Effektive Gesprächsführung: Darum ist sie so wichtig

Egal, ob mit Kollegen, dem Chef, mit Mitarbeitern oder Kunden, Geschäftspartnern oder Freunden – im beruflichen und privaten Alltag kommunizieren wir ständig. Diese Unterhaltungen verlaufen mal mehr, mal weniger positiv und produktiv. Dabei muss es nicht vom Zufall abhängen, wie zufriedenstellend ein Gespräch verläuft. Durch effektive Gesprächsführung kann man den Ausgang einer Unterhaltung bewusst steuern. Hier erfährst du, was eine gute Gesprächsführung auszeichnet und wie du sie lernen kannst.

Gesprächsführung: Was ist damit genau gemeint?

Gespräche führen die meisten Menschen jeden Tag – mit Kollegen, Nachbarn, Angehörigen oder auch flüchtigen Bekannten, die man auf der Straße trifft. Diese Gespräche können kurz oder lang sein, sie können die Beteiligten erheitern, sie voranbringen oder ein gutes Gefühl hinterlassen. Ebenso können sie die Gesprächspartner verärgern, ihnen schlechte Laune machen oder sie frustrieren. Sie können außerdem mehr oder weniger konstruktiv und zielführend verlaufen.

Die Gesprächsführung bezieht sich dabei auf die Art und Weise, in der (mindestens) ein Beteiligter das Gespräch bewusst steuert. Dabei verfolgt diese Person bestimmte Absichten und Ziele, die von Anlass zu Anlass ganz unterschiedlich sein können. Manchmal geht es „nur“ darum, sich mit anderen Menschen auszutauschen, weil man es als angenehm empfindet, man sich die Zeit vertreiben möchte oder die Beziehung gestärkt werden soll. In anderen Fällen, besonders im beruflichen Kontext, kann es darum gehen, möglichst effizient und effektiv Dinge zu klären, Informationen auszutauschen oder sich auf etwas zu einigen. Oder das Ziel ist es, einen Konflikt beizulegen.

Wenn ein Gespräch bewusst gesteuert wird, kommen häufig bestimmte Gesprächsführungstechniken oder Methoden der Gesprächsführung zum Einsatz. In Konflikten kann sich etwa eine deeskalierende Gesprächsführung besonders eignen, in anderen Fällen kann hingegen eine konfrontative Art der Gesprächsführung hilfreich sein. Innerhalb eines Gesprächs können ungeachtet einer möglichen bestimmten Gesprächsführungs-Methode verschiedene Techniken genutzt werden, um Ziele zu erreichen oder ein bestimmtes Ergebnis wahrscheinlicher zu machen. 4 Gesprächstechniken aus dem Bereich der psychologischen Gesprächsführung sind zum Beispiel aktives Zuhören, gezielte Fragestellungen, Wiederholungen des Gesagten und das Aussenden von Ich-Botschaften.

Was umfasst Gesprächsführung alles?

Gesprächsführung umfasst mehr, als man auf den ersten Blick meinen könnte. Einerseits betrifft sie natürlich den Inhalt dessen, was gesagt wird, und die Art und Weise, in der diese Inhalte konkret formuliert werden. Ebenso geht es darum, wie aufmerksam man dem Gesprächspartner zuhört. Eine Rolle spielt außerdem, ob Fragen dazu genutzt werden, das Gespräch zu steuern, und in welcher Form sie gestellt werden: Fragen können zum Beispiel offen, geschlossen, suggestiv, provozierend oder rhetorisch sein. All das beeinflusst die Gesprächsführung und damit den Verlauf eines Gesprächs.

Andererseits spielt auch der Rahmen eines Gesprächs eine Rolle und gehört damit zur Gesprächsführung dazu. Das kann zum Beispiel den Ort betreffen, an dem die Unterhaltung geführt wird. Er bestimmt darüber, wie privat das Gespräch ist, aber auch, ob sich die Beteiligten wohlfühlen. Wichtig ist auch, ob die Gesprächspartner sitzen oder stehen. Zitiert ein Vorgesetzter zum Beispiel einen Mitarbeiter ins Büro und bittet ihn nicht, Platz zu nehmen, könnte dieser das Gefühl bekommen, dass der Chef nur schnell seine Botschaft loswerden möchte und ein echter Dialog gar nicht erwünscht ist. Besonders bei beruflichen Gesprächen ist auch der angesetzte Zeitrahmen ein Instrument der Gesprächsführung.

Darum ist eine bewusste Gesprächsführung so nützlich

Die Art und Weise, in der ein Gespräch geführt wird, hat eine nicht zu unterschätzende Tragweite. In manchen Fällen steht zwar nicht allzu viel auf dem Spiel: Wer einen entfernten Bekannten zufällig trifft, kann wahrscheinlich damit leben, wenn das Gespräch mit einer anderen Gesprächsführungs-Methode noch besser hätte verlaufen können. In anderen Fällen kommt es hingegen auf das bestmögliche Ergebnis an.

Sagen wir, du sprichst mit deinem Chef über ein Problem am Arbeitsplatz. Du möchtest dein Anliegen so beschreiben, dass es nachvollziehbar ist, damit der Arbeitgeber dir auch tatsächlich helfen kann. Oder nehmen wir an, du verhandelst mit deinem Vorgesetzten über eine Gehaltserhöhung: Wie du dich präsentierst und das Gespräch steuerst, entscheidet darüber, wie erfolgreich du bist.

Die Art und Weise der Gesprächsführung bestimmt über die Atmosphäre eines Gesprächs. Ob alles harmonisch abläuft, vielleicht auch kooperativ, oder aber unfreundlich und konfrontativ, hängt davon ab, wie das Gespräch geführt wird. Das beeinflusst auch, wie schnell und zufriedenstellend sich bestimmte Dinge klären lassen oder aber ob es gelingt, sich auf einen tragfähigen Kompromiss zu einigen. Auch, wie effektiv Informationen in einer Unterhaltung übermittelt werden können, wird durch die Gesprächsführung beeinflusst.

Eine effektive Gesprächsführung hat das Potenzial, nicht nur einen Mehrwert für alle Beteiligten zu schaffen und dafür zu sorgen, dass am Ende alle mit dem Gespräch zufrieden sind. Sie kann auch dazu beitragen, dass die Beziehung zwischen den Beteiligten gestärkt wird. Gerade bei Gesprächen, von deren Ausgang viel abhängt, ist es also immer eine gute Idee, sich vorab über die eigenen Ziele im Klaren zu werden und zu überlegen, mit welchen Gesprächsführungstechniken man diese am ehesten erreichen kann. 

Die Grundlagen von guter Gesprächsführung

Was zeichnet eine gute, effektive Gesprächsführung aus? Das lässt sich nicht mit einem Satz beantworten, sondern wird von vielen kleineren und größeren Aspekten beeinflusst. Worauf du achten solltest, wenn du deine Gesprächsführung optimieren möchtest, erfährst du hier.

Gute Vorbereitung als Basis

Gute Vorbereitung ist die Grundlage für ein effektives Gespräch. Das heißt zum Beispiel, genügend Informationen über den Gesprächspartner und das Thema des Gesprächs einzuholen, aber auch zu planen, wo und unter welchen Umständen das Gespräch stattfinden soll. Je wichtiger das Gespräch ist, desto weniger sollte Zeitdruck herrschen. Bei wichtigen Gesprächen solltest du außerdem vorher überlegen, welche Ziele du verfolgst.

Ein gelungener Gesprächseinstieg

Wie ein Gespräch beginnt, bestimmt darüber, wie es verlaufen wird. Was dir als Erstes über die Lippen kommt, kann den Ton für das komplette Gespräch vorgeben. Vor allem bei Gesprächen, bei denen viel auf dem Spiel steht, sollte der Einstieg deshalb wohlüberlegt sein. 

Den richtigen Ton treffen

Für eine konstruktive Gesprächsführung sollte der Ton sachlich und freundlich sein – auch wenn es mal Spannungen oder Konfliktpotenzial geben sollte. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit für einen zufriedenstellenden Gesprächsverlauf ungemein.

Klare Botschaften

Entscheidend für eine effektive Gesprächsführung ist auch, Inhalte klar und unmissverständlich auszudrücken. Das heißt: Formuliere nicht zu umständlich, sondern auf den Punkt, damit es keine Missverständnisse oder Unklarheiten gibt.

Ziele erläutern

In manchen Gesprächen kann es sinnvoll sein, die eigenen Ziele mit dem Gesprächspartner zu teilen. So erfährt er oder sie, worum es dir geht, was die Wahrscheinlichkeit des gewünschten Ausgangs der Unterhaltung erhöhen kann.

Spannungen entschärfen

Falls sich im Gespräch ein Konflikt anbahnt, sollte er möglichst frühzeitig entschärft werden. Wenn die Stimmung angespannt ist, ist Deeskalation gefragt. Das kann zum Beispiel bedeuten, etwas freundlicher zu sein, den Ton zu verändern oder aber stärker auf die eigene Wortwahl zu achten, um den anderen nicht vor den Kopf zu stoßen.

Dialog statt Monolog

Viele Menschen sind tendenziell zufriedener mit einem Gespräch, wenn sie selbst viel geredet haben. Das sollte aber nicht dein Ziel sein, schließlich soll das Gespräch auch aus Sicht des anderen positiv verlaufen. Sieh jedes Gespräch nicht als Chance für lange Monologe, sondern als Gelegenheit zum echten Austausch – einseitige Gesprächsführung führt selten zum Ziel.

Feedback geben und annehmen

Zu einer guten Gesprächsführung gehört auch, falls nötig konstruktives Feedback zu geben, und das auf eine möglichst respektvolle Art und Weise. Ebenso solltest du auch deinerseits Kritik annehmen, anstatt beleidigt zu reagieren.

Gehörtes paraphrasieren

Es ist hilfreich, wenn du das, was der andere gesagt hat, in eigenen Worten wiedergibst. Das zeigt nicht nur, dass du aufmerksam zuhörst und echtes Interesse hast. Es kann auch Missverständnissen vorbeugen und hitzige Debatten wieder auf eine Sachebene zurückführen, außerdem schafft es Vertrauen. Geeignete Formulierungen sind zum Beispiel:

• „Habe ich das richtig verstanden, dass…?“
• „Du findest also, dass…?“
• „Du hast gerade gesagt, dass…“
• „Meinst du damit, dass…?“
• „Sie sind also der Meinung, dass…?“

Auf das Wesentliche konzentrieren

Gute Gesprächsführung bedeutet auch, den Fokus auf das Wesentliche nicht zu verlieren. Jedes Gespräch kann zwischenzeitlich abschweifen, aber dann solltest du es nach kurzer Zeit gezielt zurücklenken. Gerade, wenn wenig Zeit ist und wichtige Dinge besprochen werden müssen, verzettelt man sich sonst leicht – und verschwendet unnötig Zeit, die dann womöglich an anderer Stelle fehlt.

Ausreden lassen

Lasse deinen Gesprächspartner ausreden, statt ihn zu unterbrechen. Das ist nur höflich und zeugt von Respekt – eine wichtige Grundlage für ein vertrauensvolles, konstruktives Gespräch.

Fragen gezielt einsetzen

Fragen gehören zu den nützlichsten Gesprächsführungstechniken. Sie können dir dabei helfen, Informationen auszutauschen, das Gespräch aufzulockern, den anderen besser zu verstehen oder Kompromisschancen auszuloten. Wie und was du am besten fragst, hängt vom konkreten Gespräch, deinen Zielen und den Umständen ab. Wichtig ist, dass du deine Fragen klar verständlich formulierst.

Sich auf den anderen einlassen

Es sollte immer dein Ziel sein, dich in Gesprächen in die andere Person einzufinden. Versuche, sie und ihre Beweggründe zu verstehen. Dann kannst du dich darauf einstellen und deine Gesprächsführung entsprechend anpassen, um deinen Zielen näher zu kommen.

Unterschiedliche Ansichten akzeptieren

Man muss nicht immer einer Meinung sein. Auch ein gutes Gespräch kann Differenzen beinhalten, die nicht überwunden werden können. Entscheidend ist, die anderen Ansichten des anderen zu akzeptieren und sich jederzeit respektvoll zu verhalten. Wo Übereinkünfte nötig sind, sollten Kompromisse ausgelotet werden, die für beide Seiten akzeptabel sind.

Wann es besser ist, ein Gespräch abzubrechen

In manchen Fällen bringt es nichts, ein angespanntes oder festgefahrenes Gespräch weiterzuführen – jedenfalls nicht in diesem Moment. Wenn zum Beispiel die Emotionen hochkochen, kann es besser sein, die Unterhaltung zu vertagen und zu einem anderen Zeitpunkt fortzuführen, wenn sich die Gemüter wieder beruhigt haben.

Gesprächsführung nach Rogers

Eine bekannte und oft genutzte Methode der Gesprächsführung ist die Gesprächsführung nach Rogers, auch bekannt als personenzentrierte Gesprächstherapie. Diese Art der psychologischen Gesprächsführung geht zurück auf den US-amerikanischen Psychologen und Psychotherapeuten Carl R. Rogers. Im Fokus steht dabei die Beziehung zwischen dem Klienten und dem Therapeuten, wobei sich diese Gesprächsführungs-Methode auch auf andere Situationen außerhalb des psychotherapeutischen Kontexts übertragen lässt – zum Beispiel im Coaching oder in alltäglichen beruflichen und privaten Gesprächen.

Bei der Gesprächsführung nach Rogers geht es nicht darum, den Klienten (oder einen anderen Gesprächspartner) gezielt in eine bestimmte Richtung zu führen, sondern darum, ihn sinnvoll zu unterstützen, damit er sein Problem selbst lösen kann. Rogers hielt es für essenziell, dem Klienten eine bedingungslose Wertschätzung entgegenzubringen, sich durch ein hohes Maß an Empathie in seine ganz spezifische Gedanken- und Gefühlswelt einzufühlen und in der Kommunikation mit ihm selbst echt, also authentisch, aufzutreten, um eine möglichst gute Beziehung aufzubauen. Diese Echtheit und Unverfälschtheit des Therapeuten (oder Gesprächsführenden) wird auch als Kongruenz bezeichnet.

Wie kann man effektive Gesprächsführung lernen?

Zu wissen, wie man Gespräche effektiv und konstruktiv führen kann, ist immer wichtig, egal, ob als Führungskraft, Arbeitnehmer, Bewerber, Freund oder Angehöriger. Es gibt zwar bestimmte Persönlichkeitsmerkmale, zum Beispiel Empathie oder eine schnelle Auffassungsgabe, die manchen Menschen eine effektive Gesprächsführung erleichtern. Trotzdem kann jeder gute Gesprächsführung lernen: Wenn du weißt, welche Methoden und Techniken der Gesprächsführung dir zur Verfügung stehen und wie und wann du sie richtig einsetzt, ist der Rest Übungssache.

Befasse dich also damit, was gute Gesprächsführung auszeichnet, und nimm dir vor, ab sofort in all deinen Gesprächen darauf zu achten, wie du deine Gespräche führst. Wo kannst du das Gespräch gezielt steuern? Analysiere auch beendete Gespräche: Wie sind sie verlaufen und warum? An welchen Stellen hätte das Gespräch anders verlaufen können?

Gerade bei wichtigen Gesprächen solltest du nicht einfach drauflosreden, sondern mit Bedacht und unter Berücksichtigung deines Ziels die richtigen Worte und Gesprächsführungstechniken wählen. Bleibe dabei sachlich, respektvoll und freundlich, um eine gute Stimmung zu schaffen. Im besten Fall hast du dir schon vorab einige Techniken herausgesucht, die gut zur Situation passen könnten, bleibst aber trotzdem flexibel: Kein Gespräch lässt sich im Vorfeld hundertprozentig planen. Wenn ein Ansatz nicht funktioniert, nutzt du eben einen anderen.

Natürlich kannst du eine gute Gesprächsführung auch in Kursen lernen, zum Beispiel online oder bei Anbietern vor Ort. Solche Angebote eignen sich besonders, wenn du beruflich viele wichtige Gespräche führen musst, von denen viel abhängt. Auch für Führungskräfte sind spezielle Kurse immer empfehlenswert.

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