So hilft dir gutes Selbstmanagement im Job und Alltag

Gutes Selbstmanagement ist eine wichtige Grundlage für beruflichen und privaten Erfolg. Warum Selbstmanagement so nützlich ist, wie du es lernen kannst und welche Selbstmanagement-Methoden dir helfen können, deine Ziele zu erreichen – das und mehr erfährst du in diesem Artikel.

Selbstmanagement Definition: Was ist Selbstmanagement?

Viele Menschen kennen das Problem, vor allem im Arbeitsalltag: Sie haben wenig Zeit, aber einen Haufen Arbeit. Ob und wie gut man alles erledigt bekommt, darüber entscheidet das Selbstmanagement einer Person. Dasselbe gilt, wenn es darum geht, persönliche Ziele zu erreichen und sich in der gewünschten Art und Weise weiterzuentwickeln.

Was genau ist Selbstmanagement? Selbstmanagement ist die Fähigkeit eines Menschen, seine Entwicklung zu planen und diesen Plan auch tatsächlich umzusetzen – kurzfristig und langfristig. Dazu gehört es, die eigene Arbeitsweise zu optimieren. Zeitmanagement ist ein Teil des Selbstmanagements, aber Selbstmanagement ist mehr als das – es behält das große Ganze im Blick und befasst sich nicht nur mit der Frage, wie man seine Zeit möglichst effizient nutzen kann.

Selbstmanagement bedeutet, sich Ziele zu setzen, die wirklich zu einem passen. Ein guter Selbstmanager ist gut organisiert, er setzt Prioritäten und fokussiert sich auf Dinge, die ihn wirklich weiterbringen. Zugleich gehört es zum Selbstmanagement dazu, den eigenen Fortschritt und Erfolg immer wieder zu kontrollieren und zu handeln, wenn es grundlegende Probleme gibt. Ein weiterer Aspekt von Selbstmanagement ist die Fähigkeit, sich immer wieder neu zu motivieren, um seine Ziele zu erreichen.

Vorteile: So kann dir ein gutes Selbstmanagement helfen

Wer ein guter Selbstmanager ist, erreicht im Leben oft mehr. Selbstmanagement bietet viele Vorteile: Es ermöglicht es dir, deine Ziele zu erreichen. Selbstmanager kennen sich und ihre Arbeitsweise gut; sie wissen, wie sie sich motivieren können und was nötig ist, um ihre Ziele zu erreichen. Dazu machen sie einen realistischen Plan, der eine rasche Umsetzung von wichtigen Aufgaben wahrscheinlicher macht. Gute Selbstmanager nutzen ihre Zeit bestmöglich und lassen sich nicht so leicht von ihrem Ziel ablenken.

Selbstmanagement ist deshalb eine wichtige Voraussetzung für beruflichen und privaten Erfolg. Auch für deine Karriere ist es äußerst nützlich: Wenn dein Vorgesetzter sieht, wie du dich aus eigenem Antrieb stetig weiterentwickelst, wird eine Beförderung wahrscheinlicher. Auch der berufliche Aufstieg durch einen Jobwechsel wird dadurch begünstigt. Abgesehen davon hat Selbstmanagement im Alltag einen positiven Effekt: Du schaffst deine Aufgaben in der dafür vorgesehenen Zeit eher, bist dabei wahrscheinlich weniger gestresst und dadurch insgesamt zufriedener. Diese Zufriedenheit wirkt wiederum Stress, aber auch psychischen Problemen wie Burnout oder Depressionen entgegen.

Selbstmanagement-Training: Wie kann man sein Selbstmanagement verbessern?

Das Selbstmanagement vieler Menschen ist ausbaufähig. Falls es dir auch so geht, ist das aber kein Grund, den Kopf in den Sand zu stecken. Denn: Selbstmanagement kann jeder lernen. Du kannst zum Beispiel ein Selbstmanagement-Seminar machen oder an einem Online-Selbstmanagement-Kurs teilnehmen. Das eigene Selbstmanagement zu verbessern muss aber nicht teuer sein, denn du kannst es auch ganz auf dich alleine gestellt lernen.

Wie geht das? Wenn du dein Selbstmanagement verbessern möchtest, ist das ein Lernprozess. Wenn du weißt, wie es geht, wird es dir mit der Zeit immer leichter fallen, dir realistische Ziele zu setzen und diese auch zu erreichen. Dazu muss eine wichtige Grundlage erfüllt sein: Du musst dich mit deinen Stärken, Schwächen, deiner Motivation und deinen individuellen Eigenheiten auseinandersetzen. Nur dann kannst du dir individuelle Ziele setzen und einen Plan schmieden, mit dem du diese Ziele erreichen kannst.

Aus früheren Erfahrungen lernen

Im ersten Schritt solltest du dich deshalb im Selbstmanagement-Training mit dir selbst auseinandersetzen. Im zweiten Schritt kannst du dir Ziele setzen, die möglichst realistisch sein sollten. Wichtig: Es sollten deine eigenen Ziele sein und nicht die anderer Menschen. Sonst kannst du nicht die nötige Motivation aufbringen, um am Ball zu bleiben, wenn es mal schwierig wird.

Überlege dir, wie du deine Ziele am besten erreichen kannst. Wie gehst du dabei am besten vor? Welche Hindernisse könnten auftreten? Mache dir einen möglichst kleinteiligen Plan mit Etappen-Zielen. Steht der Plan, kannst du dich daran machen, ihn umzusetzen. Dabei solltest du flexibel bleiben, denn es läuft selten so wie gedacht. Bei der Umsetzung deines Plans ist es wichtig, dass du deinen Fortschritt regelmäßig kontrollierst und wenn nötig nachjustierst.

Wenn du ein Ziel erreicht hast, kannst du aus dieser Erfahrung lernen. So lernst du dich immer besser kennen und wirst in der Planung automatisch besser – die Erfolgswahrscheinlichkeit steigt also immer weiter. Beim Selbstmanagement können dir bestimmte Methoden helfen, um die es im folgenden Abschnitt geht.

Selbstmanagement-Methoden: Welche Ansätze gibt es?

Natürlich musst du keine spezielle Methode nutzen, wenn du erfolgreich Selbstmanagement betreiben möchtest. Selbstmanagement-Methoden ersetzen auch keinen langfristigen Plan – im Zweifel ist es wichtiger, dass du dich in Ruhe hinsetzt und dir über deine Ziele und Prioritäten im Klaren wirst, als dass du einen der folgenden Ansätze nutzt. Bei der Umsetzung deiner beruflichen und privaten Pläne können dir bestimmte Methoden aber nichtsdestotrotz helfen. Hier stellen wir dir einige beliebte Ansätze vor.

Die SMART-Methode

Die SMART-Methode stammt aus den 1950er Jahren und kann ein nützliches Instrument sein, um dir Ziele zu setzen und ihre Umsetzung zu planen. Die Bezeichnung ist ein Akronym und steht für die folgenden Teil-Schritte bei der Planung:

• S wie spezifisch: Lege Ziele fest und benenne sie möglichst konkret
• M wie messbar: Überlege dir, woran du erkennen kannst, dass du ein Ziel erreicht hast
• A wie attraktiv: Deine Aufgaben sollten dir möglichst leichtfallen. Mache dir also Gedanken, wie du das, was zur Erreichung eines Ziels nötig ist, möglichst einfach und interessant gestalten kannst
• R wie realistisch: Deine Ziele müssen tatsächlich umsetzbar sein
• T wie termingerecht: Setze dir eine realistische Deadline, bei der du dich weder zu stark noch zu wenig unter Druck setzen solltest

Die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode hilft dir bei deinem Zeitmanagement. Auch dieser Begriff ist ein Akronym. Die einzelnen Buchstaben zeigen dir, wie du bei der Planung einer bestimmten Aufgabe vorgehen kannst:

• A wie Aufgaben aufschreiben: Was ist zu tun?
• L wie Länge realistisch einschätzen: Wie lange wird es wahrscheinlich dauern?
• P wie Puffer einplanen: Verplant werden sollten maximal 60 Prozent der Zeit
• E wie Entscheidungen: Setze Prioritäten, um dich nicht vom Wesentlichen ablenken zu lassen
• N wie Nachkontrolle: Analysiere nach einer Aufgabe, was du erreicht hast und wie deine Erfahrung mit dieser Aufgabe war. Was könnte künftig gegebenenfalls noch besser laufen?

Die Eisenhower-Methode

Prioritäten zu setzen ist essenziell, wenn du deine Ziele erreichen willst. Dabei kann dir die Eisenhower-Methode helfen, die auf den früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurückgeht. Bei der Eisenhower-Methode werden Aufgaben in bestimmte Kategorien eingeteilt, die sich in einer Tabelle mit zwei Spalten und zwei Zeilen darstellen lassen. Es gibt:

• dringende und wichtige Aufgaben
• dringende und unwichtige Aufgaben
• wichtige, aber nicht dringende Aufgaben
• unwichtige und nicht dringende Aufgaben

In welche Kategorie eine bestimmte Aufgabe fällt, zeigt dir, wie du damit umgehen solltest:

• was dringend und wichtig ist, dem solltest du dich zuerst widmen
• dringende, aber unwichtige Aufgaben solltest du nach Möglichkeit delegieren
• wichtige, aber nicht dringende Aufgaben solltest du rechtzeitig einplanen
• unwichtige und nicht dringende Aufgaben kannst du ignorieren – sie würden dir nur unnötig Zeit rauben

Die Pomodoro-Methode

Viele gestresste Arbeitnehmer sparen an den Pausen. Sie haben Angst, nicht alles zu schaffen, wenn sie nicht stramm durcharbeiten. Das ist aber ein Trugschluss, denn: Nur, wer genügend Pausen macht, bleibt leistungsfähig. Außerdem wirken Aufgaben weniger bedrohlich, wenn du weißt, dass die nächste Pause schon in Aussicht ist – das kann dich motivieren.

Diesen Überlegungen folgt die Pomodoro-Methode, die auf einen italienischen Unternehmer namens Francesco Cirillo zurückgeht. Dabei stellst du dir einen Wecker – zum Beispiel eine Küchenuhr in Form einer Tomate, wie sie Cirillo genutzt hat, oder einfach einen Timer in deinem Handy – auf 25 Minuten. In dieser Zeit arbeitest du möglichst konzentriert. Anschließend machst du fünf Minuten Pause. Nach vier solcher Einheiten solltest du eine Pause von mindestens 30 Minuten machen, damit dein Gehirn sich regenerieren kann und du anschließend mit neuer Energie weitermachen kannst.

Das Pareto-Prinzip

Auch das Pareto-Prinzip geht auf einen Italiener zurück, nämlich auf den Ingenieur und Ökonomen Vilfredo Pareto. Das Pareto-Prinzip ist auch als 80-20-Regel bekannt und besagt, dass 80 Prozent des Ergebnisses mit nur 20 Prozent des Einsatzes erreicht werden können. Für die letzten 20 Prozent braucht man hingegen 80 Prozent der Zeit. Das kannst du dir bei Aufgaben zunutze machen, bei denen es auf Perfektion weniger ankommt. Wenn es wirklich gut werden muss, gibst du aber besser den vollen Einsatz.

Tipps für ein gutes Selbstmanagement im Alltag

Zu einem guten Selbstmanagement gehört es, dass du weißt, wie du am besten vorgehst, um Aufgaben zu erledigen und Ziele zu erreichen. Bei jedem Menschen sieht der optimale Weg anders aus. Trotzdem gibt es einige Dinge, die zu einem erfolgreichen Selbstmanagement dazugehören. Die folgenden Tipps sind grundsätzlich hilfreich, wenn du zu einem besseren Selbstmanager werden möchtest.

Ein aufgeräumter Schreibtisch

In einer ordentlichen, aufgeräumten Umgebung findest du nicht nur eher, was du suchst, und musst dich nicht unnötig mit der Suche nach Dokumenten und Gegenständen aufhalten. Du kannst dich sehr wahrscheinlich auch leichter konzentrieren und fühlst dich weniger unruhig – gute Voraussetzungen für fokussiertes Arbeiten. Halte also deinen Schreibtisch ordentlich, lasse dort nur das Nötigste liegen und achte auch im restlichen Zimmer auf eine möglichst reizarme Umgebung.

Ablenkungen widerstehen

Sich über längere Zeit zu konzentrieren fällt vielen Menschen grundsätzlich schwer. Wenn noch Ablenkungen dazukommen, wird es noch schwieriger, den Faden nicht zu verlieren. Hier kannst du ansetzen, indem du Ablenkungen nach Möglichkeit vorbeugst. Dazu ist es wichtig, zu wissen, was dich am ehesten ablenkt. Ist es dein Handy, das jede eingehende Nachricht mit einem Vibrieren anzeigt? Oder dein geöffnetes E-Mail-Postfach, bei dem jede neue Mail in einem Pop-Up-Fenster angezeigt wird? Vielleicht sind es auch die Kollegen, die nebenan laut reden. Dann kann es hilfreich sein, E-Mails nur periodisch zu checken, das Handy auszuschalten oder die Tür zuzumachen.

Gedanken notieren

Ablenkend sein können auch bestimmte Gedanken, die einem plötzlich kommen und durch die du dich aus deiner eigentlichen Aufgabe herausreißen lässt. Für solche Fälle ist es sinnvoll, einen Zettel zu haben, auf dem du alles aufschreibst, was dir durch den Kopf geht. Du kannst dich dann später damit befassen – wenn es überhaupt noch wichtig ist.

Kein Multitasking

Gerade im Stress neigen viele Menschen dazu, mehrere Dinge gleichzeitig zu machen. Das ist aber nie eine gute Idee. Dass man mit Multitasking mehr schafft, ist eine Illusion. Im Gegenteil: Es dauert länger. Das liegt daran, dass das Gehirn bei mehreren Aufgaben permanent hin- und herschaltet. Das verbraucht mehr Energie als sich jeder Aufgabe einzeln zu widmen.

Nein sagen

Gehörst du zu den Menschen, die niemandem eine Bitte abschlagen können? Daran solltest du arbeiten. Natürlich kannst du anderen aushelfen, wenn du gerade Zeit hast. Wenn du aber ohnehin schon im Stress bist, solltest du dich nicht scheuen, Nein zu sagen, wenn andere dich um einen Gefallen bitten.

Leistungsfähige Phasen berücksichtigen

Bei deiner Planung, wann du was erledigst, solltest du deine leistungsfähigen und weniger leistungsfähigen Zeiten bedenken. Soll heißen: Wenn du morgens schwer in die Gänge kommst und erst nach einigen Stunden so richtig wach bist, ist das nicht der richtige Zeitpunkt für anspruchsvolle Aufgaben. In diesen Zeiten kümmerst du dich also besser um Dinge, die zwar auch gemacht werden müssen, aber weniger entscheidend sind.

Zeitfresser eliminieren

Viele Menschen fragen sich, warum sie für bestimmte Dinge eigentlich so lange brauchen. Wenn es dir auch so geht, kann es eine gute Idee sein, mal einen Tag lang zu beobachten, was du machst und wie lange. Schreibe dazu mit genauen Zeitangaben alles auf, was du machst – auch Dinge, die du „nur mal kurz“ machst, wie soziale Netzwerke checken oder auf private Nachrichten antworten. So kannst du Zeitfresser identifizieren und sie anschließend eliminieren.

Genügend Pausen machen

Für konzentriertes Arbeiten sind ausreichende Pausen unerlässlich. Ohne Pausen wird dir deine Arbeit immer schwerer fallen, weshalb du länger brauchst als mit Pausen. Noch dazu lassen die Ergebnisse ohne Pausen wahrscheinlich zu wünschen übrig.

Keine übervollen To-do-Listen

Viele Menschen machen sich To-do-Listen, um nichts Wichtiges zu vergessen. Diese Listen sind einerseits hilfreich, weil du dadurch immer vor Augen hast, was du erledigen wolltest. Andererseits werden sie oft immer länger und länger. Das ist kontraproduktiv, denn übervolle To-do-Listen wirst du nicht abarbeiten können. Dadurch kannst du dich frustriert und demotiviert fühlen. Schreibe deshalb nur das auf, was wirklich essenziell ist.

Wie du dich immer wieder für deine Aufgaben motivieren kannst

Wie erfolgreich jemand ist, hängt in hohem Maße von seiner Motivation ab. Ohne Motivation ist es schwer, Aufgaben zu erledigen und Dinge zu erreichen. Deshalb ist es wichtig, zu wissen, wie du dich immer wieder motivieren kannst. Eine entscheidende Voraussetzung ist eine Tätigkeit, die du als sinnhaft empfindest. Wenn du einen Job hast, bei dem das nicht der Fall ist, wird es sehr schwer, sich dafür zu motivieren. In solchen Fällen kann ein Jobwechsel eine Überlegung wert sein.

Auch mit einer sinnhaften Tätigkeit, die du grundsätzlich magst, bist du nicht automatisch jeden Tag hochmotiviert. Du kannst dafür aber etwas tun: Du kannst dir zum Beispiel realistische Ziele setzen, die du auch zeitnah erreichen kannst. Kleinteilige Ziele verschaffen dir immer wieder Erfolgserlebnisse, die dich motivieren. Du kannst auch überlegen, ob du bestimmte Dinge anders angehen kannst, so dass sie dir leichter fallen oder mehr Spaß machen.

Menschen, die wissen, wofür sie etwas tun, sind eher motiviert. Halte dir also deine Ziele vor Augen – wenn es dir hilft, auch ganz buchstäblich: Du kannst dir zum Beispiel einen Zettel neben den PC hängen, auf dem steht, was du erreichen möchtest. Ebenso nützlich ist es, sich zu vergegenwärtigen, was man schon alles erreicht hat. Mache dazu eine Liste von allen kleineren und größeren Errungenschaften. Das kann nicht nur deine Motivation steigern, sondern auch dein Selbstvertrauen. Und nicht zuletzt: Auch Belohnungen können eine gute Idee sein. Gönne dir etwas Schönes, wenn du wichtige (Zwischen-)Ziele erreicht hast.

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