Erfolgsfaktoren im Projektmanagement: Worauf es für gelungene Projekte ankommt

Projekte gehören für viele Arbeitnehmer zum Joballtag. Dabei kann es sich um größere, umfangreiche Vorhaben im Team ebenso handeln wie um kleinere Projekte. Egal, worum es geht: Entscheidend für einen reibungslosen Ablauf und gute Ergebnisse ist, dass Projekte richtig gemanagt werden. Was sind die Erfolgsfaktoren für ein gelungenes Projektmanagement? Und wie lassen sich Misserfolge im Projektmanagement vermeiden?

Projektmanagement: Ziele, Ablauf & Methoden

Viele Beschäftigte haben an der Arbeit regelmäßig mit Projekten zu tun. Dabei handelt es sich um Vorhaben, die in ihrer Form einzigartig sind. Die Beteiligten verfolgen damit ein klares Ziel, und das über eine gewisse, meist von vornherein festgelegte Zeitspanne. Zudem sind mit Projekten bestimmte Rahmenbedingungen verknüpft, außerdem kann ihnen ein bestimmtes Budget zugewiesen sein.

Ein Projekt kann mehr oder weniger komplex, umfangreich und zeitaufwendig sein. So wäre es zum Beispiel ein Projekt, wenn die Webseite eines Unternehmens neu gelauncht werden oder ein neues Betriebssystem eingeführt werden sollte. Auch die Nutzung einer neuen Software, eine Marketing-Kampagne oder die Planung eines Events sind Projekte. Ihnen ist gemein, dass es sich um Vorhaben handelt, die abgeschlossen sind, wenn ein bestimmtes Ziel erreicht ist.

Erfolgreiche Projekte basieren auf gutem Projektmanagement. Das beinhaltet die Planung, Umsetzung, Steuerung und Überwachung von Projekten. Projektmanagement umfasst alle Schritte von der Planung bis zum Abschluss von Vorhaben. Dabei folgt das Projektmanagement einem Ablauf, der meist von Projekt zu Projekt demselben Schema entspricht:

• erste Idee – Startschuss für das Projekt
• Planung inklusive Zielsetzung und Auswahl von Methoden
• Durchführung
• Kontrolle und Überwachung sowie Steuerung
• Abschluss

Die Wahl der richtigen Projektmanagement-Methode

Ein Projekt wird häufig im Team durchgeführt. Beteiligt sein können zum Beispiel eine Handvoll Mitarbeiter, es kann aber auch mehr oder weniger involvierte Personen geben. Nicht zuletzt gibt es auch Projekte, die Beschäftigte alleine durchführen. Falls mehrere Mitarbeiter beteiligt sind, ist es wichtig, dass klare Rollen und Verantwortlichkeiten zugewiesen werden. So weiß jeder, was er zu tun hat, und die Beteiligten können sich in ihrer Arbeit optimal ergänzen.

Bei der Durchführung von Projekten können verschiedene Projektmanagement-Methoden zum Einsatz kommen. Beliebte Ansätze sind etwa die Wasserfall-Methode, Kanban oder Scrum. Die Auswahl einer Projektmanagement-Methode kann großen Einfluss darauf haben, wie erfolgreich ein Projekt durchgeführt werden kann. Dabei bieten die zahlreichen unterschiedlichen Methoden spezifische Vor- und Nachteile, die dazu führen können, dass sie sich für manche Projekte besser und für andere schlechter eignen.

Erfolgsfaktoren im Projektmanagement: Von der richtigen Software bis zum Risikomanagement

Erfolgreiche Projektarbeit basiert auf klugen Entscheidungen. Das betrifft zum Beispiel die Frage, welche Projektmanagement-Software zum Einsatz kommen soll, sofern eine Software sinnvoll oder notwendig ist. Mit einer passenden Software können Projekte geplant, organisiert und gesteuert werden.

Dabei stehen Verantwortlichen viele unterschiedliche Tools zur Verfügung. Sie unterscheiden sich hinsichtlich ihres Funktionsumfangs, der Benutzerfreundlichkeit und ihrer Anwendungsmöglichkeiten. Auch preislich kann es große Unterschiede geben. Jede Projektmanagement-Software bietet ihre eigenen Vor- und Nachteile, weshalb grundsätzlich im Einzelfall entschieden werden sollte, welche Softwarelösung genutzt wird. Was sich für ein Projekt eignet, kann für ein anderes eine suboptimale Lösung sein.

Jedes Projekt birgt gewisse Risiken, weshalb ein gründliches Risikomanagement wichtig ist. Es ist wichtig, dass potenzielle Risiken im Vorfeld antizipiert werden. Das ermöglicht es den Verantwortlichen, zu planen, wie Risiken im Ernstfall begegnet werden kann. Es können auch Verantwortlichkeiten benannt werden. Mitarbeiter X ist dann beispielweise für das eine Risiko zuständig, Mitarbeiter Y für ein anderes. So ist im Zweifel in einer bestimmten Situation gleich klar, wer tätig werden muss. Durch gutes Risikomanagement können Risiken minimiert werden, die den Projekterfolg gefährden könnten.

Mehr Akzeptanz und bessere Umsetzung dank Change Management

Projektmanagement und Change Management hängen eng zusammen. Während es bei Projektmanagement darum geht, ein bestimmtes Vorhaben umzusetzen, hat Change Management Personen im Blick, die von einem Vorhaben betroffen sind.

Mit Change Management können Unternehmen bei der Anpassung an neue Gegebenheiten, wie sie sich etwa im Rahmen eines Projekts ergeben können, unterstützt werden. Change Management hat das Ziel, für mehr Akzeptanz und eine bessere Umsetzung von Vorhaben zu sorgen. Es soll sichergestellt werden, dass die betroffenen Mitarbeiter die Veränderung möglichst positiv sehen und konstruktiv mit der veränderten Situation umgehen.

Im Projektmanagement kommt es auf gute Kommunikation an. Das betrifft die Personen, die unmittelbar an der Umsetzung eines Vorhabens beteiligt sind, aber auch Vorgesetzte, Kunden und andere Stakeholder. Mit guter Kommunikation können Missverständnisse verhindert werden, außerdem ermöglicht sie eine reibungslose, effektive Zusammenarbeit.

Projektmanagement: Erfolgskriterien für gelungene Projekte

Was unterscheidet erfolgreiche von weniger erfolgreichen Projekten? Erfolgreiche Projektarbeit ist kein Zufallsprodukt, sondern meist das Ergebnis einer sorgfältigen Planung und durchdachten Umsetzung von Vorhaben. Dabei kommt es auf einige grundlegende Aspekte an:

• eine klare Zielsetzung: Jedes Projekt sollte mit einem möglichst klaren Ziel verknüpft sein. Es ist im besten Fall messbar, so dass klar ist, wann es erreicht ist. Die Beteiligten müssen jederzeit wissen, worauf sie hinarbeiten
• eine durchdachte Umsetzung: In der Umsetzung von Vorhaben kommt es darauf an, dass die Verantwortlichen sinnvolle Entscheidungen treffen – zum Beispiel für eine Projektmanagement-Methode oder eine unterstützende Software
• effektive Kommunikation: Wenn mehrere Personen an einem Projekt beteiligt sind, ist eine gute Kommunikation das A und O. Alle Beteiligten müssen über den aktuellen Stand informiert sein, außerdem ist es wichtig, dass essenzielle Informationen allen zugänglich gemacht werden
• Flexibilität: Gerade umfangreichere, längere Projekte laufen oft nicht wie gedacht oder geplant. Dann ist es wichtig, dass das Projektteam dazu in der Lage ist, flexibel auf veränderte Umstände zu reagieren, um handlungsfähig zu bleiben
• gute Führung: Der Projektleiter muss einen guten Job machen. Um Projekte erfolgreich zu leiten, kommt es zum Beispiel auf die Planung des Vorhabens und die Anleitung der Mitarbeiter an, aber auch auf die Kommunikation mit dem Team

Typische Herausforderungen im Projektmanagement

Nicht immer läuft im Projektmanagement alles reibungslos. Es können immer Hindernisse auftreten, durch die das Vorhaben ins Stocken geraten kann. Entscheidend ist nicht, dass keine unvorhergesehenen Ereignisse das Projekt in Gefahr bringen, sondern zu wissen, wie man mit solchen Herausforderungen angemessen umgeht. Das setzt voraus, dass man weiß, was auf einen zukommen kann.

Bei der Umsetzung von Projekten herrscht oft Zeitdruck: Das Projekt ist mit einer bestimmten Deadline verbunden, durch die die Beteiligten unter Druck geraten. Das kann damit zusammenhängen, dass von vornherein (zu) knapp geplant wurde, es kann aber auch mit veränderten Umständen zu tun haben. Um mit Zeitdruck umzugehen, ist ein gutes Zeitmanagement ebenso wichtig wie eine gewisse Widerstandsfähigkeit der Mitarbeiter gegen Stress.

Auch ein knappes Budget kann für Druck im Projektmanagement sorgen. Das Budget ist naturgemäß begrenzt, was mehr oder weniger große Probleme nach sich ziehen kann. Wenn das Geld zu knapp ist, kann das bedeuten, dass die beteiligten Mitarbeiter umplanen müssen. Fehlt hingegen Geld, weil ein Kunde mehr will als ursprünglich kommuniziert, sollte sich das auch im Budget niederschlagen.

Von unvorhergesehenen Ereignissen bis zu mangelnder Motivation

Auch unvorhergesehene Entwicklungen können den Projektablauf stören. Davor ist niemand geschützt – entscheidend ist, rasch und angemessen auf veränderte Umstände zu reagieren. Es kann auch nie schaden, sich im Vorfeld mit Eventualitäten zu befassen, die bei einem Projekt auftreten können.

In Projekten, die für Kunden umgesetzt werden, sind veränderte Erwartungen eine weitere Herausforderung, die auf Projektmanager zukommen kann. Manchen Kunden fällt immer noch etwas ein, was sie sich zusätzlich wünschen. Das kann für Zeit- und Budgetdruck sorgen, dem durch eine offene Kommunikation mit dem Auftraggeber vorgebeugt werden kann. Ansonsten können Misserfolge im Projektmanagement drohen.

Ein Problem, das erfolgreichen Projekten im Weg steht, kann sich auch durch die Motivation der Mitarbeiter ergeben. Nur wenn die Projektmanager ausreichend motiviert sind, sind sie engagiert bei der Sache. Das setzt voraus, dass sie grundsätzlich zufrieden sind. Aspekte, die für die Motivation der Mitarbeiter hinderlich sein können, sind zum Beispiel mangelnde Informationen, eine schlechte Kommunikation oder Konflikte im Team.

Projektmanagement: Tipps für erfolgreiche Projektarbeit

Jeder, der ein Projekt beginnt, möchte es erfolgreich zum Abschluss bringen. Im Joballtag klappt das aber nicht immer so wie gedacht. Die folgenden Projektarbeit-Tipps können dabei helfen, mit dem nächsten Vorhaben die Erfolgskriterien für Projekte zu erfüllen.

Eine sorgfältige Planung

Ein Projekt braucht eine solide Grundlage, und ob die gegeben ist, hängt von der Planung ab. Nicht für jede Aufgabe ist lange Vorarbeit nötig, aber die meisten Vorhaben können davon profitieren. Es sollte zum Beispiel klar sein, was genau das Ziel ist, in welchem Zeitraum es erreicht werden soll und auf welchem Weg das gelingen kann. Ebenso wichtig ist es, sich auf Risiken und Eventualitäten einzustellen. Im Ernstfall ist dann klar, welche Handlungsmöglichkeiten es gibt, um Misserfolge beim Projektmanagement zu vermeiden.

Das richtige Team

Wie erfolgreich ein Vorhaben ist, hängt in hohem Maße davon ab, wer dafür verantwortlich ist. Es braucht kompetente und erfahrene Mitarbeiter, die wissen, was sie tun. Ebenso kommt es darauf an, für die nötige Personalstärke zu sorgen. Je nach Projekt können zwei bis drei Mitarbeiter ausreichen, in anderen Fällen ist mehr Manpower nötig. Bei der personellen Zusammenstellung von Projektteams sollte auch berücksichtigt werden, inwieweit die Beteiligten mit ihrer Persönlichkeit zusammenpassen und sich ergänzen können.

Die Beteiligten motivieren

Die beteiligten Mitarbeiter müssen ausreichend motiviert sein, sich für ein gutes Ergebnis einzusetzen. Ob das der Fall ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Es kommt zum Beispiel darauf an, ob sie mit ihrem Job grundsätzlich zufrieden sind und sich an der Arbeit wohlfühlen. Auch die Zufriedenheit mit der Planung und dem Verlauf des Projekts wirkt sich aus. Nicht unterschätzt werden sollte auch der Einfluss der Arbeitsatmosphäre im Team: Gute Beziehungen untereinander können die Motivation der Beteiligten erhöhen. 

Effektiv kommunizieren

Eine gute Absprache ist essenziell im Projektmanagement. Das betrifft die Kommunikation im Kollegenkreis, aber auch die Absprache mit weiteren Personen wie zum Beispiel Führungskräften, Kunden oder Geschäftspartnern. Es ist wichtig, dass so klar wie möglich kommuniziert wird, damit alle auf demselben Stand sind. Im Zweifel ist es besser, lieber einmal öfter nachzufragen, wie etwas gemeint war. Gute Kommunikation ist besonders in bei der Projektleitung gefragt. Um ein Projekt erfolgreich leiten zu können, muss der Projektleiter seinen Mitarbeitern verdeutlichen können, was er von ihnen erwartet.

Aus Erfahrungen lernen

Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, sollte es noch nicht ad acta gelegt werden. Aus der Erfahrung können wichtige Schlüsse gezogen werden, und zwar unabhängig davon, wie gut oder schlecht es gelaufen ist. Dazu bietet sich eine ausführliche Rückschau an: Wie lief es? Was war gut, woran hat es gehapert? Ist das Ergebnis so wie erhofft? Was könnte man beim nächsten Mal in einer ähnlichen Situation besser machen? Eine solche Reflexion ist auch nützlich für die Erfolgskontrolle im Projektmanagement. Mithilfe von vorherigen Projekterfahrungen können auch spezifische Projektarbeit-Kriterien ausgearbeitet werden, mit denen der Erfolg von Vorhaben gemessen werden kann.

Erfolgreiche Projektarbeit: Worauf es ankommt

• Erfolgreiches Projektmanagement setzt eine sorgfältige Planung voraus. Wichtig sind auch eine effektive Kommunikation, Flexibilität im Denken und Handeln und eine gute Führung durch die Projektleitung.
• Wie erfolgreich ein Projekt durchgeführt werden kann, hängt auch von Aspekten wie der gewählten Methode oder der Projektmanagement-Software ab.
• Jedes Projekt birgt gewisse Risiken und kann Herausforderungen mit sich bringen. Es ist wichtig, darauf vorbereitet zu sein und zu wissen, wie man darauf reagieren kann.
• Für das Risikomanagement kann es nützlich sein, klare Verantwortlichkeiten festzulegen, bevor der Ernstfall eingetreten ist. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass ein Problem schnell und gut gelöst werden kann.
• Wer aus Erfahrungen lernt, kann seine Fähigkeiten und Kompetenzen im Projektmanagement stetig ausbauen.

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