Abwesenheitsnotiz: Muster, Vorlagen & Tipps zum Inhalt

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Abwesenheitsnotiz

Jeder Arbeitnehmer hat dann und wann Urlaub. Für den Mitarbeiter ist die Pause vom Job meist ein Grund zur Freude. Geschäftliche Kontakte, aber auch Kollegen, können ihn in dieser Zeit jedoch nicht erreichen. Damit die Absender von Mails über die Abwesenheit Bescheid wissen, ist eine Abwesenheitsnotiz das Mittel der Wahl. Worauf es dabei ankommt, wie du sie richtig formulierst und ob eine englische Variante erforderlich ist, erfährst du in diesem Ratgeber – inklusive kostenloser Vorlagen.

Ab wann brauche ich einen Abwesenheitsnotiz?

Normalerweise wird eine Abwesenheitsnotiz verschickt, wenn ein Mitarbeiter im Urlaub ist. Das ist meist ein etwas längerer Zeitraum, der in der Regel zwischen einer und drei Wochen liegt. Wenn du so lange nicht im Büro bist, solltest du unbedingt eine Abwesenheitsnotiz verfassen.

Doch wie verhältst du dich richtig, wenn du nur einige Tage nicht am Schreibtisch bist? Es kommt darauf an, welche Position du innehast, mit wem du üblicherweise Kontakt hast und wie schnell man deine Rückmeldung vermutlich erwartet. So kann es sinnvoll sein, ab zwei oder drei Tagen Abwesenheit eine Benachrichtigung einzustellen. Es könnte einen schlechten Eindruck machen, wenn du dich ansonsten ohne Nachricht tagelang nicht zurückmeldest. Entscheide im Einzelfall – du weißt am besten, wie dringend die Anliegen deiner Kunden oder Kollegen sind. Wenn du unsicher bist, sprich dich mit deinem Vorgesetzten ab.

Welche Informationen gehören in eine Abwesenheitsnotiz?

In einer Abwesenheitsnachricht sollten einige essenzielle Informationen festgehalten werden. Der Absender der Mail soll schließlich wissen, dass du derzeit nicht da bist und seine Nachricht deshalb auch nicht zeitnah beantworten wirst. Andernfalls wüsste dein Kontakt nicht, warum du dich nicht meldest – oder wann du das tun wirst.

Die wichtigsten Informationen für deine Abwesenheitsnotiz sind:

  • Bis wann du nicht erreichbar bist
  • Was mit der E-Mail passiert
  • An wen sich der Absender stattdessen wenden kann

Teile dem Empfänger deiner Abwesenheitsnotiz mit, von welchem Datum an du wieder erreichbar bist. Informiere ihn auch, ob die E-Mail weitergeleitet oder gelesen wird. Du solltest einen alternativen Kontakt für dringende Anliegen nennen. Gib den Namen dieses Ansprechpartners und seine E-Mail-Adresse, bestenfalls darüber hinaus auch eine direkte Durchwahl an.

Wie formuliere ich die Abwesenheitsnotiz richtig?

Wenn es um das Einrichten der Abwesenheitsnotiz geht, ist man in Gedanken oft schon im Urlaub. In letzter Minute erinnert man sich gerade noch rechtzeitig an die Notiz – und formuliert sie entsprechend schnell und oft wenig durchdacht. Das führt jedoch nicht immer zu den besten Ergebnissen. Die Folge können unhöfliche, inhaltlich unzureichende oder fehlerhafte Nachrichten sein. Du solltest immer bedenken, dass eine Abwesenheitsnotiz – wie jede andere Mail auch – ein Aushängeschild für dich und deinen Arbeitgeber ist. Umso wichtiger ist, dass du mit deiner Abwesenheitsnotiz nicht negativ auffällst.

So lange das nicht passiert, ist der Inhalt im Zweifel wichtiger als eine ausgefeilte oder kreative Formulierung. Der Rezipient deiner Nachricht muss sofort wissen, was Sache ist. Alle wichtigen Informationen gehören in diese automatisch verschickte Nachricht. Formuliere höflich und vermeide Fehler.

Der richtige Aufbau einer Abwesenheitsnotiz

Deine Abwesenheitsnotiz beginnt genau genommen nicht mit der Nachricht selbst, sondern mit dem Betreff. Hier geht es nicht um Kreativität, sondern darum, die Dinge auf den Punkt zu bringen. Es ist nichts falsch an einem schlichten „Abwesenheitsnotiz“. Du kannst auch eine Formulierung wie „Vielen Dank für Ihre Nachricht“ wählen. In jedem Fall sollte es aussagekräftig und seriös sein.

Der eigentliche Text beginnt mit der Anrede. Was sich eignet, hängt davon ab, wer dir hauptsächlich E-Mails schreibt. Schreiben dir nur Kunden oder auch Kollegen? Oder kommunizierst du normalerweise nur mit einem kleinen Kreis, den du schon länger kennst? Von diesen Details hängt es ab, wie allgemein oder spezifisch die Anrede sein sollte. Wenn dir regelmäßig auch Kollegen oder Vorgesetzte schreiben, solltest du etwa nicht ausschließlich die „sehr geehrte[n] Kunden“ anreden. Eine allgemeine Anrede ist dann besser, etwa „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Guten Tag“.

Danke deinem Kontakt im nächsten Schritt für die Nachricht. Das wirkt höflich und professionell. Üblicherweise empfiehlt es sich, deine Adressaten zu siezen. Je nachdem, mit wem du Kontakt hast und ob du und deine Kontakte euch sonst immer duzt, kannst du darauf auch verzichten.

Nun erklärst du, dass du nicht da bist. Formuliere ruhig positiv. Beispiel gefällig? „Ich bin am 4. August wieder im Büro“. Das klingt besser als „Ich bin bis zum 4. August nicht erreichbar“. Ein No-Go ist aber auch letztere Variante nicht. Je nachdem, wie viele Mails du erwartest und wie lange du abwesend bist, kann es eine gute Idee sein, nicht den Tag deiner tatsächlichen Rückkehr zu nennen, sondern einen oder zwei Tage später. Wenn du glaubst, dass es negativ ausgelegt wird, wenn es sich herausstellt, dass du doch schon wieder da bist, verzichte besser darauf. Du hast jedoch bei einem vollen Posteingang weniger Stress, wenn du noch etwas Puffer hast.

Teile dem Absender mit, an wen er sich zwischenzeitlich alternativ wenden kann – samt Mail-Adresse und idealerweise auch der Telefonnummer. Wichtig ist für den Absender auch, zu wissen, ob seine Mail weitergeleitet wird. Schließlich folgen eine Grußformel und deine normale Signatur.

Diese Fehler solltest du beim Formulieren der Abwesenheitsnotiz vermeiden

Es gibt einige Dinge, die haben in einer Abwesenheitsnotiz nichts zu suchen – oder würden dort womöglich negativ auffallen. Ein solcher Aspekt sind Rechtschreibfehler, die nie einen guten Eindruck machen. Vermeide unbedingt auch unhöfliche, barsch wirkende Formulierungen. Auch, warum du weg bist, gehört nicht in eine Abwesenheitsnotiz – egal, ob du Urlaub auf Mallorca machst oder dir das Bein gebrochen hast. Ab wann du weg bist, ist genauso wenig relevant. Dein Empfänger würde die automatische Nachricht nicht bekommen, wenn du noch da wärst.

Im Internet kursieren einige „lustige“ Formulierungsvorschläge. Diese eignen sich aber nur in Ausnahmefällen und können ansonsten leicht unseriös und unhöflich wirken. Ironie versteht außerdem nicht jeder.

Die Abwesenheitsnotiz auch auf Englisch verschicken?

Oft kommt die Frage auf, ob du deine Abwesenheitsnotiz auch auf Englisch – oder anderen Sprachen – verschicken solltest. Es kommt auf dein Arbeitsumfeld und deine Kontakte an. Wie wahrscheinlich ist es, dass eine fremdsprachige Mail in deinem Postfach landet? Nur, wenn fremdsprachige Nachrichten zu erwarten sind, solltest du auch eine Übersetzung beifügen. Ansonsten ist das nicht nötig. Falls du eine fremdsprachige Abwesenheitsnotiz beifügen möchtest, hänge sie unmittelbar an die deutschsprachige Variante an – etwa in einer anderen Farbe oder kursiv.

Beispiele für eine gelungene Abwesenheitsnotiz

Die folgenden Beispiele geben dir Anregungen, wie eine gelungene Abwesenheitsnotiz aussehen könnte. Formuliere jedoch immer selbst, so dass die Nachricht authentisch wirkt und zu dir und deinem Arbeitgeber passt.

Beispiel 1

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin am 20. Januar wieder erreichbar. Ihre Mail wird in der Zwischenzeit weder gelesen noch weitergeleitet. Sollten Sie ein dringendes Anliegen haben, wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Jana Schmidt (jana.s@beispiel.de, XXXX / XX XX XXXX).

Ich melde mich frühestens am 20. Januar persönlich bei Ihnen zurück.

Freundliche Grüße

Sarah Muster

Beispiel 2

Sehr geehrte Damen und Herren,

herzlichen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin derzeit nicht im Büro. Sie erreichen mich wieder ab dem 16. September. Bis dahin wird Ihre Nachricht nicht weitergeleitet.
Sie können nicht so lange warten? In dringenden Fällen können Sie sich an meinen Kollegen Jens Roth wenden. Sie erreichen Ihn per Mail an j.roth@beispiel.de.

Persönlich melde ich mich ab dem 16. September bei Ihnen zurück. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Beste Grüße

Sören Steinkamp

Beispiel 3

Vielen Dank für Ihre Nachricht! Ich bin ab dem 10. Februar wieder persönlich erreichbar. Ihre Mail wird bis dahin nicht gelesen. Aus Vertraulichkeitsgründen wird sie auch nicht weitergeleitet.

In dringenden Fällen hilft Ihnen Zoe Hamann weiter. Sie erreichen sie unter z.hamann@beispiel.de oder unter XXXX / XX XX XXX.

Mit freundlichen Grüßen

Bernd Lange

Beispiel 4

Liebe/r Absender/in,

ich bin ab dem 23. Juni wieder erreichbar. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. Sollten Sie ein dringendes Anliegen haben, wenden Sie sich gerne an meine Kollegen Renate Kowalski und Justus Bauer, die Sie unter mail@beispiel.de erreichen.

Herzliche Grüße

Iris Lenze

Beispiel 5: Abwesenheitsnotiz auf Englisch

Dear Sir or Madam,

thank you for your message.

I am back in office on Monday, September 3rd. Until then, your mail is not being read or forwarded. Should you have an urgent request, please don’t hesitate to contact my colleague Sven Stein (sven.stein@beispiel.de, XXXX / XX XX XXXX).

I will get back to you as soon as I can.

Kind regards

Helen Benjamin