Offene Kommunikation im Job: Definition, Vorteile & Tipps

Offene Kommunikation ist nicht nur im Privatleben wichtig. Auch im Job kommt ihr eine große Bedeutung zu. In Unternehmen, in denen offen kommuniziert wird, klappt die Zusammenarbeit nicht nur tendenziell reibungsloser, die Stimmung ist auch oft besser. Welche Vorteile eine offene Kommunikationskultur bietet und wie man eine offene Kommunikation im Unternehmen erreichen kann – hier erfährst du mehr darüber.

Offene Kommunikation: Definition & Vorteile

Was hat offene Kommunikation für eine Bedeutung, wenn sie sich auf das Arbeitsumfeld bezieht, in dem jemand tätig ist? Offene Kommunikation im Unternehmen bedeutet, dass Gedanken, Meinungen und Ideen offen und uneingeschränkt ausgetauscht werden können. Alle Beteiligten fühlen sich frei, sich zu den unterschiedlichsten Themen zu äußern. Eine solche Kommunikation ist durch einen ehrlichen und direkten Umgang miteinander geprägt. Die Kommunikation ist sehr transparent.

In einem beruflichen Kontext bezieht sich offene Kommunikation nicht nur auf ein Team, sondern auf alle organisatorischen Ebenen eines Unternehmens. Das heißt, dass nicht nur direkte Kollegen oder Mitarbeiter mit ihren unmittelbaren Vorgesetzten offen kommunizieren. Auch über mehrere hierarchische Ebenen hinweg ist die Kommunikation durch Offenheit und Transparenz geprägt.

Dabei kann eine offene Kommunikation in Unternehmen viele Vorteile bieten. Sie kann dazu beitragen, eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu schaffen, in der sich alle wohlfühlen. Wenn jeder das Gefühl hat, dass er sich frei äußern kann, ohne dafür verurteilt oder abgelehnt zu werden, kann sich jeder mit seiner Persönlichkeit einbringen und entfalten. Das ist ein Zufriedenheitsfaktor und macht die Zusammenarbeit angenehmer. Dadurch kann die Mitarbeiterzufriedenheit ansteigen, was wiederum positive Auswirkungen auf die Leistungen der Mitarbeiter haben kann: Wer zufrieden ist, ist eher motiviert und engagiert.

Wie Arbeitgeber von einer offenen Kommunikationskultur profitieren

Eine offene Kommunikationskultur in einem beruflichen Kontext beeinflusst außerdem die Teamdynamik positiv. Es wird wahrscheinlicher, dass die Beteiligten zusammen gute Lösungen finden, und das auf eine harmonische Art und Weise. Die Kommunikation ist nicht nur offen, sie ist wahrscheinlich auch von gegenseitigem Respekt geprägt. Zugleich sorgt offene Kommunikation im Team für ein besseres Verständnis füreinander, was Konflikte unwahrscheinlicher macht. Das kann die Zusammenarbeit verbessern und hat positive Auswirkungen auf das Betriebsklima insgesamt.

Für Arbeitgeber bietet eine offene Kommunikationskultur nicht nur indirekte Vorteile, weil die Mitarbeiter zufriedener sind. Eine offene Kommunikation kann auch als Frühwarnsystem fungieren. Wenn sich jeder traut, Meinungen und Gedanken offen zu äußern, äußern die Beschäftigten auch eher Kritik. Dadurch können Führungskräfte eher erkennen, wenn es ernstzunehmende Probleme gibt, auf die sie reagieren sollten. So können Vorgesetzte etwa frühzeitig feststellen, dass bestimmte Mitarbeiter unzufrieden sind, es Konflikte im Team gibt oder die Stimmung wegen bestimmter Entwicklungen nicht allzu gut ist. Das gibt Verantwortlichen die Möglichkeit, rechtzeitig zu reagieren und negative Auswirkungen wie etwa eine hohe Fluktuation oder einen hohen Krankenstand zu verhindern.

Eine offene Kommunikationskultur schaffen: Wie geht es?

Eine offene und ehrliche Kommunikation ist in Unternehmen grundsätzlich wünschenswert, und zwar für alle Beteiligten. Nicht überall aber ist die Kommunikationskultur von Offenheit geprägt. Wie lässt sich das ändern – wie kann man eine offene Kommunikation erreichen? Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Es kommt zum Beispiel darauf an, wie Führungskräfte mit Informationen umgehen. Stellen sie diese transparent zur Verfügung? Kommunizieren sie ihrerseits offen und ehrlich? Oder erhalten die Mitarbeiter nur die allernötigsten Informationen? Grundsätzlich ist ein transparenter Umgang mit neuen Entwicklungen, aber auch Erwartungen und Anforderungen wichtig. Regelmäßige Meetings und Info-Veranstaltungen zu bestimmten Themen können für eine offene Kommunikation sorgen. Es kann auch sinnvoll sein, digitale Instrumente zu nutzen, um transparent(er) mit Informationen umzugehen. So können auch Mitarbeiter informiert werden, die gerade nicht am Arbeitsplatz sind, weil sie Termine haben oder sich im Homeoffice befinden.

Ein weiterer Ansatz für eine offenere Kommunikation kann zum Beispiel darin bestehen, Kommunikationstrainings anzubieten, und zwar für Beschäftigte auf allen Ebenen. Vom einfachen Mitarbeiter bis zum Manager sollte jeder daran teilnehmen können, um seine Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern. Bei solchen Trainings können die Beteiligten wertvolle Einblicke erhalten, die sie dazu bewegen, ihr Kommunikationsverhalten zu überdenken oder zu ändern.

Offene Kommunikation als Teil der Unternehmenskultur

Es ist wichtig, dass eine offene Kommunikationskultur als Teil der Unternehmenskultur verstanden wird. Sie sollte ein Wert für sich sein, der an jeder Stelle nicht nur propagiert, sondern auch tatsächlich gelebt wird. Hierbei haben Führungskräfte eine Vorbildfunktion: Wenn sie transparent und ehrlich kommunizieren, ist das eine gute Voraussetzung dafür, dass die Beschäftigten es auch tun. Ebenso sollten Vorgesetzte ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, auch kritische Meinungen offen zu äußern. Es kann auch sinnvoll sein, Mitarbeiter soweit möglich in Entscheidungsprozesse einzubinden. Das signalisiert ihnen, dass ihr Input wertgeschätzt wird, und kann ein stärkeres Engagement fördern. Dadurch steigt nicht zuletzt die Akzeptanz für bestimmte Entwicklungen.

Im Sinne einer offenen Kommunikation im Team und darüber hinaus können außerdem Feedback-Mechanismen nützlich sein. Eine Möglichkeit sind regelmäßige anonyme Mitarbeiterbefragungen. Mitarbeitergespräche, wie sie in vielen Firmen regelmäßig stattfinden, sollten dazu genutzt werden, ein besseres Gefühl für die Stimmung des jeweiligen Mitarbeiters zu bekommen, statt nur Feedback loszuwerden. Nicht zuletzt ist entscheidend, dass Führungskräfte im Arbeitsalltag ein Gespür dafür haben, wie die Stimmung im Team ist. Ein ehrliches Interesse am Wohlergehen der Mitarbeiter ist dafür essenziell.

Offene Kommunikation auf allen Ebenen

Offene Kommunikation im Team ist das eine – zu einer offenen Kommunikationskultur in Unternehmen gehört jedoch auch, dass auch über mehrere Hierarchieebenen hinweg offen kommuniziert wird. Das beginnt im Kleinen: Arbeitnehmer sollten das Gefühl haben, mit ihrem Chef oder ihrer Chefin offen sprechen zu können. Ein vertrauensvolles Verhältnis ermutigt die Mitarbeiter, sich an Vorgesetzte zu wenden, wenn sie etwas auf dem Herzen haben.

Das kann bedeuten, dass Beschäftigte frühzeitig mit einem Vorgesetzten sprechen, wenn es im Team Probleme oder Konflikte gibt. Oder auch, dass Mitarbeiter sich nicht scheuen, Verbesserungsvorschläge oder Kritik zu äußern. Dazu kommt es jedoch nur, wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihnen aus ihren Äußerungen keine Nachteile erwachsen. Ist die Kommunikation zwischen Führungsebenen und Mitarbeitern hingegen gestört, werden Vorgesetzte nicht nur womöglich nicht auf Probleme aufmerksam. Die gestörte Kommunikation kann auch für sich genommen ein Warnzeichen sein, das darauf hindeutet, dass es in der Mitarbeiterführung Probleme gibt.

Es ist wichtig, einen offenen Dialog im Unternehmen zu fördern, und das unabhängig davon, ab welcher Ebene sich jemand befindet. Flache Hierarchien können dem zugutekommen. Geben sich insbesondere höherrangige Führungskräfte hingegen als unnahbar, stört das die offene Kommunikation.

Gute Kommunikation im Team trotz Homeoffice – so klappt es

Der Trend zur Arbeit im Homeoffice kommt vielen Beschäftigten entgegen, die dadurch oft mehr Zeit und weniger Stress haben. Für die Kommunikation im Team ist die Arbeit vom heimischen Schreibtisch aus hingegen nur bedingt etwas Positives. Es ist naturgemäß schwerer, mit den Kollegen und Vorgesetzten zu kommunizieren, wenn man sich nicht von Angesicht zu Angesicht sieht. Dennoch muss eine Tätigkeit im Homeoffice nicht dazu führen, dass eine gute und offene Kommunikation nicht mehr möglich ist.

Entscheidend ist, dass neue Kanäle gefunden werden, um reibungslos im Team zu kommunizieren. Viele Teams nutzen dafür Chatprogramme, bei denen eine Kommunikation in Echtzeit möglich ist. Solche Tools können auch ergänzend zu E-Mails und Anrufen eingesetzt werden. Meetings können per Videocall problemlos auch digital abgehalten werden – vorausgesetzt, bei allen Beteiligten sind die entsprechenden technischen Voraussetzungen erfüllt.

Wer die Kollegen und Vorgesetzte nicht ständig sieht, sollte dennoch möglichst offen kommunizieren. Aus der Ferne ist dabei allerdings noch wichtiger als bei persönlichen Treffen, sich über die eigene Wortwahl Gedanken zu machen. Das kann Missverständnissen vorbeugen. Schon bei Telefonaten fehlen dem Gesprächspartner wichtige nonverbale Hinweise darauf, wie etwas gemeint ist. Bei E-Mails und anderen Formen der schriftlichen digitalen Kommunikation ist das in besonders hohem Maße der Fall. Ein Emoji oder eine bestimmte Formulierung kann schnell falsch verstanden werden. Wenn es darum geht, Kritik zu äußern, sollten Beschäftigte deshalb gut überlegen, welche Worte sie dafür wählen. Bei sensiblen und heiklen Angelegenheiten kann es besser sein, zu warten, bis man die andere Person persönlich sieht.

Mögliche Probleme und Herausforderungen in der Kommunikation erkennen und bewältigen

Auch bei einer offenen Kommunikationskultur kann es zu Problemen im Umgang miteinander kommen. Die Kommunikation kann zum Beispiel gestört sein, oder es ergeben sich persönliche Konflikte – zum Beispiel, weil jemand ein kritisches Feedback persönlich nimmt. In solchen Fällen ist es wichtig, Probleme zu erkennen und mit passenden Strategien zu lösen.

Angenommen, zwei Kollegen kommen nicht allzu gut miteinander klar. Sie haben ganz unterschiedliche Persönlichkeiten, die nicht immer gut harmonieren. Dann kann es dennoch ein Vorteil sein, wenn es eine offene Kommunikation im Team gibt. Dinge auszusprechen ist oft hilfreicher als sie unter den Teppich zu kehren – vor allem, wenn es dabei um individuelle Wahrnehmungen geht, die auch falsch sein können. Durch offene Gespräche kann zum Beispiel auffallen, dass jemand etwas falsch interpretiert hat. Vielleicht hat eine Person etwa das Gefühl, dass ein Kollege sie nicht mag, was aber in Wahrheit gar nicht stimmt.

Damit eine offene Kommunikation im Unternehmen die bestmögliche Wirkung entfalten kann, ist es wichtig, dass die Mitarbeiter in Sachen Kommunikation geschult sind. Kommunikationstrainings sind diesbezüglich hilfreich: Sie geben den Beschäftigten Tools und Strategien an die Hand, damit sie ihre Anliegen und Meinungen effektiv kommunizieren können. Zugleich helfen sie den Beteiligten dabei, ein besseres Verständnis dafür zu entwickeln, wie bestimmte Dinge bei anderen ankommen können. Dadurch ist oft eine empathischere und feinfühligere Kommunikation möglich. Das ist eine gute Grundlage für gute Beziehungen im Team, aber auch nützlich, wenn es darum geht, negative und kritische Aspekte zur Sprache zu bringen.

Wie offen ist die Kommunikation in meinem Unternehmen?

Während manche Unternehmen viel Wert auf eine offene Kommunikation legen, gibt es in anderen Firmen Nachholbedarf. Woran kann man ablesen, wie es um die Kommunikationskultur in einem bestimmten Unternehmen bestellt ist? Für die Mitarbeiter eines Unternehmens ist das spätestens nach ein paar Monaten im Job ersichtlich. Sie merken meist schnell, ob es offene Gespräche unter Kollegen gibt und wie transparent die Kommunikation mit Vorgesetzten ist.

Auch für Arbeitgeber ist es wichtig, zu wissen, ob es in ihrem Unternehmen eine offene Gesprächskultur gibt. Wenn dies als Teil der Unternehmenskultur verstanden wird, stehen die Vorzeichen dafür gut. Zugleich ist es wichtig, regelmäßig zu evaluieren, ob die Kommunikationsstrategie auch tatsächlich umgesetzt wird und den gewünschten Effekt hat. Dazu sind Umfragen und Feedback-Systeme sinnvoll. Die Mitarbeiter können – am besten anonym – gezielt nach ihren Erfahrungen befragt werden. Ebenso wichtig ist das Feedback von Führungskräften auf allen Ebenen. Sie können Rückmeldungen dazu geben, ob sich Mitarbeiter vertrauensvoll an sie wenden und sich trauen, Kritik zu äußern.

Stellen Verantwortliche fest, dass es bei der offenen Kommunikation im Unternehmen noch Nachholbedarf gibt, ist es Zeit, zu handeln. Gefragt ist eine tragfähige Strategie, bei der Mitarbeiter auf allen Ebenen eingebunden werden. Eine neue Kommunikationskultur zu etablieren kann eine gewisse Zeit dauern. Wenn alle Beteiligten sich ernsthaft darum bemühen, wird sich die Kommunikation im Unternehmen jedoch Stück für Stück zum Positiven verändern – es lohnt sich, am Ball zu bleiben.

Offen kommunizieren nach außen: Möglichkeiten und Risiken

Eine offene Kommunikationskultur kann sich auch an der Unternehmenskommunikation nach außen zeigen, und zwar im Umgang mit Kunden, potenziellen Kunden und Geschäftspartnern. Die Digitalisierung bringt diesbezüglich viele neue Möglichkeiten mit sich. Unternehmen kommunizieren heute verstärkt über soziale Medien mit der Außenwelt. Auch Blogs und Newsletter sind eine Option, wenn es darum geht, Menschen über Entwicklungen in der Firma auf dem Laufenden zu halten oder an das eigene Angebot heranzuführen. Digitale Tools sind besonders nützlich, um eine jüngere Zielgruppe zu erreichen.

Wenn digitale Möglichkeiten zur Unternehmenskommunikation eingesetzt werden, sollte das in einer strategischen Art und Weise geschehen. Es nützt wenig, einfach irgendwelche Inhalte abzusetzen – Qualität geht im Zweifel vor Quantität. Posts und Videos sollten schon deshalb durchdacht sein, weil ein Shitstorm im digitalen Zeitalter im Zweifel nicht lange auf sich warten lässt. Kommt es dazu, kann das den Ruf einer Firma in kürzester Zeit ruinieren.

Die neue Art der Kommunikation nach außen über soziale Netzwerke und andere digitale Instrumente ist sehr viel direkter und ermöglicht zugleich unmittelbares Feedback. Die Reaktionen der Nutzer sollten nicht ignoriert werden: Wer darauf reagiert, sorgt dafür, dass die eigene Zielgruppe sich gehört fühlt. Das kann dem Ruf eines Unternehmens zugutekommen. Aus den Reaktionen von Usern lassen sich außerdem wertvolle Rückschlüsse darauf ziehen, wie attraktiv ein Unternehmen für die jeweilige Zielgruppe ist. Kritik sollte deshalb ernstgenommen werden.

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