Personalengpass: Tipps, um ihn zu erkennen & zu bewältigen

Viele Unternehmen kalkulieren knapp mit ihrem Personal. Kommt es hingegen zu regelrechten Personalengpässen, ist das keine gute Nachricht: Die Produktivität kann darunter ebenso leiden wie die Stimmung im Betrieb. Welche Ursachen kann es für einen Personalengpass geben? Welche Folgen haben Engpässe? Und wie kann man sie vermeiden? Das und mehr erfährst du in diesem Beitrag.

Personalengpässe: Bedeutung

Was ist ein Personalengpass? Dabei handelt es sich um einen Mangel an Beschäftigten in einem Unternehmen. In dem betreffenden Betrieb arbeiten dann weniger Mitarbeiter, als für die Erfüllung der verschiedenen Aufgaben nötig sind. Anzeichen für einen Personalengpass können sein, dass Arbeit liegenbleibt oder die verbleibenden Beschäftigten mehr arbeiten müssen als sonst.

Personalengpässe können sich kurzfristig ergeben und ebenso kurzfristig wieder vorüber sein. Ebenso kann es jedoch auch zu einem langfristigen Personalengpass kommen, bei dem die Ursachen für den Personalmangel nicht zeitnah behoben werden können. Während ein zeitweiser Personalmangel in einem geringfügigen Umfang keine Seltenheit ist und auch kein Problem darstellen muss, kann ein langfristiger Personalengpass gravierende Folgen für das betreffende Unternehmen haben.

Welche Ursachen es für Personalengpässe geben kann

Viele Unternehmen haben hin und wieder mit Personalengpässen zu kämpfen. Das kann verschiedene Gründe haben. Vorübergehende, kurzfristige Engpässe können zum Beispiel entstehen, wenn Mitarbeiter durch Krankheit ausfallen oder in Elternzeit gehen. Wenn ein Arbeitsverhältnis ausläuft und die Position erst nach einigen Wochen oder Monaten neu besetzt werden kann, ergibt sich ebenfalls ein vorübergehender Engpass.

In manchen Fällen können die Verantwortlichen in Unternehmen nichts dafür, wenn es zu einem Personalengpass kommt. Sie können zum Beispiel nicht voraussehen, wer wann erkranken und an der Arbeit fehlen wird. Anders sieht es aus, wenn sich viele Mitarbeiter krankmelden, weil sie an der Arbeit so viel Stress haben. Dann tragen Führungskräfte eine Mitverantwortung. Dasselbe gilt für die vielen Fälle, in denen Personalengpässe das Resultat einer übermäßigen Sparpolitik in Unternehmen sind. Die betreffenden Firmen stellen dann bewusst nur ein absolutes Minimum an Mitarbeitern ein, um möglichst wirtschaftlich arbeiten zu können. Fällt dann jemand aus oder kündigt, kann das die Arbeitsabläufe erheblich stören. In dieser Hinsicht können Personalengpässe mit einem finanziellen Engpass im Unternehmen zusammenhängen.

Eine unzureichende Personalplanung ist ein weiterer Aspekt, der einen Personalengpass zur Folge haben kann. Die Verantwortlichen sparen dabei nicht zwingend aus wirtschaftlichen Erwägungen bewusst an Personal, sondern haben schlicht falsche Vorstellungen davon, wie viele Mitarbeiter es braucht.

Personalengpässe durch eine hohe Zahl an Kündigungen

Eine hohe Fluktuation ist ein weiteres Problem, das Engpässe bedingen kann. Kommt es zu einem solchen hohen Durchlauf von Mitarbeitern, hängt das oft mit der Vorgehens- und Verhaltensweise von Arbeitgebern und den Arbeitsbedingungen zusammen. Die Mitarbeiter kündigen dann häufig, weil sie unzufrieden sind – zum Beispiel wegen einem niedrigen Gehalt, einer hohen Arbeitsbelastung oder hohen gesundheitlichen Risiken. Sie fühlen sich vielleicht unfair behandelt oder nicht wertgeschätzt. Oder sie bekommen immer nur befristete Verträge angeboten und suchen sich deshalb bei einem anderen Arbeitgeber eine feste Stelle.

Herrscht in einer Branche ein Fachkräftemangel, kann auch das schuld an einem Personalengpass sein. Oft ist der Fachkräftemangel aber letztlich ebenso hausgemacht wie eine hohe Fluktuation. Er betrifft vorwiegend Berufe, die aus verschiedenen Gründen unattraktiv sind. Das sind oft Tätigkeiten, in denen die Beschäftigten nur sehr niedrige Löhne erhalten oder sich körperlich kaputtmachen müssen.

Der demografische Wandel wird einen bestehenden Fachkräftemangel noch verschärfen und kann auch Unternehmen, die davon nicht unmittelbar betroffen sind, vor Probleme stellen. Durch eine sinkende Zahl an Arbeitskräften wird es an vielen Stellen immer schwieriger, Positionen zeitnah zu besetzen.

Mögliche Auswirkungen und Folgen von Personalengpässen

Personalengpässe können erhebliche Auswirkungen auf Unternehmen, aber auch die verbliebenen Mitarbeiter haben. In einem übergeordneten Kontext gehen anhaltende Engpässe mit Produktivitätsverlusten einher. Es kann auch sein, dass die Qualität der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen darunter leidet, weil es schlicht nicht genug Personal gibt. Das ist problematisch, weil es einen Imageverlust für Unternehmen bedeuten kann.

Kann eine Firma nicht die gewohnte Qualität liefern, sorgt das für Unmut bei Kunden und beeinträchtigt den Ruf dieses Unternehmens. In einem gewissen Rahmen gibt es zwar verschiedene Möglichkeiten, unzufriedene Kunden wieder milder zu stimmen, etwa mit einer aufrichtigen Entschuldigung in Kombination mit einem Rabatt für den nächsten Kauf. Halten die Probleme jedoch an, kann es passieren, dass mehr und mehr Kunden sich für Mitbewerber entscheiden. Auf diese Weise kann ein Personalengpass den Erfolg eines Unternehmens unmittelbar mindern.

Anhaltende oder regelmäßige Personalengpässe sind außerdem ein Problem für die Mitarbeiter. An ihnen bleibt in der Regel mehr Arbeit hängen. Sie müssen nicht nur womöglich Aufgaben übernehmen, für die sie nicht ausreichend qualifiziert sind. Sie können dadurch auch Probleme bekommen, ihr Arbeitspensum im vorgesehenen Zeitraum zu erledigen. Die Folgen sind Überstunden und Stress.

Dadurch kann ein Teufelskreis entstehen: Hält so ein Zustand an, geht das fast zwangsläufig zulasten der Mitarbeiterzufriedenheit. Das kann dazu führen, dass immer mehr Beschäftigte ihren Arbeitsvertrag kündigen, weil sie die Situation nicht mehr aushalten. Die Folge: Der Personalengpass verschärft sich immer weiter. 

Personalengpässe frühzeitig erkennen

Für Verantwortliche in Unternehmen ist es wichtig, Personalengpässe so früh wie möglich zu erkennen. Handlungsbedarf besteht dabei nicht erst, wenn spürbar Mitarbeiter fehlen oder Arbeit liegen bleibt. Es gibt viele Anzeichen, die auf drohende Probleme hindeuten und die ernstgenommen werden sollten. Die Mitarbeiter sind diesbezüglich die wichtigste Informationsquelle. Wenn sie zu viel zu tun haben, sich überlastet fühlen oder regelmäßig Überstunden leisten, deutet das eine Fehlkalkulation beim Personal hin. Häufig ist so eine Situation von einer spürbar schlechteren Stimmung begleitet.

Führungskräfte sind gefragt, das zu erkennen und notfalls bei höheren Ebenen im Unternehmen darauf zu dringen, dass Abhilfe geschaffen wird, bevor sich das Problem verfestigt. Dabei sind sie jedoch darauf angewiesen, dass das Management eine hohe Arbeitsbelastung als Problem sieht – und nicht als etwas, das für den Geschäftserfolg notwendig ist. Viele Firmen schielen auf immer höhere Profite und lassen es darauf ankommen, dass ihre Mitarbeiter überarbeitet sind. In so einem Unternehmen haben einzelne Führungskräfte oft wenig Spielraum, etwas zu verändern.

Hohe Fluktuation als Warnsignal

Eine auffällig hohe Zahl an Eigenkündigungen durch Mitarbeiter kann auf drohende Personalengpässe hindeuten. Selbst wenn die Weggänge bislang abgefedert werden können, können sie auf tieferliegende Probleme bei der Mitarbeiterzufriedenheit hindeuten. Sie sollten entsprechend ernstgenommen werden. Im Rahmen von Kündigungsgesprächen können Vorgesetzte herausfinden, warum die Beschäftigten das Unternehmen verlassen.

Ein Warnsignal ist zudem ein hoher Krankenstand. Fehlen auffällig viele Mitarbeiter krankheitsbedingt, kann auch das Mängel bei den Arbeitsbedingungen widerspiegeln. Die Abwesenheiten gehen häufig mit einer hohen Fluktuation einher. Es kann sinnvoll sein, spezifische Kennzahlen festzulegen, die als Gradmesser verstanden werden.

Um einen drohenden Personalengpass rechtzeitig zu erkennen, sind außerdem Mitarbeiterbefragungen nützlich. So können Verantwortliche Probleme schon erkennen, bevor sie ernsthafte Folgen haben. Das klappt allerdings nur mit einem passenden Feedback-System, bei dem die Mitarbeiter sich anonym und ohne Angst vor negativen Folgen äußern können.

Personalengpass: Maßnahmen, um ihn zu überwinden

Im besten Fall kommt es gar nicht erst zu einem Personalengpass. Wenn sich jedoch schon Engpässe ergeben haben, ist es wichtig, möglichst rasch zu handeln. Verantwortliche haben dabei verschiedene Möglichkeiten, um Personalengpässe zu überwinden. Hier stellen wir dir Tipps und Strategien vor, um auf personelle Engpässe zu reagieren.

Vorgehensweisen und Ziele überdenken

Kommt es zu einem Personalengpass, ist das in vielen Fällen auf die Strategien, Vorgehensweisen und Ziele der Führungsebene zurückzuführen. Nicht selten wird bewusst in Kauf genommen, dass die Mitarbeiter schon bei einem normalen Arbeitsaufkommen an ihre Kapazitätsgrenze kommen, um Kosten für Personal senken zu können. Das kann zwar die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens erhöhen, rächt sich aber meist früher oder später. Die Beschäftigten sind unter diesen Umständen schnell überarbeitet und frustriert. Das kann zu Eigenkündigungen führen und auf diese Weise Personalengpässe hervorrufen.

Gute Arbeitsbedingungen schaffen

Damit Mitarbeiter sich in ihrem Job stärker engagieren, seltener fehlen und weniger geneigt sind, zu kündigen, kommt es auf eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit an. Die ist am ehesten gegeben, wenn die Arbeitsbedingungen stimmen. Das kann zum Beispiel bedeuten, dass Mitarbeiter flexible Arbeitszeiten haben und im Homeoffice arbeiten können, dass ihre Arbeitsbelastung sich in Grenzen hält und sie ein faires Gehalt bekommen. Auch Aufstiegschancen und Weiterbildungsmöglichkeiten können dafür sorgen, dass Beschäftigte zufriedener sind und die Mitarbeiterbindung steigt.

Eine hohe Mitarbeiterbindung durch zufriedene Mitarbeiter wirkt sich nicht nur positiv auf die Leistung der Beschäftigten aus. Sie kommt auch dem Ruf eines Unternehmens als Arbeitgeber zugute – der Arbeitgebermarke. Ist ein Arbeitgeber attraktiv für Bewerber, wird er mehr Bewerbungen erhalten, wenn es freie Stellen gibt. Das macht es einfacher, Ersatz für ausfallende Mitarbeiter zu finden oder Positionen nach Eigenkündigungen zu füllen. Dadurch können Personalengpässe häufig vermieden werden.

Passende Recruiting-Strategien erarbeiten

Gefragt sind außerdem geeignete Recruiting-Strategien, um Fachkräfte zu finden und optimal anzusprechen. Dabei kommt es auch auf die Arbeitgebermarke an: Hochqualifizierte Bewerber überlegen sehr bewusst, wo sie arbeiten möchten. Deuten die Erfahrungen anderer Beschäftigter auf Mängel in einem Unternehmen hin, bewerben sie sich im Zweifel lieber woanders.

Bei der Personalbeschaffung kommt auch darauf an, die eigene Zielgruppe zu kennen und passgenau auf den Kanälen anzusprechen, wo sie am ehesten anzutreffen ist. Auch Headhunter können wertvolle Dienste leisten, wenn es darum geht, fähige Mitarbeiter anzulocken. Künstliche Intelligenz kann ergänzend genutzt werden, um die besten Bewerber aus der Masse herauszufiltern.

Nachwuchsförderung

Nicht immer braucht es Bewerber von außen, um bestimmte Positionen zu füllen. In vielen Unternehmen gäbe es genügend Talente, denen es aber vielleicht (noch) an bestimmten Qualifikationen fehlt. Deshalb kann es sich lohnen, einen internen Talentpool aufzubauen und den eigenen Nachwuchs gezielt zu fördern. Durch eine solche Nachwuchsförderung werden die vorhandenen Mitarbeiter immer kompetenter, so dass sie bei Bedarf in höhere Positionen aufrücken können. Schulungen und Weiterbildungen können außerdem zu einer höheren Qualität beitragen.

Teamzusammenhalt fördern

Wie wohl sich Arbeitnehmer am Arbeitsplatz fühlen, hat Einfluss darauf, wie oft sie fehlen und ob sie bei einer passenden Gelegenheit kündigen würden. Wer sich gut mit den Kollegen versteht und sich als Teil eines Ganzen betrachtet, ist eher motiviert und engagiert. Vor diesem Hintergrund ist es sinnvoll, den Teamzusammenhalt zu fördern. Das kann über gezieltes Teambuilding geschehen, aber auch durch angemessene Aufgaben und Projekte.

Externe Dienstleister beauftragen

Wenn es nicht genügend Mitarbeiter gibt, haben Arbeitgeber die Möglichkeit, über einen Personaldienstleister kurzfristig Ersatz zu beschaffen. Leiharbeiter sind in vielen Fällen keine dauerhafte Lösung, es sei denn, ein Arbeitgeber stellt sie ein. Sie können aber helfen, Spitzen abzufangen und bei Bedarf flexibel eingesetzt werden. Für Unternehmen kommt es jedoch darauf an, einen seriösen Personaldienstleister zu finden, der Arbeitskräfte mit den benötigten Qualifikationen liefern kann. Es lohnt sich, auf den Ruf einer Agentur zu achten, statt nur aufs Geld zu schauen.

Wenn Not am Mann ist: Pläne für akute Krisen

Personalengpässe können eine ganz unterschiedliche Tragweite haben. Manchmal erfordern sie nur eine geringfügige Anpassung in der Arbeitsorganisation, in anderen Fällen ist es nicht mehr möglich, die vorhandene Arbeit zu bewältigen. Was können Verantwortliche tun, wenn es wegen eines personellen Engpasses zu einer akuten Krise gekommen ist? Im besten Fall trifft so eine Situation Firmen nicht unvorbereitet. Es sollte Pläne für den Notfall geben. So wissen die Verantwortlichen sofort, welche Strategien in der entsprechenden Situation infrage kommen.

Ebenso wichtig ist es, dass Führungskräfte darin geschult sind, personelle Krisen zu erkennen. Schulungen können Mitarbeiter mit Personalverantwortung für solche Fälle sensibilisieren. Dadurch können sie früher eingreifen und größere Probleme im besten Fall verhindern. Auch ein gutes Verhältnis zwischen Angestellten und Führungskräften ist wichtig: Wenn die Mitarbeiter ihren Vorgesetzten vertrauen, wenden sie sich eher an sie, wenn es etwas gibt, das sie belastet.

In einem akuten Notfall können vorher etablierte Strategien und Mechanismen helfen, die Folgen eines Personalengpasses abzumildern. Nicht immer aber gibt es solche Pläne. Dann sind schnelle, aber tragfähige Lösungen gefragt. Wie diese Lösungen aussehen können, hängt von den Umständen und dem Unternehmen ab. Arbeitgeber könnten sich zum Beispiel dazu entscheiden, vorübergehend Leiharbeiter einzustellen, wenn das bei den jeweiligen Tätigkeiten hilfreich ist. Dadurch kann das Gröbste abgearbeitet werden, bis neue Beschäftigte eingestellt sind.

Eine durchdachte Personalrekrutierung ist zugleich essenziell, um den Engpass langfristig zu beheben. Einerseits spielt dabei Qualität der Kandidaten eine wichtige Rolle: Je fähiger die neuen Mitarbeiter und je passgenauer die Auswahl, desto hilfreicher ist es für Unternehmen. Es kann aber Umstände geben, in denen Arbeitgeber Abstriche bei der Qualifikation und Eignung der neuen Mitarbeiter machen müssen, weil jede Arbeitskraft besser ist als keine Arbeitskraft. Solche Mitarbeiter können durch Schulungen und Weiterbildungen zusätzlich qualifiziert werden.

Personalengpässe in einer veränderten Arbeitswelt vermeiden: So bleiben Unternehmen fit für die Zukunft

Der Arbeitsmarkt befindet sich schon seit einiger Zeit im Wandel. Das hängt mit verschiedenen Trends zusammen, darunter die Digitalisierung, der demografische Wandel und veränderte Bedürfnisse und Vorstellungen vor allem von jüngeren Beschäftigten. Für Unternehmen gilt es, sich auf die veränderten Bedingungen einzustellen, um Personalengpässe in der Zukunft zu vermeiden.

Es ist heute für Unternehmen wichtiger denn je, als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden. Dazu müssen Firmen die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter (und von Bewerbern) kennen und befriedigen. Sie müssen attraktive Konditionen und Arbeitsbedingungen bieten, spannende Aufgaben und Weiterentwicklungsmöglichkeiten. Nicht zuletzt suchen viele Arbeitnehmer nach einer sinnstiftenden Tätigkeit bei einem Unternehmen, das die „richtigen“ Werte verkörpert. Wer diesbezüglich punkten kann, hat es beim Recruiting leichter.

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