Abwesenheitsnotiz: Muster, Vorlagen & Tipps zum Inhalt

7968
Abwesenheitsnotiz

Die Abwesenheitsnotiz wird zum Beispiel dann eingesetzt, wenn Arbeitnehmer im Urlaub sind. Für den Arbeitnehmer ist die Pause vom Job meist ein Grund zur Freude. Geschäftliche Kontakte, aber auch Kollegen, können ihn in dieser Zeit jedoch nicht erreichen. Damit die Absender von E-Mails über die Abwesenheit Bescheid wissen, ist eine Abwesenheitsbenachrichtigung das Mittel der Wahl. Worauf es dabei ankommt, wie du sie richtig formulierst und ob eine englische Variante erforderlich ist, erfährst du in diesem Ratgeber – inklusive kostenloser Vorlagen.

Ab wann brauche ich eine Abwesenheitsbenachrichtigung?

Normalerweise wird eine Abwesenheitsnotiz verschickt, wenn ein Mitarbeiter im Urlaub ist. Das ist meist ein längerer Zeitraum von ein bis drei Wochen. Wenn du so lange nicht im Büro bist, solltest du unbedingt eine Abwesenheitsnotiz verfassen.

Aber auch andere Gründe wie eine Kündigung, Mutterschutz, Elternzeit und längere Krankheit kommen in Frage, um eine Abwesenheitsbenachrichtigung an Kunden und Kollegen zu verfassen.

Doch wie verhältst du dich richtig, wenn du nur einige Tage nicht am Schreibtisch bist? Es kommt darauf an, welche Position du innehast, mit wem du Kontakt hast und wie schnell man üblicherweise eine Rückmeldung erwartet.

So kann es sinnvoll sein, ab zwei oder drei Tagen Abwesenheit eine Benachrichtigung einzustellen. Es könnte einen schlechten Eindruck machen, wenn du dich ansonsten ohne Nachricht tagelang nicht zurückmeldest.

Entscheide im Einzelfall – du weißt am besten, wie dringend die Anliegen deiner Kunden oder Kollegen sind. Wenn du unsicher bist, sprich dich mit deinem Vorgesetzten ab.

Welche Informationen gehören in eine Abwesenheitsnotiz?

In einer Abwesenheitsnachricht sollten einige essenzielle Informationen festgehalten werden. Der Absender der E-Mail soll schließlich wissen, dass du derzeit nicht da bist und seine Nachricht deshalb auch nicht zeitnah beantworten wirst.

Die wichtigsten Informationen für deine Abwesenheitsnotiz sind:

  • Bis wann du nicht erreichbar bist: Ab welchem Termin bist du wieder im Büro?
  • Was mit der E-Mail passiert: Wird die Nachricht weitergeleitet oder erst nach deiner Rückkehr bearbeitet?
  • An wen sich der Absender stattdessen wenden kann: Gib einen alternativen Kontakt für dringende Angelegenheiten an.

Abwesenheitsnotiz: Formulierungstipps

Wenn es um das Einrichten der Abwesenheitsnotiz geht, ist man in Gedanken oft schon im Urlaub. In letzter Minute erinnert man sich gerade noch rechtzeitig an die Notiz – und formuliert sie entsprechend schnell und oft wenig durchdacht.

Das führt verständlicherweise nicht unbedingt zu den besten Ergebnissen. Die Folge können unhöfliche, inhaltlich unzureichende oder fehlerhafte Nachrichten sein. Du solltest immer bedenken, dass eine Abwesenheitsnotiz – wie jede andere E-Mail auch – ein Aushängeschild für dich und deinen Arbeitgeber ist. Umso wichtiger ist, dass du mit deiner Abwesenheitsnotiz nicht negativ auffällst.

So lange das nicht passiert, ist der Inhalt im Zweifel wichtiger als eine ausgefeilte oder kreative Formulierung. Der Empfänger deiner Nachricht muss sofort wissen, was los ist.

Alle wichtigen Informationen gehören in diese automatisch verschickte Nachricht. Formuliere höflich und vermeide Fehler. Daher solltest du die Abwesenheitsnotiz unbedingt Korrektur lesen – auch wenn der Urlaub ruft.

Abwesenheitsnotiz: Aufbau und Textbausteine

Eine korrekt formulierte Abwesenheitsnotiz besteht aus folgenden Teilen:

  1. Titel/Betreff: Deine Abwesenheitsnotiz beginnt genau genommen nicht mit der Nachricht selbst, sondern mit dem Betreff. Hier geht es nicht um Kreativität, sondern darum, die Dinge auf den Punkt zu bringen. Es ist nichts falsch an einem schlichten Titel wie „Abwesenheitsnotiz“. Du kannst auch eine Formulierung wie „Vielen Dank für Ihre Nachricht“ wählen. Aber auch die englische Überschrift „Out of Office Message“ ist denkbar. In jedem Fall sollte der Titel aussagekräftig und seriös sein.
  2. Anrede: Der eigentliche Text beginnt mit der Anrede. Was sich eignet, hängt davon ab, wer dir hauptsächlich E-Mails schreibt. Schreiben dir nur Kunden oder auch Kollegen? Oder kommunizierst du normalerweise nur mit einem kleinen Kreis, den du schon länger kennst? Das bestimmt, wie allgemein oder spezifisch die Anrede sein sollte. Wenn dir regelmäßig auch Kollegen oder Vorgesetzte schreiben, solltest du etwa nicht ausschließlich die „Sehr geehrte[n] Kunden“ anreden. Eine allgemeine Anrede ist dann besser, etwa
      1. „Sehr geehrte Damen und Herren“
      2. „Guten Tag“
      3. „Vielen Dank für Ihre Nachricht“

3. Erreichbarkeit: Hier erklärst du, dass du nicht da bist – und zwar ohne große Umschweife. Zum Beispiel so: „Ich bin ab dem 4. August wieder im Büro.“ Das klingt besser als „Ich bin bis zum 4. August nicht erreichbar“, obwohl diese Variante auch denkbar ist. Je nachdem, wie viele Mails du erwartest und wie lange du abwesend bist, kann es eine gute Idee sein, nicht den Tag deiner tatsächlichen Rückkehr zu nennen, sondern einen oder zwei Tage später. Durch diesen Puffer hast du bei einem vollen Posteingang vermutlich weniger Stress und kannst mit etwas mehr Ruhe antworten.

4. Vertretung/Weiterleitung: Teile dem Absender mit, an wen er sich zwischenzeitlich alternativ wenden kann – samt E-Mail-Adresse und idealerweise auch der Telefonnummer. Wichtig ist für den Absender außerdem zu wissen, ob seine Mail weitergeleitet wird.

5. Schlussformel: Schließlich folgen eine Grußformel und deine normale Signatur.

Textbausteine für die Abwesenheitsnotiz

Zusammengefasst ergeben sich damit folgende Bestandteile inklusive einiger Formulierungstipps für deine Abwesenheitsnotiz

Anrede Guten Tag, …

Sehr geehrte Damen und Herren, …

Herzlichen Dank für Ihre Nachricht …

Danke, dass Sie mir schreiben …

Erreichbarkeit Ab dem 16. August bin ich wieder erreichbar.

Leider kann ich aktuell meine E-Mails nicht abrufen.

Sie können mich gerne ab dem 16. August wieder kontaktieren.

Bis einschließlich 16. August bin ich nicht im Büro.

Vertretung/Weiterleitung Bitte beachten Sie, dass Ihre E-Mail nicht weitergeleitet wird.

Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet.

In dringenden Fällen können Sie sich an meine Kollegin Frau Mustermann (s.mustermann@firma.de) wenden.

Schlussformel Herzliche Grüße

Mit freundlichen Grüßen

Schöne Grüße

Mit bestem Gruß

Diese Fehler solltest du beim Formulieren der Abwesenheitsnotiz vermeiden

Es gibt einige Dinge, die in einer Abwesenheitsnotiz nichts zu suchen haben – oder sogar negativ auffallen. Dazu gehören:

  1. Rechtschreibfehler: Fehler in Orthographie und Grammatik machen nie einen guten Eindruck. Denk immer daran, dass du mit einer schlampig formulieren Abwesenheitsnotiz ein schlechtes Licht auf deinen Arbeitgeber wirfst.
  1. Saloppe Formulierungen: Du solltest immer den Kreis der Adressaten im Hinterkopf behalten. Saloppe Formulierungen darfst du höchstens dann verwenden, wenn die Mail ausschließlich an deine Kollegen geht. Einige E-Mail-Programme lassen es zu, dass zwischen internen und externen Kontakten unterschieden wird.
  2. Grund für die Abwesenheitsnotiz: Warum du weg bist, gehört ebenfalls nicht in eine Abwesenheitsnotiz – egal, ob du Urlaub auf Mallorca machst oder dir das Bein gebrochen hast.
  3. Beginn der Abwesenheit: Ab wann du weg bist, ist genauso wenig relevant. Den Empfänger interessiert in der Regel nur, wann du wieder da bist.

Lustige Formulierungen in der Abwesenheitsnotiz?

Im Internet kursieren einige „lustige“ Formulierungsvorschläge. Diese eignen sich aber nur in Ausnahmefällen. Denn sie können leicht unseriös und unhöflich wirken. Ironie versteht außerdem nicht jeder Adressat.

Grundsätzlich bieten sich lustige Abwesenheitsnotizen nur an, wenn du in einem kreativen Beruf arbeitest oder die Mail mit der Abwesenheitsnachricht nur deine Kollegen erreicht, die du damit ein wenig ärgern möchtest.

Generell ist es im professionellen Umfeld wohl aber besser, auf lustige Abwesenheitsnotizen zu verzichten.

Abwesenheitsnotiz auch auf Englisch verschicken?

Oft kommt die Frage auf, ob du deine Abwesenheitsnotiz auch auf Englisch – oder anderen Sprachen – verschicken solltest. Das hängt von deinem Arbeitsumfeld und deinen Kontakten ab. Wenn fremdsprachige Nachrichten zu erwarten sind, solltest du auch eine Übersetzung beifügen. Ansonsten ist das nicht nötig.

Falls du eine fremdsprachige Abwesenheitsnotiz beifügen möchtest, hänge sie unmittelbar an die deutschsprachige Variante an – etwa in einer anderen Farbe oder kursiv.

Beispiele für eine gelungene Abwesenheitsnotiz

Die folgenden Beispiele geben dir Anregungen, wie eine gelungene Abwesenheitsnotiz aussehen könnte. Formuliere jedoch immer selbst, sodass die Nachricht authentisch wirkt und zu dir und deinem Arbeitgeber passt.

Beispiel 1: Formell formulierte Abwesenheitsnotiz an Kunden

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin am 20. Januar wieder erreichbar. Ihre Mail wird in der Zwischenzeit weder gelesen noch weitergeleitet. Sollten Sie ein dringendes Anliegen haben, wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Jana Schmidt (jana.s@beispiel.de oder 0221/123456).

Ich melde mich frühestens am 20. Januar persönlich bei Ihnen zurück.

Freundliche Grüße

Sarah Muster

Beispiel 2: Informell formulierte Abwesenheitsnotiz an Kunden

Sehr geehrte Damen und Herren,

herzlichen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin derzeit nicht im Büro. Sie erreichen mich wieder ab dem 16. September. Bis dahin wird Ihre Nachricht nicht weitergeleitet.

Sie können nicht so lange warten? In dringenden Fällen können Sie sich an meinen Kollegen Jens Roth wenden. Sie erreichen Ihn per Mail an j.roth@beispiel.de oder 0221/123456.

Persönlich melde ich mich ab dem 16. September bei Ihnen zurück. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Beste Grüße

Sören Steinkamp

Beispiel 3: Verbindlich formulierte Abwesenheitsnotiz

Vielen Dank für Ihre Nachricht! Ich bin ab dem 10. Februar wieder persönlich erreichbar. Ihre Mail wird bis dahin nicht gelesen. Aus Vertraulichkeitsgründen wird sie auch nicht weitergeleitet.

In dringenden Fällen hilft Ihnen Zoe Hamann weiter. Sie erreichen sie unter z.hamann@beispiel.de.

Mit freundlichen Grüßen

Bernd Lange

Beispiel 4: Lockerer formulierte Abwesenheitsnotiz

Liebe/r Absender/in,

ich bin ab dem 23. Juni wieder erreichbar. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. Sollten Sie ein dringendes Anliegen haben, wenden Sie sich gerne an meine Kollegen Renate Kowalski und Justus Bauer, die Sie unter mail@beispiel.de erreichen.

Herzliche Grüße

Iris Lenze

Beispiel 5: Abwesenheitsnotiz auf Englisch

Dear Sir or Madam,

thank you for your message.

I am back in office on Monday, September 3rd. Until then, your mail is not being read or forwarded. Should you have an urgent request, please don’t hesitate to contact my colleague Sven Stein (sven.stein@beispiel.de, 0221/123456).

I will get back to you as soon as I can.

Kind regards,

Helen Benjamin

Beispiel 6: Abwesenheitsnotiz Elternzeit

Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Kolleginnen und Kollegen,

ich werde voraussichtlich bis zum 4. August 2021 in Elternzeit sein. Meine Kollegin Frau Musterfrau wird mich in meiner Abwesenheit vertreten.

Sie können sie unter s.musterfrau@firma.de oder 0221/123456 erreichen.

Herzliche Grüße

Jutta Johnson

Beispiel 7: Abwesenheitsnotiz Kündigung

Sehr geehrte Damen und Herren,

herzlichen Dank für Ihre Nachricht. Frau Mustermann ist seit dem 1. August 2020 nicht mehr bei uns beschäftigt. Frau Meier wird ab sofort ihr Aufgabengebiet übernehmen – Sie können sich jederzeit vertrauensvoll an sie wenden. Sie erreichen Frau Meier unter f.meier@firma.de oder 0221/123456.

Herzliche Grüße

B. Beier

Beispiel 8: Abwesenheitsnotiz Krankheit

Sehr geehrte Damen und Herren,

aufgrund unvorhergesehener gesundheitlicher Probleme kann ich bis auf Weiteres nicht im Büro sein. Bitte wenden Sie sich an meine Kollegin Frau Meier, die Sie unter f.meier@firma.de oder 0221/123456 erreichen können.

Herzliche Grüße

B. Beier