Was ist ein Jour Fixe und wie geht es richtig?

„Ich habe ein weiteres Meeting überlebt, das eigentlich eine E-Mail hätte sein sollte“ – der sogenannte Jour Fixe soll genau das vermeiden. Denn richtig vorbereitet und durchgeführt können mit einem Jour Fixe Meetings effektiver und produktiver gestaltet werden. Was du dazu wissen musst, wie die Vorbereitung läuft und welche Tipps es für die Erstellung eines Protokolls, erfährst du hier …

Was bedeutet Jour Fixe? Definition und Übersetzung

Jour Fixe ist ein französischer Begriff, der übersetzt so viel wie „fester Tag“ bedeutet. Gemeint ist damit ein fixer Termin, an dem man sich mit Kollegen zusammensetzt, um den aktuellen Stand zu besprechen.

Übrigens stammen die Bestandteile des Ausdrucks Jour Fixe zwar aus dem Französischen, der Begriff an sich wird in Frankreich aber nicht benutzt. Damit ist Jour Fixe ein sogenannter Scheingallizismus. Benutzt du diesen Ausdruck, wirst du in Frankreich vermutlich fragende Blicke ernten, denn dort kennt niemand die deutsche Verwendung des Begriffes Jour Fixe.

Auf französisch würde man eher „réunion de travail régulière“ sagen. Im englischsprachigen Ausland nutzt man dagegen das „regular meeting“.

Wozu dient der Jour Fixe?

Der Jour Fixe hat eine lange Geschichte. Bereits im 18. Jahrhundert wurde der Begriff benutzt, um regelmäßige Zusammentreffen bestimmter Gesellschaftsschichten zu bezeichnen.

Mittlerweile dient er allerdings eher dazu, Besprechungen und Meetings im Arbeitsalltag einen Namen zu geben. Auch hier steht die Regelmäßigkeit im Vordergrund – und die ist genau das, was den Jour Fixe so effizient machen soll.

Wann ist ein Jour Fixe sinnvoll?

Der Jour Fixe wird besonders gern im Projektmanagement verwendet, um sich innerhalb der Arbeitsgruppe abzustimmen. Denn gerade bei größeren und langfristigen Projekten ist eine regelmäßige Absprache aller Beteiligten sehr wichtig.

Der Vorteil des Jour Fixe: Alle Beteiligten wissen, dass dieser Termin innerhalb festgelegter Zeiträume immer wieder stattfindet. So können sich alle darauf einstellen und das Meeting vorbereiten. Lange Absprachen und Probleme bei der Terminfindung sollen mit einem Jour Fixe nicht mehr vorkommen. Man weiß schließlich schon vorab, wann der nächste Termin angesetzt ist.

Daneben kann ein Jour Fixe aber auch dazu beitragen, die Stimmung im Unternehmen zu verbessern. Denn dank des regelmäßigen Termins haben alle Teilnehmer die Gelegenheit, Probleme rechtzeitig anzusprechen, bevor sich daraus handfeste Konflikte entwickeln.

So können beispielsweise auch regelmäßige Feedback-Gespräche im Rahmen eines Jour Fixe abgehalten werden. Auch das kann – sofern sich alle Beteiligten an die Regeln halten – das Betriebsklima positiv beeinflussen.

Wie läuft ein Jour Fixe ab?

Der Jour Fixe läuft nach bestimmten Regeln ab, die sich als besonders effektiv und effizient herausgestellt haben. Solltest du demnächst an einem Jour Fixe teilnehmen oder gar einen derartigen Termin organisieren, solltest du diese Regeln kennen.

Die Regel eines Jour Fixe im Überblick

1. Kleiner Teilnehmerkreis: Der Jour Fixe soll möglichst kurz und knapp gehalten werden. Zu diesem Zweck hat es sich als praktikabel erwiesen, wenn ein derartiges Meeting in kleinen Gruppen abläuft. Bezogen auf das Projektmanagement bedeutet das: Jede Abteilung, die von der aktuellen Agenda des Jour Fixe betroffen ist, schickt einen Mitarbeiter zur Besprechung. Dieser Mitarbeiter informiert nach dem Jour Fixe seine Kollegen aus der Abteilung über den aktuellen Stand der Dinge und vor allem darüber, was in Zukunft geplant ist. Dieser Mitarbeiter wirkt sozusagen als Multiplikator. Denn er gibt die Ergebnisse des Jour Fixe an viele andere Beschäftigte weiter. Auch organisatorisch hat ein kleiner Teilnehmerkreis viele Vorteile: Der Termin muss nur mit wenigen Beschäftigten abgestimmt werden, was die Chance erhöht, dass er tatsächlich regelmäßig stattfinden kann. Außerdem lassen sich Meetings mit nur wenigen Teilnehmern schnell umdisponieren. Sollte beispielsweise der übliche Besprechungsraum gebucht sein, kann man einen Jour Fixe auch ganz unproblematisch in einem größeren Büroraum stattfinden lassen. Bei größeren Meetings wäre das nicht denkbar.
2. Zeitlich begrenzt: Damit der Jour Fixe wirklich effektiv abläuft, sollte man sich schon vorab auf einen konkreten Zeitplan einigen. Der Nachteil vieler Besprechungen ist nämlich gerade der, dass Teilnehmer sich leicht verzetteln und vom eigentlichen Thema abweichen. Auch hierzu ist eine gute Vorbereitung notwendig. Die Tagesordnungspunkte und Fragestellungen müssen schon vorab klar und präzise definiert sein. 30 bis 45 Minuten sind eine gute Zeitspanne, die für den Jour Fixe eingeplant werden kann. Untersuchungen zeigen nämlich auch, dass Menschen maximal 45 Minuten lang ihre Konzentration aufrecht halten können. Unser Tipp: Leg vorab schon eine konkrete Minutenanzahl fest, die du für jedes Thema einplanst. So kannst du den Jour Fixe bestmöglich vorbereiten. Wenn du schon weißt, dass ein bestimmter Teilnehmer grundsätzlich länger redet, als er eigentlich sollte, kannst du zu einem Hilfsmittel greifen: Stell eine Eieruhr auf den Schreibtisch und lass jeden Teilnehmer nur so lange reden, bis die Zeit abgelaufen ist. Du wirst sehen, dass sich nach einigen Sitzungen alle Beteiligten an dieses Vorgehen gewöhnt haben. Der weitere Vorteil: Der Jour Fixe wird dadurch noch effizienter.
3. Festgelegte Rollen: Damit alle Teilnehmenden später die übrigen Mitarbeiter aus den Abteilungen informieren können, ist eine gute Organisation gefragt. So müssen zwei Teilnehmer des Jour Fixe eine ganz bestimmte Rolle übernehmen: Ein Teilnehmer muss den Jour Fixe organisieren, sich um den Raum kümmern und die wichtigsten Punkte der Agenda festlegen. Der Organisator ist außerdem dafür zuständig, dass die Punkte der Tagesordnung eingehalten und tatsächlich besprochen werden. Er organisiert daher nicht nur den Jour Fixe, sondern er moderiert ihn auch. Ein zweiter Teilnehmer führt Protokoll und hält die Beschlüsse schriftlich fest. Vor allem diese Aufgabe darf nicht unterschätzt werden. Denn auf Grundlage dieses Protokolls werden nach dem Jour Fixe die Mitarbeiter aus den Abteilungen informiert , die nicht teilgenommen haben. Das Protokoll muss aus diesem Grund sehr sorgfältig angefertigt werden.

Wie schreibe ich ein Protokoll für den Jour Fixe?

Ein Protokoll ist unerlässlich, wenn der Jour Fixe ein Erfolg werden soll. Der Protokollant kann in der Regel frei entscheiden, wie das Protokoll des Jour Fixe aussieht – solange alle Beteiligten mit dem Protokoll arbeiten können.

Denk immer daran: Das Protokoll muss so angefertigt sein, dass alle Teilnehmenden die wichtigsten Informationen und Beschlüsse noch einmal nachlesen können. Es geht dabei übrigens nicht nur um allgemeine Informationen. Auch ganz konkrete Arbeitsaufträge an eine Abteilung oder gar an einen Mitarbeiter direkt werden in dem Protokoll festgehalten. Sorgfalt und Vollständigkeit stehen daher bei dem Jour-Fixe-Protokoll an erster Stelle.

Um sicherzugehen, dass alle wichtigen Punkte in dem Protokoll festhalten werden, kann der Protokollführer es beispielsweise für alle sichtbar direkt am Whiteboard oder dem Flipchart festhalten.

Folgende Punkte sollten im Protokoll erwähnt werden:

• Datum, Uhrzeit und Teilnehmer: Damit auch nach einigen Wochen noch klar ist, an welchem Termin und zu welcher Projektphase das Protokoll angefertigt wurde, gehören diese Angaben in das Protokoll hinein.
• Thema des Jour Fixe: Worum ging es ganz allgemein bei diesem Jour Fixe?
• Tagesordnungspunkt: Jeder Punkt der Agenda sollte eindeutig formuliert sein. Dazu gehört:
• Ergebnis, Aufgabenverteilung: Nachdem der Punkt der Tagesordnung besprochen wurde, muss ein konkretes Ergebnis festgehalten werden. Sollen bestimmte Mitarbeiter eine Aufgabe übernehmen, wird auch das im Protokoll festgehalten.

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