E-Mail-Knigge

E-Mail-Knigge: Diese Fehler sollten Arbeitnehmer vermeiden

Eine E-Mail ist schnell geschrieben – viel schneller als etwa ein Brief. Während ein Brief etwas Offizielles hat, geben sich viele Menschen beim Verfassen einer elektronischen Nachricht wesentlich weniger Mühe. Das kann dazu führen, dass eine E-Mail inhaltliche und grammatikalische Fehler enthält. Wenn du mit deinen beruflichen Mails keinen negativen Eindruck hinterlassen möchtest, solltest du die folgenden Fehler unbedingt vermeiden.

Das Potenzial eines professionellen Umgangs mit dem E-Mail-Schreiben

Viele Menschen machen sich kaum Gedanken, bevor sie eine E-Mail absenden. Was im privaten Bereich noch verschmerzbar sein mag, kann im beruflichen Umfeld ungewollte negative Konsequenzen haben. Denn wenn du eine elektronische Nachricht wenig durchdacht und voller Fehler abschickst, machst du damit garantiert keinen professionellen Eindruck bei dem Empfänger.

Hinzu kommt, dass viele E-Mail-Schreiber es ihren Empfängern durch wirre und unstrukturierte Texte unnötig schwer machen, den Inhalt der Nachricht in aller Kürze zu erfassen. Das kostet den Gesprächspartner Zeit – und sorgt womöglich dafür, dass er nicht besonders gut auf dich zu sprechen ist. Umgekehrt ausgedrückt: Wenn du die Möglichkeiten der digitalen Unterhaltung für dich nutzt, hast du die Chance, einen etwaigen guten Eindruck von dir zu bestätigen. Nicht zuletzt kann dich das auch in deiner Karriere voranbringen – oder eben zurückwerfen.

Rechtschreib- und Grammatikfehler

Ein Klassiker: Du hast die E-Mail mal eben zwischen Tür und Angel verfasst. Gedanklich bist du schon bei dem wichtigen Meeting, welches in fünf Minuten ansteht. Aber da gab es ja noch etwas zu klären… Und das wolltest du mit deiner Nachricht mal eben erledigen. Blöd nur, dass dir erst aufgefallen ist, dass die E-Mail voller Rechtschreibfehler ist, nachdem du schon auf „Abschicken“ geklickt hast.

Der Adressat wird schon verstehen, worum es dir geht? Mag sein. Eindruck schindest du so aber ganz bestimmt nicht. Im Gegenteil, du kannst damit ein eigentlich positives Bild von deinen beruflichen Qualitäten im schlimmsten Fall zunichte machen – zumindest dann, wenn sich solche Flüchtigkeitsfehler häufen oder gar Standard in deinen E-Mails sind.

Um diesen typischen Fehler zu vermeiden, solltest du dir kurz die Zeit nehmen, eine verfasste Nachricht noch einmal durchzulesen, bevor du sie unwiederbringlich in die Weiten des World Wide Webs schickst.

Inhaltliche Fehler und falsche Namen

Auch inhaltliche Fehler schleichen sich in eine E-Mail wesentlich leichter ein als etwa in einen offiziellen Brief. Mit so etwas setzt du jedoch deinen Ruf aufs Spiel. Wenn du nicht als jemand bekannt werden willst, der vorschnell und ohne die Fakten zu prüfen eine Nachricht absetzt, solltest du an dieser Stelle Sorgfalt walten lassen.

Ein ganz besonders ärgerlicher Flüchtigkeitsfehler, der in diese Kategorie fällt, betrifft übrigens den Namen des Empfängers. Wenn du einen „sehr geehrten Herrn Kretzmann“ statt den tatsächlichen „sehr geehrten Herrn Kerzmann“ anredest, merkt dein Empfänger sofort, dass du dir keine Mühe beim Schreiben der Mail gegeben hast – und ihn wohl auch nicht so richtig ernst nimmst.

Auch hier gilt: Lies die Mail noch einmal durch, bevor du sie abschickst. Und nutze die Gelegenheit, Fakten und Namen auf ihre Richtigkeit zu prüfen.

Mangelnde Höflichkeit

„Sehr geehrte/r…“ – So beginnt wohl (fast) jeder geschäftliche Brief. Das drückt Respekt dem Empfänger gegenüber aus. In E-Mails ist Höflichkeit dagegen in vielen Fällen Fehlanzeige. Manchmal fehlt die Anrede sogar komplett. Zumindest ein freundliches „Hallo“ sollte aber drin sein. Oder du redest den Empfänger mit „Liebe/r…“ an. Was geeignet ist, hängt von der Beziehung zum Empfänger ab. Einen hochrangigen Vorgesetzten, den du womöglich nicht einmal persönlich kennst, redest du besser mit „sehr geehrter…“ an.

In sehr langen Konversationen – vor allem, wenn diese innerhalb von kurzer Zeit stattfinden – kann es auch in Ordnung sein, die Anrede nach einigen Nachrichten wegzulassen. Wichtig ist aber, dass du dich ansonsten stets höflich ausdrückst.

Zu einem respektvollen Umgangston in Mails gehört es auch, Worte wie „bitte“ und „danke“ zu verwenden, wenn sie sich anbieten. Ein Befehlston ist hingegen unangebracht. Auch mit Ausrufezeichen solltest du spärlich umgehen. Diese wirken leicht, als würdest du deinen Gesprächspartner anbrüllen – das kommt selten gut an. Höchstens, um eine positive Formulierung zu verstärken, kannst du in Ausnahmenfällen Ausrufezeichen verwenden. Damit kannst du beispielsweise deine Dankbarkeit untermauern. Ein einziges Ausrufezeichen ist aber auch dann absolut ausreichend.

Du hast keine Abwesenheitsnotiz

Wenn sich Kunden, weiter entfernte Kollegen oder andere Gesprächspartner per Mail bei dir melden, möchten sie in der Regel eine Rückmeldung auf ihre Nachricht bekommen. Das muss zwar nicht innerhalb von Minuten geschehen. Aber wenn du für mehrere Tage nicht an der Arbeit bist, solltest du das die Absender mit einer Abwesenheitsnotiz wissen lassen. In manchen Fällen ist das auch schon angebracht, wenn du nur einen Tag nicht am Schreibtisch bist. Das gilt besonders, wenn du eine wichtige Nachricht erwartest.

In der Abwesenheitsnotiz solltest du außerdem erklären, wie mit eingehenden E-Mails umgegangen wird. Werden diese weitergeleitet oder gelesen? Wer ist Ansprechpartner für dringende Anliegen? Über diese Punkte solltest du die Absender möglicher Mails aufklären.

Ohne Punkt und Komma

„Hallo Herr Müller ich wollte auf Ihre Anfrage zurückkommen und Ihnen Bescheid geben dass wir das gewünschte Produkt in der angegebenen Zeit doch liefern können wenden Sie sich für weitere Informationen gerne an Frau XY.“ Äh, ja. Das geht auch anders. Einerseits machst du es deinem Adressaten unnötig schwer, den Kern deiner Botschaft zu verstehen, wenn du auf Kommata und andere Satzzeichen weitgehend verzichtest. Andererseits, du ahnst es schon, hinterlässt du auf diese Weise keinen professionellen Eindruck.

Auch, wenn es in der Realität nicht ganz so extrem wie im Beispiel sein mag, erleichtern Satzzeichen doch die Lesbarkeit eines Textes enorm.

Du kommst nicht zum Punkt

Im Berufsalltag haben viele Arbeitnehmer wenig Zeit, dafür aber sehr viele Aufgaben. Keine gute Kombination – stattdessen vielmehr eine, die Stress auslöst. Eine gute E-Mail ist auf den Punkt verfasst. Vermeide Umschweife. Was ist der Kern deiner Botschaft? Du brauchst – und solltest, in den meisten Fällen – keine Romane schreiben. Mache es dem Empfänger deiner Mail so einfach wie möglich, indem du dich so klar wie möglich ausdrückst. Auch die Antwort kommt dann vermutlich schneller.

Zu große Anhänge

Wer von Zeit zu Zeit Bewerbungen schreibt, weiß meist, dass ein zu großer E-Mail-Anhang ein No-Go ist. Nicht anders verhält es sich, wenn es um geschäftliche Kommunikation geht. Bis zu fünf Megabyte sind in der Regel in Ordnung. Ausnahmen können bestehen, wenn es nicht anders geht. Das wäre zum Beispiel der Fall, wenn du als Fotograf arbeitest und deine Arbeit auf diese Weise abliefern musst.

Außerdem ist es empfehlenswert, mehrere Anhänge soweit möglich in einem Dokument zusammenzufassen – vorausgesetzt, das ist sinnvoll. So hat der Empfänger nicht lauter einzelne Dokumente, sondern alles auf einen Blick.

Du nutzt das Potenzial der Betreffzeile nicht

Die Betreffzeile ist dazu gedacht, dein Anliegen in aller Kürze auf den Punkt zu bringen. Das solltest du nutzen. Auf den Versand von E-Mails ohne Betreff solltest du im Berufsleben weitgehend verzichten – es sei denn, du fragst den Kollegen, ob ihr zusammen zum Mittagessen gehen wollt. Aber selbst dann schadet ein kurzes „Essen?“ nicht.

Durch einen aussagekräftigen Betreff kann dein Gesprächspartner dein Anliegen sofort einordnen. Auch, wie wichtig es ist, geht daraus hervor. Wenn du über einen längeren Zeitraum mit einem Empfänger kommunizierst, ergeben sich meist E-Mail-Stränge, die immer denselben (alten!) Betreff haben. Wenn es tatsächlich immer um dasselbe geht, ist das natürlich in Ordnung. Ändert sich jedoch das Anliegen, solltest du auch den Betreff der Nachricht anpassen.

Smileys kommen nicht bei jedem gut an

Es kommt inzwischen immer häufiger vor, dass wir nicht nur beim privaten Chatten über Nachrichtendienste wie WhatsApp Smileys verwenden, sondern auch im Beruf. In manchen Fällen mag das durchaus berechtigt sein. Mit einem zwinkernden Emoji machst du etwa deutlich, dass eine Formulierung nicht ganz ernst oder gar böse gemeint ist. Das kann Konflikte durchaus vermeiden.

Andererseits wirken Smileys in Geschäftsmails eben auch nicht wirklich professionell. Besonders, wenn dein Adressat in der Hierarchie über dir steht und ihr euch nur sehr flüchtig kennt, solltest du deshalb besser darauf verzichten.

Du lässt dir beim Beantworten zu lange Zeit

Wer eine E-Mail schreibt, möchte in der Regel eine Antwort bekommen – und das nicht erst, wenn sich die Sache schon längst wieder erledigt hat. Genauso, wie du bei entgangenen Anrufen und Voicemails zurückrufen solltest, solltest du auch E-Mails möglichst rasch beantworten. Und wenn es aus irgendwelchen Gründen länger dauern sollte, kannst du auch das kurz mitteilen. So weiß der Adressat der Mail, woran er ist. Außerdem wird er dich sonst vermutlich anrufen – wenn du gerade in Hektik bist, dauert das womöglich länger, als wenn du kurz einen Zwischenstand durchgibst.

Du nutzt die Möglichkeit einer Signatur nicht

Zwar mag es sich nicht im klassischen Sinn um einen Fehler handeln, wenn du für deine E-Mails keine Signatur verwendest. Aber sinnvoll ist es trotzdem, diese Möglichkeit zu nutzen. Der Empfänger weiß dann nicht nur, wie er dich erreichen kann, sondern hat auch deine Position und Zugehörigkeit im Blick. Außerdem gibt es deinen Nachrichten eine professionellere Note – das ist besonders für Selbständige wichtig.