Bei vielen Vorträgen ist es üblich, dass zu Beginn oder zum Schluss ein Handout ausgegeben wird. Es fasst die wichtigsten Aspekte von Präsentationen und Referaten zusammen und kann den Zuhörern dabei helfen, sich auch später noch an die Kernbotschaften des Vortrags zu erinnern. Wie erstellt man ein Handout? Wie umfangreich sollte es sein? Und was ist bei Aufbau und Layout wichtig? Die Antworten auf diese und weitere Fragen zum Thema findest du hier.
Handout: Was ist das?
Ein Handout ist ein gedrucktes Dokument, welches die wichtigsten Aspekte einer Präsentation zusammenfasst und beim Vortrag an die Zuhörer ausgehändigt wird. Der Begriff leitet sich vom Englischen „to hand out“ ab, was so viel bedeutet wie etwas aushändigen oder übergeben.
Typisch sind Handouts bei Präsentationen in der Schule und an der Universität. Sie können aber auch im Job genutzt werden, zum Beispiel bei einer Präsentation vor Kollegen, Kunden oder im Rahmen einer Konferenz.
Im Handout finden die Zuhörer die wichtigsten Informationen aus dem Vortrag im Überblick. Sie können nachlesen, was bestimmte Fachbegriffe bedeuten, und sich die Kernbotschaften der Präsentation vergegenwärtigen. Damit fasst das Handout die Quintessenz des Vortrags in einer übersichtlichen Art und Weise zusammen. Auch Literaturangaben sind üblich; sie dienen als Quellennachweis und können darüber hinaus genutzt werden, um tiefer ins Thema einzusteigen.
Die Formulierungen im Handout sind meist nicht exakt dieselben wie die auf den Folien der Präsentation, allerdings kommt es immer wieder vor, dass einfach die Folien von PowerPoint oder einem anderen Programm ausgedruckt werden.
Ist ein Handout Pflicht?
Muss ich ein Handout erstellen? Das fragt sich so mancher, der einen Vortrag halten muss. Keine Frage: Es kostet etwas Zeit, eine Handreichung zu erstellen. Kann man sich diese Zeit einfach sparen? Das kommt darauf an, in welchem Kontext du eine Präsentation halten musst. Typisch sind Handouts zu Präsentationen an Schulen und Unis. Dabei musst du dich an die Vorgaben deines Lehrers oder Dozenten halten. Meist ist ein Handout in diesem Zusammenhang verpflichtend.
In einem beruflichen Kontext ist es hingegen meist nicht verpflichtend, es kann aber je nach Situation trotzdem erwartet werden. Auch wenn du nicht zur Erstellung eines Handouts gezwungen bist, spricht einiges dafür, freiwillig eines zu erstellen. Im nächsten Abschnitt erfährst du mehr über die Vorteile.
Warum du zu deiner Präsentation ein Handout erstellen solltest
Ein Handout bietet verschiedene Vorteile, weshalb es sich auch dann lohnen kann, wenn du nicht zwingend eines erstellen musst. Wenn du die wichtigsten Informationen aus deinem Vortrag noch einmal schriftlich festhältst, wird es wahrscheinlicher, dass deine Zuhörer wirklich etwas aus deiner Präsentation mitnehmen. Das erhöht den Effekt deines Vortrags, denn deine Zuhörer können später noch einmal nachlesen, worum es genau ging.
Auch beim Zuhören selbst kann ein Handout helfen: Die Teilnehmer können deinen Vortrag mithilfe des Papiers verfolgen. Wer zuhört und gleichzeitig Notizen im Handout überfliegt, behält eher etwas als jemand, der nur zuhört und sich womöglich auch keine eigenen Notizen macht.
Ein Handout ist ein Service für deine Zuhörer. Die Zusammenfassung macht es für die anderen einfacher, das Thema zu durchdringen und es nachzubereiten, falls das – zum Beispiel zur Vorbereitung auf einen Test oder eine Klausur – in Schule oder Uni wichtig ist.
Wenn es ein informatives Handout gibt, hast du außerdem mehr Freiheiten bei der Gestaltung der Folien deiner Präsentation. Du kannst auf den Folien bestimmte Inhalte weglassen, weil du sie nicht nur mündlich erwähnst, sondern sie auch Teil deiner Handreichung sind. Dadurch ist es eher möglich, wirklich nur die essenziellen Aspekte auf den einzelnen Folien zu erwähnen.
Handout: Aufbau und Inhalt
Viele Vortragende erstellen ihr Handout erst ganz zum Schluss und geben sich dabei wenig Mühe. Das kann dann dazu führen, dass es nicht optimal gestaltet ist und für die Zuhörer keinen so großen Mehrwert darstellt wie es möglich gewesen wäre. Gib dir deshalb bei der Gestaltung Mühe. Wichtig sind ein schlüssiger Aufbau und ein Fokus auf die wichtigsten Informationen beim Inhalt.
Möglicherweise hast du Vorgaben von deinem Lehrer oder Dozenten, wie das Handout gestaltet werden soll. In diesem Fall solltest du dich natürlich daran halten. Ansonsten bist du relativ frei bei der Strukturierung der Zusammenfassung, wobei es Sinn macht, sich am gängigen Aufbau zu orientieren.
Im oberen Teil des Handouts hast du Platz für einige grundlegende Angaben. Wenn du in der Schule eine Präsentation halten musst, kannst du im oberen Bereich Angaben zum Fach, der Schule, deinem Lehrer und dem Schuljahr machen. Bei einem Vortrag an der Uni kannst du den Studiengang, das Fach, die Universität, den Dozenten und das Semester nennen. Notiere unbedingt auch deinen Namen und das Datum der Präsentation.
Fasse deine Kernbotschaft stichpunktartig zusammen
Darunter gehört der Titel deines Vortrags. Es ist sinnvoll, ihn optisch hervorzuheben, indem du eine größere Schriftgröße wählst und den Titel fettest. Eine zentrierte Darstellung ist meist die beste Wahl.
Nun steigst du inhaltlich ins Thema ein. Wenn du möchtest und es sich anbietet, kannst du deine Kernbotschaft zuerst in Stichpunkten zusammenfassen. Wenn einer deiner Zuhörer das Handout später noch einmal ansieht, kann er so in kürzester Zeit die wichtigsten Inhalte erfassen und muss sich dafür nicht alles durchlesen.
Du solltest im Handout außerdem Fachbegriffe klären. Bei Begriffsdefinitionen ist es wichtig, dass diese klar, verständlich und prägnant formuliert werden. Ist das nicht der Fall, verwirren die Definitionen deine Zuhörer womöglich mehr als dass sie ihnen helfen.
Beim Aufbau deines Handouts solltest du dich an der Reihenfolge der Themen in deinem Vortrag orientieren. Gehe in Stichpunkten auf die wichtigsten Fakten und Kennzahlen ein. Du kannst auch Zitate oder Schaubilder verwenden, ebenso Fotos, Skizzen oder Tabellen. Solche Elemente lockern dein Papier auf und springen ins Auge. Ebenso ist es möglich, auf bestimmte Aspekte mit offenen Fragen hinzuweisen, die du dann im Vortrag klärst.
Quellenangaben am Ende nicht vergessen
Am Ende des Handouts kannst du ein kurzes Fazit einbauen. Es hat dieselbe Funktion wie die Zusammenfassung am Anfang des Textes, weshalb du dich für eine Variante entscheiden solltest.
Nicht fehlen dürfen, zumindest an der Uni und in der Schule, Quellenangaben zum Schluss. Du musst meist nicht zwingend alle Quellen angeben, die du bei der Recherche verwendet hast. Es reicht in der Regel aus, eine Handvoll der wichtigsten Quellen für deine Präsentation zu nennen. Dafür gibst du den Titel, Autor und das Erscheinungsjahr an. Du kannst auch Links zu Online-Quellen notieren. Dann solltest du auch schreiben, wann du zuletzt auf den Link zugegriffen hast.
Um eine bessere Vorstellung zu bekommen, kannst du dir Handout-Beispiele im Internet ansehen.
Handout richtig gestalten: Das ist dabei wichtig
Es ist sinnvoll, dein Handout erst zu erstellen, wenn dein Vortrag steht und du weißt, was du in welcher Reihenfolge sagen möchtest. An dieser Struktur solltest du dich bei der Gestaltung orientieren. Wenn deine Zusammenfassung inhaltlich ganz anders aufgebaut ist als dein Vortrag, verwirrst du deine Zuhörer nur unnötig.
Bei der Auswahl der Aspekte, auf die du im Handout eingehst, solltest du dir vor Augen führen, dass es nicht darum geht, den kompletten Inhalt deiner Präsentation abzubilden. Entscheidend ist, dass du die Essenz deines Vortrags – und damit nur die wichtigsten Botschaften – erwähnst. Alles andere würde den Rahmen sprengen, außerdem soll die Handreichung deinen Vortrag ja nur ergänzen und nicht ersetzen.
Stichpunkte sind dabei fast immer besser als Fließtext. Sie machen dein Handout deutlich leichter zu lesen, was es wahrscheinlicher macht, dass deine Zuhörer es sich tatsächlich durchlesen.
Umfang: Wie lang sollte ein Handout sein?
Was ist der optimale Umfang eines Handouts? Das hängt davon ab, ob du eine Vorgabe bekommen hast. Wenn nicht, spricht viel dafür, dass das Handout möglichst kurz ausfällt. Eine Seite ist oft vollkommen ausreichend. Mehr als zwei Seiten sind vor allem bei einem Referat in der Schule selten nötig; in der Uni kann die Zusammenfassung notfalls auch etwas länger ausfallen. Auch hier ist es aber meist möglich, die wichtigsten Botschaften auf maximal zwei Seiten zusammenzufassen. Denk immer daran: Wenn dein Handout am Ende nicht gelesen wird, weil es so lang ist, hast du dir die Mühe umsonst gemacht.
Neben dem Inhalt kommt es bei einem Handout auch auf die optische Gestaltung und das Layout an. Wichtig ist, dass die Zusammenfassung möglichst übersichtlich gestaltet ist. Das heißt: Baue Absätze ein, nutze Zwischenüberschriften, auf die eine überschaubare Anzahl an Bullet Points folgt, und hebe bestimmte Aspekte durch eine gesonderte Formatierung hervor. Letzteres bietet sich nicht nur für Zwischenüberschriften an, die du fetten und in einer größeren Schriftgröße darstellen solltest. Du kannst auch einzelne Wörter fetten, wenn sie dir besonders wichtig erscheinen.
Verwende nicht zu viele unterschiedliche Formatierungen
Beschränke dich bei der Gestaltung deines Handouts auf maximal zwei unterschiedliche Schriftarten. Wichtig ist, dass die verschiedenen Elemente immer gleich gestaltet sind; also etwa eine Schriftart für die Stichpunkte, eine andere für die Überschriften. Auch bei der Schrift solltest du nicht zu viele unterschiedliche Formatierungen verwenden. Eine uneinheitliche Wirkung und schwierige Lesbarkeit könnten die Folge sein.
Achte unbedingt auch auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik. Das beeinflusst schließlich auch, wie dein Handout und deine Präsentation insgesamt bei den Zuhörern ankommen. Falls dein Vortrag benotet wird, können (viele) Fehler zudem zu einer schlechteren Note führen.
Handout: Vor oder nach der Präsentation verteilen?
Das Handout ist fertig, dein Vortrag steht bevor – und nun fragst du dich, wann der beste Zeitpunkt ist, um dein Papier an die Zuhörer zu verteilen? Grundsätzlich hast du zwei Optionen: Du verteilst es am Anfang oder ganz zum Schluss. Welche Variante du wählst, ist letztlich deine Entscheidung.
Es spricht allerdings vieles dafür, das Handout schon zu Beginn herauszugeben. Viele Vortragende warten mit dem Verteilen bis zum Schluss, weil sie Angst haben, dass ihnen sonst keiner mehr zuhört. Das ist aber häufig eine unbegründete Sorge. Wer kein Interesse hat, hört wahrscheinlich so oder so nicht zu. Außerdem kann es die Aufmerksamkeit deiner Zuhörer sogar steigern, wenn sie die Zusammenfassung von Anfang an vor sich liegen haben.
Sie können das Handout dann nutzen, um deinen Ausführungen zu folgen. Die wichtigsten Aspekte hast du in der Zusammenfassung schon notiert, wodurch deine Zuhörer nicht permanent mitschreiben müssen. Dadurch können sich die Zuhörer eher ganz auf das Zuhören einlassen statt einfach nur stur mitzuschreiben, ohne den Inhalt wirklich aufzunehmen. Am Rande deines Arbeitspapiers können die Zuhörer ihre eigenen Notizen ergänzen. Auf diese Weise kann es wahrscheinlicher werden, dass dein Vortrag dem Publikum wirklich einen Mehrwert bietet.
Dass eine frühe Herausgabe des Handouts die bessere Variante sein kann, hat auch eine Studie von Forschenden der Duke University in den USA gezeigt. Dabei wurden die Versuchsteilnehmer nach dem Schauen eines Videos darauf getestet, wie gut sie sich an die Inhalte erinnerten. Die Teilnehmer, die von Anfang an eine Handreichung vorliegen hatten, schnitten dabei besser ab als diejenigen, die sich nur selbst Notizen gemacht hatten und das Handout erst später bekamen.
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