Minimalismus am Arbeitsplatz: 10 Tipps

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Minimalismus am Arbeitsplatz

Minimalismus liegt schon seit einiger Zeit voll im Trend. Nicht nur zur Gestaltung der eigenen Wohnung ist diese Herangehensweise nützlich. Sie kann auch auf deinen Arbeitsplatz übertragen werden. Ein klarer, aufgeräumter Arbeitsplatz macht es dir leichter, fokussiert und konzentriert zu arbeiten. Wie du deinen Arbeitsplatz minimalistisch gestalten kannst, erfährst du mit unseren zehn Tipps.

Warum ein minimalistischer Arbeitsplatz deine Produktivität steigern kann

Warum sollte ich überhaupt einen minimalistischen Arbeitsplatz haben? Vielleicht stellst du dir gerade diese Frage. Minimalismus bezeichnet eine Denk- und Lebensweise, bei der weniger mehr ist. Weniger Gegenstände, so der Grundgedanke, sorgen für eine ruhigere Umgebung mit weniger Ablenkungen.

Wer weniger hat – und nur solche Dinge, für die er sich ganz bewusst wegen ihres Nutzens entschieden hat –, der hat es leichter, seine Umgebung aufgeräumt zu halten. Er findet Unterlagen schneller und ist auch gedanklich weniger abgelenkt, weil um ihn herum kein chaotisches Gewusel ist.

In diesem Sinne besteht ein minimalistischer Arbeitsplatz nur aus solchen Dingen, die für dich sehr nützlich sind und die du tatsächlich häufig in Gebrauch hast. Anderes trägt dazu bei, deine Stimmung zu verbessern, und hat dadurch seine Berechtigung – das sind die Gegenstände, die dich fröhlich machen oder zum Lachen bringen, wenn du sie betrachtest.

Unterschätze nicht, welche Rolle deine Umgebung für deinen Produktivität am Arbeitsplatz spielt. Reizüberflutung und Unordnung lenken vom Wesentlichen ab und können deine Leistung und deinen Output mindern. Je weniger Störungen du hast – und damit sind nicht nur deine Kollegen und Anrufer, sondern auch deine Einrichtung und die Gegenstände in deinem Büro gemeint –, desto leichter wird es dir fallen, deinen Fokus zu finden.

1. Inventar sichten – und ausmisten

Für die Gestaltung deines minimalistischen Arbeitsplatzes solltest du dir etwas Zeit nehmen. Natürlich kannst du hin und wieder etwas machen und so im Kleinen anfangen, aber besser ist es, wenn du diese Aktion an einem Tag erledigst. Dann ist es geschafft und du kannst schon am nächsten Tag von der neuen Ordnung und Klarheit in deinem Büro profitieren.

Der erste Schritt hin zu einem minimalistischen Arbeitsplatz besteht darin, dein Inventar zu sichten – und zwar dein komplettes Inventar, von den Unterlagen über elektronische Gegenstände bis zu den Stiften und Zetteln. Auch die Sachen an deiner Wand oder andere Dekorationsgegenstände gehören dazu. Am besten ist es, wenn du diese Gegenstände von ihrem jetzigen Standort wegnimmst und sie zusammen an einen freien Platz in deinem Zimmer legst. Der Schreibtisch ist kein guter Ablageort – die Gefahr ist groß, dass sonst das auf dem Tisch liegenbleibt, von dem du nicht weißt, was du damit machen sollst.

Nun betrachtest du jeden einzelnen Gegenstand. Das umfasst auch die einzelnen Dokumente in deinen Ordnern und der Ablage. Frage dich bei jedem Gegenstand: Brauche ich das wirklich? Ist es nützlich – und wird auch tatsächlich verwendet? Wäre es schlimm, wenn es diesen Gegenstand nicht mehr gäbe? Macht mich dieser Gegenstand glücklich? Das gibt dir Aufschluss darüber, ob du einen bestimmten Gegenstand behalten solltest oder nicht.

Sei nicht zimperlich, wenn es darum geht, dich von Dingen zu trennen. Keine Angst – du kannst diesen Verzicht auch zunächst testen (siehe nächster Punkt). Mache dir klar, dass es vieles gibt, das seinen Zweck bereits erfüllt hat. Wenn du an solchen Dingen festhältst, tragen sie nur zum Grundrauschen im Hintergrund bei, das dich von deiner Arbeit ablenkt. Stifte brauchst du nicht in mannigfaltiger Ausführung und so manches vermeintlich praktische Utensil nutzt du wahrscheinlich schon lange nicht mehr. Trenne dich von solchen Dingen und behalte nur das, was du wirklich brauchst.

2. Den Verzicht auf Gegenstände testen

Beim Ausmisten wirst du früher oder später auf Gegenstände treffen, von denen du nicht sicher bist, ob du sie noch brauchst oder behalten möchtest. Auch wenn solche Zweifel schon darauf hindeuten, dass du dich guten Gewissens von solchen Dingen trennen kannst, kannst du den Verzicht auch eine Zeit lang testen. Dafür kannst du die betreffenden Gegenstände zum Beispiel in eine Box tun und an einen anderen Ort bringen.

Falls dir einer dieser Gegenstände fehlt, weißt du, wo er zu finden ist. Nach einer gewissen Zeit – etwa einigen Monaten – solltest du den Inhalt der Box noch einmal in Augenschein nehmen. Hast du bestimmte Dinge vermisst? Falls nein, ist es spätestens jetzt an der Zeit, sie zu entsorgen.

3. Deinen Arbeitsplatz minimalistisch einrichten

Nicht nur dein Büro an sich, sondern vor allem auch deine unmittelbare Umgebung beeinflusst, wie gut und konzentriert du arbeiten kannst. Dafür spielt dein Schreibtisch eine entscheidende Rolle. Je weniger Gegenstände sich hier finden, desto weniger Ablenkungen hast du im Arbeitsalltag. Um deinen Schreibtisch neu zu gestalten, solltest du zunächst alle Gegenstände davon entfernen. Das ist die Grundlage für eine neue Ordnung.

Nachdem du gründlich durchgesehen hast, was du überhaupt noch brauchst, stellt sich nun die Frage, welche Gegenstände du so häufig benötigst, dass sie in deiner unmittelbaren Reichweite sein sollten. Dein PC wird dazugehören, ebenso wahrscheinlich ein Telefon. Auch Tastatur und Maus sind essenziell, wenn du am PC arbeitest. In vielen Fällen hast du damit schon alle Gegenstände, die du zwingend auf deinem Schreibtisch benötigst.

Eine Ablage für Notizen und Post mag nützlich sein, oft füllen sich solche Ablageflächen jedoch nach und nach immer mehr, ohne, dass wir überhaupt noch wissen, welche Dokumente dort hinterlegt sind. Ablagen wirken schnell unordentlich und sind oft besser im Regal aufgehoben als direkt in Sichtweite. Falls du Fotos aufstellen möchtest oder andere Deko hast, entscheide dich für einige wenige Teile, die dir wirklich etwas bedeuten. Richte dir deinen Arbeitsplatz außerdem so ein, dass alles funktional und gut erreichbar ist.

4. Über den Umgang mit Unterlagen

In den meisten Büros sind Ordner mit Unterlagen unumgänglich. Aber ist alles, was du im Lauf der Zeit behalten hast, wirklich noch wichtig? Das gilt gerade für Dokumente, die schon mehrere Jahre alt sind. Das heißt nicht, dass du alle alten Dokumente entsorgen solltest – aber behalte nur das, was wirklich noch eine Berechtigung hat. Es kann dauern, alle Ordner auf diese Weise durchzusehen.

Wenn der Stapel an unwichtigen Unterlagen entsorgt ist, sparst du damit aber wahrscheinlich gleich mehrere Ordner ein, die somit weniger Platz beanspruchen. Sortiere alle wichtigen Unterlagen so, dass du sofort findest, was du suchst. Beschrifte die Ordner entsprechend, um dir spätere Suchen zu erleichtern.

Auch die Digitalisierung von Unterlagen kann sehr nützlich sein, um deinen Arbeitsplatz auf das Nötigste zu reduzieren. Achte dabei darauf, Dateien aussagekräftige Namen zu geben und eine durchdachte Ordnerstruktur anzulegen.

5. Mit Bedacht dekorieren

Persönliche Gegenstände oder Poster können deine Stimmung heben und haben somit auch in einem minimalistischen Büro einen Platz. Achte aber darauf, dass es nicht zu viele Dinge sind, die du aufstellst oder an die Wände hängst. Minimalismus am Arbeitsplatz heißt nicht zwangsläufig, dass deine Wände leer sein müssen. Dennoch ist es gerade der Freiraum, der beruhigend und befreiend wirkt.

Auch hier gilt: Probiere es erstmal mit weniger aus. Es kann anfangs gewöhnungsbedürftig sein, wenn keine dekorativen Gegenstände mehr auf deinem Schreibtisch stehen oder du deine Fotos von der Wand genommen hast. Mit der Zeit gewöhnst du dich aber wahrscheinlich daran – und kannst andernfalls immer noch wieder etwas aufhängen, das dir wirklich gefällt.

6. Digitaler Minimalismus: Dateien und Programme auf dem PC

Wenn du deinen Arbeitsplatz minimalistisch gestaltest, solltest du deinen Computer nicht außer Acht lassen. Hast du einen gute Ordnerstruktur? Weißt du, wo eine bestimmte Datei zu finden ist? Jetzt ist die Zeit, über deine digitale Ordnung nachzudenken. Benenne Dateien um, wenn sie keinen aussagekräftigen Namen haben, und schiebe sie an den Ort, wo sie am sinnvollsten aufgehoben sind.

Wahrscheinlich hast du viele Programme auf deinem PC. Wie viele davon benutzt du tatsächlich? Mehr als eine Handvoll ist es wahrscheinlich nicht. Dinge, die du runtergeladen hast, kannst du auch wieder löschen. Das macht deinen PC nicht nur übersichtlicher, sondern auch schneller. Aber Vorsicht: Als Arbeitnehmer hast du womöglich nicht die Berechtigung, bestimmte Computerprogramme zu löschen. Dann musst du diese wohl oder übel auf dem Computer belassen. Verknüpfungen auf dem Desktop kannst du aber löschen.

7. E-Mail-Chaos ade

Ein unübersichtlicher E-Mail-Eingang ist ein Zeitfresser. Auch hier kann Ordnung deine Arbeit erleichtern. Es kann sehr nützlich sein, Ordner anzulegen. Dadurch kannst du eingehende E-Mails an den Ort verschieben, wo du sie später schnell findest. Du kannst auch Regeln festlegen, damit dies automatisch geschieht. Dein eigentlicher Posteingang ist dann immer übersichtlich und idealerweise komplett leer.

Lösche E-Mails, die nicht mehr wichtig sind. Alte Mails, auf die du vielleicht noch einmal zurückgreifen musst, kannst du archivieren. Ein guter Spamfilter sorgt außerdem dafür, dass du unerwünschte Werbung gar nicht erst erhältst.

8. Sinnvolle To-Do-Listen anfertigen

Minimalismus am Arbeitsplatz hört bei der Umgestaltung deiner unmittelbaren Umgebung nicht auf. Auch im Arbeitsalltag kannst du vieles tun, um effizienter zu arbeiten. Dazu gehört auch der Umgang mit To-Do-Listen. Vielleicht gehörst du zu den Menschen, die jeden Tag lange Listen anfertigen, die sie dann auf dem Schreibtisch liegen haben. Oder du nutzt ein digitales Programm.

Egal, welche Variante du verwendest: wichtig ist, dass deine To Dos schlank und klar strukturiert sind. Ordne nach Prioritäten und Dringlichkeit. Auch nach Aufgabengebieten kannst du sortieren. Widerstehe dem Drang, viele kleine Aspekte aufzuschreiben, die beim genaueren Hinsehen gar nicht so wichtig sind. Dann hast du zwar wirklich alles auf dem Schirm, fühlst dich aber schneller überfordert und verlierst leichter das Wesentliche aus dem Blick.

9. Minimalistisch arbeiten: Eins nach dem anderen

Multitasking heißt das Zauberwort? Das gilt schon längst nicht mehr. Es gilt nicht mehr als erstrebenswert oder sinnvoll, mehrere Aufgaben parallel zu erledigen. Du findest viel leichter deinen Fokus, wenn du dich nur einer Aufgabe widmest und diese erst beendest, bevor du mit einer neuen beginnst. Wenn du Aufgaben nach und nach angehst, schaffst du sehr wahrscheinlich auch mehr – und fühlst dich dabei ruhiger und gelassener.

10. Pausen: Warum Abschalten so wichtig ist

Zu einer produktiven Arbeitsweise gehören auch regelmäßige Pausen. Pausen sind jedoch nur dann wirklich hilfreich, wenn du dabei abschaltest. Das ist unwahrscheinlicher, wenn du sogar die Mittagspause vor dem Bildschirm verbringst – selbst, wenn du dabei einen Artikel liest oder ein Video guckst. Schalte den PC lieber aus, gehe mit den Kollegen essen, mache einen kurzen Spaziergang oder ein paar Übungen für deinen Nacken. Das gibt dir neue Energie und hilft dir dabei, anschließend wieder konzentriert zu arbeiten.