Personaldienstleister: Wann lohnt sich eine Personalvermittlung?

Ein Personaldienstleister fungiert als Vermittler zwischen Arbeitgebern und Bewerbern, indem er Unternehmen passende Kandidaten für die Besetzung freier Stellen vorschlägt. Welche Arten der Personalvermittlung es gibt und welche Vor- und Nachteile sie für Unternehmen und Arbeitnehmer auf Jobsuche haben können, erfährst du in diesem Artikel.

Was ist ein Personaldienstleister – und was macht er?

Ein Personaldienstleister ist eine Agentur, die Firmen bei der Suche nach passenden Kandidaten für freie Stellen hilft. Die externen Personalservices unterstützen dabei die unternehmensinterne Personalabteilung. In kleineren Firmen ohne eine richtige HR-Abteilung können Personalservices auch als Ersatz dienen.

Es gibt verschiedene Arten von Personaldienstleistern, darunter Personalvermittler und Personalberater. Letztere sind auch als Headhunter oder Recruiter bekannt. Die verschiedenen Personaldienstleister unterscheiden sich im Hinblick auf ihre Vorgehensweise bei der Vermittlung von Personal und im Umfang ihrer Arbeit für ein Unternehmen. Gemein ist ihnen jedoch, dass sie im Auftrag eines Unternehmens nach Arbeitnehmern oder Arbeitssuchenden suchen, die die Kriterien der Arbeitgeber für die Besetzung einer bestimmten Stelle erfüllen.

Bei der Suche nach passenden Kandidaten kann es für eine Personalvermittlung verschiedene Wege geben. Personaldienstleister haben einerseits eigene Datenbanken, in denen Bewerber verzeichnet sind. Diese Datenbanken können durch Profiling nach Kandidaten durchforstet werden, die die Anforderungen des suchenden Unternehmens erfüllen könnten. Andererseits veröffentlichen Personalservices oft auch selbst Stellenanzeigen und gehen häufig aktiv auf interessante Arbeitnehmer zu, zum Beispiel in Karrierenetzwerken.

Wie viele Aufgaben Personalservices übernehmen, kann sich von Agentur zu Agentur zum Teil stark unterscheiden. Der Kern ihrer Tätigkeit besteht darin, Firmen konkrete Personalvorschläge zu unterbreiten. Manchmal übernehmen sie aber auch weitere Aufgaben, die im Rahmen einer Stellenbesetzung anfallen – zum Beispiel, indem sie Bewerbungsgespräche führen und sich um die Kommunikation mit Bewerbern kümmern.

Menschen auf Jobsuche können sich ebenfalls an einen Personaldienstleister wenden, um mit dessen Unterstützung einen passenden Arbeitgeber zu finden. Die Personalvermittlung nimmt dann ihre Daten auf und gleicht sie mit Suchaufträgen von Unternehmen ab. Ist etwas Passendes dabei, leitet die Agentur die Bewerbungsunterlagen der betreffenden Personen an Unternehmen weiter.

Personalvermittlung, Zeitarbeit & Co: Wo liegen die Unterschiede?

Wenn es um Personaldienstleister geht, werden bestimmte Begriffe häufig synonym verwendet, obwohl es genau genommen Unterschiede zwischen ihnen gibt. Das betrifft insbesondere Personalvermittler, Zeitarbeitsfirmen und Personalberatungen.

Eine Personalvermittlung ist oft in einem breiten Spektrum an Branchen und Jobs tätig. Sie kann meist für alle möglichen Stellen und Karrierestufen beauftragt werden. Hat sie einen passenden Bewerber gefunden, vermittelt sie diesen an das Unternehmen. Oft handelt es sich dabei um Menschen, die arbeitslos sind. Personalvermittlungen haben meist keinen exklusiven Suchauftrag: Viele Unternehmen beauftragen gleich mehrere Personalvermittlungen. Das ist möglich, weil eine Provision nur bei einer erfolgreichen Vermittlung fällig wird.

Nach einer erfolgreichen Vermittlung stellt das Unternehmen den passenden Bewerber befristet oder unbefristet ein. Das ist ein wichtiger Unterschied zur Arbeitnehmerüberlassung, auch bekannt als Zeitarbeit. Bei der Arbeitnehmerüberlassung ist der Mitarbeiter formell bei einer Zeitarbeitsfirma beschäftigt und wird auch von dieser bezahlt. Nach einer Personalvermittlung ist der erfolgreiche Kandidat hingegen ein Mitarbeiter des Unternehmens, bei dem er arbeitet – mit Arbeitsvertrag und allem, was dazugehört. Bei Zeitarbeit geht es außerdem meist um zeitlich begrenzte Hilfsjobs, für die häufig keine nennenswerten Qualifikationen erforderlich sind.

Headhunter suchen aktiver nach passenden Kandidaten

Bei einer Personalberatung handelt es sich um einen Personaldienstleister, der auf bestimmte Jobs und Bereiche spezialisiert ist. Headhunter suchen für Unternehmen Experten auf einem bestimmten Gebiet, wobei es häufig um die Besetzung von Führungspositionen geht. Personalberatungen sind meist exklusiv für Unternehmen tätig, was bedeutet, dass das Unternehmen nicht noch andere Personalservices für dieselbe Stelle beauftragt hat.

In der Regel geht es bei der Arbeit von Headhuntern um Stellen, die schwieriger zu besetzen sind, weil es an Fachkräften mangelt oder besonders viel von der Personalentscheidung abhängt, wie bei Management-Positionen. Typisch für Headhunter ist, dass sie aktiv auf mögliche Kandidaten zugehen. Diese befinden sich oft noch in einem Beschäftigungsverhältnis und die Personalberatung versucht, sie vom Unternehmen zu überzeugen, das sie beauftragt hat. In solchen Fällen wird nicht nur im Erfolgsfall eine Provision fällig, sondern die Arbeit des Headhunters ist grundsätzlich mit einem Entgelt verbunden.

Dann gibt es noch Firmen, die gar nicht offiziell mit der Personalsuche beauftragt wurden, die aber trotzdem versuchen, Personal zu vermitteln. Sie schreiben dann etwa potenzielle Bewerber in Karrierenetzwerken wie Xing oder LinkedIn an und schicken ihre Lebensläufe ungefragt an Unternehmen. Wenn die Firma Interesse zeigt, wollen sie Geld sehen.

Wer zahlt einen Personaldienstleister?

Interessant ist auch die Frage, wer die Kosten für einen Personaldienstleister übernimmt. Das ist in der Regel der Arbeitgeber, der den Personalservice beauftragt hat. Im Falle einer Personalvermittlung erhält die Agentur nur dann eine Provision, wenn es zu einer erfolgreichen Vermittlung kommt. Ist kein passender Kandidat unter den Vorschlägen des Personaldienstleisters, müssen Unternehmen auch nichts zahlen – ähnlich wie bei einem Immobilienmakler. Anders ist es bei Personalberatungen, bei denen von vornherein ein bestimmtes Honorar vereinbart wird.

Wie sieht es aus, wenn Bewerber sich ihrerseits an eine Personalvermittlung wenden – müssen sie auch etwas zahlen, wenn sie über den Personaldienstleister einen neuen Arbeitgeber finden? Immerhin wird die Agentur in ihrem Sinne tätig, hilft ihnen bei der Optimierung ihrer Bewerbungsunterlagen und vermittelt sie an mögliche Arbeitgeber. Normalerweise entstehen für Bewerber keine Kosten, da der Personalservice vom Unternehmen bezahlt wird, das eine Stelle besetzen möchte.

Es kann aber auch sein, dass ein Personaldienstleister von Bewerbern eine Bezahlung verlangt. In diesem Fall wird das Entgelt aber meist nur im Erfolgsfall fällig. Nach § 296 Drittes Buch Sozialgesetzbuch (SGB III) ist es grundsätzlich erlaubt, Arbeitnehmer für eine Personalvermittlung zur Kasse zu bitten. Das Honorar darf jedoch inklusive Umsatzsteuer nicht mehr als 2.000 Euro betragen und muss in einem schriftlichen Vertrag geregelt sein. Arbeitslose, die auf die Hilfe einer Personalvermittlung setzen möchten, haben gegebenenfalls Anspruch auf Vermittlungsgutscheine vom Arbeitsamt.

Für wen lohnt sich eine Personalvermittlung?

Die Dienste eines Personaldienstleisters in Anspruch zu nehmen, kommt nicht nur für Unternehmen in Betracht, sondern auch für Bewerber. Wann lohnt sich das? Für Unternehmen spricht wenig dagegen, sich von Personalvermittlungen Kandidaten vorschlagen zu lassen. Sie sind schließlich nicht gezwungen, sich für einen dieser Bewerber zu entscheiden – und wenn doch ein guter Kandidat dabei ist, zahlen sie eben die Provision an den Personalvermittler.

Außerdem können sich Personalberatungen lohnen, wenn Unternehmen Schwierigkeiten haben, passende Kandidaten zu finden – zum Beispiel in Bereichen mit allgemeinem Fachkräftemangel, wenn es um Bewerber mit besonderer Expertise oder Führungspositionen geht.

Auch für Bewerber kann es eine Überlegung wert sein, sich ihrerseits an einen Personaldienstleister zu wenden. Durch die Unterstützung der Personalvermittlung haben sie weniger Arbeit, erhalten oft hilfreiche Tipps zur Formulierung von Anschreiben und Lebenslauf und können Zugang zu Stellen erhalten, die nicht in Jobbörsen ausgeschrieben sind. Auch beim Berufseinstieg kann es sich anbieten, auf einen Personalservice zu setzen. Personalvermittlungen sind für Bewerber meist kostenlos, und wenn doch ein Honorar fällig wird, ist das in aller Regel nur bei einer erfolgreichen Vermittlung der Fall.

Entscheidend ist jedoch, wie gut die Agentur ist, die für das Unternehmen beziehungsweise den Bewerber tätig wird. Es gibt viele seriöse Anbieter, aber auch einige schwarze Schafe, von denen man besser die Finger lässt.

Personaldienstleister: Das sind die Vor- und Nachteile

Die Arbeit eines Personaldienstleisters kann für Arbeitgeber und Bewerber Vorteile, aber auch Nachteile haben. Was spricht jeweils dafür und dagegen, eine solche Agentur zu beauftragen? Hier erfährst du es.

Vorteile eines Personaldienstleisters

• Für Arbeitgeber bieten Personaldienstleister den Vorteil, dass offene Stellen oft schneller besetzt werden können.
• Dabei sparen Unternehmen Arbeit; die Stellenbesetzungen werden für sie weniger aufwendig.
• Bei besonders wichtigen Stellen kann ein Headhunter womöglich bessere Kandidaten finden als es das Unternehmen auf herkömmlichem Weg könnte.
• Auch Bewerber können von Personalvermittlungen profitieren: auch sie sparen sich bei der Jobsuche Arbeit. Sie müssen lediglich ihre Bewerbungsunterlagen an eine passende Agentur übermitteln, den Rest erledigt die Agentur für sie. Das macht diese Option besonders bequem.
• Personalvermittlungsagenturen sind meist gut vernetzt. Über sie können Bewerber Zugang zu Stellen erhalten, die sie alleine nicht gefunden hätten – zum Beispiel, weil die Jobs nicht öffentlich ausgeschrieben sind.
• Durch Profiling und Matching ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass vorgeschlagene Stellen wirklich passen.
• Personalservices sind naturgemäß motiviert, Bewerber rasch zu vermitteln – zumindest im Fall von Personalvermittlungen, die nur im Erfolgsfall eine Provision erhalten.

Nachteile eines Personaldienstleisters

• Für Arbeitgeber spricht gegen die Nutzung eines Personaldienstleisters, dass dieser Kosten verursacht.
• Der Auswahlprozess ist aus Sicht von Unternehmen außerdem intransparent; die Unternehmen haben wenig Kontrolle darüber, welche Vorschläge sie erhalten.
• Nicht immer ist es wirklich nötig, eine Personalvermittlung einzuschalten. Wenn Stellen auch so problemlos besetzt werden könnten, können sich Unternehmen die Kosten für eine Personalvermittlung sparen.
• Es kann die Gefahr bestehen, dass Interna weitergegeben werden.
• Nicht alle Personalvermittlungen sind seriös. Schlimmstenfalls hat ein Unternehmen durch den Personalservice hohe Kosten, ohne zugleich vom gewünschten Ergebnis zu profitieren.
• Auch für Bewerber kann die Arbeit einer Personalvermittlung intransparent sein. Man weiß oft nicht genau, für welche Jobs man vorgeschlagen wird und nach welchen Kriterien diese Auswahl erfolgt.
• Die Auswahlkriterien von Personalagenturen sind oft streng, so dass es sein kann, dass Bewerber für bestimmte Stellen von vornherein nicht in Betracht gezogen werden. Das ist ein Problem, wenn die Qualifikationen der Bewerber von der Personalvermittlung falsch eingeschätzt werden.
• Manchmal nutzen Personalvermittlungen bestimmte Bewerber als Lockvögel: Sie wollen einen ganz anderen Kandidaten vermitteln und schlagen daneben noch weitere, weniger geeignete Bewerber vor. Davon haben die Betroffenen nichts.
• In manchen Fällen fallen auch für Bewerber Kosten an.

Tipps für die Auswahl eines Personaldienstleisters

Wie hilfreich eine Personalvermittlung ist, hängt von der Qualität ihrer Arbeit ab. Nur ein guter, professioneller Anbieter ist für Unternehmen und Bewerber wirklich nützlich. Das kann bei mangelnder Vorerfahrung von Unternehmen beziehungsweise Bewerbern ein Problem sein, denn Agenturen gibt es viele, und nicht alle sind empfehlenswert. Wie findet man eine gute Personalvermittlung?

Bei der Auswahl sollte der Ruf einer Firma eine entscheidende Rolle spielen. Vielleicht kennt man jemanden, der schon einen Personalservice genutzt hat und darüber berichten kann. Erfahrungsberichte und Bewertungen früherer Kunden finden sich meist auch vielfach im Internet. Grundsätzlich sollte nicht der Preis ausschlaggebend für die Wahl einer Agentur sein. Ein besonders günstiger Anbieter sollte die Alarmglocken schrillen lassen – er ist womöglich nicht seriös. Es ist auch sinnvoll, sich bei Agenturen, die in die engere Wahl genommen werden, nach Referenzen zu erkundigen – besonders, wenn nicht erst im Erfolgsfall Kosten entstehen.

Als Bewerber solltest du auch nachfragen, was mit deinen Unterlagen geschieht. Werden sie nur an Unternehmen geschickt, die konkrete Suchaufträge bei der Agentur haben – oder auch auf gut Glück? Ein weiteres Auswahlkriterium ist, worauf sich ein Personaldienstleister spezialisiert hat. Ist er breit aufgestellt oder deckt er nur bestimmte Branchen, Berufe, Gehaltsstufen oder Positionen ab?

Relativ unproblematisch ist es, einen Personalvermittler zu beauftragen, wenn zunächst keine Kosten anfallen. Unternehmen, die erst im Erfolgsfall zahlen müssen, haben wenig zu verlieren. Und für Bewerber ist eine Personalvermittlung meist ohnehin kostenlos. In solchen Fällen kannst du dich bei der Jobsuche ruhig an mehrere Personalvermittler wenden und schauen, ob sich daraus spannende Stellenangebote ergeben.

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