Die meisten Arbeitnehmer arbeiten acht Stunden am Tag. Aber arbeiten sie wirklich die vollen acht Stunden? Und wie viele Stunden davon arbeiten sie wirklich konzentriert – und damit wirklich effektiv? Wer diese Frage für sich ehrlich beantwortet, stellt womöglich fest, dass die eigentliche produktive Arbeitszeit sehr viel geringer ist als die offizielle Arbeitszeit. Schuld daran sind Zeitfresser, die uns von unserer eigentlichen Tätigkeit ablenken. Wie du diese ausfindig machst und was du dagegen tun kannst, verraten wir dir in diesem Text.
Fokussiert arbeiten – warum es uns oft so schwerfällt
Die Aufgabe müsste zwar dringend erledigt werden. Aber sie ist schwierig und langweilig und außerdem trudeln im gefühlten Minutentakt neue E-Mails ein, die mit einem Signalton auf sich aufmerksam machen. Wir klicken auf die Mail, befassen uns gedanklich mit dem Inhalt, schreiben vielleicht schon eine Antwort. Dann steht der Kollege in der Tür und hat eine Frage und das Telefon klingelt. Anschließend widmen wir uns wieder der eigentlichen Aufgabe, die aber immer noch so langweilig ist, dass wir gedanklich schnell wieder abschweifen. Also ab zu Facebook oder einer Nachrichtenseite – gleich geht es weiter.
So ähnlich geht es vielen Arbeitnehmern. Sie kommen bei wichtigen Tätigkeiten oft nicht besonders schnell voran. Was schnell gehen könnte zieht sich ewig hin. Von einem fokussierten Arbeiten bist du weit entfernt. Dabei ist gerade das der Schlüssel zum beruflichen Erfolg. Auch unliebsame Aufgaben sind weniger nervig, wenn sie zumindest schnell erledigt sind.
Die gute Nachricht: Wenn du dir deine Ablenkungen oder wenig hilfreiche Verhaltensweisen bewusst machst, kannst du sie leichter ausmerzen.
Zeitfresser erkennen
Es gibt bestimmte Zeitfresser, die viele Menschen betreffen. Letztlich ist es aber eine individuelle Frage, was dich von deiner Arbeit abhält. Du kannst herausfinden, wo das Problem liegt, indem du dir eine Zeit lang jede Ablenkung oder Unterbrechung notierst – etwa einen Tag oder eine Woche lang. So stellst du schnell fest, wie viel Zeit für welche Dinge verloren geht.
Stimmt deine Umgebung?
Wie produktiv du bist, hängt maßgeblich von der Umgebung ab, in der du arbeitest. Es ist wichtig, dass du einen ruhigen Arbeitsplatz ohne permanente Ablenkungen hast. Auch, wie wohl du dich dort fühlst, spielt durchaus eine Rolle. Die Ordnung ist ebenfalls wichtig. Halte deinen Schreibtisch so aufgeräumt und minimalistisch wie möglich. Unnötige Gegenstände und lose Zettel-Sammlungen lenken ab, selbst, wenn es dir gar nicht bewusst ist. Ordne alles so, dass du auf Anhieb findest, wonach du suchst. Wirf regelmäßig weg, was du nicht mehr brauchst.
Produktive Zeiten nutzen
Manche Menschen sind direkt nach dem Aufstehen besonders produktiv. Andere brauchen etwas Vorlauf, um in Gang zu kommen. Sie sind erst später am Tag voll leistungsfähig. Es ist wichtig, zu wissen, zu welchem Typ du gehörst. Dann kannst du deinen Arbeitstag entsprechend planen. Was deine volle Konzentration erfordert oder besonders wichtig ist, solltest du zu deinen produktivsten Zeiten erledigen. Organisation und Alltägliches machst du dann in den anderen Zeiträumen. Verfährst du umgekehrt, verschwendest du deine konzentrierten Phasen für weniger wichtige Dinge – und hast dann womöglich keine Konzentration mehr, wenn es um die wirklich wichtigen Angelegenheiten geht.
Rufe deine E-Mails zu festen Zeiten ab
E-Mails sind eine große Ablenkung – und oft ein größerer Zeitfresser, als es der Fall sein müsste. Es ist zeitsparend, wenn du deine E-Mails nur zu festen Zeiten abrufst und dann auch direkt beantwortest. Jede Mail reißt dich aus deiner eigentlichen Tätigkeit heraus. Bis du wieder konzentriert bei der Sache bist, kann es dauern – oft viel länger, als es für das Lesen und Beantworten einer Mail eigentlich nötig ist. Oft hilft es schon, wenn du die Benachrichtigungen für eingehende Mails abschaltest.
Das Internet vorübergehend ausschalten
Einer der größten Zeitfresser ist das Internet. Gerade, wenn die Konzentration nachlässt oder wir eine ungeliebte Aufgabe vor uns haben, ist die Verlockung groß, den PC zeitweise für andere Dinge zu nutzen. Facebook & Co laden zum Verweilen ein – bis wir wieder arbeiten, kann es dauern. Eine effektive Pause für das überarbeitete Gehirn ist das Surfen im Netz jedoch nicht. Mache lieber eine tatsächliche Pause abseits deines Schreibtisches, wenn du dich nicht mehr konzentrieren kannst. Ein kurzer Spaziergang oder Stretching-Übungen können Wunder wirken. Wenn dich das Internet zu sehr ablenkt, schalte es vorübergehend aus.
Halte deine To-Do-Liste schlank
Um produktiv arbeiten zu können, musst du dich auf das Wesentliche konzentrieren. Deine To-Do-Liste sollte übersichtlich sein und das widerspiegeln, was wirklich wichtig ist. Eine vollgestopfte Liste voller unwichtiger Punkte lenkt ab – und kann lähmend wirken. Es ist oft besser, wenn du Dinge, die in wenigen Minuten erledigt sind, auch sofort abhakst. Wenn du sie hingegen für später einplanst, ist die Gefahr groß, dass sich bis dahin viele kleine Dinge angehäuft haben, für die du länger brauchst. Eine Ausnahme besteht dann, wenn du gerade konzentriert an einer Aufgabe sitzt. Dann solltest du alles andere für den Moment ausblenden.
Plane dein Vorgehen
Um zu schaffen, was du dir vorgenommen hast, ist ein strukturiertes Vorgehen wichtig. Was möchtest du an einem Tag erledigen? Plane, wie du das schaffst. Sorge dafür, dass es dir auch gelingt. Trenne das Wichtige vom Unwichtigen, um dich nicht ablenken zu lassen.
Pausen sind wichtig
Gerade in stressigen Zeiten verzichten viele Arbeitnehmer freiwillig auf eine Pause. Das ist aber wenig zielführend. Denn unser Gehirn braucht Zeiten, in denen es abschalten kann. Andernfalls leidet unsere Leistungsfähigkeit – und wir sind womöglich langsamer ohne Pause als mit. Mache regelmäßig Pausen und achte auf eine lange Pause. Je weiter du dich dabei vom Schreibtisch entfernst, desto besser.
Bist du zu perfektionistisch?
„Ich bin perfektionistisch“. Diese Antwort ist bekannt als typische Nicht-Schwäche in einem Vorstellungsgespräch. Man nennt etwas, das eigentlich etwas Positives ist, und umgeht so die eigentlichen Schwachpunkte. Dabei ist Perfektionismus tatsächlich oft hinderlich. Wer perfektionistisch ist, hält sich oft unverhältnismäßig lange mit einer Aufgabe auf. Die Ergebnisse sind oft nicht so viel besser als bei einer deutlich kürzeren Zeitaufwendung. Es muss nicht perfekt sein. Gut genug ist meistens genau das: gut genug.
