Digitale Unterschrift: Rechtssicher & effizient

Die handschriftliche Unterschrift gehört in immer mehr Unternehmen der Vergangenheit an. Sie wird zunehmend durch die digitale Unterschrift ersetzt. Erfahre hier, welche Vorteile digitale Signaturen haben, wie sie funktionieren und was bei ihrer Nutzung im Geschäftsalltag wichtig ist.

Was ist eine digitale Unterschrift?

Bei der digitalen Unterschrift handelt es sich um eine elektronische Form der Unterschrift, durch die die Echtheit eines Dokuments verifiziert werden kann. Eine digitale Signatur beruht auf kryptografischen Methoden und ist in rechtlicher Hinsicht der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.

Anders als bei einer eingescannten Unterschrift, die letztlich ein Abbild der persönlichen, handschriftlichen Signatur ist und leicht kopiert oder manipuliert werden kann, wird eine digitale Unterschrift mit einem speziellen Sicherheitsschlüssel erzeugt. Das sorgt dafür, dass die Signatur authentifiziert werden kann: Es lässt sich eindeutig nachvollziehen, wer die Unterschrift geleistet hat und ob das Dokument nach der Unterzeichnung noch verändert wurde.

In der modernen, zunehmend papierlosen Arbeitswelt nimmt die digitale Unterschrift einen immer wichtigeren Stellenwert ein. Nicht nur die Kommunikation läuft heute oft schwerpunktmäßig digital ab, auch Verhandlungen und Verträge werden immer stärker in digitale Sphären verlagert. Durch die Nutzung von digitalen Signaturen können viele Prozesse sicherer und effizienter gestaltet werden. Auch der Informationsfluss über Ländergrenzen hinweg funktioniert oft reibungsloser.

Gerade bei internationaler Zusammenarbeit und mobiler Arbeit ist eine digitale Unterschrift häufig ein bewährter Weg, die Echtheit von Signaturen sicherzustellen. Gleichzeitig fügt sie sich gut in Nachhaltigkeitsziele ein, weil weniger Papier benötigt wird, was Ressourcen schont. Damit ist die digitale Unterschrift mehr als nur eine interessante technische Option: In vielen Unternehmen ist sie eine elementare Grundlage der digitalen Transformation und ein Instrument, das Vertrauen und Rechtssicherheit schafft.

Digitale Unterschrift: Rechtliche Grundlagen & Sicherheit

Die rechtliche Grundlage von digitalen Signaturen in der EU ist die eIDAS-Verordnung (kurz für Electronic Identification, Authentification and Trust Services). Die Verordnung legt fest, wann eine digitale Unterschrift rechtsgültig ist. Sie definiert einheitliche Standards und sorgt dafür, dass digitale Signaturen, die in einem Land der Europäischen Union erstellt wurden, auch in den übrigen Mitgliedsstaaten anerkannt werden.

Die eIDAS-Verordnung teilt elektronische Signaturen in drei Varianten: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen.

• Die einfache elektronische Signatur kann zum Beispiel ein eingetippter Name unter einer E-Mail sein. Auch eine eingescannte Unterschrift zählt zu dieser Variante. Diese Form der digitalen Unterschrift ist vergleichsweise unsicher, weil sie relativ leicht manipuliert werden kann.
• Die fortgeschrittene elektronische Signatur beruht auf einem Zertifikat, welches eindeutig einer Person zugeordnet wird. Es stellt sicher, dass Änderungen in einem Dokument nachvollzogen werden können. Diese Variante ist eine Stufe sicherer als die einfache elektronische Signatur.
• Den höchsten Sicherheitsstandards genügt die qualifizierte elektronische Signatur, kurz QES. Hierfür wird ein qualifiziertes Zertifikat verwendet, welches von einem staatlich anerkannten Anbieter ausgegeben wird.

Moderne elektronische Signaturen erfüllen hohe Sicherheitsanforderungen. Sie verschlüsseln Daten und setzen auf Hashwerte und Zwei-Faktor-Authentifizierung, was eine Manipulation der Unterschrift verhindern kann. Auf diese Weise können Signaturen auch digital rechtssicher verwendet werden.

Anwendungsbereiche von digitalen Signaturen im Joballtag

Digitale Unterschriften sind in praktisch allen Branchen zu einer festen Größe geworden. Egal, ob in der Industrie, der PR oder bei Versicherungen: Überall können Unternehmen Zeit, Kosten und Ressourcen sparen, wenn sie Dokumente elektronisch signieren. Besonders bei Vertragsunterzeichnungen sind sie häufig das Mittel der Wahl, zum Beispiel bei Arbeitsverträgen oder Kaufverträgen. Auch Bestellungen, Genehmigungen oder Freigaben können mit geringem Aufwand digital signiert werden, sodass weder ein Ausdruck noch Versand nötig ist.

Wie digitale Unterschriften in der Praxis am häufigsten genutzt werden, hängt von der Branche und dem Tätigkeitsbereich ab. In Personalabteilungen zum Beispiel ersetzen sie oft die handschriftliche Unterschrift unter einem Arbeits- oder Dienstvertrag. Auch Datenschutzvereinbarungen oder Verschwiegenheitserklärungen können damit unterzeichnet werden.

Im Rechtswesen ist es mit digitalen Signaturen einfacher, Verträge, Vollmachten oder gerichtliche Schriftsätze zu bearbeiten. Hier ist es besonders wichtig, mögliche nachträgliche Änderungen nachvollziehen zu können, was mit digitalen Unterschriften kein Problem ist. Auch Beschäftigte in Vertrieb und Marketing können davon profitieren: Angebote, Preisvereinbarungen und Aufträge können schnell digital abgewickelt werden.

Auch in Branchen wie der Finanzbranche oder dem Gesundheitswesen sind digitale Signaturen zunehmend wichtig, weil sie hohe Datenschutzstandards erfüllen und Transparenz mit sich bringen. Für Unternehmen ist es dadurch leichter, Prozesse zu standardisieren, Compliance sicherzustellen und die Digitalisierung aktiv zu gestalten.

Die Vorteile einer digitalen Signatur

Digitale Signaturen bringen viele Vorteile mit sich. Dabei geht es längst nicht nur um Bequemlichkeit, obwohl es ohne Frage praktisch ist, wenn Unterschriften digital verwaltet werden können. Die Zeitersparnis, die mit digitalen Unterschriften einhergeht, ist ein großer Pluspunkt. Dokumente können in wenigen Augenblicken unterzeichnet und verschickt werden. Ort und Zeit spielen dabei keine Rolle, was Vorgänge und Prozesse beschleunigen kann – ein Vorteil besonders in dynamischen Arbeitsfeldern.

Ebenso ist es mit digitalen Unterschriften häufig möglich, Kosten zu sparen. Das kann etwa Ausgaben für Drucker, Papier, Tintenpatronen, Versand und Lagerung betreffen. Damit verringert sich auch der Verwaltungsaufwand, weil sämtliche Signaturprozesse zentral dokumentiert und damit nachvollziehbar sind. Administrative Prozesse werden dadurch effizienter.

Für die Nutzung von digitalen Signaturen spricht auch die zusätzliche Sicherheit, die sie bieten. Je nach Variante basieren digitale Unterschriften auf Verschlüsselungsmethoden, die hohe Sicherheitsstandards erfüllen und eine Manipulation schwierig bis unmöglich machen. Elektronische Signaturen geben Aufschluss über den Unterzeichner, aber auch den Zeitpunkt der Unterschrift. Das macht die Signatur nachvollziehbar und das Dokument revisionssicher. Auch in Bezug auf Compliance in Unternehmen erfüllen digitale Signaturen damit eine wichtige Funktion.

Nicht zuletzt tragen digitale Unterschriften zu mehr Nachhaltigkeit bei. Durch den verringerten Papier- und Ressourcenverbrauch wird die Umwelt geschont. Damit ist die digitale Signatur eine besonders umweltfreundliche Methode, Dokumente wie Verträge, Rechnungen oder Berichte zu unterzeichnen.

Technische Umsetzung & Softwarelösungen

Wie funktioniert eine digitale Unterschrift in technischer Hinsicht? Zur Umsetzung von digitalen Signaturen wird meist eine spezielle Software genutzt, alternativ klappt es auch über Online-Plattformen, die kryptografische Verfahren anbieten. Solche Systeme erstellen zwei digitale Schlüssel: einen privaten Schlüssel, der für die Unterschrift genutzt wird, und einen öffentlichen Schlüssel, mit dem die Signatur verifiziert werden kann.

Bei der Signatur wird das Dokument mit einem Hashwert versehen, der durch den privaten Schlüssel verschlüsselt wird. Wenn der Empfänger das Dokument öffnet, kann er mit dem öffentlichen Schlüssel überprüfen, ob die Signatur echt ist und das Dokument nachträglich verändert wurde.

Praktisch laufen die Erstellung und Verwaltung einer digitalen Signatur in mehreren Schritten ab:

• Das Dokument wird erstellt oder hochgeladen und bis auf die Unterschrift fertiggestellt.
• Das Dokument wird signiert oder die betreffenden Personen erhalten eine Einladung zur Signatur per E-Mail.
• Nach der Signatur wird das Dokument revisionssicher gespeichert.

Es gibt viele Anbieter, die Softwarelösungen für digitale Unterschriften bereitstellen. Bekannte Angebote sind zum Beispiel Adobe Acrobat Sign, DocuSign, SIGNIUS oder Yousign. Viele Dienste lassen sich in Plattformen wie Microsoft 365 oder Google Workspace integrieren. Dadurch ist es einfach, Signaturprozesse in die bestehenden Strukturen und Prozesse einzubinden.

Für Unternehmen ist bei der Auswahl eines Anbieters wichtig, dass das Tool eIDAS-konform ist und vertrauenswürdige Zertifikate zur Verschlüsselung verwendet werden. Auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung ist sinnvoll, ebenso kommt es auf eine sichere Cloud-Speicherung an. Durch diese Kriterien können elektronische Unterschriften rechtssicher und verlässlich erstellt werden.

Herausforderungen und Best Practices

Digitale Signaturen sind in vielerlei Hinsicht vorteilhaft für Unternehmen. Dennoch können sie auch mit Risiken und Herausforderungen verbunden sein. Umsicht ist zum Beispiel beim Thema Datenschutz geboten. Weil personenbezogene Daten und Signaturzertifikate genutzt werden, ist es wichtig, dass Verantwortliche die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten. Daher ist ein Anbieter gefragt, der Daten möglichst innerhalb der Europäischen Union speichert und verschlüsselt überträgt.

Hapern könnte es auch an der Akzeptanz der digitalen Unterschrift im Unternehmen selbst. Damit Technologien effektiv eingesetzt werden können, ist es wichtig, dass Mitarbeiter im Umgang damit geschult sind. Sie müssen die Bedeutung von elektronischen Signaturen kennen und wissen, was in rechtlicher Hinsicht wichtig ist. Das hilft, Unsicherheiten, Fehler und Regelverstöße zu vermeiden. Gleichzeitig kommt es darauf an, dass die gewählten Lösungen technisch kompatibel sind und sich reibungslos in bestehende Systeme einbinden lassen, ohne dass dadurch Prozesse und Abläufe gestört werden.

Als Best Practice ist es sinnvoll, bei der Einführung von digitalen Signaturen zunächst mit einem Testversuch zu starten. Wenn digitale Unterschriften für einen gewissen Zeitraum nur in einem abgegrenzten Bereich genutzt werden, können sie ohne große Risiken erprobt werden. Verantwortliche können aus den Erfahrungen lernen und eine Vorgehensweise entwickeln, die für das gesamte Unternehmen geeignet ist. Zugleich ist es essenziell, klare Vorgaben und Richtlinien im Umgang mit elektronischen Signaturen aufzustellen. So wissen die Mitarbeiter, was sie bei der Nutzung, Prüfung und Speicherung von digital signierten Dokumenten beachten müssen.

Durch regelmäßige Überprüfungen und die Verwendung von qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern kann die digitale Unterschrift rechtssicher eingesetzt werden. In Kombination mit einer transparenten Kommunikation und der technischen Einweisung von Arbeitskräften kann die Umstellung erfolgreich umgesetzt werden.

Fazit: Die digitale Signatur – mehr als nur eine bequeme Lösung

• Durch digitale Signaturen ist es möglich, Dokumente rechtssicher, schnell und effizient zu unterzeichnen. Aus diesem Grund nehmen digitale Unterschriften eine immer wichtigere Rolle im Geschäftsleben ein.
• Mit digitalen Unterschriften können Unternehmen Zeit und Kosten sparen. Sie sind besonders sicher und transparent, weil nachträgliche Änderungen an Dokumenten sichtbar gemacht werden können.
• Durch die eIDAS-Verordnung auf Ebene der Europäischen Union ist die rechtliche Anerkennung von digitalen Signaturen EU-weit sichergestellt. Dadurch sind sie eine gute Lösung auch in der internationalen Kommunikation und Kooperation.
• Unternehmen, die verstärkt auf digitale Signaturen setzen, brauchen weniger Platz, sparen Ressourcen und tragen zu mehr Nachhaltigkeit in der Digitalisierung bei.
• Künftig werden digitale Signaturen wohl noch sicherer werden. Die Integration von Trends wie künstlicher Intelligenz kann zu einer stärkeren Automatisierung beitragen, was Mitarbeiter entlastet und damit ebenfalls hilft, Kosten zu senken.

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