtigste: Fange einfach an! Jetzt, sofort. Das mag sich anhören, als sei es leichter gesagt, als getan. Gemeint ist aber: Fange nicht an und denke: „Ich muss das jetzt durchziehen und höre erst auf, wenn ich fertig bin“. Sage dir stattdessen, dass du nun eine Viertelstunde deiner Zeit dafür investierst und dann aufhören kannst, wenn du keine Lust mehr hast.
Oft stellst du dann fest, dass aus 15 Minuten 30 geworden sind und dann schon eine Stunde vergangen ist. Bevor du dich versiehst, ist der Anfang schon einmal gemacht – und selbst große Aufgaben wirken nicht mehr so einschüchternd. Auch ungeliebte Tätigkeiten verlieren so ihren Schrecken – und du fühlst dich gleich besser, weil du etwas Wichtiges erledigt hast.