Abteilungsleiter werden: Nötige Qualifikationen, Aufgaben & Gehalt

Wer Abteilungsleiter werden möchte, muss bestimmte Eigenschaften mitbringen. Neben fachlichen Qualifikationen gehören dazu auch übergeordnete Kompetenzen und Soft Skills. Im Joballtag kommt es außerdem darauf an, ob es der Führungskraft gelingt, ihre Mitarbeiter gut anzuleiten und zu führen. Was dabei wichtig ist und was die Tätigkeit als Abteilungsleiter auszeichnet.

Abteilungsleiter-Aufgaben: Was macht ein Abteilungsleiter?

Ein Abteilungsleiter oder eine Abteilungsleiterin ist eine Führungskraft, die Verantwortung für Personal und Budget trägt. In nahezu allen Firmen sind entsprechende Positionen zu finden, von sehr kleinen Firmen und Start-ups abgesehen. Abteilungsleiter-Jobs können auf allen Management-Ebenen eines Unternehmens zu finden sein. Ihnen sind Abteilungen mit den zugehörigen Mitarbeitern unterstellt.

Ein Abteilungsleiter hat verschiedene Aufgaben. Er übernimmt die Verantwortung für die Leitung und Organisation „seiner“ Abteilung. Dabei führt er den jeweiligen Organisationsbereich und sorgt dafür, dass alles wie geplant abläuft. Er kümmert sich um das Qualitätsmanagement und ist für verschiedene kaufmännische und betriebswirtschaftliche Aufgaben zuständig. Zu seinen Aufgaben gehört es auch, Prozesse und Entwicklungen zu überwachen. Zum Teil sind Abteilungsleiter auch an der Entwicklung von Produkten oder Dienstleistungen beteiligt.

Abteilungsleiter tragen Personalverantwortung. Sie kümmern sich um das Personalmanagement und sind beim Teambuilding maßgeblich beteiligt. Ihre Mitarbeiter leiten sie so an, dass die Unternehmensziele in der Abteilung umgesetzt werden. Abteilungsleiter dienen als Ansprechpartner für Außenstehende wie Geschäftspartner, Kunden, Lieferanten und andere Dienstleister. Intern fungieren sie als Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung, untergeordneten Ebenen und anderen Abteilungen.

Das Gehalt eines Abteilungsleiters kann sehr unterschiedlich ausfallen. Es kommt darauf an, in welcher Position sich jemand konkret befindet, wie qualifiziert er ist und in welcher Branche und Region er arbeitet. Üblich ist eine Spanne von rund 45.000 bis 100.000 Euro brutto im Jahr.

Nötige Qualifikationen: Was braucht man, um als Abteilungsleiter arbeiten zu können?

Wer als Abteilungsleiter arbeiten möchte, braucht grundlegende Qualifikationen. Das betrifft einerseits fachliche Qualifikationen, wie sie etwa im Rahmen einer Ausbildung oder eines Studiums erworben werden. Ohne Berufserfahrung geht jedoch meist nichts: Bei einer Bewerbung als Abteilungsleiter hat nur Chancen, wer sich in seiner bisherigen Laufbahn bewährt hat. Im besten Fall können Kandidaten schon Erfahrung in der Führung von Teams vorweisen.

Abteilungsleiter brauchen außerdem branchenspezifisches Fachwissen, kombiniert mit nützlichen Fähigkeiten und Kompetenzen, die für solche Positionen essenziell sind. Dazu können etwa Kompetenzen in den folgenden Bereichen gehören:

• BWL
• Finanz- und Rechnungswesen
• Personalwesen
• Marketing und PR
• Qualitätsmanagement
• Vertrieb
• Arbeitsrecht
• Projektmanagement

Ob sich jemand als Abteilungsleiter eignet, hängt außerdem von seinen persönlichen Merkmalen ab. Abteilungsleiter sollten bestimmte Soft Skills mitbringen, die für solche Führungspositionen wichtig sind. Dazu gehören unter anderem Kommunikationsstärke, Entscheidungsfreude, Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit, Durchsetzungsvermögen, Konfliktfähigkeit und Einsatzbereitschaft.

Angenommen, jemand erfüllt all diese Voraussetzungen: Wie findet man dann passende Abteilungsleiter-Stellenangebote? Eine Möglichkeit ist ein interner Aufstieg. Jemand bewährt sich in seinem Unternehmen und wird irgendwann auf eine entsprechende Position befördert oder ist mit einer internen Bewerbung erfolgreich. Alternativ bewirbt sich jemand extern und ergattert so den ersehnten Abteilungsleiter-Job. In beiden Fällen ist es hilfreich, gute Kontakte zu den richtigen Personen zu haben: Wer starke Fürsprecher hat, bekommt den Posten eher.

Entwicklungsmöglichkeiten als Abteilungsleiter

Wer es auf einen Abteilungsleiter-Posten geschafft hat, hat beruflich viel erreicht. Manche sind damit zufrieden, andere möchten noch höher hinaus und die Karriereleiter weiter erklimmen. Welche Entwicklungsmöglichkeiten gibt es für Abteilungsleiter? Wer qualifiziert genug dafür ist, kann es vom Abteilungsleiter-Job aus in noch höhere Ebenen des Managements schaffen. Das setzt voraus, dass er die entsprechenden persönlichen und fachlichen Kompetenzen mitbringt, die ihn für solche Jobs befähigen.

Wer sich als Abteilungsleiter weiterentwickeln möchte, muss gute Leistungen erbringen. Für einen weiteren Aufstieg ist in der Regel ein großes Engagement im Job erforderlich, das von anderen auch wahrgenommen wird. Ebenso wichtig ist es, gezielt an den eigenen Qualifikationen zu feilen. Das kann bedeuten, an Fortbildungen im Bereich Management und Führung teilzunehmen, aber auch, sich privat weiterzubilden. Ebenso wichtig sind Selbstreflexion und der Willen zur persönlichen Weiterentwicklung.

Es ist wichtig, sich in Bezug auf aktuelle Entwicklungen auf dem neusten Stand zu halten. Das kann durch Fachlektüre ermöglicht werden, aber auch durch den Austausch mit anderen Menschen, die sich in diesem Bereich auskennen. Apropos Austausch: Das eigene Netzwerk auszubauen und zu pflegen ist essenziell, um den Aufstieg ins höhere Management schaffen zu können. Beziehungen sind oft wichtiger als formelle Qualifikationen, wenn es darum geht, wer einen bestimmten Posten bekommt. Auch Mentoring-Programme können in dieser Hinsicht sehr nützlich sein.

Mitarbeiter erfolgreich führen: Tipps für Führungskräfte

Wie erfolgreich jemand als Abteilungsleiter ist, hängt davon ab, wie er seine Mitarbeiter führt. Ohne die tatkräftige Mitarbeit der Beschäftigten kann kein Abteilungsleiter seine Ziele erreichen. Das Engagement der Mitarbeiter wiederum spiegelt das Verhalten des Vorgesetzten meist unmittelbar wider. Fühlen sich die Mitarbeiter gut behandelt und sind mit ihrem Job zufrieden, leisten sie tendenziell mehr. Das ist förderlich für die Produktivität im Unternehmen insgesamt.

Ganz anders sieht es aus, wenn die Mitarbeiter demotiviert sind. Sie sind vielleicht frustriert darüber, wie der Vorgesetzte mit ihnen umgeht, oder fühlen sich nicht wertgeschätzt. Die Folge: Sie leisten womöglich nur das Nötigste, bringen sich nicht ein und entwickeln keine eigenen Ideen.

Führungskräfte können die Mitarbeiterzufriedenheit stark beeinflussen. Abteilungsleiter fungieren dabei als Motivator, der die Mitarbeiter zu Bestleistungen antreibt. Das ist eine nicht zu unterschätzende Aufgabe und ein wichtiger Teil der Jobbeschreibung. Wie aber geht erfolgreiche Führung?

Dabei spielen verschiedene Aspekte eine Rolle. Es kommt zum Beispiel darauf an, klar und unmissverständlich mit den Beschäftigten zu kommunizieren. Sie müssen genau wissen, was von ihnen erwartet wird und wie das Ergebnis aussehen soll. Hakt es in der Kommunikation, kommt es eher zu Missverständnissen, die für alle Beteiligten ärgerlich sein können. Individuelle Zielvereinbarungen können nützlich sein, müssen aber unbedingt realistisch sein.

Ein positives Arbeitsklima schaffen

Es ist wichtig, den Mitarbeitern Feedback zu geben. Das hilft ihnen dabei, Ziele zu erreichen und sich persönlich weiterzuentwickeln. Gefragt ist konstruktives Feedback, welches in einer wertschätzenden Art und Weise, aber dennoch mit der nötigen Klarheit transportiert wird. Pauschale Aussagen sind dabei nicht hilfreich: Die Mitarbeiter müssen wissen, wo sie ansetzen können. Ebenso ist es wichtig, die Mitarbeiter dazu zu ermutigen, ihrerseits Kritik loszuwerden, wenn sie etwas auf dem Herzen haben. Das ist ein Frühwarnsystem für Abteilungsleiter, die auf diese Weise eher mitbekommen, wenn die Stimmung in der Abteilung kippt.

Apropos Stimmung: Gute Mitarbeiterführung bedeutet auch, ein möglichst positives Arbeitsklima zu schaffen. Das gelingt am ehesten durch einen fairen Umgang mit allen Beschäftigten. Führungskräfte sollten ihnen Empathie und Wertschätzung entgegenbringen. Ebenso wichtig ist es, dass die Rahmenbedingungen stimmen – etwa in Bezug auf das Gehalt, die Arbeitszeiten oder Überstunden. Abteilungsleiter können nicht alle Aspekte beeinflussen, die das betreffen kann, sollten aber ihr Möglichstes tun, um gute Arbeitsbedingungen zu schaffen. 

Gute Mitarbeiterführung bedeutet nicht zuletzt, sich auf die verschiedenen Beschäftigten mit ihren Kompetenzen, Vorstellungen und Eigenheiten einzustellen. Individuelle Strategien, die auf die jeweiligen Mitarbeiter zugeschnitten sind, sind eine wertvolle Ergänzung für die generelle Strategie der Mitarbeiterführung.

Konflikte und Herausforderungen: Wie du sie bewältigen kannst

In keinem Job läuft es immer reibungslos. Auch als Abteilungsleiter kann es passieren, dass du vor einer Herausforderung stehst oder in einem Konflikt steckst, der dir zu schaffen macht. Wie du mit solchen Situationen umgehen kannst, hängt davon ab, worum es geht.

Angenommen, es kommt zu einem Konflikt im Team. Sollte man sich als Abteilungsleiter einmischen oder die Mitarbeiter ihre Angelegenheiten alleine klären lassen? Das lässt sich nicht pauschal sagen. Entscheidend ist, wie verfestigt der Konflikt ist und wie wahrscheinlich es ist, dass er sich ohne Einmischung von oben wieder lösen lässt. Bei ernstzunehmenden Konflikten ist ein früheres Einschreiten besser als ein zu langes Abwarten. Das kann verhindern, dass der Konflikt sich zu einem dauerhaften Problem erwächst.

Vielleicht gibt es auch einen Konflikt mit einem Mitarbeiter. Es kann sein, dass Mitarbeiter aufmüpfig sind, Anweisungen nicht befolgen oder die Autorität des Abteilungsleiters offen infrage stellen. Wie geht man damit um? Auch das lässt sich letztlich nur im Einzelfall sagen. Gewisse Verhaltensweisen müssen wohl oder übel hingenommen werden, zum Beispiel kritische Anmerkungen von Beschäftigten. Wenn die betreffende Arbeitskraft jedoch zu weit geht, muss sie in ihre Schranken gewiesen werden. Das gilt besonders dann, wenn der Mitarbeiter andere zum Widerstand anstachelt.

Auf veränderte Gegebenheiten reagieren

Ein Konflikt kann sich für Abteilungsleiter auch ergeben, wenn es um das Budgetmanagement geht. Vielleicht ist nicht genug Geld für alle Vorhaben und Ideen vorhanden, oder Budgetkürzungen sorgen für Unmut bei den Mitarbeitern. In solchen Fällen ist es wichtig, genau abzuwägen, welche Anliegen welche Priorität haben. Budgetkürzungen sollten klar kommuniziert und erklärt werden, um negative Reaktionen in der Belegschaft zu verhindern.

Wenn sich Anforderungen verändern, kann das eine Herausforderung darstellen. Auch Abteilungsleiter müssen sich an veränderte Gegebenheiten anpassen, zugleich aber ihren Mitarbeitern erklären, was passiert. Sie haben nicht viel Zeit für die Umgewöhnung. Hier sind höhere Führungsebenen gefragt, Abteilungsleiter frühzeitig zu informieren und nach Möglichkeit in Entscheidungen einzubinden. So haben sie mehr Zeit, sich mit der veränderten Situation auseinanderzusetzen und gegenüber ihren Mitarbeitern zu kommunizieren, was auf sie zukommt.

Die Zukunft der Führung: Trends kennen und rechtzeitig aktiv werden

Wer als Abteilungsleiter tätig ist, sollte den Blick hin und wieder in die Zukunft richten. Wer weiß, welche Trends sich abzeichnen, kann sich frühzeitig darauf einstellen. Zu den gegenwärtigen Entwicklungen, die sich auf Führungskräfte auswirken, gehören die Auswirkungen der Digitalisierung und zunehmenden Vernetzung. Die Rahmenbedingungen ändern sich vielfach rasant, was Anpassungen erforderlich machen kann. Das kann etwa technologische Neuerungen, veränderte Tätigkeiten oder auch personelle Veränderungen betreffen.

Um ein Beispiel zu nennen: Schon jetzt sitzen viele Beschäftigte gelegentlich oder regelmäßig im Homeoffice. Das kann die Mitarbeiterführung erschweren, denn man sieht die Mitarbeiter nicht mehr ständig im Unternehmen. Führungskräfte müssen sich darauf einstellen und ihre Art der Kommunikation überdenken. Dabei gilt es zum Beispiel, passende Kanäle für die Kommunikation mit den Mitarbeitern zu finden. Die Erfassung der Arbeitszeit bei Remote Work ist eine weitere Herausforderung.

Externe Trends können sich auf die Unternehmensstruktur, aber auch auf die Unternehmenskultur auswirken. Das kann für Anpassungsdruck sorgen. Abteilungsleitern kommt bei jeglichen größeren Veränderungen eine besondere Bedeutung zu. Sie sollten ihre Rolle als die eines Lotsen verstehen, der den Mitarbeitern die Richtung weist. Es ist in dieser Rolle wichtig, nicht bloß auf Veränderungen von außen zu reagieren, sondern die Entwicklung aktiv und bewusst zu gestalten.

Um handlungsfähig zu bleiben, kann es erforderlich sein, sich bestimmte Fähigkeiten oder Kompetenzen anzueignen und Wissenslücken zu schließen. Nicht zuletzt ist entscheidend, nicht an altbekannten Vorgehensweisen festzuhalten, sondern offen für Neues zu sein. Wer Veränderungen als etwas Positives sieht, hat weniger innere Widerstände und kann sich schneller anpassen.

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