Wir gehen morgens zur Arbeit, arbeiten ein paar Stunden, machen Mittagspause, arbeiten noch ein paar Stunden und gehen dann nach Hause. Danach sind wir oft erledigt, aber ist es unsere Arbeit auch? Bei vielen Arbeitnehmern scheint die Arbeit schlicht nicht weniger zu werden, und das in vielen Fällen trotz Überstunden. Sie arbeiten viel, aber womöglich nicht effektiv – oder nicht effektiv genug. Mit diesen Tipps wirst du leistungsfähiger im Job.
1. Behalte stets den Überblick
Eine der größten Gefahren in einer stressigen Phase im Büro besteht darin, dass wir den Überblick verlieren. Wir hasten nur noch Abgabeterminen hinterher und löschen brennende Feuer. Mails beantworten wir nicht mehr nach Priorität, sondern nach Eingang – und zwar von oben nach unten. Das ist wenig zielführend, und die Wahrscheinlichkeit, dass das Endergebnis zufriedenstellend ist, ist nicht allzu groß. Auch passiert es unter diesen Bedingungen leicht, dass uns Dinge entgehen oder wir sie vergessen.
Egal, wie stressig es ist: Es lohnt sich immer, wenn du dir einen Plan machst. Verschaffe dir einen Überblick über all deine kleinen und großen Aufgaben, über wichtige Daten und Dinge, die sonst noch erledigt werden müssen. Nur, wenn du eine klare Vorstellung davon hast, was getan werden musst, kannst du deine Aufgaben priorisieren.
2. Mache dir einen Plan
Eng mit dem ersten Tipp geht dieser einher: Nachdem du dir einen Überblick über deine Aufgaben verschafft hast, überlege, wie und wann du sie erledigen willst. Manche machen einen solchen Plan gerne klassisch auf einem Blatt Papier, andere benutzen eine To-Do-Listen-App. Egal, was du bevorzugst, wichtig ist, dass du dir ein Dokument erstellst, das du immer nutzen kannst. Du solltest sofort erkennen können, was bis wann erledigt werden muss.
Aufgaben, die schnell erledigt sind, musst du häufig gar nicht auf die To-Do-Liste schreiben. Eine Regel besagt: Beanspruchen sie weniger als fünf Minuten, erledige sie lieber direkt. Größere Projekte verlieren ihren Schrecken, wenn du dir Etappenziele überlegst. Ein Beispiel: Musst du einen wichtigen Vortrag halten, setze dir zunächst das Ziel, relevante Informationen zu sammeln und zu prüfen. Im nächsten Schritt kannst du dir die Struktur deines Vortrags überlegen. Danach wäre es denkbar, dir ein Dokument mit Bulletpoints anzulegen. Erstelle dann die Präsentation auf dem Computer – und plane zuletzt Zeit ein, um deinen Vortrag zu üben.
3. Räume deinen Schreibtisch auf
Wenn im Büro gerade viel los ist, sieht man das meist auf den ersten Blick: Der Schreibtisch ist unordentlich, überall liegen Dokumente herum, der Papierkorb quillt über. Die Umgebung, in der wir arbeiten, hat einen größeren Einfluss auf unsere Leistungsfähigkeit, als manche denken. Es fällt uns wesentlich leichter, einen klaren Gedanken zu fassen, wenn der Schreibtisch leer ist. Die äußere Aufgeräumtheit überträgt sich in vielen Fällen auf unser Gemüt.
Unordentlichkeit im Büro ist nicht nur ein Zeitfresser, weil sie dich weniger leistungsfähig macht. Du verbringst aller Wahrscheinlichkeit nach auch mehr Zeit damit, bestimmte Dinge zu suchen – von den wichtigen Notizen zum Projekt X bis zum Terminplaner.
4. Lege eine Pause ein, wenn nötig
Ja, es kann verlockend sein, einfach immer weiter zu machen – besonders dann, wenn sich die Arbeit stapelt, das Ende nicht abzusehen ist und eine wichtige Deadline näher rückt. Die Wahrheit ist aber auch: Wenn wir gestresst und müde sind, arbeiten wir meistens nicht besonders effektiv. Möglicherweise ist unser Gewissen zwar gut, weil wir hektisch jede freie Minute investieren, damit es vorangeht. Oft geht es jedoch tatsächlich schneller, nachdem wir eine kleine (oder notfalls auch größere) Pause eingelegt haben.
Wenn du kaputt bist und gedankenlos vorgehst, kommst du sehr wahrscheinlich ohnehin nicht voran. Mache einen kurzen Spaziergang, gehe für die Mittagspause nach draußen oder meditiere, wenn dir das hilft. Auch Sport in der Mittagspause kann für deine geistige Fitness wahre Wunder bewirken. Danach kannst du meistens wieder besser arbeiten – und schaffst in derselben Zeit mehr.
5. Fange mit der schlimmsten Aufgabe an
Während wir kleinere Punkte auf unserer To-Do-Liste oft schnell und vergleichsweise gerne erledigen, schieben wir andere Sachen immer wieder vor uns her. Das betrifft besonders die umfangreichen oder besonders langweiligen Dinge. Eine solche Prokrastination bringt uns jedoch nicht weiter. Einerseits wird die Aufgabe so nicht erledigt, und wenn doch, machen wir sie vielleicht unter Zeitdruck – und das Ergebnis ist möglicherweise nicht so gut, wie es sein könnte.
Andererseits haben wir nichts davon, wenn wir uns davor drücken – zumindest unterbewusst wissen wir schließlich, dass da noch eine richtig unangenehme Aufgabe auf uns wartet. Das macht schlechte Stimmung und erzeugt Stress, weil uns bewusst ist, dass wir die Aufgabe früher oder später machen müssen. Mache Unangenehmes deshalb sofort – oder fange zumindest an. Die Wahrscheinlichkeit, dass du die Aufgabe gut machst und bald wieder vom Tisch hast, ist so wesentlich höher.
6. Sorge für Ordnung im E-Mail-Postfach
Seien wir ehrlich: Wie oft lenkt uns der Signalton, der eine eingehende E-Mail signalisiert, von unserer eigentlichen Tätigkeit ab? Wie schnell klicken wir auf das Pop-Up-Feld, um die Nachricht nur mal kurz zu überfliegen? Der Zeitaufwand, der tatsächlich damit verbunden ist, mag nicht groß sein. Aber diese Zeit summiert sich – und noch schlimmer ist es, dass uns das vermeintlich kurze Nachsehen immer wieder gedanklich aus unserer aktuellen Aufgabe herausreißt.
Manche Dinge können helfen, dem Drang, die neue Mail direkt anzuklicken, leichter zu widerstehen. Schalte offensichtliche Benachrichtigungen aus, oder rufe deine E-Mails nur zu bestimmten Zeiten ab. Ebenso hilfreich ist es, wenn du deine E-Mails sinnvollen Ordnern zuteilst – etwa aufgeteilt nach Projekten, Dringlichkeit oder Anliegen. Oft kannst du auch einstellen, dass bestimmte E-Mails automatisch zugeteilt werden. Plane das Beantworten von E-Mails zu festen Zeiten in deinen Tagesplan ein – und widerstehe der Versuchung, doch schnell zwischendurch zu antworten.
7. Lerne, Nein zu sagen
Ja, natürlich kannst du diese Aufgabe kurzfristig übernehmen. Und schon in Ordnung, den Ausstand für die Kollegin organisierst du natürlich auch noch – irgendwie klappt das schon, trotz der vielen regulären Aufgaben, die du auch noch möglichst bald bewältigen musst. Klingt stressig? Ist es auch. Es mag guten Willen zeigen, wenn wir zu allem und jedem Ja sagen. Im Job ist das jedoch genauso gefährlich wie im Privatleben.
Denn wir können nur ein gewisses Pensum in guter Qualität erbringen. Wird es zu viel, leiden häufig alle Tätigkeiten darunter. Wir machen Dinge dann hektisch und schnell, halbherzig oder wenig gewissenhaft. Bittet dann noch ein Kollege darum, ihm unter die Arme zu greifen, erreichst du schnell deine Kapazitätsgrenzen.
Es ist keine Schande, eine Bitte freundlich, aber bestimmt abzulehnen. Wenn du selbst schon vollends ausgelastet bist, geht es eben nicht. Wenn du lernst, auch mal Nein zu sagen, zeigst du damit, dass du deine Situation gut einschätzen und Prioritäten setzen kannst. Sagst du hingegen zu oft Ja zu anderen und leidet darunter deine eigene Arbeit, fällt das im schlimmsten Fall deinem Chef negativ auf. Die Hilfe für andere wird dann zum Eigentor.
8. Ineffektive Vorgehensweisen entlarven
Wenn du das Gefühl hast, dass du immer zu wenig Zeit hast und nicht genug abarbeiten kannst, ist das Problem womöglich ein systematisches. Entweder, du hast schlicht mehr Aufgaben, als du tatsächlich bewältigen kannst. In dem Fall hilft ein offenes Gespräch mit deinem Vorgesetzten. Zusammen könnt ihr überlegen, wie du effektiver arbeiten kannst.
In anderen Fällen ist das Problem hausgemacht – etwa, weil du unstrukturiert vorgehst. Häufig verwenden wir zu viel Zeit auf Aufgaben, die gar nicht so wichtig sind. Oder der Mehraufwand resultiert nicht zwangsläufig in einem besseren Ergebnis – wir hätten (fast) dasselbe auch in kürzerer Zeit schaffen können.
Wenn du das Gefühl hast, dass es daran liegen könnte, solltest du deine Situation analysieren. Schreibe auf, wann du was erledigst. So siehst du, wie viel Zeit du dafür tatsächlich verwendest, die dir anderswo fehlt. Wenn du das weißt, kannst du deine Zeit effektiver einteilen.
9. Freizeit ist freie Zeit
Einer Studie des Instituts zur Zukunft der Arbeit (IZA) und dem Karriereportal Xing zufolge nehmen fast zwei Drittel der Arbeitnehmer regelmäßig Arbeit mit nach Hause. Knapp 63 Prozent der Befragten gaben demnach an, in ihrer Freizeit ab und an etwas für die Arbeit zu erledigen. Hinzu kommt eine häufig permanente Erreichbarkeit – und der Druck durch die Erwartung des Arbeitgebers, immer erreichbar sein zu müssen.
Unsere Freizeit ist die wertvolle Zeit, die uns bleibt, nachdem wir unser Tagwerk vollbracht haben. Nur, wenn du sie zur Entspannung, für Sport und Spaß und Zeit für dich und deine Lieben nutzt, bringt sie dir wirklich Erholung.
Es gibt auch einen anderen guten Grund, warum Freizeit wirklich Freizeit sein sollte: Wenn wir gut erholt wieder ins Büro kommen, sind wir leistungsfähiger. War die freie Zeit tatsächlich hingegen gar nicht frei, hatte unser Gehirn auch keine Ruhepause. Es fällt uns schwerer, uns zu konzentrieren und Dinge effektiv zu erledigen.