Ein teures Smartphone auf Kosten des Chefs, inklusive voller Kostenübernahme für privates Telefonieren und Surfen – so stellen sich einige Arbeitnehmer die Sache mit dem Firmenhandy vor. So einfach ist es in der Realität oft jedoch nicht. Denn Arbeitnehmer, die von ihrem Chef ein Diensthandy bekommen, müssen auf einige Regelungen achten. Welche das sind und wie du am besten damit umgehst, erfährst du hier.
Geschäftshandy und private Nutzung: Was ist erlaubt?
Als Arbeitnehmer solltest du nicht davon ausgehen, dass eine private Nutzung des Diensthandys erlaubt ist. Im Gegenteil: Gibt es keine anders lautenden Vereinbarungen, heißt das eher, dass du das Firmenhandy nicht privat nutzen darfst.
Gibt es keine Vorschrift bei deinem Arbeitgeber, die sich direkt mit dem Diensthandy befasst, dafür aber eine für die private Nutzung des Firmenlaptops, gilt das dort Vereinbarte in der Regel auch für das Diensthandy.
Erlaubt dein Arbeitgeber also beispielsweise, dass du den Firmenlaptop auch privat nutzen darfst, gilt das genauso für das Firmenhandy – sofern keine anderen Regelungen existieren.
Dennoch: Sollte es eine private Nutzungserlaubnis für das Firmenhandy geben, muss diese nicht unbedingt ohne Beschränkung sein. Beispielsweise kann es erlaubt sein, dass du das Diensthandy zwar privat nutzen, trotzdem aber keine Apps herunterladen darfst. In einigen Firmen sind bestimmte Apps nämlich aus Datenschutzgründen gesperrt oder aber die Firmenphilosophie deines Arbeitgebers steht der Nutzung entgegen.
Daher gilt: Im Zweifel lieber nachfragen, dafür aber auf der sicheren Seite sein. Du möchtest dir doch sicherlich nicht eine Abmahnung wegen unerlaubter privater Nutzung deines Firmenhandys einhandeln. Die droht dir nämlich, wenn du trotz Verbot dein Diensthandy auch privat nutzt.
Unser Tipp: Um dir unnötige Scherereien zu ersparen, solltest du die erlaubte private Nutzung des Diensthandys mit deinem Chef schriftlich regeln. So wissen beide Seiten, woran sie sich halten können und was bei dem Firmenhandy zu beachten ist.
Private Nutzung des Diensthandys erlaubt
Wenn dir dein Chef erlaubt, das Firmenhandy auch privat zu nutzen, muss das noch lange nicht bedeuten, dass du damit stundenlange Gespräche mit Freunden oder Familie führen darfst.
Auch bei einer privaten Nutzung kann dein Chef den Gebrauch des Firmenhandys einschränken und so Privatgespräche nur innerhalb eng definierter Grenzen gestatten. Er kann dir beispielsweise verbieten, das Firmenhandy im Ausland für Telefonate zu nutzen.
Eine andere Option ist die Verwendung einer 2. SIM-Karte. Dieses Modell ist auch als Twin-Bill bekannt und wird relativ häufig praktiziert. Damit bekommst du zusätzlich zu der Nummer deines Diensthandys eine zweite Rufnummer, die du für private Gespräche nutzen darfst.
Das macht auch die Abrechnung einfacher. Denn so werden deine Privatgespräche getrennt verbucht und können von dir bezahlt werden, während dein Arbeitgeber alle Kosten übernimmt, die mit deinem Job in Verbindung stehen.
Firmenhandy und WhatsApp: Darf ich den Messenger-Dienst installieren?
Eine verlässliche Vereinbarung sollte es auch in Bezug auf Apps geben, die auf dem Diensthandy installiert werden dürfen – oder eben nicht. Denn gerade bei Apps gibt es mehrere Gründe für Unmut:
- Viren: Ein falscher Klick und schon ist es passiert – auf dem Diensthandy ist ein Virus oder Trojaner gelandet. Das kann teuer werden und zwar für beide Seiten. Ist das Diensthandy mit dem Firmennetzwerk verbunden, könnte dieses ebenfalls infiziert sein. Hast du sogar ohne Erlaubnis deines Chefs die App heruntergeladen, könntest du dich schadenersatzpflichtig machen.
- Datenschutz: Datenschutz im Sinne der DSGVO ist bei der Nutzung von WhatsApp ein echtes Problem – beziehungsweise überhaupt nicht möglich. Denn in den Nutzungsbedingungen von WhatsApp ist festgehalten, dass das Unternehmen Zugriff auf alle gespeicherten Kontakte hat. Bei einem Firmenhandy sind das auch Kontaktdaten von Kunden, die darauf gespeichert sind. Und das ist laut DSGVO nur dann erlaubt, wenn diese ihr Einverständnis dazu geben. Sofern du also keine unterschriebene Erklärung aller Kunden hast, solltest du WhatsApp lieber nicht auf dem Firmenhandy installieren. Im schlimmsten Fall droht dir sonst nämlich ein Bußgeld, da du mit der App einen Rechtsverstoß begehst.
Häufig schränken Firmen jedoch von vornherein bei einem Diensthandy die Nutzung bestimmter Apps technisch ein, indem diese blockiert werden und so nur ausgewählte Anwendungen auf dem Firmenhandy installiert werden können.
Kann der Arbeitgeber das Firmenhandy überwachen?
Vermutlich würden die meisten Arbeitnehmer diese Frage mit einem deutlichen Nein beantworten, doch so eindeutig ist die Antwort gar nicht. Denn auch die Erlaubnis dazu, das Firmenhandy zu überwachen, hängt mit der gestatteten oder eben nicht gestatteten privaten Nutzung zusammen.
Ist dir als Arbeitnehmer die Privatnutzung des Diensthandys nicht erlaubt, darf dein Chef kontrollieren, was du mit dem Firmenhandy machst. Denn immerhin ist es Firmeneigentum, das du während deiner Arbeitszeit nutzt.
So darf dein Arbeitgeber folgende Dinge auf deinem Diensthandy einsehen:
- ein- und ausgehende E-Mails
- Verbindungsnachweise
- Browserverlauf
Aber wie gesagt: Das gilt nur, wenn eine private Nutzung des dienstlichen Handys untersagt ist und auch dann darf er nur stichprobenartig kontrollieren, was du mit dem Firmenhandy machst.
Ist es dir dagegen erlaubt, das Firmenhandy privat zu nutzen, darf dein Chef dich nicht kontrollieren. Außer du erlaubst ihm eine Kontrolle ausdrücklich.
Steuer und Diensthandy: Was gilt in Bezug auf den geldwerten Vorteil?
Die gute Nachricht für Arbeitnehmer gleich vorab: Wenn dir dein Chef erlaubt, das Diensthandy auch privat zu nutzen, musst du keine Angst vor der Steuer haben. Denn private Telefonate unterliegen nicht der Lohnsteuer. Somit ist eine Privatnutzung des Firmenhandys auch nicht als geldwerter Vorteil zu bewerten.
Jedoch hat auch diese Sache einen Haken: Weil dein Arbeitgeber die Kosten für das Telefon übernimmt, hast du in Gehaltsverhandlungen vielleicht eine etwas schlechtere Position. Ein Dienstgerät kann sich trotzdem lohnen, da du in der Regel ein hochwertiges Handy inklusive voller Kostenübernahme von deinem Chef bekommst.
Diensthandy ablehnen: Geht das?
Die Sache mit dem Firmenhandy ist dir zu kompliziert und du siehst nicht wirklich einen Vorteil darin, auch privat das Diensthandy nutzen zu dürfen? Dann kommst du vielleicht auf die Idee, das Firmenhandy abzulehnen, wenn dein Chef es dir anbietet.
Leider geht das nicht so einfach. Denn wird das Firmenhandy nur beruflich genutzt, kann dein Arbeitgeber von dir verlangen, dass du es während deiner Arbeitszeit mit dir führst, um für Kunden oder andere Gesprächspartner erreichbar zu sein.
Die gute Nachricht: In deiner Pause, nach Feierabend oder an freien Tagen musst du nicht erreichbar sein und darfst das Diensthandy sogar ausschalten – vorausgesetzt du hast keine Rufbereitschaft und in deinem Arbeitsvertrag ist nichts anderes vereinbart.
Übrigens hast du keinen langfristigen Anspruch auf ein Diensthandy. Wenn es dein Chef beschließt, kann er jederzeit das Firmenhandy wieder zurückverlangen. Besonders dann, wenn es nicht privat genutzt werden darf, sondern lediglich als Arbeitsmittel dient.
Solltest du (oder dein Chef) kündigen, musst du daher das Diensthandy wieder zurückgeben – du nimmst ja am letzten Arbeitstag auch nicht deinen Computer vom Arbeitsplatz mit nach Hause.
Firmenhandy verloren oder kaputt: Wer haftet für das Diensthandy?
Ein unachtsamer Moment und schon ist es passiert: Das Display des Diensthandys ist kaputt oder – noch schlimmer – das Telefon wurde gestohlen. Besonders bei teuren Exemplaren kommt schnell die Frage auf, wer eigentlich für Beschädigungen oder gar den Verlust des Firmenhandys haftet.
Grundsätzlich gilt: Sofern du nicht grob fahrlässig gehandelt hast, musst du dafür nicht gerade stehen. Missgeschicke passieren im Arbeitsalltag nun mal – damit muss dein Chef rechnen, wenn er dir ein Firmenhandy aushändigt.
Bei grober Fahrlässigkeit sieht die Sache allerdings schon anders aus: Wenn du zum Beispiel auf einer Party nach ein paar Drinks testen möchtest, ob das Handy in Alkohol schwimmen kann, ohne kaputt zu gehen, ist es gut möglich, dass du für den Schaden aufkommen musst.
Die Grenze zwischen leichter und grober Fahrlässigkeit ist jedoch fließend und so muss im Einzelfall entschieden werden, wer für welche Schäden aufzukommen hat. Manchmal auch mit der Hilfe eines Anwalts.
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