Telefoninterview im Bewerbungsprozess: Was sind die Besonderheiten?

Vor dem Face-to-Face-Treffen mit einem möglichen Arbeitgeber steht oft ein Telefoninterview. Nur, wer bei diesem telefonischen Vorstellungsgespräch überzeugt, kommt in der Bewerberauswahl eine Runde weiter. Viele Bewerber sind vor einem Telefoninterview bei Bewerbungen verunsichert: Was kommt auf sie zu? Wie lange dauert das Gespräch und welche Fragen erwarten sie? Hier erfährst du alles, was du zum Telefoninterview wissen solltest, und findest Tipps für die optimale Vorbereitung.

Immer mehr Arbeitgeber setzen auf Telefoninterviews

Bei der Personalauswahl sind viele Unternehmen heute kritischer als früher. Früher war der Prozess vergleichsweise simpel: Man hat sich auf einen Job beworben, wurde bestenfalls zum Bewerbungsgespräch eingeladen und musste dort „nur noch“ glänzen, um eingestellt zu werden. Heute ist der Bewerbungsprozess vor allem in größeren Unternehmen oft deutlich komplexer und mit mehr Auswahlschritten verbunden.

Unternehmen laden vielversprechende Bewerber heute – je nach Position – nicht mehr zu einem einzigen Vorstellungsgespräch ein, sondern gleich zu mehreren, jedenfalls dann, wenn es für die Bewerber gut läuft. In Assessment Centern werden die interessantesten Kandidaten für besonders wichtige Positionen auf Herz und Nieren geprüft. Der Sinn hinter dem ganzen Aufwand: Viele Arbeitgeber möchten ihre zukünftigen Mitarbeiter möglichst gut kennenlernen, bevor sie sich für sie entscheiden. Dadurch sollen ärgerliche und teure Fehlbesetzungen vermieden werden.

Besonders Unternehmen, die sehr viele Bewerbungen erhalten, laden Bewerber im ersten Schritt oft nicht direkt zum persönlichen Kennenlernen ein. Stattdessen besteht die erste Hürde für Bewerber darin, ein Telefoninterview zu meistern. Das kann ganz normal übers Telefon stattfinden, aber auch per Video-Call geführt werden.

Vorstellungsgespräche per Telefon zu führen, hat für Unternehmen verschiedene Vorteile. Es ist mit weniger Aufwand verbunden als ein „richtiges“ Vorstellungsgespräch und oft auch schneller abgehandelt. So können Firmen in kurzer Zeit viele Bewerber näher kennenlernen und haben dann eine bessere Entscheidungsgrundlage, wenn es darum geht, wen man in die nächste Auswahlrunde einlädt.

Vorteile und Nachteile von Telefoninterviews aus Bewerbersicht

Immer mehr Arbeitgeber führen das erste Vorstellungsgespräch am Telefon. Für Bewerber können Telefoninterviews mit Vorteilen, aber auch mit Nachteilen verbunden sein. Praktisch daran ist für Bewerber etwa, dass die Anreise zum Arbeitgeber wegfällt. Damit kostet sie das Bewerbungsgespräch weniger Zeit und Geld – vor allem, wenn der Arbeitgeber sich in einer anderen Stadt befindet. Nicht nur für Arbeitgeber, sondern auch für Bewerber kann ein Telefoninterview eine gute Möglichkeit sein, den potenziellen Vertragspartner besser einzuschätzen. Das Interesse an der freien Stelle kann durch ein Telefoninterview gefestigt werden, sich aber auch in Luft auflösen, wenn der Bewerber einen schlechten Eindruck vom Unternehmen bekommen hat. In diesem Fall kann man sich das „richtige“ Vorstellungsgespräch sparen.

Ein Vorteil von telefonischen Vorstellungsgesprächen ist für Bewerber auch, dass man sie – zumindest bei einem klassischen Telefonat – nicht sieht. Ob sie nervös sind oder sich wenig selbstbewusst fühlen, ist für Arbeitgeber bei einem Telefonat schwerer zu erkennen als bei einem persönlichen Treffen. Das kann aufgeregten Kandidaten nützen, die dann beim persönlichen Vorstellungsgespräch womöglich nicht mehr so nervös sind, weil das erste Kennenlernen schon am Telefon stattgefunden hat.

Telefoninterviews bieten Bewerbern außerdem die Möglichkeit, sich Notizen bereitzulegen, die der Arbeitgeber im persönlichen Bewerbungsgespräch sehen würde. Du kannst dir zum Beispiel vorab aufschreiben, wie du dich vorstellen möchtest, und dir Stichpunkte notieren, mit denen du auf typische Fragen antworten kannst. Dadurch kannst du nicht nur überzeugendere Antworten geben, sondern kommst womöglich auch weniger ins Stottern und fühlst dich sicherer.

Mögliche Nachteile vom Vorstellungsgespräch per Telefon

Ein Bewerbungsgespräch am Telefon kann jedoch auch Nachteile für Bewerber haben. Viele Bewerber sind vor dem ersten Kennenlernen eines potenziellen Arbeitgebers nervös. Diese Nervosität legt sich für viele aber nach den ersten Minuten des Vorstellungsgesprächs. Dazu trägt auch bei, dass sie die Personalverantwortlichen sehen und sie durch ihre Mimik, Gestik und weitere körpersprachliche Merkmale besser einschätzen können. Bei einem persönlichen Treffen kann man wesentlich leichter beurteilen, wie die Gesprächspartner auf einen reagieren. Wie freundlich und wohlwollend sie wirken, lässt sich bei einem Telefoninterview schwerer ausmachen. Das kann Bewerber verunsichern und dazu führen, dass sie sich im Bewerbungsgespräch am Telefon weniger selbstsicher fühlen.

Vor allem viele jüngere Menschen telefonieren nicht gerne. Im Zweifel würden sie den potenziellen Arbeitgeber womöglich lieber gleich persönlich treffen, das ist aber nicht ihre Entscheidung. Hinzu kommt: Wer für ein Vorstellungsgespräch zu einem Arbeitgeber fährt, nimmt dort automatisch eine andere Rolle ein. Dazu tragen die Umstände ebenso bei wie das Bewerbungsoutfit. Im Telefoninterview fällt das zumindest teilweise weg, weshalb es manchen Bewerbern schwerer fällt, am Telefon beim Bewerbungsgespräch in die nötige Rolle zu schlüpfen.

Der erste Eindruck hängt von vielen Faktoren ab. Was jemand sagt, spielt dabei eine vergleichsweise geringe Rolle – zumindest, wenn man sich persönlich gegenübersteht. Bei einem Vorstellungsgespräch am Telefon sind die Worte, die man als Bewerber wählt, jedoch essenziell. Kluge Antworten und rhetorische Fähigkeiten sind damit bei einem Telefoninterview tendenziell wichtiger als bei einem persönlichen Vorstellungsgespräch. Das kann den Druck auf Bewerber erhöhen.

Bewerbungsgespräch per Telefon: Wie läuft es ab?

Die Einladung zum Telefoninterview kommt meist per E-Mail. Falls dich ein Unternehmen zum telefonischen Bewerbungsgespräch einlädt, solltest du die Nachricht möglichst zeitnah und freundlich beantworten. So kann das Unternehmen planen und du machst gleich einen zuverlässigen, professionellen Eindruck. Beim eigentlichen Telefonat ist es in aller Regel der Personaler, der anruft – manchmal auch spontan. Falls du einen überraschenden Anruf erhältst, kannst du das Gespräch selbstverständlich auf einen anderen Termin verschieben, wenn du dich überrumpelt fühlst oder es dir einfach nicht passt. Falls du spontan mitmachst, zeigt das aber Flexibilität und Selbstsicherheit.

Im Ablauf ähnelt ein Telefoninterview dem regulären Vorstellungsgespräch. Nach der Begrüßung folgt eine kurze wechselseitige Vorstellung, anschließend ist Zeit, offene Fragen zu klären. Das Unternehmen hat womöglich Rückfragen zu deinen Qualifikationen und deiner Motivation oder möchte mehr über deine Erwartungen und Vorstellungen in Erfahrung bringen. Ebenso besteht in einem Bewerbungsgespräch am Telefon die Gelegenheit, Organisatorisches zu klären und die Rahmenbedingungen abzustecken. Natürlich hast du als Bewerber ebenfalls die Möglichkeit, Fragen zu stellen.

Wie lange dauert ein Telefoninterview?

Die Dauer des Telefoninterviews hängt davon ab, welchen Zweck das Unternehmen mit dem Telefonat verfolgt. Viele Telefoninterviews sind deutlich kürzer als normale Vorstellungsgespräche; sie dauern dann oft nur 15 bis 20 Minuten oder maximal eine halbe Stunde. Andere telefonische Vorstellungsgespräche sind ausführlicher und können dann auch 45 bis 60 Minuten dauern. Falls du dich besser auf das Telefoninterview einstellen können möchtest, kannst du im Zweifelsfall ruhig direkt beim Unternehmen nachfragen, mit welcher Dauer des Gesprächs du rechnen kannst.

Was dich in einem Telefoninterview für Fragen erwarten, hängt davon ab, wie lange das Gespräch dauert und wie sehr der Personaler dabei in die Tiefe gehen möchte. Du kannst zum Beispiel auf bestimmte Angaben oder Lücken in deinem Lebenslauf angesprochen werden. Typische Fragen sind etwa die nach deinen Stärken und Schwächen, deinen Zielen, Wertvorstellungen und deiner Motivation. Auch um deine Arbeitsweise und Herangehensweise an bestimmte Aufgaben kann es im Telefoninterview gehen.

Vielleicht fragt man dich, was dein letzter Chef über dich sagen würde, ob du eher ein Anführer oder Ausführer bist oder was du als Erstes im neuen Job anpacken würdest. Oder der Personalverantwortliche will von dir wissen, warum du den Job wechseln möchtest, oder welche Eigenschaft dich bei Kollegen am meisten auf die Palme bringt.

Telefoninterview: Gute Vorbereitung ist essenziell

Für ein erfolgreiches Telefoninterview ist Vorbereitung sehr wichtig. Je besser du dich auf das Telefonat mit dem potenziellen Arbeitgeber eingestellt hast, desto besser stehen die Chancen, dass du einen guten Eindruck hinterlässt. Wie bereitet man sich richtig auf ein Bewerbungsgespräch am Telefon vor?

Wie bei jedem Vorstellungsgespräch solltest du dich möglichst gründlich über das Unternehmen und die Stelle informieren. Lies dir die Stellenanzeige noch einmal durch und recherchiere mehr über den Arbeitgeber, seine Werte und seinen Tätigkeitsschwerpunkt. Es ist auch hilfreich, wenn du vor dem Telefoninterview mehr über deine Gesprächspartner herausfinden kannst.

Sehr wahrscheinlich wird man dich im telefonischen Bewerbungsgespräch bitten, dich kurz vorzustellen. Darauf solltest du ebenfalls vorbereitet sein. Überlege dir, was dich auszeichnet und was die wichtigsten Fakten über dich, deine Erfahrungen und Ziele sind. Bei der Vorbereitung auf das Telefoninterview solltest du dich außerdem mit möglichen Fragen vertraut machen. Im Internet findest du für Telefoninterviews typische Fragen und Antworten, mit denen du dich vorbereiten kannst. So bekommst du außerdem eine bessere Vorstellung, in welche Richtung die Fragen des Personalers gehen könnten.

Sei darauf vorbereitet, dass ein Teil des Telefoninterviews in einer anderen Sprache geführt werden könnte. Wenn du dich bei einem international aufgestellten Unternehmen bewirbst und es um einen Job geht, bei dem du viel Kontakt mit Menschen aus dem Ausland hättest, wird der Personaler deine Sprachkenntnisse womöglich testen wollen.

Zur Vorbereitung auf das telefonische Bewerbungsgespräch gehört es auch, die Voraussetzungen für ein ruhiges, konzentriertes und ungestörtes Telefonat zu schaffen. Du solltest dafür eine ruhige Umgebung mit gutem Empfang haben. Ein Festnetz-Telefon ist im Zweifel besser als dein Handy. Egal, womit du telefonierst: Achte darauf, dass das Gerät ausreichend geladen ist, damit du nicht plötzlich mitten im Gespräch weg bist.

Tipps für ein erfolgreiches Telefon-Bewerbungsgespräch

Wie gut das telefonische Vorstellungsgespräch läuft, hast du ein Stück weit in der Hand. Entscheidend ist, dass du dich auf das Gespräch gut vorbereitet hast, dass du weißt, was du auf typische Fragen erwidern kannst und was du deinerseits fragen möchtest. Davon abgesehen kannst du noch mehr dafür tun, dass du die telefonische Vorauswahl erfolgreich bestehst.

Es ist essenziell, dass du zum vereinbarten Zeitpunkt erreichbar bist. Am besten sitzt du zu diesem Zeitpunkt schon an dem ruhigen Ort, an dem du das Telefongespräch führen möchtest. Vor dir sollte dein Lebenslauf liegen, vielleicht auch die Stellenanzeige und einige Notizen zu typischen Fragen, die dir gestellt werden könnten. Auch ein Glas Wasser oder ein anderes Getränk sollten in Reichweite sein, falls du Durst oder einen trockenen Mund bekommst. Lege dir einen Stift bereit, damit du dir während des Telefoninterviews weitere Notizen machen oder Rückfragen aufschreiben kannst.

Das Telefon-Interview mag zwar bei dir zuhause stattfinden, wo dich niemand sieht. Trotzdem spricht viel dafür, dich genauso professionell anzuziehen, wie du es bei einem Vor-Ort-Treffen auch tun würdest. Wie du gekleidet bist, beeinflusst, wie wohl und selbstbewusst du dich fühlst. Wetten, dass du dich professioneller verhältst, wenn du ein Kostüm oder einen Anzug trägst, als in Jogginghose und Labber-T-Shirt?

Während des telefonischen Vorstellungsgesprächs solltest du klar und deutlich sprechen. Lasse deinen Gesprächspartner ausreden und lächle, wo es passend ist. Dein Lächeln kann man vielleicht nicht sehen, aber man kann es in deiner Stimme hören. Das kann sympathisch wirken und Vertrauen schaffen. Am Ende des Telefoninterviews solltest du dich für das Gespräch bedanken. Falls es der Personaler nicht von sich aus anspricht, frag ruhig nach, wann du mit einer (Vor-)Entscheidung rechnen kannst und wie die nächsten Schritte sind.

Woran erkennt man, wie gut ein telefonisches Bewerbungsgespräch gelaufen ist?

Nach dem Telefoninterview bist du womöglich einerseits erleichtert, andererseits fragst du dich sicherlich, wie gut es gelaufen ist. Woran kann man das erkennen? Im besten Fall natürlich an einer zeitnahen Einladung zum persönlichen Kennenlernen. Darauf musst du aber sicherlich mindestens ein paar Tage warten. Bis dahin hast du keine Gewissheit, aber wahrscheinlich hast du trotzdem ein Gefühl dafür, ob du einen guten Eindruck hinterlassen hast oder nicht.

Ob du Sympathie wecken konntest, ob ihr auf einer Wellenlänge lagt und ob das Gespräch insgesamt positiv verlaufen ist, lässt sich meist relativ sicher sagen. Ein gutes Zeichen ist es, wenn es sich wie ein richtiges Gespräch und nicht so sehr wie ein Frage-Antwort-Spiel angefühlt hat. Ein Hinweis darauf, dass es gut gelaufen ist, ist auch, wenn das Telefoninterview länger gedauert hat als eigentlich geplant.

Wenn du dein Interesse nach dem Gespräch noch einmal deutlich machen möchtest, kannst du eine Dankes-E-Mail an das Unternehmen schreiben. Darin kannst du dich für das freundliche und aufschlussreiche Gespräch bedanken, vielleicht einen Aspekt hervorheben, den du besonders interessant fandest, und dein Interesse an der freien Stelle bekräftigen. Für eine persönlichere Note kannst du statt einer E-Mail auch eine Karte schreiben.

Diese Fehler solltest du beim Telefon-Interview vermeiden

Um deine Chancen auf die nächste Runde im Bewerbungsprozess nicht zu schmälern, solltest du bei einem telefonischen Vorstellungsgespräch bestimmte Fehler vermeiden. Dazu gehören insbesondere die folgenden Punkte:

• Du bist zum vereinbarten Termin nicht erreichbar. Vielleicht gehst du gar nicht ran und rufst auch nicht eine Minute später zurück, oder man hört, dass du unterwegs bist und gar nicht die nötige Ruhe für ein Bewerbungsgespräch am Telefon hast.
• Du trägst Jogginghose, dein T-Shirt hat einen Fleck oder riecht nach Schweiß? Das sieht zwar niemand, kann aber dazu beitragen, dass du dich selbst nicht besonders selbstbewusst und souverän fühlst. Dadurch verhältst du dich womöglich auch so.
• Du nimmst das Telefoninterview nicht so ernst. Vielleicht gibst du dir bei deinen Antworten weniger Mühe oder fragst selbst nichts. Das wirkt uninteressiert und kann dazu führen, dass du aus dem Rennen bist.
• Du fällst dem Personaler ins Wort – das ist unhöflich, vor allem, wenn es mehr als einmal passiert.
• Im Hintergrund sind Störgeräusche zu hören, durch die du schlechter zu verstehen bist.
• Du machst Dinge nebenher – das kann man womöglich nicht nur hören, sondern bemerkt es auch an deinen verzögerten, unkonzentrierten Antworten.

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