Auftragsfristen zuverlässig festlegen: Tipps für Unternehmer

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Realistische Abgabetermine

Wenn es nach dem Kunden geht, soll der Auftrag am besten schon gestern fertig sein – dabei hast du einen vollen Terminplan. Zwischen dem, was sich der Kunde vorstellt, und dem, was du als Unternehmer liefern kannst, klafft nicht selten eine größere Lücke. Dennoch solltest du unbedingt realistische Auftragsfristen nennen, wenn die Details eines Auftrags vereinbart werden. Mit Deadlines, die kaum zu schaffen sind, tust du dir keinen Gefallen – du machst dir nur Stress und riskierst deinen guten Ruf, wenn du nicht rechtzeitig liefern kannst. Wie du Auftragsfristen sinnvoll planen kannst, erfährst du hier.

Warum du keine zu knappen Fristen planen solltest

Wer selbständig ist, kennt das Problem: Der Kunde hat ein wichtiges Anliegen und benötigt eine Dienstleistung sobald wie möglich. Aus Sicht des Unternehmers sind die zeitlichen Vorstellungen von Auftraggebern oft unrealistisch, insbesondere bei einem Unternehmer, dessen Dienste gefragt sind. Wer jedoch auf das Geld angewiesen ist oder den Kunden schlicht nicht vergraulen möchte, sucht einen Kompromiss. Mitunter führt das dazu, dass eine Deadline festgelegt wird, die für dich kaum zu machen ist – oder nur mit viel Stress und einer Nacht- oder Wochenendschicht.

Ein solches Vorgehen mag in Ausnahmefällen erforderlich sein. Zur Regel sollte es jedoch nicht werden. Mit zu knappen Fristen riskierst du, dass du diese am Ende doch nicht einhalten kannst. Dann setzt du ohne Not das Verhältnis zum Kunden aufs Spiel – und deinen Ruf gleich mit dazu. Unzuverlässigkeit ist in Geschäftsbeziehungen schädigender als von vornherein deutlich zu machen, dass du die Dienstleistung in einem anderen Zeitraum erbringen kannst als der Kunde es sich vorgestellt hat. Indem du deinen Kunden realistische Fristen nennst, gibst du diesen die Gelegenheit, diese entweder zu akzeptieren oder aber auf einen anderen Partner zurückzukommen, wenn es schneller gehen muss.

Als Unternehmer muss dein Ziel sein sein, deine Arbeit so zu planen, dass sie für dich auch machbar ist. Auf Dauer ist es sonst wahrscheinlich, dass dir dein stressiger Arbeitsalltag so sehr zu schaffen macht, dass er gesundheitliche und psychische Folgen hat. Von Zeit zu Zeit kann es nötig sein, einen Auftrag abzulehnen oder aber deutlich zu machen, dass du ihn nur mit entsprechender Vorlaufzeit einplanen kannst.

Wie du richtig planst, um realistische Auftragsfristen festzulegen

Viele Selbständige scheuen sich davor, die vom Kunden geforderten Konditionen infrage zu stellen. Sie haben Angst, dass es negativ aufgefasst wird, wenn sie mehr Zeit benötigen als gefordert. Dabei ist diese Sorge in vielen Fällen unbegründet, und auf Nachfrage stellt sich heraus, dass es für den Auftraggeber gar kein Problem ist, wenn es länger dauert. Eine ehrliche Kommunikation ist deshalb für beide Seiten wichtig.

Auch in Fällen, in denen es für den Kunden wirklich dringend ist, solltest du nicht gedankenlos Ja sagen und eine Frist akzeptieren, die völlig unrealistisch ist. Selbst, wenn du die Arbeit rechtzeitig schaffst, leidet womöglich die Qualität. Umso wichtiger ist es, zu lernen, mit dem Zeitdruck von Auftraggebern umzugehen. Mach dir klar: Es spricht für dich, wenn du ausgelastet bist und deshalb nicht von heute auf morgen ein wichtiges Projekt umsetzen kannst. Es ist die Aufgabe deines Kunden, rechtzeitig auf mögliche Partner zuzugehen. Wer die Branche kennt, in der du tätig bist, wird auch Verständnis dafür haben, dass eine gute Leistung ihre Zeit braucht.

Teile den Auftrag in einzelne Schritte für eine Prognose

Doch wie setzt du Fristen, die du auch (gut) einhalten kannst? Eine gründliche Planung ist dafür unabdingbar. Teile den Auftrag des Kunden in mehrere einzelne Schritte, um besser planen zu können. Wie viel Zeit wird dafür wahrscheinlich nötig sein? Dabei solltest du auch Unvorhergesehenes einplanen. Möglicherweise kommt dir noch eine andere wichtige Arbeit dazwischen oder ein wichtiger Mitarbeiter erkrankt. Oder es stellt sich schlicht heraus, dass manche Aspekte deiner Leistung doch umfangreicher sind als gedacht. Auch saisonale Auftragsschwankungen können sich auswirken.

Damit dich solche Vorkommnisse nicht unter Druck setzen, solltest du einen Puffer bei der Festlegung der Auftragsfrist einplanen. Es ist immer besser, wenn du am Ende doch schon früher fertig bist, als wenn du kurz vor der Deadline Bescheid geben musst, dass es leider doch noch etwas länger dauert.

Zuverlässigkeit ist ein wichtiger Erfolgsfaktor

Für einen Auftraggeber ist nicht nur wichtig, wie gut die Qualität deiner Arbeit ist. Auch die äußeren Rahmenbedingungen spielen für die Zufriedenheit des Kunden eine entscheidende Rolle. Angenommen, du hast wirklich gute Arbeit abgeliefert – aber das leider erst vier Wochen nach dem Ende der vereinbarten Frist. Das wird wahrscheinlich so negativ in Erinnerung bleiben, dass man nicht noch einmal auf dich zukommt.

Zuverlässigkeit und Vertrauen sind entscheidende Faktoren für gute Geschäftsbeziehungen. Das solltest du bei deiner Auftragsplanung immer im Hinterkopf behalten. Damit dein Geschäftspartner besser nachvollziehen kann, warum du deine Auftragsfristen planst wie du sie planst, ist es hilfreich, die einzelnen Schritte darzulegen, die für die Umsetzung des Auftrags erforderlich sind.

In der Regel wissen deine Auftraggeber nicht aus eigener Erfahrung, welche Arbeit im Detail hinter einer bestimmten Dienstleistung steckt. Indem du das verdeutlichst, zeigst du dem Kunden, dass du nicht einfach willkürlich Abgabetermine nennst, sondern eine durchdachte Planung hinter der Frist steckt. Viele Kunden schätzen den Aufwand falsch ein. Mit diesem Wissen haben die meisten Auftraggeber auch Verständnis für Auftragsfristen, die nicht ganz so kurzfristig sind wie erhofft.

Knappe Deadline? So gehst du am besten vor

Auch bei der besten Planung kann es vorkommen, dass du aufgrund von unvorhergesehenen Umständen eine Deadline nicht einhalten kannst. Dann ist es am besten, dies deinem Auftraggeber so schnell wie möglich mitzuteilen. Oft ist es eine schwierige Abwägung: Soll ich sofort Bescheid sagen, wenn sich andeutet, dass die Auftragsfrist nicht mehr machbar ist? Oder soll ich bis zum Ende alles geben – und hoffen, dass es wider Erwarten doch noch klappt?

Du kannst am besten einschätzen, wie wahrscheinlich es ist, dass du noch fristgerecht liefern kannst. Im Zweifel ist es sinnvoller, deinen Auftraggeber in Kenntnis von der Verzögerung zu setzen, sobald sie absehbar ist. Es wirkt unprofessionell, wenn du diesen Umstand erst mitteilst, wenn die Frist schon verstrichen ist. Erkläre deinem Kunden, woran es liegt und welche Frist tatsächlich realistisch ist. Eine durchdachte Planung ist hier essenziell, denn du möchtest deinen Kunden kein zweites Mal vertrösten müssen.

Wer immer zuverlässig arbeitet und fast nie Fristen verschieben muss, für den haben die meisten Auftraggeber Verständnis, wenn es doch einmal länger dauert. Wenn du hingegen des Öfteren dadurch auffällst, dass deine Zusagen nicht viel wert sind, ist es unwahrscheinlich, dass die Geschäftsbeziehung noch eine Zukunft hat.