Probleme tauchen im Alltag immer wieder auf, egal, ob im Job oder im Privatleben. Deshalb ist es wichtig, zu wissen, wie man damit umgehen kann und sollte. Dabei sind Menschen im Vorteil, die ausgeprägte Problemlösungsfähigkeiten haben. Die gute Nachricht: Jeder kann lernen, Probleme zu lösen. Hier erfährst du, warum Problemlösungskompetenz im Job so wichtig ist und wie du Probleme durch geeignete Problemlösungsmethoden lösen kannst.
Problemlösungskompetenz: Was zeichnet sie aus?
Problemlösungskompetenz oder auch Problemlösungsfähigkeit ist ein Soft Skills. Dahinter steckt die Fähigkeit, Probleme, Hindernisse und Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und angemessen darauf zu reagieren, so dass die Probleme möglichst rasch und gut gelöst werden können.
Wer Probleme lösen möchte, der sollte über möglichst gute Analysefähigkeiten verfügen. Auch Kreativität ist bei der Problemlösung hilfreich. Menschen mit einer ausgeprägten Problemlösungskompetenz sind gut darin, frühzeitig zu erkennen, dass sich ein Problem abzeichnet. Ebenso finden sie die Ursachen für diese Probleme oder Konflikte, sie können sie korrekt einordnen und im nächsten Schritt geeignete Lösungen finden. Diese Lösungsansätze setzen sie schließlich auch praktisch um und stellen dabei sicher, dass sie den gewünschten Effekt haben. Falls das nicht der Fall ist, ändern sie rechtzeitig ihre Strategie.
So wichtig ist Problemlösungskompetenz im Berufsalltag
Natürlich wäre es schön, wenn immer alles wie am Schnürchen laufen würde. So sieht die Realität aber nicht aus. Im Job kommt man zum Beispiel bei einer wichtigen Aufgabe nicht weiter. Man gerät mit dem Chef aneinander oder es gibt einen schwelenden Konflikt im Team. Kurzum: Es gibt Probleme. Die mögen nicht an der Tagesordnung sein, aber hin und wieder ist man doch damit konfrontiert. Dann ist es wichtig, die Probleme rechtzeitig zu erkennen und sie mit einem geeigneten Ansatz aus der Welt zu schaffen. Mit anderen Worten: Man braucht Problemlösungskompetenz.
Jeder Mensch kann von einer ausgeprägten Problemlösungsfähigkeit profitieren. Das gilt in manchen Jobs mehr als in anderen, weil es dort zum Beispiel stressiger zugeht, mehr auf dem Spiel steht oder bestimmte Prozesse besonders anfällig sind. Grundsätzlich spielt es aber keine Rolle, ob du im Kundenservice eines Nahverkehrsunternehmens oder als Servicekraft in einem Restaurant arbeitest. Es wird an der Arbeit immer wieder Situationen geben, in denen deine Problemlösungsfähigkeit auf die Probe gestellt wird.
Wie dir Problemlösungsfähigkeit beim beruflichen Aufstieg helfen kann
Unerlässlich sind Problemlösungskompetenzen für Führungskräfte. Sie müssen tagtäglich vieles managen und durch ein umsichtiges Verhalten dafür sorgen, dass alles so gut wie möglich läuft. Nicht zuletzt sind sie dafür verantwortlich, wie es um das Betriebsklima steht. Dazu tragen sie in erheblichem Maß durch ihre Entscheidungen, ihre Kommunikation und die Rahmenbedingungen bei, die sie für die Mitarbeiter bereitstellen. Stimmt hier etwas nicht, sind Probleme oft vorprogrammiert.
Wer im Berufsalltag Probleme lösen kann, kommt weiter. Er erreicht seine Ziele eher, kann aber auch zu einer guten Arbeitsatmosphäre beitragen, wenn er anderen dabei hilft, Probleme zu überwinden. Wenn jemand gut in der Problemlösung ist, fällt das auch Vorgesetzten auf, die die betreffende Person dadurch wahrscheinlich mehr schätzen. Das kann dazu führen, dass ein Mitarbeiter mit ausgeprägter Problemlösungskompetenz eher befördert wird oder eher eine Gehaltserhöhung aushandeln kann. Somit spielt die Problemlösungskompetenz auch eine wichtige Rolle, wenn es um die Karriere geht.
Problemlösungskompetenz bei Bewerbungen deutlich machen: So geht’s
Für Arbeitgeber ist es wichtig, dass ihre Mitarbeiter gut darin sind, Probleme zu lösen. Die Beschäftigten werden im Berufsalltag immer wieder mit Hindernissen oder Konflikten konfrontiert werden. Wer auf eine systematische Problemlösung zurückgreifen kann, erreicht mehr. Er wird eher gute Leistungen erbringen und kann womöglich das ganze Team beflügeln, wenn er mit gutem Beispiel vorangeht. Damit kann er zu einer höheren Produktivität beitragen.
Menschen mit Problemlösungskompetenz sind außerdem häufig zugleich motiviert, engagiert und eigenständig – weitere positive Eigenschaften aus Sicht von Arbeitgebern. Kein Wunder also, dass Bewerber bessere Chancen auf eine positive Rückmeldung haben, wenn sie in ihrer Bewerbung deutlich machen können, dass sie eine gute Problemlösungsfähigkeit mitbringen. Wenn du dich für einen neuen Job bewirbst, ist es wichtig, deine Problemlösungskompetenz zu zeigen. Wie geht das? Das kann an drei Stellen geschehen:
- im Anschreiben
- im Lebenslauf
- in Arbeitszeugnissen
Auf den Inhalt von Arbeitszeugnissen hast du womöglich keinen Einfluss, du kannst Arbeitgeber aber durchaus um bestimmte inhaltliche Schwerpunkte bitten, wenn ein Arbeitsverhältnis endet. So kannst du dafür sorgen, dass ein ehemaliger Arbeitgeber im Arbeitszeugnis auf deine Problemlösungskompetenzen eingeht.
Souverän auf Fragen nach der Problemlösungsfähigkeit im Vorstellungsgespräch reagieren
Im Anschreiben kannst du deine Problemlösungsfähigkeit als Soft Skill anführen. Wichtig ist dabei, dass du Beispiele nutzt, um deine Angaben nachvollziehbar und damit glaubhaft zu machen. Aus dem Lebenslauf kann deine Problemlösungskompetenz direkt oder indirekt hervorgehen. Vielleicht hast du in einem früheren Job Problemlösungsprozesse angestoßen – das könntest du explizit in der Jobbeschreibung erwähnen. Oder vielleicht hattest du eine Führungsposition inne oder warst als Projektleiter tätig. Daraus lässt sich schließen, dass du Probleme lösen kannst. Selbst eine Führungsposition in einem Verein, bei dem du ehrenamtlich engagiert bist, kann überzeugend sein.
Wenn du zum Vorstellungsgespräch eingeladen bist, solltest du dich darauf einstellen, darin auf deine Fähigkeit zur Problemlösung einzugehen – zum Beispiel, wenn du nach deinen Stärken gefragt wirst. Auch hier gilt: Untermauere deine Angaben mit nachvollziehbaren Beispielen, damit sie glaubwürdig sind. Es kann auch sein, dass du direkt gefragt wirst, wie du mit Problemen umgehst oder welche Probleme du in der Vergangenheit erfolgreich lösen konntest. Darauf solltest du eine überzeugende Antwort haben.
So kannst du deine Problemlösungskompetenz steigern
Jeder Mensch kann sich Problemlösungskompetenz aneignen. Dazu hilft es, zu wissen, welche Phasen ein Problemlösungszyklus hat. Die Problemlösung läuft in der Psychologie in den folgenden typischen Schritten ab:
- Identifikation des Problems
- Analyse des Problems
- Verständnis der Situation
- Strategie entwickeln
- Strategie in die Praxis umsetzen
Wenn du besser in der Problemlösung werden möchtest, solltest du dir überlegen, an welcher Stelle es bislang hakt. Bemerkst du Probleme erst, wenn sie schon so groß sind, dass sie nur noch mit viel Aufwand gelöst werden können? Oder fällt es dir schwer, die Ursachen für Probleme ausfindig zu machen? Vielleicht hapert es auch an der Problemlösung an sich: Du tust dich damit schwer, dir Strategien zu überlegen und danach zu handeln.
Je nachdem, was bislang ausbaufähig ist, hilft es, an bestimmten Fähigkeiten zu arbeiten. Je nach Phase können zur Problemlösung zum Beispiel Eigenschaften gefragt sein wie: Verantwortungsbewusstsein, Durchhaltevermögen, Analysefähigkeiten, logisches Denken, Gewissenhaftigkeit, Kreativität, organisatorische Fähigkeiten, Zeitmanagement, Selbstdisziplin.
Bei der Problemlösung flexibel bleiben
Ganz grundsätzlich ist es wichtig, dass du dich überhaupt mit bestehenden oder möglichen Problemen befasst. Dafür brauchst du den nötigen Raum: Wer nur von Aufgabe zu Aufgabe hetzt und keine Zeit hat, zu reflektieren oder nach vorne zu schauen, der wird sich mit der Problemlösung schwertun. Es kann hilfreich sein, regelmäßig zu reflektieren, wie bestimmte Dinge laufen und ob es Sachen gibt, die optimiert werden könnten.
Für Problemlösung ist Kreativität ebenso wichtig wie unkonventionelles Denken. Hierbei kannst du auf Methoden wie Brainstorming zurückgreifen. Auch das kannst du regelmäßig üben und an geeigneten Stellen in deinen Arbeitsalltag einbauen. Wenn du eine Lösung entwickelt hast, ist entscheidend, auch entsprechend zu handeln. Nichtsdestotrotz: Auch wenn du glaubst, die perfekte Lösung gefunden zu haben, solltest du flexibel bleiben. Die Dinge entwickeln sich nicht immer so, wie man es sich gedacht hatte, und nicht alles, was theoretisch super klingt, bewährt sich auch in der Praxis. Passe also deine Strategie an, falls es nötig sein sollte.
Problemlösung als Führungskraft: So kannst du deine Mitarbeiter unterstützen
Als Führungskraft bist du gefragt, deine Mitarbeiter in ihrer Problemlösungskompetenz zu unterstützen. Was kann man tun, damit es wahrscheinlicher wird, dass Beschäftigte Probleme lösen können? Dafür ist es grundlegend wichtig, die Mitarbeiter zu eigenverantwortlichem, proaktivem Denken und Handeln zu ermutigen. Sie brauchen den nötigen Raum, um Probleme erkennen und sich damit befassen zu können. Wichtig ist außerdem, ihre Kreativität zu stärken, damit sie individuell passende Strategien entwickeln können.
Mitarbeiter sollten das Gefühl haben, dass Mitdenken erwünscht ist. Das kann dabei helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen. Wenn das Verhältnis zwischen Führungskraft und Mitarbeitern gut ist, werden diese sich eher vertrauensvoll an Vorgesetzte wenden. Dadurch werden Führungskräfte früher auf sich anbahnende Konflikte und Herausforderungen aufmerksam und können rechtzeitig gegensteuern. Es ist essenziell, dass Führungskräfte ihren Mitarbeiter deutlich machen, dass ihre Tür für sie immer offensteht. Zugleich müssen sie sich ehrlich für deren Anliegen interessieren – wenn das Interesse nur vorgetäuscht ist, merken das die Betroffenen in der Regel.
Es ist zwar wichtig, dass Arbeitnehmer zur Problemlösung in der Lage sind. Zugleich sollten sie nicht mit ihren Problemen alleine gelassen werden. Besonders problematisch ist es, wenn die Probleme hausgemacht sind. Sie können zum Beispiel mit einer zu engen Taktung und einem zu hohen Arbeitsaufkommen zusammenhängen. Auf solche Faktoren haben Führungskräfte unmittelbar Einfluss. Wenn die Mitarbeiter durch die Rahmenbedingungen ihrer Arbeit gestresst sind, sind sie weniger widerstandsfähig – und womöglich auch schlechter in der Lage, kreative Lösungen zur Problemlösung zu finden.
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