Bewerbungsprozess im Wandel: Wie sich Digitalisierung & Co auswirken

Wenn es um die Bewerbung für einen Job ging, haben Arbeitnehmer noch vor wenigen Jahrzehnten zum Stift – oder besser: dem Füllfederhalter – gegriffen. Während damals handschriftliche Bewerbungen üblich waren, wäre das heute in den meisten Fällen undenkbar. Bewerbungen werden am PC verfasst. Ein postalischer Versand ist jedoch in vielen Fällen nicht mehr zeitgemäß. Die Digitalisierung hat die Arbeitswelt längst erfasst, und sie macht auch nicht vor der Jobsuche halt.

Digitale Vorgehensweisen ersetzen zunehmend analoge – das gilt nicht nur für das Verschicken der Bewerbung, sondern auch für den weiteren Bewerbungsprozess. Im folgenden Ratgeber erklären wir, was du beachten solltest, um dich im Zeitalter der Digitalisierung erfolgreich zu bewerben – und welche Fehler du unbedingt vermeiden solltest.

Von der handschriftlichen zur elektronischen Bewerbung

Noch um die Jahrtausendwende herum war es Standard: Eine Bewerbung wurde zwar elektronisch verfasst, dann aber ausgedruckt und per Post an den möglichen Arbeitgeber geschickt. Gute Druckqualität, festes Papier und das Fehlen jeglicher Flecken und Knicke waren Aspekte, die über den Erfolg der Bewerbung (mit-)entschieden haben.

Bewerbungen per E-Mail waren zu diesem Zeitpunkt noch eine bloße Option. Kurz nach der Jahrtausendwende begannen sich digitale Bewerbungen jedoch mehr und mehr durchzusetzen. Heute sind digital verschickte Bewerbungen zum Standard geworden. Auch wenn es in den meisten Fällen zumindest theoretisch möglich ist, sich mit gedruckten Unterlagen zu bewerben, ist das doch vergleichsweise unüblich geworden. Manche Firmen bevorzugen dezidiert digitale Bewerbungen – oder akzeptieren gar nur noch solche.

Für Bewerber bietet das Chancen, aber auch Risiken. Wenn du dich mit den digitalen Gepflogenheiten im Bewerbungsprozess auskennst, kannst du punkten. Im Folgenden stellen wir dir einige digitale Bewerbungsmöglichkeiten vor – und verraten dir, was du dabei im Hinterkopf behalten solltest.

Die Bewerbung per E-Mail

Die wohl häufigste Art, eine Bewerbung digital zu verschicken, ist das Verschicken als E-Mail mit Anhang. Die Bewerbungsunterlagen werden dazu üblicherweise in einem einzigen PDF-Dokument zusammengefasst. Ein Versenden als Word-Dokument ist nicht verbreitet – und auch nicht empfehlenswert. PDF-Dokumente sind optisch ansprechender und übersichtlicher für den Adressaten.

In ihrem Inhalt unterscheidet sich die Bewerbung per E-Mail kaum oder gar nicht von der gedruckten Bewerbung. Der Unterschied liegt meist lediglich in der Art und Weise, in der sie verschickt wird. Für den Bewerber ist das oft unkomplizierter und die Bewerbungskosten sind günstiger als eine postalische Bewerbung. Und auch der Adressat kann entscheiden, wie er mit den Eingängen verfährt. Oft werden die Bewerbungsunterlagen nichtsdestotrotz ausgedruckt, in anderen Fällen nur am Bildschirm bearbeitet.

Falls der Empfänger die Bewerbung nicht ausdruckt, ist seine Aufmerksamkeitsspanne meist noch kürzer als ohnehin schon. Das bedeutet, dass deine Bewerbung aus der Masse der Konkurrenz herausstechen muss – positiv selbstverständlich. Deine Unterlagen sollten professionell gestaltet sein. Ein stringentes Design, das sich durch alle Bestandteile der Bewerbung fortsetzt, wirkt seriös. Vermeide dabei grelle Farben; ein visuelles Feuerwerk ist (in den meisten Berufen) nicht gefragt.

Achte unbedingt darauf, dass alles übersichtlich ist. Außerdem muss die Gestaltung dem Job und natürlich dir selbst entsprechen. Wähle deshalb unbedingt ein individuelles Design. Du kannst dich auch von einer der vielen Anschreiben- und Lebenslauf-Vorlagen inspirieren lassen, die du kostenlos herunterladen kannst.

Wenn du deine Bewerbung per E-Mail verschickst, ist es wichtig, dass alle Bestandteile eine gute Qualität haben. Das gilt im Speziellen für Scans und dein Foto. Außerdem solltest du dazu nur eine E-Mail-Adresse benutzen, die dich seriös erscheinen lässt – bitte nicht süsse.maus1994@beispiel.de! Auch die E-Mail-Größe spielt eine Rolle. Noch vor einigen Jahren galt, dass die E-Mail nicht größer als drei oder vier MB sein sollte. Das empfiehlt sich immer noch, wenn der potenzielle Arbeitgeber keine davon abweichenden Vorgaben macht. Oft werden inzwischen jedoch auch (etwas) größere Anhänge akzeptiert.

Versehe deine E-Mail unbedingt mit einem aussagekräftigen Betreff. Nenne auch eine etwaige Kennziffer der ausgeschriebenen Stelle. In das eigentliche E-Mail-Feld brauchst du nicht mehr hineinzuschreiben als einen kurzen Hinweis, worum es geht. Alternativ kannst du auch ein (kurzes) Anschreiben hineinkopieren. In der eigentlichen Bewerbung kannst du es dann theoretisch weglassen. Allerdings besteht in diesem Fall die Gefahr, dass es beim endgültigen Empfänger nicht ankommt.

Die Bewerbung über Online-Formulare

Längst gibt es auch andere Möglichkeiten als eine E-Mail, um Bewerbungen digital zu verschicken. Eine verbreitete Option ist die Bewerbung über ein Online-Formular. Hier gibst du deine Daten direkt auf einer Webseite an und beantwortest dort auch Fragen. In der Regel kannst du die Seite zwischenspeichern und oft auch noch bearbeiten, nachdem du sie abgeschickt hast. Anhänge wie Lebenslauf und Zeugnisse werden direkt in dafür vorgesehenen Feldern hochgeladen.

Bei einer Bewerbung über ein Online-Formular solltest du nicht den Fehler machen, die Beantwortung der Fragen auf die leichte Schulter zu nehmen – und das nebenbei zu erledigen. Verfasse alle Texte ebenso sorgfältig, wie du das bei einer normalen Bewerbung tun würdest.

Lade alle Anhänge über das entsprechende Feld hoch und vergiss dabei nichts. Oft kann separat ein Foto hochgeladen werden. Auf deinem Lebenslauf sollte es dann nicht mehr zu finden sein.

One-Click-Bewerbungen

Eine noch relativ neue Variante sind One-Click-Bewerbungen. Das bedeutet, dass Kandidaten ihr Profil mit einem Klick an potenzielle Arbeitgeber verschicken können. Das ist zum Beispiel auf Jobportalen mit geringem Aufwand möglich. Allerdings nutzen dies bislang nur vergleichsweise wenige Firmen. Außerdem hat dieses Vorgehen den Nachteil, dass eine individuelle Bewerbung nicht möglich ist.

Effekte der Digitalisierung auf den weiteren Bewerbungsprozess

Nicht nur auf die Art, wie Bewerbungsunterlagen abgeschickt werden, wirken sich digitale Prozesse aus. Auch im weiteren Bewerbungsprozess spielt die Digitalisierung oftmals eine Rolle. Wir stellen einige Varianten vor.

Der Videoanruf über Skype

Ein Vorstellungsgespräch über Skype ist in vielen Firmen inzwischen üblich. Es ersetzt den persönlichen Kontakt nicht, erleichtert aus Firmensicht jedoch die Vorauswahl. Auch bei Jobs mit einem großen Einzugsgebiet, etwa bei international gefragten Stellen, ist dieses Hilfsmittel beliebt. Inhaltlich ähnelt es einem normalen Vorstellungsgespräch, das Skype-Telefonat ist aber in der Regel kürzer. Meist dauert es rund eine halbe Stunde. Der Kandidat stellt sich ebenso vor wie der Gesprächspartner seine Firma. Auch eine gegenseitige Fragerunde ist üblich.

Auch Bewerber sparen Zeit und Geld bei einem Skype-Gespräch. Nicht zuletzt ist es bequem. Du solltest jedoch nicht den Fehler machen, das Gespräch weniger ernst zu nehmen als ein Face-to-Face-Gespräch. Kleide dich professionell, selbst wenn dein Gesprächspartner nur einen Teil deiner Kleidung sehen kann. Vielen Menschen fällt es leichter, sich professionell zu verhalten, wenn sie entsprechend angezogen sind.

Mache dir immer klar, dass nicht nur du deinen Gesprächspartner sehen kannst, sondern auch umgekehrt. Wähle deshalb einen neutralen Hintergrund, etwa eine Wand. Dein Wäsche-Chaos sollte jedenfalls nicht zu sehen sein. Auch solltest du dein Handy stumm schalten und anderweitige Störungen ausschließen.

Wie in einem normalen Gespräch auch ist deine Körpersprache sehr wichtig. Sitze aufrecht, halte Blickkontakt – so gut das eben über Video geht. Es ist hilfreich, einen Skype-Anruf vorher mit anderen zu üben.

Außerdem solltest du mit dem Programm vertraut sein und wissen, wie alles funktioniert. Wähle einen seriösen Skype-Namen. Prüfe vorher, dass technisch alles in Ordnung ist und man dich gut verstehen – und sehen – kann.

Online-Assessment-Center

Vor allem große Konzerne setzen im Bewerbungsprozess häufig auf Assessment Center. Auch Online-Pendants gibt es mittlerweile. Firmen nutzen diese zur Vorauswahl geeigneter Kandidaten. Im Vergleich zu normalen Assessment Centern sparen Unternehmen mit einem Online-Assessment-Center Aufwand und Geld.

Zum Einsatz kommen etwa unterschiedliche Tests, mit deren Hilfe die Entscheidungsträger mehr über den Kandidaten, seine Persönlichkeit und seine Vorgehensweise erfahren wollen. Auch Wissenstests werden mitunter eingesetzt.

Gespräche mit einem Roboter

Die Entwicklung von Robotern wirkt sich nicht nur auf die Arbeitswelt als solche aus, sondern auch auf den Bewerbungsprozess. Manche Firmen setzen bereits auf künstliche Intelligenz, wenn der Kandidat zum ersten Gespräch gebeten wird. Dann ist der Gesprächspartner – meist am Telefon – ein Roboter.

Die Sprache des Kandidaten wird dabei analysiert und hinsichtlich spezieller Gesichtspunkte interpretiert. Die Firmen wollen so herausfinden, ob er aufgrund seiner Persönlichkeit geeignet für den Job ist. Außerdem soll der Einfluss von Sympathie oder Antipathie auf die Entscheidung gemindert werden und Diskriminierung vorgebeugt werden. Keine Angst: Ein persönliches Gespräch gibt es – im Fall eines Weiterkommens im Bewerbungsprozess – trotzdem.

Face-to-Face-Gespräche mit Robotern gibt es bislang nur vereinzelt. Bewerber müssen jedoch damit rechnen, dass dies künftig stärker verbreitet sein könnte.

Weitere Tipps für erfolgreiche Bewerbungen im digitalen Zeitalter

Bei einer digitalen Bewerbung oder einem digitalen Bewerbungstool solltest du unbedingt genauso sorgfältig vorgehen wie bei der herkömmlichen Variante. Das heißt: Lies alles noch einmal gründlich durch, bevor du auf ‚abschicken‘ klickst. Trete seriös auf und nutze keine dubiosen E-Mail-Adressen. Sorge dafür, dass alles eine gute Qualität hat, und verschicke deine Bewerbung in einem geeigneten Format.

Verfasse für jeden möglichen Arbeitgeber eine neue Bewerbung – selbst, wenn es verlockend sein mag, deine Unterlagen nahezu unverändert noch etwas breiter zu streuen. Erfolg hast du mit solchen Massen-Bewerbungen in der Regel nicht.

Wer sich mit den Gepflogenheiten in puncto digitaler Bewerbung nicht auskennt, riskiert, einen negativen Eindruck beim potenziellen Arbeitgeber zu hinterlassen. Wenn du hingegen zeigst, dass du dich informiert hast, sammelst du Pluspunkte. Das gilt besonders für ältere Arbeitnehmer. Sie können mit einer makellosen Bewerbung zeigen, dass sie Veränderungen offen gegenüberstehen und sich an neue Vorgehensweisen anpassen können.